Case Study

Wachstum durch Automatisierung – ITSpezialist KLESYS setzt seit zehn Jahren auf Kaseya VSA

KLESYS ist ein mittelständischer EDV-Dienstleister, Cloud-Provider und IT-Sicherheits-Spezialist aus Kalkar. Das IT-Systemhaus betreut aktuell über 100 Server bei ca. 40 mittelständischen Unternehmenskunden. Als kleinerer Betrieb ist KLESYS auf einen hohen Automatisierungsgrad und innovative Managed Services angewiesen. In der Fallstudie erklärt Kaseya die gemeinsame Geschichte und was KLESYS an Kaseya VSA bis heute begeistert.

Bereits vor rund zehn Jahre entschied sich KLESYS für VSA von Kaseya. Das Unternehmen hatte zuvor nach einer spezialisierten Lösung gesucht, doch brachte kein anderes Produkt zu dieser Zeit ein ausreichendes UserInterface mit sich. VSA bot bereits damals eine WebPlattform, die es erleichterte, Aufgaben schnell zu lösen und einfach zu bedienen war. Ein weiteres Argument für Kaseya war zu jener Zeit das Thema OnPremiseVerfügbarkeit, also die Möglichkeit, die Lösung im eigenen Haus zu hosten. Im Laufe der Jahre nahm die Bedeutung von Automatisierung und Monitoring zu, doch auch hier konnte VSA immer wieder punkten. Bis heute ist KLESYS mit der Lösung zufrieden und profitiert von zahlreichen Vorteilen.

Vor zehn Jahren war die IT eine andere…

Als KLESYS vor zehn Jahren mit VSA startete, war die ITLandschaft noch eine andere: „Als wir uns für Kaseya entschieden, war das Thema ‚FaxdienstÜberwachung‘ noch groß – das ist natürlich heute nicht mehr so wichtig“, sagt Oliver Tagisade, Geschäftsführer bei KLESYS, lachend.

Die Implementierung war kein Problem und ging schnell vonstatten. KLESYS wurde während des Prozesses eng von einem Kundenbetreuer begleitet. Zudem stand der Helpdesk bereit. „Mein Eindruck war: Uns wurde bei der Implementierung gut geholfen, es lief reibungslos und unkompliziert“, kommentiert Tagisade die Einführung.

Ein weiterer wichtiger Grund für die Entscheidung für VSA, war die OnPremiseVerfügbarkeit. Damit konnte sich KLESYS vom Wettbewerb klar absetzen: Da die Lösung im eigenen Haus gehostet wurde, konnte KLESYS auch Kunden wie Krankenversicherungen oder öffentliche Auftraggeber bedienen, für die eine CloudLösung nicht in Frage kam.

Das bereits erwähnte KaseyaUserInterface war moderner und besser für Administratoren geeignet: „Unser Produktionsprozess ist der Support und wenn ich im Produktionsprozess hohe Rüstzeiten habe, dann ist das nicht akzeptabel. Wenn ich als Anwender bei einem Supportunternehmen bemerke, dass die Mitarbeiter rumklicken und auf der Plattform suchen müssen, sind die Prozesskosten zu hoch. Mit Kaseya konnten wir das vermeiden und die gesetzten Aufgaben schneller erledigen.“

Ansprüche wandeln sich: Automatisierung und Monitoring werden wichtiger

Über die Jahre kristallisierten sich dann weitere Vorteile heraus. So war schon vor einigen Jahren eine leistungsfähige ScriptingEngine Bestandteil von VSA. Mit dieser konnte KLESYS die Automatisierung vorantreiben. Gerade für einen kleineren Player eine entscheidende Funktion: „Mit derselben Mannschaftsgröße können wir mehr Kunden und mehr Systeme betreuen, als ohne automatisierte ManagementPlattform.“ KLESYS plant derzeit sogar einen Mitarbeiter dauerhaft für Automatisierungsfragen abzustellen.

KLESYS bietet über VSA verschiedene Managed Services in drei Paketstufen an. Das Einsteigerpaket bietet einen Basic Support: Es erfolgt ein 24/7 Monitoring mit Alarm, falls Grenzwerte überschritten werden – entweder wird der Kunde dann informiert oder ServiceProzesse werden ausgelöst. Die Preisstufe „Smart“ erweitert den Basic Support um weitere Leistungen, zum Beispiel ThirdPartyPatching auf TerminalServern. Hinzu kommt ein Helpdesk mit verkürzten, garantierten Reaktionszeiten. Größtes Paket ist die „Flatrate“, ein „RundumSorglosPaket“.

Vorteile für KLESYS

Grundlegender Vorteil ist die Flexibilität, die Kaseya VSA bietet: Viele Kunden steigen mit kleineren Paketen ein und machen dann ein Upgrade, weil KLESYS sein Knowhow und seine Service-Qualität im Alltagsbetrieb beweisen kann. So ist Upselling möglich: „Kunden können beispielsweise sagen ‚Ich habe weniger relevante Systeme, die ich aber dennoch gerne monitoren lassen würde, um Störungen zu bemerken‘ – wenn der Kunde dann aber keine wechselnden Ausgaben beim Serversupport will, kann er auf eine Flatrate setzen. Die ist entsprechend plan und budgettierbar.“ Häufig erfolgt das Upgrade von der kleinsten auf die mittlere Preisstufe. „Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Kunde über Leistungsstörungen informiert wurde – sie erkennen dann den Mehrwert der Leistung und wissen, dass ihre ITServices nach einem Upgrade noch stabiler laufen können.“

KLESYS profitiert darüber hinaus auch von der Skalierbarkeit, dem hohen Automatisierungsgrad und Merkmalen wie die OnPremiseVerfügbarkeit: „Ein aktueller Vorteil von VSA sind die OnPremiseFunktionen. Diese ermöglichen uns Datenbankanalysen und eigene Business Intelligence, was bei Cloudanbietern nicht möglich ist.“ Aus betriebswirtschaftlicher Sicht steigt einerseits die Profitabilität – mehr Kunden können mit gleichen Ressourcen hochwertigere Services erhalten – andererseits werden dank der leistungsstarken Automatisierung Kosten eingespart. „Wir können mit der gleichen Mannschaft mehr Kunden betreuen und mehr Dienstleistungen fakturieren, was eindeutig ein Wettbewerbsvorteil ist. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, 75 Prozent mehr Dienstleistungsumsatz mit derselben Zahl an Angestellten zu machen.“

All diese Vorteile sorgen für hohe Kundenzufriedenheit, weil Probleme gelöst werden, bevor sie beim Kunden auftreten.

Interessante Aspekte an VSA/VSA Funktionalitäten

Kaseya VSA punktet bei KLESYS bis heute, weil die Lösung im sich wandelnden ITMarkt immer neue Funktionen bereitstellt. Besonders interessant ist dabei das bereits erwähnte automatisierte Monitoring, also das Überwachen der Leistungswerte, etwa CPU und Festplattenausnutzung, RAMNutzung, usw. „Wenn beispielsweise eine Festplatte nur noch 15 Prozent Kapazität hat, wird ein Alarm ausgelöst und dem Kunden eine Mail geschickt. Reagiert der Kunde nicht und der Wert sinkt weiter, beispielsweise unter zehn Prozent, dann erfolgt eine automatische Bereinigung.“ Das lief anders, bevor solche MonitoringMöglichkeiten verfügbar waren. Damals nahmen Kunden ohne Wartungsverträge nur unregelmäßig die Leistungen in Anspruch und riefen häufig erst an, als es bereits zu spät war. Mit VSA kann das „Vollaufen“ der Festplatte teilweise mehrere Wochen im Voraus vorhergesehen werden, weil Speichern häufig ein linearer Prozess ist.

Auch auf Seite der Service Level Agreements (SLA) ermöglichen die VSAFunktionen neue Wege: „Wir können mit VSA neue SLAs anbieten, etwa die zweistündige Reaktionszeit. Dies war uns vorher nicht möglich, weil wir dazu eine aktive Benachrichtigung des Systems brauchen. Mit diesen Benachrichtigungen können wir nun auch die Professional-Services-Kunden rechtzeitig vorher besuchen, die etwa eine Fahrstunde entfernt sind. Das geht erst mit Kaseya.“

Und was schätzt KLESYS am meisten? „VSA bietet die Möglichkeit Services ‚aus dem Nichts‘ zu generieren – das können Marktbegleiter nicht anbieten und verschafft uns einen klaren USP. Mit Kaseya kann ich meine Stärken da ausspielen, wo ich stark bin – bis in den großen Mittelstand, der uns wegen unserer Betriebsgröße sonst vielleicht gar nicht wahrnehmen würde. Wir können jedoch ganz individuelle Problemstellungen abbilden und entsprechende Problemlösungen anbieten.“