Hoe Offen Petroleum zijn IT-activiteiten 5x sneller uitvoert met IT Glue

Hoogtepunten uit de casestudy

• Na de implementatie van IT Glue voert het IT-team van Offen Petroleum taken tot wel 4 à 5 keer sneller uit, waardoor er geen tijd meer verloren gaat aan het zoeken naar documentatie, wachtwoorden en systeeminformatie.
• Een vijfkoppig IT-team ondersteunt de landelijke activiteiten van Offen en levert IT-diensten aan tankstations, wagenparken, overheidsinstanties en industriële klanten.
• Dankzij gestandaardiseerde documentatie kan Offen nieuw overgenomen vestigingen sneller in het systeem opnemen, waardoor het IT-team de systemen snel en op een uniforme manier kan integreren.
• Dankzij de integraties met Autotask PSA en Datto RMM worden tickets, meldingen en documentatie aan elkaar gekoppeld, waardoor technici het volledige plaatje kunnen zien zonder van tool te hoeven wisselen.
• Dankzij de gecentraliseerde documentatie wordt naleving in meer dan 40 staten ondersteund, waardoor Offen het auditrisico kan verminderen en indien nodig snel nauwkeurige documenten kan overleggen.

Tankactiviteiten waarbij stilstand onaanvaardbaar is

Offen Petroleum doet al tientallen jaren één ding buitengewoon goed: brandstof altijd op het juiste moment op de juiste plaats leveren. Wat eind jaren dertig begon als Reedy Coal and Fuel Company, is uitgegroeid tot een van de grootste brandstofdistributeurs van het land, die benzinestations, wagenparken, overheidsinstanties en industriële klanten in het hele land bedient.

Die groei bracht nieuwe complexiteit met zich mee. Naast de levering van brandstof ondersteunt Offen tankstationhouders met de technologie en de naleving van regelgeving die nodig zijn om veilig te kunnen opereren. Voor het IT-team betekende dit dat het, naast de voortdurende overnames en groei, een steeds uitgebreider wordende mix van systemen, locaties, gebruikers en wettelijke eisen moest beheren.

Voor Josh Atkinson, de IT-verantwoordelijke voor die omgeving, was één ding al vroeg duidelijk: de operationele betrouwbaarheid hangt af van documentatie waarop je kunt vertrouwen.

Met een klein IT-team van vijf personen dat een verspreid, op compliance gericht bedrijf ondersteunde, kon Offen zich geen inefficiënties veroorloven, noch dat institutionele kennis vastzat in individuele inboxen of spreadsheets. Cruciale informatie — van gebruikerstoegang en licenties tot domeinen, wachtwoorden en abonnementen bij leveranciers — moest nauwkeurig, gecentraliseerd en toegankelijk zijn.

Naarmate Offen groeide en nieuwe vestigingen overnam, werd deze uitdaging steeds groter. Elke overname bracht nieuwe systemen, configuraties en belanghebbenden met zich mee. Zonder een consistent documentatiekader zou de integratie van die omgevingen de ondersteuning vertragen en de risico’s vergroten.

We zochten een manier om alles met elkaar te verbinden — gebruikers, systemen, licenties en relaties — zonder dat dit extra werk voor het team met zich mee zou brengen.

Josh Atkinson, vicepresident Informatietechnologie

Het creëren van één enkele betrouwbare bron met IT Glue

Offen heeft ‘ IT Glue ’ gekozen als basis voor het structureren en in de praktijk brengen van IT-kennis binnen de hele organisatie. In plaats van documentatie te beschouwen als statische aantekeningen, gebruikt het team ‘ IT Glue ’ als een dynamisch registratiesysteem dat een getrouwe weergave vormt van hun werkelijke omgeving.

Vóór IT Glue stond de documentatie voornamelijk in Microsoft Teams-bestanden en verspreide documenten. Naarmate de organisatie groeide, werd die aanpak al snel moeilijk te onderhouden en nog moeilijker om in te zoeken.

IT Glue biedt tegenwoordig een veilige, gecentraliseerde opslagplaats voor documentatie, handleidingen, configuraties en inloggegevens — en zorgt daarmee voor een complete verandering in de manier waarop het team kennis beheert en deelt.

IT Glue ondersteunt nu het IT-team van Offen door het volgende te centraliseren:

• Klanten- en interne „klant”-records, inclusief toegang voor afdelingen via MyGlue
• Contactgegevens van gebruikers, Microsoft-licenties en domeingegevens worden op één plek gesynchroniseerd en bijgehouden
• Wachtwoorden en serviceaccounts beveiligd met MFA
• Documentatie op winkel- en vestigingsniveau is van cruciaal belang voor de ondersteuning van verspreide locaties
• Actieve links en gestructureerde gegevens die worden gebruikt voor het maken van éénpagina-overzichten en naslagwerken

De onderlinge relaties tussen bedrijfsmiddelen vormen een essentieel onderdeel van de waarde. Door gebruikers, systemen, inloggegevens en abonnementen met elkaar te koppelen, kunnen technici snel de context doorgronden, in plaats van informatie uit verschillende tools bij elkaar te moeten puzzelen.

De chaos van versnipperde documentatie vermijden

Voor Offen is het belangrijkste voordeel van ‘ IT Glue ’ dat de inefficiënties die voortvloeien uit versnipperde documentatie zijn weggenomen.

Naarmate het IT-team groeide en het bedrijf steeds meer nieuwe activiteiten overnam, hielp het platform om de documentatie te transformeren van onsamenhangende notities van één pagina naar gestructureerde, onderhoudbare kennis.

In vergelijking met de omgevingen die Offen heeft overgenomen en waarvoor geen consistente documentatie beschikbaar was, is het verschil enorm.

Zonder IT Glue zouden taken vier tot vijf keer zo lang duren. We zouden dan naar informatie moeten zoeken, achter verouderde bestanden aan moeten jagen, met meerdere wachtwoordtools moeten jongleren, contracten moeten opsporen en vaak dezelfde problemen opnieuw moeten oplossen omdat niemand de juiste documentatie had opgeslagen.

Josh Atkinson, vicepresident Informatietechnologie

Door de documentatie al in een vroeg stadium van de groei van het bedrijf te centraliseren, wist het team de operationele knelpunten te vermijden die de schaalvergroting van organisaties vaak vertragen.

Documentatie die groei ondersteunt, niet alleen dagelijkse ondersteuning

Een van de belangrijkste voordelen van IT Glue voor Offen is gebleken bij overnames. Naarmate nieuwe vestigingen en systemen in gebruik worden genomen, vormt de documentatie de schakel tussen de inventarisatie en de operationele gereedheid.

In plaats van helemaal vanaf nul te beginnen, kan het IT-team nieuwe omgevingen snel en op een consistente manier in kaart brengen, bedrijfsmiddelen koppelen aan bestaande workflows en informatie zonder problemen beschikbaar stellen aan de juiste teams.

Die consistentie komt Offen ten goede:

• De inwerktijd voor nieuw overgenomen vestigingen verkorten
• De bedrijfscontinuïteit waarborgen tijdens overgangen
• Verminder het risico dat cruciale informatie over het hoofd wordt gezien

Ondersteuning van de naleving binnen een complexe, in meerdere staten opererende organisatie

Offen is actief in meer dan 40 staten en verzorgt in meer dan 20 daarvan rechtstreekse brandstofleveringen, waardoor het bedrijf te maken heeft met een aanzienlijke omvang aan nalevingsverplichtingen. Van rapportage over accijnzen in meerdere staten en milieuregelgeving tot PCI DSS-vereisten, vergunningen voor leveranciers en contractbeheer: het IT-team moet een breed scala aan nalevingsverplichtingen beheren in een sterk gedistribueerde omgeving.

IT Glue speelt een cruciale rol als centraal registratiesysteem voor de informatie waarop de naleving is gebaseerd. De inloggegevens van serviceaccounts worden beveiligd met MFA, softwarelicenties zijn gekoppeld aan specifieke gebruikers en systemen, en leveranciersdocumentatie en configuraties op locatieniveau worden bijgehouden in een gestructureerd, toegankelijk formaat.

Naarmate Offen door overnames blijft groeien, wordt die documentatiebasis snel uitgebreid naar nieuwe omgevingen — waardoor het risico op tekortkomingen op het gebied van naleving tijdens overgangen wordt verminderd.

Wanneer er audits plaatsvinden of documentatie wordt opgevraagd, kan het IT-team snel nauwkeurige, actuele gegevens overleggen zonder handmatig in losstaande systemen te hoeven zoeken.

Betere resultaten dankzij geïntegreerde werkprocessen

IT Glue dient als het documentatiesysteem van Offen en is nauw geïntegreerd met Autotask PSA, Datto RMM, EDR en andere tools in hun omgeving. Technici hoeven niet langer tussen verschillende systemen te schakelen om antwoorden te vinden — documentatie, meldingen en tickets blijven met elkaar verbonden.

Die integratie is van groot belang in een omgeving met grote volumes en meerdere locaties. Doordat Autotask tickets, workflows, tijdregistratie, projecten en verandermanagement beheert, en IT Glue voor een gestructureerde context zorgt, kunnen technici hun aandacht erbij houden in plaats van te verdwalen tussen verschillende schermen en tools.

Het gevolg hiervan is:

• Kaartjes gaan sneller van de hand
• De eigendomsverhoudingen zijn duidelijker
• Het team krijgt een beter inzicht in de dagelijkse bedrijfsvoering en de langetermijnplanning

IT Glue biedt ons één centrale bron van waarheid waarin gebruikers, systemen, licenties en inloggegevens allemaal met elkaar zijn verbonden — zodat ons team altijd het volledige overzicht heeft, zeker nu we door overnames verder groeien.

Josh Atkinson, vicepresident Informatietechnologie