KPS Global LLC: Verbetering van het IT-beheer met Datto RMM tijdens een periode van snelle groei

Hoogtepunten uit de casestudy

Toen KPS Global een fase van krachtige groei inging, werd de IT-omgeving van het bedrijf in rap tempo complexer. De uitbreiding van het bedrijf naar verschillende vestigingen en locaties vormde een unieke uitdaging wat betreft het behoud van controle, beveiliging en inzicht in de uiteenlopende systemen.

Logan Dirks, verantwoordelijk voor alle IT-activiteiten bij KPS Global, stond voor grote uitdagingen bij het beheer van ongeveer 900 endpointsen. De vorige opzet was gebaseerd op een combinatie van losstaande tools voor externe toegang, inventaris- en activabeheer en handmatige processen, wat resulteerde in een gefragmenteerd overzicht en inefficiënte workflows. Naarmate de organisatie groeide, maakten deze beperkingen het steeds moeilijker om de activiteiten op te schalen en snel in te spelen op zakelijke behoeften.

"We gebruikten wel vier verschillende applicaties om onze assets bij te houden",legt Dirks uit. "Eén tool zorgde voor externe toegang, met inefficiënte functies voor endpointsbeheer, een andere beheerde de inventaris en we hadden een ingewikkelde opzet om alles met API's aan elkaar te koppelen – dat werkte niet goed."

 Belangrijkste uitdagingen:

• Beperkt inzicht in de hardwarevoorraad en de prestaties van de bedrijfsmiddelen.
• Problemen met ondersteuning op afstand.
• Versnipperde werkprocessen als gevolg van meerdere, losjes geïntegreerde tools.
• Onvoldoende mogelijkheden voor patchbeheer.

Met Datto RMM kunnen we meerdere vestigingen en productieruimtes indelen en beheren zonder de controle te verliezen.

Logan Dirks, manager IT-operaties

Om de bedrijfsvoering te stroomlijnen en zich voor te bereiden op verdere uitbreiding, heeft KPS Global Datto RMM geïmplementeerd. Dankzij deze overstap kon het IT-team cruciale functies samenbrengen op één geïntegreerd platform, waardoor de controle en de reactietijden aanzienlijk zijn verbeterd.

Een van de opvallendste voordelen van Datto RMM was de mogelijkheid om omgevingen in te delen per bedrijfsonderdeel — van cruciaal belang voor het behoud van de organisatiestructuur en tegelijkertijd het ondersteunen van de autonomie binnen elke entiteit.

“Binnen ons bedrijf maken de verschillende vestigingen niet per se gebruik van dezelfde IT-omgeving, dus flexibiliteit is van cruciaal belang voor onze teams en technici,” aldus Dirks. “Met Datto RMM kunnen we entiteiten waar nodig duidelijk van elkaar scheiden. Dit maakt het een stuk eenvoudiger om werkstations, servers en netwerkapparatuur op alle vestigingen die we beheren te volgen en te monitoren.”

Het platform bood bovendien uitstekende mogelijkheden voor toegang op afstand, met name dankzij de introductie van een nieuwe videofunctie die is geoptimaliseerd voor gebieden met een slechte internetverbinding. Volgens Dirks betekent deze functie een doorbraak voor ondersteuningsteams die werken met apparaten op afgelegen locaties of op locaties met beperkte bandbreedte.

“De toegang op afstand via Datto RMM is nu zoveel beter dan de vorige oplossing die we gebruikten en verhoogt de productiviteit van ons team, omdat alles in één platform is geïntegreerd,” vertelde hij. “Vooral de nieuwe videofunctie is geweldig: die maakt zelfs in gebieden met een zwakke verbinding uitstekende schermafbeeldingen. Ik ben er echt van onder de indruk.”

Bovendien gaven een uitgebreid voorraadbeheer en geavanceerde automatisering van patches het team de middelen die het nodig had om de overstap te maken van reactieve ondersteuning naar proactief IT-beheer. Intuïtieve rapportage- en apparaatvergelijkingsfuncties speelden een cruciale rol bij het stroomlijnen van beslissingen over de levenscyclus van hardware, zoals het standaardiseren van het apparaatpark wanneer een overstap naar een andere fabrikant nodig is.

Een ander groot voordeel voor KPS Global is de naadloze integratie tussen Datto RMM, IT Glue en Autotask, die de dagelijkse werkzaamheden van het IT-team aanzienlijk efficiënter heeft gemaakt. „Nu communiceert alles gewoon met elkaar,” aldus Dirks. “Als het team een apparaat in de RMM bekijkt, kunnen ze direct documentatie opvragen via IT Glue of meteen een ticket aanmaken op Autotask . Dit vermindert het schakelen tussen verschillende taken en bespaart ons enorm veel tijd. Vroeger moesten we steeds tussen verschillende tools schakelen en verloren we daardoor vaart – nu zit alles in één ecosysteem, en dat is voor ons van enorme waarde geweest.”

Voor KPS Global heeft de invoering van de juiste technologie meer gedaan dan alleen de directe uitdagingen oplossen — het heeft de gehele IT-aanpak van het bedrijf ingrijpend veranderd. Met Datto RMM als centrale beheeroplossing, geïntegreerd met Autotask, IT Glue en andere oplossingen, is het IT-team verder gegaan dan de dagelijkse ondersteuning en richt het zich nu op een meer strategische aanpak. “Onze IT-stack verandert de manier waarop onze leidinggevenden in het algemeen over IT binnen ons bedrijf denken”, aldus Dirks. “Het opent deuren waar we voorheen nog niet eens aan hadden gedacht.”

Deze mentaliteitsverandering heeft geleid tot een gedurfde visie: de interne IT-afdeling omvormen tot een zelfstandige, MSP-achtige organisatie binnen KPS. “We onderzoeken het idee om IT als een eigen bedrijfsonderdeel te runnen — nog steeds onderdeel van KPS, maar functionerend als een MSP,” vertelde Dirks. „Als we nog verder vooruitkijken, is er sprake van het aanbieden van IT-diensten aan externe klanten. De systemen die Kaseya aanbiedt, helpen ons niet alleen om het bedrijf beter te ondersteunen – ze helpen ons ook om als een bedrijf te denken. En dat is spannend.”

De invoering van Datto RMM leverde KPS Global onmiddellijk operationele efficiëntieverbeteringen op. Het IT-team profiteert nu van:

• Gecentraliseerd overzicht van 900 endpointsen met bruikbare inzichten in de inventaris.
• Betrouwbare ondersteuning op afstand, zelfs in omgevingen met een lage bandbreedte.
• Gestroomlijnd patchbeheer, waardoor updates en beleidsregels snel binnen de hele organisatie kunnen worden geïmplementeerd.
• Verbeterde integratie van verschillende omgevingen, met de flexibiliteit om verschillende bedrijfsonderdelen binnen één RMM-instantie afzonderlijk te isoleren en te beheren.

Dankzij Datto RMM is het IT-team van KPS Global overgestapt van het beheer van meerdere losstaande tools naar het gebruik van één geïntegreerd platform dat voldoet aan de eisen van een dynamische, snelgroeiende onderneming. Dit heeft niet alleen het dagelijkse werk van het IT-team vereenvoudigd, maar het bedrijf ook in staat gesteld om zijn uitbreidingsstrategie met succes voort te zetten.

De samenwerking van KPS Global met Datto RMM en Kaseya onderstreept haar streven naar operationele uitmuntendheid, het toekomstbestendig maken van haar IT-infrastructuur en het waarborgen van bedrijfscontinuïteit op grote schaal.