RunBiz

Hoogtepunten uit de casestudy

De uitdaging

Voordat Run Business Solutions IT Glue ging gebruiken, documenteerde het bedrijf alles in de ConnectWise Knowledge Base, die zich in het gedeelte ‘Notities’ van de tool bevindt. Dit leek op een notitieblok en voldeed niet als hulpmiddel om alle omgevingen van hun klanten volledig in kaart te brengen.

RunBiz heeft veel klanten, en zij moeten ervoor zorgen dat hun documentatie overzichtelijk en veilig is en dat verschillende aspecten van hun bedrijfsvoering via integraties worden geautomatiseerd.

De oplossing die ze voorheen gebruikten, was niet ontworpen als een IT-documentatieplatform dat geschikt was voor een MSP. Daardoor verliep de overdracht van die informatie in het begin moeizaam en moest het team veel doorzettingsvermogen aan de dag leggen om het vol te houden.

De oplossing

Met IT Glue kon RunBiz zijn bedrijfsvoering verbeteren door middel van consolidatie en door gebruik te maken van oplossingen zoals MyGlue en Network Glue. Bovendien is IT Glue intuïtief en gemakkelijk te navigeren. Hierdoor kon iedereen bij RunBiz de gegevens van zijn activa en bijbehorende items in één venster bekijken, wat kostbare tijd bespaarde en de productiviteit verhoogde.

“IT Glue is geweldig! Doordat de assets zijn onderverdeeld in kern- en flexibele assets, is alles vanaf het begin automatisch overzichtelijk georganiseerd,” aldus Chris Donathan, technisch manager bij RunBiz. Hij is verantwoordelijk voor diverse taken, zoals beveiligingsprocessen, operationele normen, documentbeheer en meer.

Naast IT Glue maakt RunBiz ook gebruik van MyGlue, Network Glue en myITprocess om zijn bedrijfsvoering verder te stroomlijnen.

Hij voegde hieraan toe: „Bovendien kunnen onze klanten ook een overzicht van hun activa bijhouden. Onze klanten uit de productiesector hebben de mogelijkheid om de garantiegegevens en serienummers van hun apparatuur bij te houden. Dit maakt het voor onze klanten gemakkelijk om toegang te krijgen tot informatie. Bovendien kunnen wij zo alle gegevens van onze klanten up-to-date en gemakkelijk toegankelijk houden.”

RunBiz deelde vroeger gevoelige informatie, zoals wachtwoorden, via spreadsheets met hun eindgebruikers. Daardoor moesten ze meer documentatie versturen dan nodig was, alleen maar om er zeker van te zijn dat ze alles hadden wat ze zochten. Dit vormde niet alleen een veiligheidsrisico, maar was ook een inefficiënte manier van communiceren en samenwerken met klanten.

Met MyGlue in hun toolstack kunnen ze nu 'collaboration-as-a-service' aanbieden en hun klantrelaties versterken door transparant te zijn met hun documentatie en hun klanten toegang te geven tot hun eigen gegevens.

Chris deelde enkele best practices om optimaal gebruik te maken van MyGlue voor hun bedrijf en klanten. Hieronder valt het instellen van MFA voor de eindgebruiker en het simpelweg volgen van de implementatiehandleiding, aangezien deze uitgebreid en gemakkelijk te volgen is. Hij zegt ook: „Let heel goed op de beveiligingsgroepen om ervoor te zorgen dat eindgebruikers precies krijgen wat ze willen.”

Beveiligingsgroepen is een krachtige functie waarmee u op een veilige manier alleen die documentatie kunt delen die u voor een specifieke groep gebruikers zichtbaar wilt maken. U kunt de samenwerking met klanten versnellen door groepen zo in te stellen dat dit het beste aansluit bij uw organisatie en uw werkprocessen.

RunBiz gebruikte voorheen Auvik voor netwerkdetectie. Nu maken ze echter gebruik van Network Glue om een volledig overzicht te krijgen van alle infrastructuren die ze beheren.

“Met Network Glue weet je precies waar je iets kunt vinden als we de stekker ergens uit moeten trekken. Als we problemen moeten oplossen, krijg je heel veel nuttige informatie, bijvoorbeeld of een bepaald apparaat is aangesloten op een specifieke switch of firewall. Je kunt ook zien waar de primaire domeincontroller zich bevindt en wat er allemaal op is aangesloten,” vertelde Chris.

RunBiz haalt ook het maximale uit IT Glue door te integreren met myITprocess. Vóór myITprocess maakte RunBiz nog geen gebruik van een vCIO-oplossing, maar het bedrijf had wel behoefte aan een gestandaardiseerde manier om technologische afstemming te realiseren. Dankzij de integratie van ConnectWise en IT Glue werd dit voor myITprocess een fluitje van een cent.

RunBiz kon met behulp van myITprocess afstemmingsbeoordelingen uitvoeren, technologische roadmaps voor klanten opstellen, de samenwerking met bestaande klanten uitbreiden en de beveiligingsmaatregelen en best practices binnen de sector beter op elkaar afstemmen om het aantal supportverzoeken te verminderen.

Door te integreren met IT Glue kunnen ze configuraties van IT Glue en informatie over flexibele bedrijfsmiddelen direct koppelen aan de normenbibliotheek, waardoor ze gemakkelijk hiaten kunnen opsporen en de beoordelingstijd kunnen verkorten. Op basis van de geïdentificeerde hiaten en afwijkingen kon RunBiz eenvoudig een ticket aanmaken binnen hun PSA, ConnectWise, rechtstreeks via myITprocess.

De resultaten

Chris zegt: „We maken al vele jaren gebruik van IT Glue . Het heeft iedereen bij RunBiz enorm veel tijd bespaard, en we zijn allemaal dol op deze tool – van de manier waarop het dagelijkse taken versnelt tot hoe het zo naadloos samenwerkt met MyGlue, Network Glue en myITprocess.”

Door ‘ MyGlue ’ in hun dienstenaanbod op te nemen, heeft RunBiz een concurrentievoordeel verworven door de nadruk te leggen op samenwerking met klanten en het veilig delen van documentatie. Voor RunBiz heeft ‘ MyGlue ’ bovendien het onboardingproces voor nieuwe klanten verbeterd. “We kunnen gewoon hun MyGlue -account aanmaken en hen direct toegang geven tot alleen bepaalde wachtwoorden en documentatie. Dit helpt ons ook om hen beter van dienst te zijn.”

Network Glue heeft hen geholpen een beter overzicht te krijgen van de IT-omgevingen die zij beheren, zowel bij het grondig onderzoeken van een netwerk als bij het oplossen van specifieke problemen.

RunBiz breidt zijn activiteiten uit met behulp van myITprocess, een oplossing die het bedrijf nu van alle klanten verlangt om de technologie goed op elkaar af te stemmen. myITprocess heeft bovendien het aantal supporttickets weten te verminderen door beveiligingsoplossingen af te stemmen op best practices.

We maken al vele jaren gebruik van IT Glue . Het heeft ons enorm veel tijd bespaard en we zijn allemaal dol op deze tool – van de manier waarop het dagelijkse taken versnelt tot hoe het zo naadloos samenwerkt met MyGlue, Network Glue en myITprocess.