KPS Global LLC: Verbetering van IT-beheer met Datto RMM tijdens snelle groei

Toen KPS Global een periode van agressieve groei inging, werd de IT-omgeving van het bedrijf snel complexer. De groei van het bedrijf op verschillende locaties vormde een unieke uitdaging om de controle, veiligheid en zichtbaarheid van uiteenlopende systemen te behouden.

Logan Dirks, verantwoordelijk voor alle IT-activiteiten bij KPS Global, stond voor grote uitdagingen bij het beheer van ongeveer 900 eindpunten. De vorige opzet was gebaseerd op een combinatie van losstaande tools voor externe toegang, inventaris- en activabeheer en handmatige processen, wat resulteerde in een gefragmenteerd overzicht en inefficiënte workflows. Naarmate de organisatie groeide, maakten deze beperkingen het steeds moeilijker om de activiteiten op te schalen en snel in te spelen op zakelijke behoeften.

"We gebruikten wel vier verschillende applicaties om onze assets bij te houden",legt Dirks uit. "Eén tool zorgde voor externe toegang, met inefficiënte functies voor eindpuntbeheer, een andere beheerde de inventaris en we hadden een ingewikkelde opzet om alles met API's aan elkaar te koppelen – dat werkte niet goed."

 Belangrijkste uitdagingen:

• Beperkt inzicht in hardwarevoorraad en prestaties van bedrijfsmiddelen.
• Problemen met ondersteuning op afstand.
• Gefragmenteerde workflows als gevolg van meerdere losjes geïntegreerde tools.
• Onvoldoende mogelijkheden voor patchbeheer.

Om de bedrijfsvoering te stroomlijnen en zich voor te bereiden op verdere uitbreiding, heeft KPS Global Datto RMM geïmplementeerd. Door deze overstap kon het IT-team cruciale functies samenbrengen in één uniform platform, waardoor de controle en responstijden aanzienlijk zijn verbeterd.

Een van de opvallende voordelen van Datto RMM was de mogelijkheid om omgevingen te segmenteren op basis van verschillende bedrijfsonderdelen — cruciaal voor het behoud van de organisatiestructuur en tegelijkertijd het ondersteunen van autonomie binnen elke entiteit.

"In ons bedrijf hebben verschillende locaties niet noodzakelijkerwijs dezelfde IT-omgeving, dus flexibiliteit is essentieel voor onze teams en technici", aldus Dirks. "Met Datto RMM kunnen we entiteiten indien nodig duidelijk van elkaar scheiden. Dit maakt het een stuk eenvoudiger om werkstations, servers en netwerkapparatuur op alle locaties die we beheren te volgen en te monitoren."

Het platform bood ook superieure mogelijkheden voor toegang op afstand, vooral met de introductie van een nieuwe videofunctie die is geoptimaliseerd voor gebieden met een slechte verbinding. Volgens Dirks is deze functie een doorbraak voor ondersteuningsteams die werken met apparaten op afgelegen locaties of locaties met beperkte bandbreedte.

"De externe toegang via Datto RMM is zoveel beter dan de vorige oplossing die we gebruikten en verhoogt de productiviteit van ons team omdat alles in één platform is geïntegreerd", vertelde hij. "Vooral met de nieuwe videofunctie – die maakt zelfs in gebieden met een slechte verbinding geweldige schermafbeeldingen. Ik ben erg onder de indruk."

Bovendien gaven uitgebreid voorraadbeheer en geavanceerde patchautomatisering het team de tools die ze nodig hadden om de overstap te maken van reactieve ondersteuning naar proactief IT-beheer. Intuïtieve rapportage- en apparaatvergelijkingsfuncties waren van groot belang bij het stroomlijnen van beslissingen over de levenscyclus van hardware, zoals het standaardiseren van het machinepark wanneer een verandering van fabrikant nodig is.

Een ander groot voordeel voor KPS Global is de naadloze integratie tussen Datto RMM, IT Glue Autotask, die het IT-team een nieuwe efficiëntie heeft gebracht in de dagelijkse werkzaamheden. "Nu communiceert alles met elkaar", aldus Dirks. "Als het team een apparaat in de RMM bekijkt, kunnen ze Autotask documentatie in IT Glue opvragen IT Glue een ticket in Autotask aanmaken. Dat vermindert het schakelen tussen verschillende contexten en bespaart ons enorm veel tijd. Vroeger schakelden we voortdurend tussen verschillende tools en verloren we onze vaart. Nu zit alles in één ecosysteem, en dat is voor ons een enorme verbetering."

Voor KPS Global heeft het gebruik van de juiste technologie meer gedaan dan alleen het oplossen van directe uitdagingen: het heeft de hele benadering van IT binnen het bedrijf veranderd. Met Datto RMM als centrale oplossing voor beheer, geïntegreerd met Autotask, IT Glue andere oplossingen, is het IT-team verder gegaan dan alleen dagelijkse ondersteuning en denkt het nu meer strategisch. "Onze IT-stack verandert de manier waarop onze leidinggevenden in het algemeen over IT in ons bedrijf denken", aldus Dirks. "Het opent deuren waar we voorheen niet eens aan hadden gedacht."

Deze mentaliteitsverandering heeft geleid tot een gedurfde visie: de interne IT-afdeling transformeren tot een zelfstandige, MSP organisatie binnen KPS. "We onderzoeken het idee om IT als een eigen bedrijfsonderdeel te runnen – nog steeds onderdeel van KPS, maar functionerend als een MSP", aldus Dirks. "Als we nog verder vooruitkijken, is er sprake van het aanbieden van IT-diensten aan externe klanten. De systemen die Kaseya aanbiedt, helpen ons niet alleen om het bedrijf beter te ondersteunen, maar ook om te denken als een bedrijf. En dat is spannend."

De implementatie van Datto RMM zorgde voor onmiddellijke operationele efficiëntieverbeteringen bij KPS Global. Het IT-team profiteert nu van:

• Gecentraliseerd overzicht van 900 eindpunten met bruikbare inzichten in de inventaris.
• Betrouwbare ondersteuning op afstand, zelfs in omgevingen met een lage bandbreedte.
• Gestroomlijnd patchbeheer, waardoor updates en beleidsregels snel binnen de hele organisatie kunnen worden geïmplementeerd.
• Verbeterde integratie van verschillende omgevingen, met de flexibiliteit om verschillende bedrijfsonderdelen onafhankelijk van elkaar te isoleren en te beheren binnen één RMM-instantie.

Met Datto RMM is het IT-team van KPS Global overgestapt van het beheer van meerdere losstaande tools naar het gebruik van een uniform platform dat voldoet aan de eisen van een dynamische, snelgroeiende onderneming. Dit heeft niet alleen het dagelijkse werk van het IT-team vereenvoudigd, maar ook het bedrijf in staat gesteld om zijn expansiestrategie voort te zetten.

De samenwerking van KPS Global met Datto RMM en Kaseya onderstreept haar streven naar operationele uitmuntendheid, het toekomstbestendig maken van haar IT-infrastructuur en het waarborgen van bedrijfscontinuïteit op grote schaal.