Case Study

Kaseya verhilft Vue zu einem Blick fürs Ganze

Dank automatisiertem Endpunkt- und Software-Asset-Management läuft es bei der großen Kinokette rund

„Wenn Sie in einem Einzelhandelsumfeld tätig sind, das so ausgelastet ist wie die Filmbranche, ist es beruhigend zu wissen, dass unsere Verkaufsstellen (Point of Sale, PoS) und andere Systeme alle in einem guten Zustand sind“, sagt Mike Rozwadowski, Architecture Manager bei Vue Entertainment.

Vue Entertainment gehört zu Vue International, eine der weltweit führenden Kinobetreiber. Die Gruppe betreibt 86 Kinos in Großbritannien und Irland und an Spitzenstandorten in Deutschland, Polen, Italien und den Niederlanden. Rozwadowski erklärt: „Wir sind in den letzten zehn Jahren sehr schnell gewachsen und es ist wichtig, dass wir die richtige Ausstattung haben, um die Leute an der Basis zu unterstützen – diejenigen, die die einzelnen Kinos betreiben. Wenn es bei ihnen richtig hektisch zugeht – zum Beispiel wenn ein neuer Blockbuster anläuft – können sie darauf vertrauen, dass ihre Systeme zuverlässig laufen.“

Die Notwendigkeit, von Tabellen zur Automatisierung zu wechseln

Rozwadowski erinnert sich, dass er rund 18 Monate zuvor begann, nach einem Endpunkt- und Software-Asset-Managementsystem zu suchen.

Zu diesem Zeitpunkt wurde die IT-Infrastruktur für das gesamte Unternehmen, einschließlich der 86 Kinos, mithilfe von Excel-Tabellen verwaltet.

„Wenn wir prüfen wollten, ob unsere Verkaufsstellen-Hardware für Applikationen der Zukunft geeignet sei, verließen wir uns für diese Information auf die Tabellen, deren Pflege äußerst zeitaufwendig war. Es war sehr ineffizient und zeitraubend“, sagt er. „Wir waren immer so beschäftigt mit der alltäglichen Aktualisierung. Durch die Automatisierung eines Großteils dieses Prozesses konnten wir uns mehr auf die Gesamtstrategie und auf zukunftsorientierte Projekte konzentrieren.“

Es gab außerdem kein schnelles und einfaches Berichtssystem, sodass Entscheidungsfindung und Planung immer ein wenig mit Spekulation verbunden war.

Rozwadowski hatte schon von Kaseya gehört – aber ein rechtzeitiger Anruf seines Verkaufsteams überzeugte ihn, dass es sich lohnen würde, das Endpunkt-Überwachungs- und Managementsystem VSA von Kaseya zu testen. „Zu Beginn nutzten wir nur die Funktion des Asset-Managements, aber wir merkten recht schnell, dass das Produkt noch viel mehr zu bieten hatte, als wir zunächst gedacht hatten,“ erinnert er sich.

Eine Anwendung mit ‚vielen leistungsstarken Funktionen unter der Haube‘

Jetzt nutzt das Team VSA für fast alle Aufgaben, die über ein zentrales Dashboard automatisiert und kontrolliert werden können, darunter Software-Bereitstellung, Durchführung regelmäßiger Wartung der Kassen, Verwaltung von Kiosk-Terminals, Überwachung des Speicherplatzes und Patch-Management. „Ein Produkt, das ein Problem erkennen, ein Ticket erstellen und es dann automatisch lösen kann, ist eine von vielen leistungsstarken Funktionen dieses Pakets“, sagt Rozwadowski.

Kaseya VSA wird bereits an allen Arbeitsplätzen der Zentrale und in allen Kinos genutzt – an den Kassen, Geldautomaten, Verkaufssystemen, bei der Arbeitszeiterfassung und auf den Rechnern der Manager. Die Bereitstellung in den Rechenzentren von Vue wird bald abgeschlossen sein.

Vue lagert sein Helpdesk für Kinomitarbeiter an einen Drittanbieter aus, der nun ebenfalls Kaseya VSA einführt. Der Anbieter nutzt derzeit viele Excel-Tabellen, sodass seine Betriebsabläufe durch die Automatisierung ebenfalls stark verändert werden.

„Wir haben mit der Einführung von VSA in unserer Zentrale viel Zeit verbracht, um uns mit dem Produkt vollständig vertraut zu machen. Wir haben uns die erforderliche Zeit genommen, um alle richtigen Leitlinien und Verfahren zur Verwaltung unserer Umgebung einzurichten. Eine Kernfunktion ist die leistungsfähige Fernwartung von VSA – wenn wir beispielsweise per Fernwartung auf eine Kasse, einen Verkaufskiosk oder den PC eines Managers zugreifen müssen, um etwas im Hintergrund zu beheben, nutzen wir dafür Kaseya Live Connect. Mit Live Connect können wir mühelos Probleme beheben, ohne unsere Endanwender unterbrechen zu müssen. Mithilfe der modernen Oberfläche und des Dashboards haben wir die Tools, um Probleme viel schneller zu erkennen und zu beheben. Wir sind gerade dabei, dies auch beim Helpdesk unseres Drittanbieters einzuführen,“ sagt Rozwadowski.

Das Ende des Break/Fix-Verhaltensmusters, eine neue Ära der Automatisierung

Heute überwacht und wartet Kaseya VSA die Systeme von Vue auf proaktive Weise, gibt vorab Warnungen bei Störungsrisiken heraus, um eine Fehlerbehebung zu ermöglichen, bevor Anwender davon betroffen sind. Wenn das System zum Beispiel einen Fehler beim Verkaufsstellensystem erkennt, wird es automatisch eine Reihe von vordefinierten Scripts und Programmen durchlaufen, um mögliche Fehler zu beseitigen und IT-Administratoren eine schnellere und effizientere Bestimmung der Ursache des Problems zu ermöglichen.

In der Vergangenheit musste normalerweise die Arbeit unterbrochen werden, um einen Fehler zu beheben. Mit der Unterstützung von VSA verfolgt Vue jetzt bei der IT-Wartung und -Verwaltung einen proaktiven Ansatz. Wenn beispielsweise der Speicherplatz einen bestimmten Prozentsatz erreicht, erhält das Team eine E-Mail, die es über das Problem informiert. Auf der Grundlage voreingestellter Verfahren wird VSA das Problem zum Beispiel durch Leeren eines Zwischenspeichers lösen, und dann automatisch das Team per E-Mail informieren: „Keine Sorge, das Problem wurde gelöst.“

„Wir können den aktuellen Status aller unserer Geräte überblicken, sowohl Hardware als auch Software. Durch Automatisierung sparen wir nicht nur Zeit, wir können auch unsere Ressourcen viel produktiver nutzen. Das Upgrading einer unserer Hauptanwendungen innerhalb des Unternehmens wurde früher manuell durchgeführt, wobei jemand sich mit jedem Kino einzeln per Fernzugriff verbunden hat und eine Reihe von Packages laufen ließ. Durch die Automatisierung in VSA haben wir jetzt einen Rollout-Plan von 2-3 Monaten auf wenige Wochen reduziert. Wir haben jetzt mehr Zeit, um uns auf wirkungsvolle Projekte zu konzentrieren und zukunftsorientiert zu denken, anstatt ständig dem Tagesgeschäft hinterherzulaufen,“ sagt Rozwadowski.

Wir schätzen es außerdem sehr, wie einfach man spezifische Berichte erstellen kann, wenn das Unternehmen zum Beispiel schnell herausfinden will, welche Geräte noch auf Windows XP laufen, wie ihre Hardware-Konfiguration aussieht oder wie ihr Patch-Status ist. „Wir können den Mitarbeitern präzise Informationen vorlegen und sie bei ihrer Entscheidungsfindung unterstützen – wie viele Verkaufsstellen müssen wir aktualisieren?

Wie viele Geräte haben das Ende ihrer Nutzungsdauer erreicht? Welche Server sind am Ende ihrer Garantiezeit? Innerhalb von Minuten haben wir die benötigten Berichte, um unseren betrieblichen Bedarf effizient einzuschätzen. Vorher mussten zu diesem Zweck Daten aus einer Vielzahl von Quellen erhoben werden, was viel Zeit für den Datenabgleich erforderte.“

Neben all den Vorzügen, bringt ihm die Automatisierung vor allem: „Ein Gefühl der Sicherheit … es geht vor allem darum, die alten Dateien auszumisten und die Festplatten zu defragmentieren, sodass alles aktuell, sauber und bereit ist, wenn schubweise diese hohen Umsatzzahlen kommen.“

Er ergänzt, dass Vue jetzt VSA von Kaseya in den Niederlanden testet, um es im Laufe des Jahres dort einzuführen.

Im Gespräch mit Herr Rozwadowski wird deutlich, dass Kaseya VSA für Vue eine erhebliche Veränderung bewirkt hat.

„Es bietet in einer Anwendung so viele Funktionalitäten, bei einer intuitiv bedienbaren, zentralisierten Steuereinheit, mit der wir unsere komplette IT steuern können. Ob es um die Nutzung der Fernwartungsfunktion zur Fehlerbehebung geht, das Schreiben von Scripts und Verfahren zur Automatisierung von zeitaufwendigen Aufgaben oder einfach die Installation von Google Chrome auf einem Laptop, VSA bietet ein solides Paket von Funktionen, mit dem wir unsere Anforderungen an das IT-Management in der schnelllebigen Welt des Einzelhandels im Griff behalten können. Alles in allem ist die Anwendung ziemlich spannend anzuwenden,“ fasst er zusammen.