Brouwerij Bell’s

De uitdaging

Met tien technici die verantwoordelijk zijn voor alle vestigingen van Bell’s Brewery in het hele land, moet hun documentatie perfect in orde zijn om een efficiënt tijdbeheer te garanderen. Lange tijd was dat echter niet het geval.

“We bewaarden alle gegevens in losse spreadsheets, waarbij verschillende bestanden op verschillende locaties stonden, waardoor de gegevens versnipperd waren en moeilijk toegankelijk,” vertelde William Richardson, systeembeheerder. Bovendien was hun documentatie onvolledig en verouderd, waardoor het lastig was om tijdig betrouwbare informatie te vinden zonder de juistheid ervan te moeten controleren.

Door gebruik te maken van ongestructureerde documentatietools, zoals OneNote en Wiki, verspilde het team veel kostbare tijd met het zoeken naar de benodigde gegevens. Daarom besloten ze hun documentatie te bundelen, zodat alles gemakkelijk toegankelijk zou zijn.

Ontworpen voor IT-professionals

IT Glue, een documentatieoplossing die speciaal is ontwikkeld voor IT-professionals, stelt Bell’s Brewery in staat om hun specifieke uitdagingen op het gebied van assetdocumentatie en -beheer aan te pakken. De mogelijkheid om assets te koppelen aan hun standaardprocedures en wachtwoorden betekende een doorbraak voor Bell’s Brewery, omdat ze IT Glue alle relevante informatie snel en eenvoudig in één venster IT Glue vinden.

IT Glue echter meer dan dat. „Het wachtwoordbeheer was voor ons een geweldige extra. De functie die ons waarschuwt voor risicovolle wachtwoorden is erg handig: zo worden we op de hoogte gebracht van mogelijke bedreigingen, zonder dat het ons extra werk kost“, aldus William.

Een aangename verrassing voor Bell’s Brewery was bovendien het proces om gegevens in IT Glue te importeren. „Met eerdere tools hadden we enorme problemen bij het importeren van gegevens, omdat we een bestand moesten uploaden, waarna het mislukte zonder dat we te horen kregen wat er precies mis was gegaan. Daardoor moesten we zelf maar uitzoeken waarom het uploaden niet lukte,“ merkte William op.

Hij voegde er ook aan toe dat de CSV-uploadmethode IT Gluevoor het inlezen van gegevens snel en soepel verliep. Hierdoor kon Bell’s Brewery de gegevens uploaden, controleren en vervolgens koppelen.

Meer dan alleen IT-documentatie

Bell’s Brewery heeft ook optimaal gebruikgemaakt van het uitgebreide aanbod aan integraties IT Glueom hun documentatie te automatiseren. Ze houden hun gebruikers- en apparaatgegevens up-to-date met behulp van de integraties voor Microsoft 365 en Meraki.

Bovendien maakt William dankzij de open API IT Gluegebruik van PowerShell-scripts om hun processen verder te automatiseren en te stroomlijnen. William zei: „Nieuwe medewerkers worden automatisch toegevoegd voor de onboarding, en we kunnen eenvoudig een rapport genereren voor de offboarding om te zien welke bedrijfsmiddelen bij de gebruiker horen. Daarnaast worden we ook op de hoogte gebracht van nieuwe VMware-virtuele machines doordat er automatisch een ticket wordt aangemaakt. Dit helpt bij het automatiseren van processen die vaak handmatig worden uitgevoerd en daardoor over het hoofd kunnen worden gezien of te veel tijd in beslag nemen.”

De resultaten

Van een open API en uitgebreid wachtwoordbeheer tot beveiligingsmaatregelen die de industrienorm overtreffen en de mogelijkheid om in elke omgeving contextuele documentatie te raadplegen: IT Glue de oplossing die Bell’s Brewery nodig had om de werkprocessen van hun IT-afdeling te consolideren, automatiseren en stroomlijnen.