Wat is compliance-rapportage en wat zijn de voordelen ervan?
Elke organisatie moet zich houden aan de normen en voorschriften die voor haar sector gelden. Overtreding van deze voorschriften kan leiden tot zware sancties of, in het ergste geval, tot sluiting van het bedrijf.
De meeste regelgeving in de sector heeft betrekking op de elektronische opslag en overdracht van klantgegevens. Naarmate organisaties groeien, neemt ook hun gegevensvolume toe, wat een voortdurende inspanning vereist om aan de regelgeving te voldoen.
Bedrijven moeten daarom nalevingsrapporten opstellen, hetzij in het kader van een door toezichthoudende instanties gevraagde audit, hetzij voor eigen gebruik, om te voorkomen dat ze de normen overtreden.
Wat is compliance-rapportage?
Compliance-rapportage is het proces waarbij aan auditors informatie wordt verstrekt waaruit blijkt dat uw bedrijf voldoet aan alle eisen die door de overheid en de toezichthoudende instantie in het kader van een bepaalde norm zijn vastgesteld. Het is vaak de taak van de IT-afdeling om deze rapporten op te stellen.
In nalevingsrapporten wordt doorgaans informatie opgenomen over de manier waarop met klant- en bedrijfsgegevens wordt omgegaan – hoe deze worden beheerd of beschermd, verkregen en opgeslagen, en hoe ze intern en extern worden beveiligd en verspreid.
Naleving is een voortdurend proces, en naarmate de normen veranderen, veranderen ook de rapportagevereisten. Veel bedrijven maken gebruik van tools voor nalevingsrapportage die de benodigde rapportages genereren om te voldoen aan de eisen van de verschillende toezichthoudende instanties waarmee ze te maken hebben.
Waarom is rapportage over naleving belangrijk?
Zoals eerder vermeld, is compliance-rapportage van groot belang voor bedrijven die regelmatig te maken hebben met het verzamelen en opslaan van persoonsgegevens en gevoelige gegevens van personen. Aangezien de wettelijke vereisten voortdurend veranderen, adviseren deskundigen uit de sector om compliance te integreren in de bedrijfsstrategie en -processen. Bovendien moeten bedrijven hun bedrijfsprocessen minstens één keer per jaar doorlichten om compliance-risico’s te beoordelen en op de hoogte te blijven van veranderende wet- en regelgeving.
Het niet naleven hiervan leidt in sommige gevallen niet alleen tot forse boetes, maar kan ook de reputatie van een bedrijf schaden, met verlies van klanten tot gevolg.
In welke sectoren is nalevingsrapportage verplicht?
Hieronder volgen enkele voorschriften en de sectoren waarop deze van toepassing zijn:
| Normen en voorschriften | Industrie | Korte beschrijving van de verordening |
|---|---|---|
| Wet inzake de overdraagbaarheid en verantwoordingsplicht van ziektekostenverzekeringen (HIPAA) | Gezondheidszorg | De HIPAA-privacyregel stelt nationale normen vast ter bescherming van medische dossiers en andere persoonlijke gezondheidsgegevens van personen. Deze regel is van toepassing op zorgverzekeraars, clearinghouses in de gezondheidszorg en zorgverleners die bepaalde transacties op het gebied van de gezondheidszorg elektronisch afhandelen. De HIPAA-beveiligingsregel schrijft passende administratieve, fysieke en technische beveiligingsmaatregelen voor om de vertrouwelijkheid, integriteit en veiligheid van elektronisch beschermde gezondheidsgegevens te waarborgen. |
| Data Security Standard voor de betaalkaartindustrie (PCI DSS) | Detailhandel, financiële instellingen, en alle bedrijven of organisaties die creditcardgegevens verwerken, opslaan of doorgeven | De PCI-normen voor gegevensbeveiliging stellen de operationele en technische vereisten vast voor organisaties die betalingstransacties accepteren of verwerken, en voor softwareontwikkelaars en fabrikanten van applicaties en apparaten die bij die transacties worden gebruikt. |
| Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) | Elk bedrijf met klanten in de Europese Unie (EU) | De Europese wetgeving inzake gegevensbescherming en -beveiliging legt organisaties voorschriften op, ongeacht waar zij gevestigd zijn, zolang zij zich richten op of gegevens verzamelen met betrekking tot personen in de EU. |
| Nationaal Instituut voor Standaarden en Technologie (NIST) | Communicatietechnologie en cyberbeveiliging | Het NIST-kader voor cyberbeveiliging integreert industrienormen en beste praktijken om organisaties te helpen bij het beheren van hun cyberbeveiligingsrisico’s. |
| California Consumer Privacy Act (CCPA) | Elk bedrijf met klanten in de staat Californië | De California Consumer Privacy Act van 2018 (CCPA) geeft consumenten meer zeggenschap over de persoonsgegevens die bedrijven over hen verzamelen. |
Wat zijn de voordelen van geautomatiseerde rapportage over naleving?
In kleine en middelgrote bedrijven met beperkte IT-capaciteit en een groeiend aantal medewerkers dat op afstand werkt, kan het erg moeilijk zijn om via handmatige processen aan de regelgeving te blijven voldoen. Dit vergroot de kans op een overtreding van de regelgeving als gevolg van menselijke fouten of onjuiste gegevens.
Het automatiseren van compliance-rapportage omvat het automatisch verzamelen van gegevens en het genereren van rapporten die voldoen aan de vereisten van een bepaalde norm. Het zorgt voor standaardisatie van de rapportagepraktijken die alle afdelingen binnen de organisatie moeten volgen, waardoor de snelheid, nauwkeurigheid en efficiëntie van het proces worden vergroot. Bovendien levert het waardevolle zakelijke inzichten op dankzij regelmatig gegenereerde analyses.
U kunt gebruikmaken van tools zoals Kaseya Compliance Manager, een platform voor de automatisering van compliance dat:
- Stroomlijnt de gegevensverzameling
- Identificeert risico’s en stelt prioriteiten vast
- Biedt herstelplannen en
- Genereert automatisch de benodigde documentatie
Met Kaseya Compliance Manager kunt u de naleving van HIPAA, de wet inzake de bescherming van consumentengegevens ( AVG), NIST en de cyberaansprakelijkheidsverzekering waarborgen en aantonen.
Download hier de productbrochure voor meer informatie over Kaseya Compliance Manager.
