De 10 belangrijkste bedrijfsstatistieken voor MSP’s – Hoe presteert uw bedrijf?

In de MSP-wereld zijn er tientallen mogelijke prestatie-indicatoren die je kunt toepassen. Maar als je dat probeert, ben je al je tijd kwijt aan het meten ervan en blijft er maar heel weinig tijd over om groei te stimuleren. De kunst is om die indicatoren te kiezen die bij jouw bedrijf en managementstijl passen.

MSP-adviesbureau Taylor Business Group(TBG) richt zich op het helpen van klanten bij het vergroten van hun winst en hanteert 10 indicatoren die volgens het bureau het belangrijkst zijn om MSP’s op koers te houden bij het behalen van hun doelstellingen.

Het is belangrijk om op te merken dat de eerste stap die je moet zetten voordat je begint met het implementeren van nieuwe meetcijfers, is om je af te vragen wat voor soort bedrijf je hebt of waarvoor je werkt. Er zijn MSP’s die ‘lifestyle-bedrijven’ zijn. De eigenaar kent en houdt van technologie, werkt graag met een kleine, hechte groep klanten, verdient goed en is volkomen tevreden met het runnen van het bedrijf op deze manier. In dit geval is de strenge discipline van nauwgezette monitoring van meetcijfers wellicht niet cruciaal voor het succes van dit bedrijf.

„Kengetallen zijn bedoeld voor op groei gerichte bedrijven”, stelt John Christophersen van TBG. Deze bedrijven zijn ondernemend, hebben een visie, geloven in een krachtige verkoopmachine, investeren hun winst weer in de ontwikkeling van het bedrijf en sturen aan op basis van cijfers en kengetallen.

Nu we dat voorop hebben gesteld, gaan we eens kijken naar de statistieken, te beginnen bij nummer 10 en zo verder tot aan nummer één.

10. Productmarge

De productmarge is, om Investopedia te citeren, „het verschil tussen de kostprijs van het product of de dienst en de verkoopprijs; hoe groter het verschil, hoe hoger de marge.”

TBG hanteert eveneens deze basisdefinitie, waarbij ‘omzet uit productverkoop’ in de plaats komt van de ‘verkoopprijs’.

Volgens TBG moet worden gestreefd naar een marge van meer dan 17,5%, waarbij een marge van meer dan 20% de voorkeur geniet. Daarnaast is TBG van mening dat de marge ten minste gedeeltelijk afhankelijk moet zijn van het product, aangezien voor sommige producten een hogere streefmarge nodig is dan voor andere.

Het berekenen van de werkelijke kosten van verkochte goederen kan voor een dienstverlener echter lastiger zijn dan voor een fabrikant. Houd rekening met directe arbeidskosten, eventuele kosten voor het verlenen van de dienst (zoals vervoerskosten als er reizen bij komen kijken) en verkoopcommissies. Reken geen overhead- of bedrijfskosten mee, zoals huur, nutsvoorzieningen of salarissen van medewerkers die niet direct verband houden met het verlenen van de dienst.

9. Uurtarieven voor dienstverlening

Deze indicator spreekt eigenlijk voor zich. Om deze als maatstaf te kunnen gebruiken, moet de MSP beschikken over een serviceorganisatiestructuur met duidelijk omschreven functies. Dit omvat duidelijke functieomschrijvingen, goed doordachte strategieën voor loopbaanplanning en ‘vooraf vastgestelde beloningsregelingen’. Duidelijkheid over de tarieven voor verschillende personeelsniveaus maakt het berekenen van deze indicator eenvoudiger.

Je servicetarieven moeten overigens het bedrag zijn dat je in rekening brengt voordat er volumekortingen of andere kortingen worden toegepast.

Dat gezegd hebbende, zou het uurtarief dat een MSP ontvangt 4,5 keer het „uurloon inclusief bijkomende kosten“ moeten bedragen, waarin belastingen, verbruiksartikelen, verzekeringen en andere gerelateerde personeelskosten zijn inbegrepen.

8. Verkoopvergoeding

Je moet investeren in de verkoopafdeling en je medewerkers goed belonen, onder meer door een basissalaris, provisie en bonussen aan te bieden. Tegelijkertijd mag je niet meer dan een derde van je brutowinst aan de verkoopafdeling besteden.

7. Verkoopkosten

Voortbordurend op het onderwerp verkoopkosten is TBG van mening dat niet meer dan 10% van uw totale omzet aan verkoop mag worden besteed. Deze kosten moeten alle loonkosten, provisies en bonussen omvatten. Ook moeten hierin de kosten voor verkooptrainingen, reclame- en marketinguitgaven en diverse verkoopkosten zijn meegerekend.

6. Administratieve kosten

Administratie is van cruciaal belang, maar draagt niet direct bij aan de groei van het bedrijf, zoals verkoop en technische ontwikkeling dat wel doen. Daarom moeten deze kosten onder controle worden gehouden – en moeten ze minder dan 20% van de omzet bedragen.

Deze kosten omvatten salarissen van het administratief personeel, secundaire arbeidsvoorwaarden, daarmee samenhangende belastingen, interne IT-kosten en kosten voor gebouwen en kantoren. Hoewel TBG dit niet expliciet vermeldt, vallen onder de administratieve kosten ook alle IT-systemen die de bedrijfsvoering ondersteunen, zoals facturering, CRM, financiën, projectbeheer, enzovoort.

In dit verband benadrukt TBG dat MSP’s „alle niet-strategische kosten moeten elimineren of tot een minimum moeten beperken!” En ja, het uitroepteken komt inderdaad van TBG.

5. Gebruik van de dienst

Laten we eerst eens kijken wat we onder ‘dienstgebruik’ verstaan. Volgens TBG is dit het „percentage van de beschikbare diensttijd dat per technicus in rekening kan worden gebracht.”

Dit concept komt overeen met een andere maatstaf die we hebben beschreven in een recente blogpost, getiteld„The Encyclopedia of MSP Measurement”. In die blogpost hebben we het begrip „Billing Resource Utilization” beschreven, dat eveneens gericht is op factureerbare uren. In dit geval beoordeelt de MSP de efficiëntie van het personeel door de verhouding tussen factureerbare en verspilde uren te berekenen. Als u daar het uurtarief van uw technici bij optelt, komt u erachter hoeveel geld er verloren gaat wanneer technici niet aan factureerbare opdrachten werken.

4. Winstgevendheid van een Managed Service-overeenkomst

Deze indicator kent een aantal vergelijkbare maatstaven, waaronder:

Klantbijdrage (CC): Het bedrag dat een MSP aan elke klant verdient, minus de kosten die zijn gemaakt om deze inkomsten te genereren.

Effectief tarief per klant (CER): Het bedrag dat een MSP aan elke klant verdient op basis van de tijd die aan die klant wordt besteed. Dit wordt berekend door de maandelijkse vaste vergoedingen te delen door het aantal uren dat aan die klant is besteed. Dit levert een omzet per uur op.

TBG adviseert het gebruik van de ‘ Managed Services Agreement Profitability’. Zij zijn van mening dat er op elke overeenkomst een brutomarge van ten minste 65% moet worden behaald. Als u minder dan dat haalt, vraagt u te weinig voor uw diensten, beschikt u over onvoldoende servicepersoneel of zijn uw procedures en processen niet optimaal.

3. Salarissen in de dienstensector

Tot de functies en titels binnen de dienstverlening behoren onder meer helpdeskmedewerkers, NOC-technici en -ingenieurs, servicemanagers, algemene ingenieurs en technici, en servicecoördinatoren. De salarissen van deze medewerkers mogen niet meer bedragen dan een derde van de totale inkomsten uit dienstverlening.

Om de dienstverlening efficiënt te maken, raadt TBG aan om de structuur van de dienstverlenende organisatie duidelijk te definiëren. Dit omvat duidelijke functieomschrijvingen, goed doordachte strategieën voor loopbaanplanning en „vooraf vastgestelde beloningsregelingen“. Het bedrijf raadt ook aan om medewerkers op instapniveau aan te nemen en vervolgens intern te bevorderen. Op deze manier kunt u nieuwe medewerkers opleiden volgens uw specifieke werkprocessen (en hoeft u technici die gewend zijn aan andere werkwijzen niet opnieuw op te leiden).  Maar wat nog belangrijker is: door een carrièrepad te bieden – en actief mensen uit de eigen gelederen te bevorderen – verhoogt u het moreel en het personeelsbehoud.

2. Winstgevendheid van de serviceafdeling

Over het algemeen wil je niet meer dan 55% van je brutowinst aan dienstverlening besteden. Net als bij de productmarge bereken je dit door al je inkomsten uit dienstverlening bij elkaar op te tellen en daar de kosten van verkochte goederen – of de kosten van verkochte diensten – van af te trekken. Bereken de loonkosten die rechtstreeks verband houden met het verlenen van diensten, opleidings- of reiskosten, verkoopcommissies en eventuele transactiekosten in verband met inkomsten uit annuïteiten.  Ook hier geldt dat overheadkosten zoals huur en nutsvoorzieningen, en eventuele loonkosten die niet direct verband houden met het verlenen van diensten, niet worden meegerekend in de kosten van verkochte diensten.

Een MSP die dus 1,2 miljoen dollar aan inkomsten uit diensten heeft ontvangen en 540.000 dollar aan kosten had in verband met het leveren van deze diensten, zou een brutowinst van minimaal 55% op diensten behalen.

MSP’s moeten de prijzen en uitgaven nauwlettend in de gaten houden om hun doel te halen.

De belangrijkste maatstaf is het netto-exploitatie-inkomen

TBG is een groot voorstander van het nettobedrijfsresultaat, een indicator die de huidige gezondheid van een MSP-bedrijf vrijwel volledig weergeeft.

Het bedrijfsresultaat is vergelijkbaar met de EBITDA, met dit verschil dat bij de EBITDA ook afschrijvingen en amortisatie worden meegenomen. Het netto bedrijfsresultaat wordt vaker gebruikt omdat het iets eenvoudiger te berekenen is dan de EBITDA.

Volgens TBG moet uw netto-bedrijfsresultaat minimaal 10% bedragen. Tegelijkertijd ziet TBG graag dat diensten meer dan 60% van de totale inkomsten uitmaken. En wat de inkomsten uit diensten betreft, moet de Monthly Recurring Revenue (MRR) meer dan 60% van het totaal bedragen.

Wil je meer weten?

Bekijk de on-demand-versie van TBG’s lezing over de ‘Tien belangrijkste getallen’voor meer informatie.

Wilt u uw administratieve kosten verlagen en de efficiëntie verhogen? Vraag dan een demo aan vanKaseya BMS– een bedrijfsbeheeroplossing van de volgende generatie die speciaal is ontwikkeld om MSP’s te helpen meer tijd te besteden aan het verkopen en leveren van diensten, en minder tijd aan taken die geen inkomsten opleveren, zoals facturering en projectbeheer.