Doc Tech

De uitdaging

Toen Doc Tech IT-diensten toevoegde aan zijn kernactiviteiten – printen, kopiëren en scannen voor autodealers – maakte het bedrijf voor zijn documentatie nog steeds gebruik van spreadsheets en Word-documenten. In deze omgeving vormde het bijhouden van actuele informatie een grote uitdaging voor Doc Tech, aangezien er geen goede versiegeschiedenis was om na te gaan wanneer een document voor het laatst was bijgewerkt.

Naast de onjuiste en verouderde informatie had het bedrijf ook moeite om hun technici gecentraliseerde toegang te bieden. Zonder een gedeeld documentatieplatform was er geen centrale bron van waarheid, en had elke technicus zijn eigen versie van de documenten.

Bovendien leidde het voortdurend zoeken naar informatie of het opnieuw opstellen van documenten tot tijdverspilling en inefficiëntie. Jared Smith, de CEO van het bedrijf en van huis uit systeemingenieur, besefte dat het zonder gestructureerde documentatie moeilijk zou zijn om te groeien.

Doc Tech overwoog omConfluencete gaan gebruiken, maar kwam tot de conclusie dat dit systeem niet was ontworpen voor een IT-dienstverlener. Ze hadden behoefte aan een robuuste tool die aan al hun documentatiebehoeften voldeed en het beste aansloot bij hun bedrijfsmodel.

De oplossing

IT Glue de structuur en flexibiliteit die Doc Tech nodig had om hun documentatie-infrastructuur op te zetten. Dankzij de functie ‘Gerelateerde items’ in IT Glue de slimme structuur en lay-out van de oplossing werd de documentatievoor iedereenbinnen de organisatie gemakkelijktoegankelijk.

Aangezien IT Glue een oplossing IT Glue die is ontwikkeld met het oog op standaardisatie en multitenancy, kan Doc Tech de documentatie aanpassen aan de specifiekebehoeftenvan elke klantzonder de informatiestroom te verstoren. Het bood hen ook een leidraad voor wat er precies moetworden gedocumenteerd en hoe, met een kant-en-klare lay-out voor elk onderdeel dat ze documenteren, zodat er geen cruciale details over het hoofd worden gezien. 

De slimme IT-structuur IT Gluebood tal van voordelen doordat alles op één plek werd gebundeld, waaronder wachtwoorden, SOP’s, hardware-informatie en andere gegevens over bedrijfsmiddelen. Informatie is nu toegankelijker dan ooit, dankzij de functie ‘Gerelateerde items’ die gekoppelde bedrijfsmiddelen automatisch bij elkaarbrengt. Technici kunnen nu voor elk bedrijfsmiddel dat ze bekijken de bijbehorende wachtwoorden en SOP’s zien, zelfs als ze die niet zelf hebben gedocumenteerd.

Doc Tech maakte gebruik van de wachtwoordbeheerfuncties in IT Glue alle wachtwoorden van klanten op één veilig platform te bundelen, direct naast de rest van hun IT-documentatie. Het bedrijf kan nu alle wijzigingen in hun systemen, wachtwoordenendocumenten bijhouden met behulp van activiteitenlogboeken. Hierdoor kunnen technici gemakkelijk verouderde informatie opsporen door simpelweg te kijken of iets al langere tijd niet is bijgewerkt.

Integraties

Met IT Glue heeft Doc Tech zijn documentatie naar een hoger niveau getild dankzij slimme integraties die dagelijkse taken automatiseren, waardoor de bedrijfsvoering wordt verbeterd zonder extra werk. Doc Tech maakt in IT Glue gebruik van de volgende integraties: 

• Datto RMM:Dankzij defunctie voor het invoeren van wachtwoorden in Datto RMM kon Doc Tech inloggen op een apparaat zonder de inloggegevens aan de technicus bekend te maken. Dit bleek van cruciaal belang voor apparaten met wachtwoorden die gebruikers moeten beschermen tegen andere gebruikers en beheerders.
• ConnectWise Manage:dankzij de integratieIT Gluemet hun PSA-tool, ConnectWise Manage, konden de technici van Doc Tech alle ticketgegevens op één scherm bekijken en oude tickets rechtstreeks in IT Glue opzoeken, waardoor ze meer mogelijkheden kregen om documentatie te vinden.
• Microsoft 365:Dankzij de integratieIT Gluemet Microsoft 365 kan het bedrijf alle tenantgegevens synchroniseren met zijn dagelijkse documentatiesysteem, wat de efficiëntie ten goede komt.
• Datto BCDR:Zonder in te loggen op het Datto BCDR-portaal kon Doc Tech alle back-upgegevens van Datto BCDR rechtstreeks in IT Glue bekijken.

De resultaten

Doc Tech maakte gebruik van veel van de kernfuncties IT Glue, waaronder ‘Gerelateerde items’, een gestandaardiseerde structuur voor documentatie en diepgaande workflow-integraties, om het aantal muisklikken bij dagelijkse taken te verminderen. Jared Smith verklaarde: „Hoe minder klikken er nodig zijn om dingen te doen, hoe beter. IT Glue onze technici efficiënter te werken.”

Vanuit operationeel oogpunt gaf dit het bedrijf meer inzicht in hoe mensen hun systemen gebruiken. Bovendien zorgt het ervoor dat hun beveiligingsbeleid blijft aansluiten bij de bedrijfs- en klantdoelstellingen.

Doc Tech kan eenvoudig een dossier aanleggen voor elke klant die zij beheren, de documentatie waar nodig per klant aanpassen en een gestandaardiseerd proces hanteren om de beste service te bieden.