RunBiz

De uitdaging

Voordat Run Business Solutions IT Glue ging gebruiken, documenteerde het bedrijf alles in de ConnectWise Knowledge Base, die zich in het gedeelte ‘Notities’ van de tool bevindt. Dit leek op een notitieblok en voldeed niet om de volledige omgevingen van al hun klanten te documenteren.

RunBiz heeft veel klanten, en zij moeten ervoor zorgen dat hun documentatie overzichtelijk en veilig is en dat verschillende aspecten van hun bedrijfsvoering via integraties worden geautomatiseerd.

De oplossing die ze voorheen gebruikten, was niet ontworpen als een IT-documentatieplatform dat geschikt was voor een MSP. Daardoor verliep de overdracht van die informatie in het begin moeizaam en moest het team veel discipline aan de dag leggen om het vol te houden.

De oplossing

Dankzij IT Glue kon RunBiz zijn bedrijfsvoering verbeteren door middel van consolidatie en door gebruik te maken van oplossingen zoals MyGlue Network Glue. Bovendien IT Glue intuïtief en gebruiksvriendelijk. Hierdoor kon iedereen bij RunBiz de gegevens van zijn of haar bedrijfsmiddelen en bijbehorende items in één venster bekijken, wat kostbare tijd bespaarde en de productiviteit verhoogde.

IT Glue geweldig! Doordat bedrijfsmiddelen worden onderverdeeld in kern- en flexibelemiddelen, isalles vanaf het begin automatisch overzichtelijk geordend”,aldus Chris Donathan, technisch manager bij RunBiz. Hij is verantwoordelijk voor diverse taken, zoals beveiligingsprocessen, operationele normen, documentatiebeheer en nog veel meer.

Naast IT Glue maakt RunBiz ook gebruik van MyGlue, Network Glue myITprocess zijn bedrijfsvoering verder te stroomlijnen.

Hij voegde hieraan toe: „Bovendien kunnen onze klanten ookeen overzicht van hun bedrijfsmiddelen bijhouden. Onze klanten in de productiesector hebben de mogelijkheid om de garantiegegevens en serienummers van hun apparatuur bij te houden. Dit maakt het voor onze klanten gemakkelijk om informatie op te zoeken. Bovendien kunnen wij zo alle gegevens van onze klanten up-to-date en gemakkelijk toegankelijk houden.“

RunBiz deelde vroeger gevoelige informatie, zoals wachtwoorden, via spreadsheets met hun eindgebruikers. Daardoor moesten ze meer documentatie versturen dan nodig was, alleen maar om er zeker van te zijn dat ze alles hadden wat ze zochten. Dit vormde niet alleen een veiligheidsrisico, maar was ook een inefficiënte manier van communiceren en samenwerken met klanten.

Met MyGlue in hun toolstack kunnen ze nu 'collaboration-as-a-service' aanbieden en hun klantrelaties versterken door transparant te zijn met hun documentatie en hun klanten toegang te geven tot hun eigen gegevens.

Chris deelde enkele tips om MyGlue optimaal in te zetten MyGlue hun bedrijf en klanten. Zo is het belangrijk om MFA in te stellen voor de eindgebruiker en de implementatiehandleiding nauwkeurig te volgen, aangezien deze uitgebreid en duidelijk is. Hij zegt ook: „Let goed op de beveiligingsgroepen om ervoor te zorgen dat eindgebruikers precies die toegang krijgen die ze nodig hebben.”

Beveiligingsgroepen is een krachtige functie waarmee u op een veilige manier alleen die documentatie kunt delen die u voor een specifieke groep gebruikers zichtbaar wilt maken. U kunt de samenwerking met klanten versnellen door groepen zo in te stellen dat dit het beste aansluit bij uw organisatie en uw werkprocessen.

RunBiz gebruikte voorheen Auvik voor netwerkdetectie. Nu maken ze echter gebruik van Network Glue om een volledig overzicht te krijgen van alle infrastructuren die ze beheren.

“Met Network Glue weet je precies waar je iets kunt vinden als we de stekker ergens uit moeten trekken. Als we problemen oplossen, krijg je heel veel nuttige informatie, bijvoorbeeld of een bepaald apparaat is aangesloten op een specifieke switch of firewall. Je kunt ook zien waar de primaire domeincontroller zich bevindt en wat er allemaal op is aangesloten,” vertelde Chris.

De resultaten

Chris zegt: „We maken IT Glue jaren gebruik IT Glue . Het heeft iedereen bij RunBiz enorm veel tijd bespaard en we zijn allemaal dol op deze tool – van de manier waarop het dagelijkse taken versnelt tot hoe het zo naadloos samenwerkt met MyGlue, Network Glue myITprocess.”

Door MyGlue hun dienstenaanbod op te nemen, heeft RunBiz een concurrentievoordeel verworven door de nadruk te leggen op samenwerking met klanten en het veilig delen van documentatie. Voor RunBiz MyGlue ook het onboardingproces voor nieuwe klanten verbeterd. „We kunnen gewoon hun MyGlue aanmaken en hen direct toegang geven tot alleen bepaalde wachtwoorden en documentatie. Dit helpt ons ook om hen beter van dienst te zijn.“

Network Glue hen geholpen een beter overzicht te krijgen van de IT-omgevingen die zij beheren, zowel bij het grondig onderzoeken van een netwerk als bij het oplossen van specifieke problemen.

RunBiz breidt zijn activiteiten uit met behulp van myITprocess, een oplossing die het bedrijf nu voor alle klanten verplicht stelt om de technologie goed op elkaar af te stemmen. myITprocess bovendien het aantal supporttickets teruggebracht door beveiligingsoplossingen af te stemmen op best practices.