Elke organisatie moet zich houden aan industriestandaarden en voorschriften die relevant zijn voor hun branche. Het overtreden van deze regels kan leiden tot zware boetes of, in het ergste geval, de sluiting van het bedrijf.

De meeste voorschriften in de sector hebben betrekking op de elektronische opslag en overdracht van klantgegevens. Naarmate organisaties groeien, neemt ook de hoeveelheid gegevens toe, wat een constante inspanning met zich meebrengt om aan de voorschriften te voldoen.

Bedrijven moeten daarom nalevingsrapporten opstellen, hetzij als onderdeel van een audit die wordt aangevraagd door regelgevende instanties, hetzij voor eigen gebruik, om de normen niet te overtreden.

Wat is compliance reporting?

Compliance reporting is het proces waarbij informatie aan auditors wordt gepresenteerd waaruit blijkt dat uw company aan alle vereisten die door de overheid en regelgevende instanties company vastgesteld onder een bepaalde norm. Het is vaak de verantwoordelijkheid van de IT-afdeling om deze rapporten op te stellen.

Compliance-rapporten bevatten doorgaans informatie over hoecompany worden behandeld – hoe deze worden gecontroleerd of beschermd, verkregen en opgeslagen, en hoe deze intern en extern worden beveiligd en verspreid.

Compliance is een reis zonder einde en naarmate de standaarden evolueren, evolueren ook de rapporteringsvereisten. Veel bedrijven gebruiken tools voor compliancerapportage die de nodige rapporten genereren om te voldoen aan de vereisten van de verschillende compliance-instanties waarmee ze te maken hebben.

Waarom is compliance reporting belangrijk?

Zoals eerder vermeld, is compliance reporting belangrijk voor bedrijven die regelmatig te maken hebben met het verzamelen en opslaan van persoonlijke en gevoelige gegevens. Omdat de regelgeving voortdurend verandert, adviseren experts uit de sector om compliance te integreren in de bedrijfsstrategie en -processen. Bovendien moeten bedrijven minstens één keer per jaar hun bedrijfsprocessen herzien om de compliancerisico's te evalueren en op de hoogte te blijven van de veranderende wet- en regelgeving.

Niet-naleving leidt in sommige gevallen niet alleen tot hoge boetes, maar kan ook de reputatie van een bedrijf schaden, wat kan leiden tot verlies van klanten.

Voor welke bedrijfstakken is compliance reporting vereist?

Hieronder volgen enkele voorschriften en de bedrijfstakken waarop ze van toepassing zijn:

Normen en voorschriften	Industrie	Korte beschrijving van de verordening
Wet Portabiliteit en Verantwoording Gezondheidsverzekeringen (HIPAA)	Gezondheidszorg	De HIPAA-privacyregel stelt nationale normen vast om medische dossiers en andere persoonlijke gezondheidsinformatie van personen te beschermen. Deze regel is van toepassing op zorgverzekeraars, zorginformatiecentra en zorgverleners die bepaalde zorgtransacties elektronisch uitvoeren. De Security vereist passende administratieve, fysieke en technische veiligheidsmaatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en security elektronisch beschermde gezondheidsinformatie te waarborgen.
Betalingskaartindustrie Security (PCI DSS)	Detailhandel, financiële instellingen, elk bedrijf of organisatie die creditcardgegevens verwerkt, opslaat of verstuurt	De Security stellen de operationele en technische vereisten vast voor organisaties die betalingstransacties accepteren of verwerken, en voor softwareontwikkelaars en fabrikanten van applicaties en apparaten die bij die transacties worden gebruikt.
Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR)	Elk bedrijf met klanten in de Europese Unie (EU)	security Europese security inzake gegevensbescherming en security legt organisaties regels op, ongeacht waar ze gevestigd zijn, zolang ze zich richten op of gegevens verzamelen over personen in de EU.
Nationaal instituut voor standaarden en technologie (NIST)	Communicatietechnologie en cyberbeveiliging	Het NIST Cybersecurity Framework integreert industriestandaarden en best practices om organisaties te helpen hun cyberbeveiligingsrisico's te beheren.
Privacywet van de Californische consument (CCPA)	Elk bedrijf met klanten in de staat Californië	De California Consumer Privacy Act van 2018 (CCPA) geeft consumenten meer controle over de persoonlijke informatie die bedrijven over hen verzamelen.

Wat zijn de voordelen van geautomatiseerde nalevingsrapportage?

In kleine en middelgrote bedrijven met beperkt IT-personeel en een toenemend aantal werknemers die op afstand werken, kan het erg moeilijk zijn om naleving van de regelgeving te handhaven met behulp van handmatige processen. De kans op een inbreuk op de regelgeving door een menselijke fout of slechte gegevens is groter.

Het automatiseren van nalevingsrapportage omvat het automatisch verzamelen van gegevens en het genereren van rapporten die voldoen aan de vereisten van een bepaalde norm. Het standaardiseert de rapportagepraktijken die alle afdelingen in de organisatie moeten volgen, waardoor de snelheid, nauwkeurigheid en efficiëntie van het proces toenemen. Bovendien biedt het ook waardevolle bedrijfsinzichten met regelmatig gegenereerde analyses.

U kunt gebruikmaken van tools zoals Kaseya Compliance Manager, een platform voor automatisering van compliance dat: