Staples-Motley loopt voorop op IT-gebied in het platteland van Minnesota met Kaseya VSA

Hoogtepunten uit de casestudy

Overzicht

John Tkalcich, directeur Technologie bij Staples-Motley Public Schools, wilde de IT-systemen van alle zes aangesloten scholen centraliseren om het beheer te verbeteren. Hij slaagde hier moeiteloos in door het afzonderlijke IT-systeem van elke school te vervangen door Kaseya VSA. Door VSA bovendien te integreren met IT Glue en Vorex, wist hij met slechts twee medewerkers het serviceniveau te bieden dat normaal gesproken door een IT-afdeling van 10 tot 12 personen wordt geleverd.

Over

Het Staples-Motley School District biedt onderwijs aan meer dan duizend leerlingen, van de geboorte tot en met klas 12, afkomstig uit vier provincies. Het Staples-Motley School District weet een evenwicht te vinden tussen het aanbod van een grote school en de sfeer van een kleine school: het biedt de gevarieerde mogelijkheden die doorgaans door grotere instellingen worden geboden, gecombineerd met de sfeer en cultuur van een kleine school. Er is voor iedereen wel iets te vinden op onze scholen, en iedereen krijgt de kans om deel uit te maken van de Cardinal-gemeenschap!

Nadat ik VSA als een van de vele RMM-oplossingen op de markt had getest, stond het voor mij buiten kijf dat VSA veruit de beste keuze was om mijn team van twee mensen in staat te stellen hun efficiëntie te vergroten

John Tkalcich, technologisch directeur, Staples-Motley Public Schools

Toonaangevende IT in het platteland van Minnesota

Staples-Motley Public Schools is gevestigd in een hechte agrarische gemeenschap op het platteland van Minnesota. John Tkalcich, directeur Technologie van de organisatie, groeide op in deze streek, maar vertrok om zijn passie voor technologie na te jagen in enkele van ’s werelds meest innovatieve tech-hubs, waaronder Silicon Valley, Phoenix en het Verenigd Koninkrijk, voordat hij enkele jaren geleden terugkeerde om een gezin te stichten en de leiding over de IT-systemen van het schooldistrict op zich te nemen.

Alles over prioriteiten

Toen John de functie van Director of Technology bij Staples-Motley Public Schools op zich nam, was zijn hoogste prioriteit het aanzienlijk verbeteren van de technologische infrastructuur van het district. Als een van de slechts twee technici die de IT beheerden voor meer dan 1.200 leerlingen, docenten en ondersteunend personeel in het gebied, wist hij dat efficiëntie en schaalbaarheid de meest cruciale vereisten voor succes waren. „Nadat ik VSA had getest als een van de vele RMM-oplossingen op de markt, stond het voor mij buiten kijf dat VSA veruit de beste optie was om mijn team van twee mensen in staat te stellen efficiënt op te schalen“, zegt John.

Voordat VSA als de centrale technologische oplossing van het schooldistrict werd geïmplementeerd, had elk van de zes scholen in het gebied zijn eigen unieke IT-opstelling, waardoor een efficiënt beheer van alle systemen vrijwel onmogelijk was. Omdat John eerder bij talrijke goed functionerende IT-afdelingen had gewerkt, wist hij uit eigen ervaring dat het samenvoegen van tools en het integreren van workflows essentieel waren voor het maximaliseren van de efficiëntie. Langzaam maar zeker verving hij elke unieke, op zichzelf staande IT-tool in de regio door een gecentraliseerd Kaseya-product dat naadloos in zijn overkoepelende systeemstack paste, om zo de efficiëntie, de responstijd en de algehele servicewaarde te verbeteren.

De doorslaggevende stap voor het schooldistrict Staples-Motley was toen John Vorex en IT Glue aan de kernstack toevoegde. John zegt hierover: „Dankzij de synergie tussen Vorex, IT Glue en VSA konden we ons serviceniveau, met slechts ons tweeën, opschalen tot dat van een IT-afdeling van 10 tot 12 personen. Bovendien heeft het feit dat we de facturering konden samenvoegen (en daarop konden vertrouwen) ons alleen al meer dan 50 uur per maand bespaard.”

COVID-19 + De kracht van de gemeenschap

“Ik vind het geweldig om samen te werken met een zo ondersteunende en vooruitstrevende partner als Kaseya, die zich inzet voor ons succes en ons tijdens het hele traject nauwgezet begeleidt.” 

Net als bij de meeste bedrijven wereldwijd heeft COVID-19 de IT-activiteiten van de Staples-Motley Public School flink in de war gestuurd. Toen hem werd gevraagd hoe zijn team op de situatie had gereageerd, zei John: „Omdat de omgeving van Staples-Motley vrij landelijk is, hebben de meeste huishoudens geen internetverbinding, dus moesten we creatief omgaan met het onderwijs.”

Hij voegde eraan toe: „Een prachtig aspect van het leven in een hechte gemeenschap is dat mensen in goede en slechte tijden de krachten bundelen. In plaats van de kinderen naar school te brengen, begonnen de buschauffeurs de school naar de kinderen te brengen door aan elk kind in het district een USB-stick met lesmateriaal en een dagelijks ontbijt en lunch te bezorgen.”

Hoewel COVID-19 een uitdaging vormde voor John en zijn team van twee personen, fungeerde het ook als katalysator voor de verbetering van de IT-activiteiten van het Staples-Motley-schooldistrict, doordat de vervanging van zaken die voorheen op papier werden afgehandeld door digitale apparaten in een stroomversnelling werd gebracht. Al met al geldt dat, hoewel de regio nog steeds niet over wijdverbreide internettoegang in huis beschikt, het volwassenheidsniveau van de IT-activiteiten van het district dankzij de geïntegreerde productpakketten van Kaseya exponentieel is gegroeid – en ze zijn nog maar net begonnen.

Met het oog op de toekomst zegt John: „Ik vind het geweldig om samen te werken met een zo ondersteunende en vooruitstrevende partner als Kaseya, die zich inzet voor ons succes en ons op onze reis van dichtbij begeleidt.”