Hoe Offen Petroleum zijn IT-activiteiten vijf keer sneller uitvoert met IT Glue

Hoogtepunten uit de casestudy

• Sinds de implementatie van IT Glue voert het IT-team van Offen Petroleum taken tot wel 4 à 5 keer sneller uit, waardoor er geen tijd meer verloren gaat aan het zoeken naar documentatie, wachtwoorden en systeeminformatie.
• Een vijfkoppig IT-team ondersteunt de landelijke activiteiten van Offen en levert IT-diensten aan tankstations, wagenparken, overheidsinstanties en industriële klanten.
• Dankzij gestandaardiseerde documentatie kan Offen nieuw overgenomen vestigingen sneller in het systeem opnemen, waardoor het IT-team de systemen snel en op een uniforme manier kan integreren.
• Dankzij de integraties met Autotask en Datto RMM worden tickets, meldingen en documentatie aan elkaar gekoppeld, waardoor technici het volledige plaatje te zien krijgen zonder van tool te hoeven wisselen.
• Gecentraliseerde documentatie ondersteunt de naleving van de regelgeving in meer dan 40 staten, waardoor Offen het risico op controles kan verminderen en indien nodig snel nauwkeurige documenten kan overleggen.

Bedrijven die zich geen stilstand kunnen veroorloven

Offen Petroleum doet al tientallen jaren één ding buitengewoon goed: brandstof leveren op de juiste plek, op het juiste moment, keer op keer. Wat Company jaren dertig begon als Reedy Coal and Fuel Company is uitgegroeid tot een van de grootste brandstofdistributeurs van het land, die benzinestations, wagenparken, overheidsinstanties en industriële klanten in het hele land bedient.

Die groei bracht nieuwe uitdagingen met zich mee. Naast de levering van brandstof ondersteunt Offen tankstationhouders met de technologie en de naleving van regelgeving die nodig zijn om veilig te kunnen opereren. Voor het IT-team betekende dit dat ze, naast de voortdurende overnames en groei, een steeds groter wordende mix van systemen, locaties, gebruikers en wettelijke eisen moesten beheren.

Voor Josh Atkinson, de IT-verantwoordelijke voor die omgeving, stond één ding al vroeg vast: de bedrijfszekerheid hangt af van betrouwbare documentatie.

Met een klein IT-team van vijf personen dat een verspreid, op compliance gericht bedrijf ondersteunde, kon Offen zich geen inefficiëntie veroorloven, noch dat de kennis van de organisatie vastzat in individuele inboxen of spreadsheets. Cruciale informatie – van gebruikerstoegang en licenties tot domeinen, wachtwoorden en abonnementen bij leveranciers – moest accuraat, gecentraliseerd en toegankelijk zijn.

Naarmate Offen groeide en nieuwe vestigingen overnam, werd deze uitdaging steeds groter. Elke overname bracht nieuwe systemen, configuraties en belanghebbenden met zich mee. Zonder een consistent documentatiekader zou de integratie van die omgevingen de ondersteuning vertragen en de risico’s vergroten.

Een centrale bron van waarheid creëren met IT Glue

Offen heeft IT Glue gekozen IT Glue basis voor het ordenen en in de praktijk brengen van IT-kennis binnen het hele bedrijf. In plaats van documentatie te beschouwen als statische aantekeningen, gebruikt het team IT Glue een dynamisch registratiesysteem dat hun werkelijke omgeving weerspiegelt.

Vóór IT Glue stond de documentatie voornamelijk in Microsoft Teams-bestanden en verspreide documenten. Naarmate de organisatie groeide, werd die aanpak al snel moeilijk te onderhouden en nog moeilijker doorzoekbaar.

IT Glue tegenwoordig een veilige, gecentraliseerde opslagplaats voor documentatie, draaiboeken, configuraties en inloggegevens, waardoor de manier waarop het team kennis beheert en deelt ingrijpend verandert.

IT Glue ondersteunt het IT-team van Offen IT Glue door het volgende te centraliseren:

• Klanten- en interne „klant”-gegevens, inclusief toegang voor afdelingen via MyGlue
• Contactgegevens van gebruikers, Microsoft-licenties en domeingegevens worden op één plek gesynchroniseerd en bijgehouden
• Wachtwoorden en serviceaccounts beveiligd met MFA
• Documentatie op winkel- en locatieniveau is van cruciaal belang voor de ondersteuning van verspreide vestigingen
• Actieve links en gestructureerde gegevens die worden gebruikt voor het maken van éénpagina-documenten en naslagwerken

De onderlinge verbanden tussen bedrijfsmiddelen vormen een essentieel onderdeel van de waarde. Door gebruikers, systemen, inloggegevens en abonnementen met elkaar te koppelen, krijgen technici snel inzicht in de context, in plaats van dat ze informatie uit verschillende tools bij elkaar moeten sprokkelen.

De chaos van versnipperde documentatie vermijden

Voor Offen IT Glue het grootste voordeel van IT Glue dat de inefficiënties die voortvloeien uit versnipperde documentatie IT Glue weggenomen.

Naarmate het IT-team groeide en het bedrijf steeds meer nieuwe activiteiten overnam, zorgde het platform ervoor dat de documentatie werd omgevormd van een wirwar van losse notities tot gestructureerde, onderhoudbare kennis.

In vergelijking met de omgevingen die Offen heeft overgenomen en waarvoor geen consistente documentatie beschikbaar was, is het verschil enorm.

Door de documentatie al in een vroeg stadium van de bedrijfsgroei te centraliseren, wist het team de operationele knelpunten te vermijden die de groei van organisaties vaak vertragen.

Documentatie die groei ondersteunt, niet alleen dagelijkse ondersteuning

Een van de belangrijkste voordelen van IT Glue Offen doet zich vooral voor bij overnames. Wanneer nieuwe vestigingen en systemen in gebruik worden genomen, vormt de documentatie de schakel tussen de inventarisatie en de operationele gereedheid.

In plaats van helemaal opnieuw te beginnen, kan het IT-team nieuwe omgevingen snel en consistent in kaart brengen, bedrijfsmiddelen koppelen aan bestaande workflows en informatie zonder problemen beschikbaar stellen aan de juiste teams.

Die consistentie komt Offen goed van pas:

• De inwerktijd voor nieuw overgenomen vestigingen verkorten
• Zorg voor bedrijfscontinuïteit tijdens overgangen
• Verminder het risico dat cruciale informatie over het hoofd wordt gezien

Ondersteuning van naleving binnen een complexe, in meerdere staten opererende organisatie

Offen is actief in meer dan 40 staten en verzorgt in meer dan 20 daarvan rechtstreekse brandstofleveringen, waardoor het bedrijf te maken heeft met een aanzienlijke compliance-last. Van rapportage over accijnzen in meerdere staten en milieuregelgeving tot PCI DSS-vereisten, leverancierslicenties en contractbeheer: het IT-team moet een breed scala aan compliance-verplichtingen beheren in een sterk gedistribueerde omgeving.

IT Glue een cruciale rol als centraal registratiesysteem voor de informatie waarop de naleving is gebaseerd. De inloggegevens van serviceaccounts worden beveiligd met MFA, softwarelicenties worden gekoppeld aan specifieke gebruikers en systemen, en leveranciersdocumentatie en configuraties op locatieniveau worden bijgehouden in een gestructureerd, toegankelijk formaat.

Naarmate Offen door overnames blijft groeien, wordt die documentatiebasis snel uitgebreid naar nieuwe omgevingen, waardoor het risico op lacunes in de naleving tijdens overgangen wordt verminderd.

Wanneer er audits plaatsvinden of documentatie wordt opgevraagd, kan het IT-team snel nauwkeurige, actuele gegevens overleggen zonder handmatig in losstaande systemen te hoeven zoeken.

Betere resultaten dankzij geïntegreerde werkprocessen

IT Glue als het documentatiesysteem van Offen en is nauw geïntegreerd met Autotask , Datto RMM, EDR en andere tools in hun omgeving. Technici hoeven niet langer tussen verschillende systemen te schakelen om antwoorden te vinden — documentatie, meldingen en tickets blijven met elkaar verbonden.

Die integratie is van cruciaal belang in een omgeving met grote volumes en meerdere locaties. Doordat Autotask tickets, workflows, tijdregistratie, projecten en wijzigingsbeheer Autotask en IT Glue een gestructureerde context IT Glue , kunnen technici hun aandacht erbij houden in plaats van te verdwalen tussen verschillende schermen en tools.

Het gevolg is:

• Kaartjes gaan sneller
• De eigendomsverhoudingen zijn duidelijker
• Het team krijgt meer inzicht in de dagelijkse bedrijfsvoering en de langetermijnplanning