Doc Tech

Hoogtepunten uit de casestudy

De uitdaging

Toen Doc Tech IT-diensten toevoegde aan zijn kernactiviteiten — printen, kopiëren en scannen voor autodealers — maakte het bedrijf voor zijn documentatie nog steeds gebruik van spreadsheets en Word-documenten. In deze omgeving vormde het bijhouden van actuele informatie een grote uitdaging voor Doc Tech, aangezien er geen goede versiegeschiedenis was om na te gaan wanneer iemand een document voor het laatst had bijgewerkt.

Naast de onnauwkeurige en verouderde informatie had het bedrijf ook moeite om hun technici gecentraliseerde toegang te bieden. Zonder een gedeelde documentatietool was er geen enkele betrouwbare bron, en had elke technicus zijn eigen versie van de documenten.

Bovendien leidde het grondig zoeken naar informatie of het telkens opnieuw opstellen van documenten wanneer dat nodig was tot tijdverspilling en inefficiëntie. De CEO van het bedrijf, Jared Smith, van huis uit systeemingenieur, besefte dat het moeilijk zou zijn om te groeien zonder gestructureerde documentatie.

Doc Tech overwoog om Confluence te gaan gebruiken, maar kwam tot de conclusie dat dit systeem niet was ontworpen voor een IT-dienstverlener. Ze hadden behoefte aan een robuuste tool die aan al hun documentatiebehoeften voldeed en het best aansloot bij hun bedrijfsmodel.

De oplossing

IT Glue bood de structuur en flexibiliteit die Doc Tech nodig had om zijn documentatie-infrastructuur op te zetten. Dankzij de functie ‘Gerelateerde items’ in IT Glue en de doordachte structuur en opmaak van de oplossing werd de documentatie voor iedereen binnen de organisatie gemakkelijk toegankelijk.

Aangezien IT Glue een oplossing is die is ontwikkeld met het oog op standaardisatie en multitenancy, kan Doc Tech de documentatie aanpassen aan de specifieke behoeften van elke klant zonder de informatiestroom te verstoren. Het bood hen bovendien een uitgangspunt voor hoe en wat er gedocumenteerd moest worden, met een kant-en-klare opmaak voor elk document dat ze vastleggen, zodat er geen cruciale details over het hoofd worden gezien. 

IT GlueDe slimme IT-structuur bood tal van voordelen doordat alles op één plek werd gebundeld, waaronder wachtwoorden, SOP’s, hardware-informatie en andere gegevens over bedrijfsmiddelen. Het opzoeken van informatie is eenvoudiger dan ooit geworden, dankzij de functie ‘Gerelateerde items’, die gekoppelde bedrijfsmiddelen automatisch bij elkaar brengt. Technici kunnen nu de bijbehorende wachtwoorden en SOP’s zien voor elk bedrijfsmiddel dat ze bekijken, zelfs als ze deze niet zelf hebben gedocumenteerd.

Doc Tech maakte gebruik van de functies voor wachtwoordbeheer in IT Glue om alle wachtwoorden van klanten te bundelen op een beveiligd platform, direct naast de rest van hun IT-documentatie. Het bedrijf kan nu alle wijzigingen in hun bedrijfsmiddelen, wachtwoorden en documenten bijhouden met behulp van activiteitenlogboeken. Hierdoor kunnen technici eenvoudig verouderde informatie opsporen door te kijken of iets al lange tijd niet is bijgewerkt.

Integraties

Met IT Glue heeft Doc Tech zijn documentatie naar een hoger niveau getild dankzij slimme integraties die dagelijkse taken automatiseren, waardoor de bedrijfsvoering wordt verbeterd zonder extra werk. Doc Tech maakt gebruik van de volgende integraties in IT Glue: 

• Datto RMM:Dankzij de functie voor het invoeren van wachtwoorden in Datto RMM kon Doc Tech inloggen op een apparaat zonder de inloggegevens aan de technicus bekend te maken. Dit bleek van cruciaal belang voor apparaten met wachtwoorden die gebruikers moeten beschermen tegen andere gebruikers en beheerders.
• ConnectWise Manage:Dankzij de integratie vanIT Gluemet hun PSA-tool, ConnectWise Manage, konden de technici van Doc Tech alle ticketgegevens op één scherm bekijken en oude tickets rechtstreeks in IT Glue opzoeken, waardoor ze meer mogelijkheden kregen om documentatie te vinden.
• Microsoft 365:Dankzij de integratie vanIT Gluemet Microsoft 365 kunnen zij alle tenantgegevens synchroniseren met hun dagelijkse documentatiesysteem, wat de efficiëntie ten goede komt.
• Datto BCDR:Zonder in te loggen op het Datto BCDR-portaal kon Doc Tech alle back-upgegevens van Datto BCDR rechtstreeks in IT Glue bekijken.

De resultaten

Doc Tech maakte gebruik van veel van de kernfuncties v IT Glue, waaronder ‘Gerelateerde items’, een gestandaardiseerde structuur voor documentatie en diepgaande workflow-integraties, om het aantal muisklikken bij dagelijkse taken te verminderen. Jared Smith verklaarde: „Hoe minder muisklikken er nodig zijn om dingen te doen, hoe beter. IT Glue helpt onze technici om efficiënter te werken.”

Vanuit operationeel oogpunt gaf dit het bedrijf meer inzicht in de manier waarop mensen hun systemen gebruiken. Bovendien zorgt het ervoor dat hun beveiligingsbeleid blijft aansluiten bij de bedrijfs- en klantdoelstellingen.

Doc Tech zou moeiteloos voor elke klant die zij beheren de documentatie kunnen bijhouden, deze waar nodig per klant kunnen aanpassen en een gestandaardiseerd proces hanteren om de beste service te bieden.

 

“Hoe minder klikken er nodig zijn om iets te doen, hoe beter. IT Glue helpt onze technici om efficiënter te werken.”

Jared Smith, CEO van Doc Tech