KPS Global LLC: Verbetering van het IT-beheer met Datto RMM tijdens een periode van snelle groei

Toen KPS Global een periode van agressieve groei inging, werd de IT-omgeving van het bedrijf snel complexer. De groei van het bedrijf op verschillende locaties vormde een unieke uitdaging om de controle, veiligheid en zichtbaarheid van uiteenlopende systemen te behouden.

Logan Dirks, verantwoordelijk voor alle IT-activiteiten bij KPS Global, stond voor grote uitdagingen bij het beheer van ongeveer 900 eindpunten. De vorige opzet was gebaseerd op een combinatie van losstaande tools voor externe toegang, inventaris- en activabeheer en handmatige processen, wat resulteerde in een gefragmenteerd overzicht en inefficiënte workflows. Naarmate de organisatie groeide, maakten deze beperkingen het steeds moeilijker om de activiteiten op te schalen en snel in te spelen op zakelijke behoeften.

"We gebruikten wel vier verschillende applicaties om onze assets bij te houden",legt Dirks uit. "Eén tool zorgde voor externe toegang, met inefficiënte functies voor eindpuntbeheer, een andere beheerde de inventaris en we hadden een ingewikkelde opzet om alles met API's aan elkaar te koppelen – dat werkte niet goed."

 Belangrijkste uitdagingen:

• Beperkt inzicht in hardwarevoorraad en prestaties van bedrijfsmiddelen.
• Problemen met ondersteuning op afstand.
• Gefragmenteerde workflows als gevolg van meerdere losjes geïntegreerde tools.
• Onvoldoende mogelijkheden voor patchbeheer.

Om de bedrijfsvoering te stroomlijnen en zich voor te bereiden op verdere uitbreiding, heeft KPS Global Datto RMM geïmplementeerd. Dankzij deze overstap kon het IT-team cruciale functies samenbrengen op één geïntegreerd platform, waardoor de controle en de reactietijden aanzienlijk zijn verbeterd.

Een van de opvallendste voordelen van Datto RMM was de mogelijkheid om omgevingen in te delen per bedrijfsonderdeel — essentieel voor het behoud van de organisatiestructuur en tegelijkertijd het ondersteunen van de autonomie binnen elke entiteit.

"Bij ons bedrijf maken de verschillende vestigingen niet noodzakelijkerwijs gebruik van dezelfde IT-omgeving, dus flexibiliteit is essentieel voor onze teams en technici", aldus Dirks. "Met Datto RMM kunnen we entiteiten waar nodig duidelijk van elkaar scheiden. Dit maakt het een stuk eenvoudiger om werkstations, servers en netwerkapparatuur op alle vestigingen die we beheren te volgen en te monitoren."

Het platform bood ook superieure mogelijkheden voor toegang op afstand, vooral met de introductie van een nieuwe videofunctie die is geoptimaliseerd voor gebieden met een slechte verbinding. Volgens Dirks is deze functie een doorbraak voor ondersteuningsteams die werken met apparaten op afgelegen locaties of locaties met beperkte bandbreedte.

"De toegang op afstand via Datto RMM is zoveel beter dan de oplossing die we eerder gebruikten en verhoogt de productiviteit van ons team omdat alles in één platform is geïntegreerd," vertelde hij. "Vooral de nieuwe videofunctie is geweldig: die maakt zelfs in gebieden met een zwakke verbinding uitstekende schermafbeeldingen. Ik ben echt onder de indruk."

Bovendien gaven uitgebreid voorraadbeheer en geavanceerde patchautomatisering het team de tools die ze nodig hadden om de overstap te maken van reactieve ondersteuning naar proactief IT-beheer. Intuïtieve rapportage- en apparaatvergelijkingsfuncties waren van groot belang bij het stroomlijnen van beslissingen over de levenscyclus van hardware, zoals het standaardiseren van het machinepark wanneer een verandering van fabrikant nodig is.

Een ander groot voordeel voor KPS Global is de naadloze integratie tussen Datto RMM, IT Glue Autotask, die de dagelijkse werkzaamheden van het IT-team aanzienlijk efficiënter heeft gemaakt. „Nu communiceren alle systemen gewoon met elkaar”, aldus Dirks. "Als het team een apparaat bekijkt in de RMM, kunnen ze Autotask documentatie opvragen in IT Glue een ticket aanmaken in Autotask . Dit vermindert het schakelen tussen verschillende taken en bespaart ons enorm veel tijd. Vroeger sprongen we heen en weer tussen tools en verloren we onze focus – nu zit alles in één ecosysteem, en dat is voor ons van enorme waarde geweest."

Voor KPS Global heeft de invoering van de juiste technologie niet alleen de directe uitdagingen opgelost, maar ook de gehele IT-aanpak van het bedrijf ingrijpend veranderd. Met Datto RMM als centrale beheersoplossing, geïntegreerd met Autotask, IT Glue andere oplossingen, is het IT-team verder gegaan dan de dagelijkse ondersteuning en richt het zich nu op strategischer denkwerk. “Onze IT-stack verandert de manier waarop onze leidinggevenden in het algemeen over IT binnen ons bedrijf denken,” aldus Dirks. “Het opent deuren waar we voorheen niet eens aan hadden gedacht.”

Deze mentaliteitsverandering heeft geleid tot een gedurfde visie: de interne IT-afdeling omvormen tot een zelfstandige, MSP-achtige organisatie binnen KPS. „We onderzoeken het idee om IT als een eigen bedrijfsonderdeel te runnen – nog steeds onderdeel van KPS, maar functionerend als een MSP,” vertelde Dirks. "Als we nog verder vooruitkijken, is er sprake van het aanbieden van IT-diensten aan externe klanten. De systemen die Kaseya biedt, helpen ons niet alleen om het bedrijf beter te ondersteunen – ze helpen ons ook om als een bedrijf te denken. En dat is spannend."

De invoering van Datto RMM leverde KPS Global direct operationele efficiëntieverbeteringen op. Het IT-team profiteert nu van:

• Gecentraliseerd overzicht van 900 eindpunten met bruikbare inzichten in de inventaris.
• Betrouwbare ondersteuning op afstand, zelfs in omgevingen met een lage bandbreedte.
• Gestroomlijnd patchbeheer, waardoor updates en beleidsregels snel binnen de hele organisatie kunnen worden geïmplementeerd.
• Verbeterde integratie van verschillende omgevingen, met de flexibiliteit om verschillende bedrijfsonderdelen binnen één RMM-instantie afzonderlijk te isoleren en te beheren.

Dankzij Datto RMM is het IT-team van KPS Global overgestapt van het beheer van meerdere losstaande tools naar het gebruik van één geïntegreerd platform dat voldoet aan de eisen van een dynamische, snelgroeiende onderneming. Dit heeft niet alleen het dagelijkse werk van het IT-team vereenvoudigd, maar heeft het bedrijf ook in staat gesteld om zijn uitbreidingsstrategie met succes voort te zetten.

De samenwerking van KPS Global met Datto RMM en Kaseya onderstreept haar streven naar operationele uitmuntendheid, het toekomstbestendig maken van haar IT-infrastructuur en het waarborgen van bedrijfscontinuïteit op grote schaal.