Hoe STCNtech dankzij Datto BCDR de campus open hield na een stroomstoring om middernacht

Hoogtepunten uit de casestudy

• Kritieke campussystemen binnen 1 tot 1,5 uur hersteld na een stroomstoring laat in de nacht
• Er zijn kernservers in de Datto Cloud opgestart om authenticatie en toegang weer mogelijk te maken
• Ervoor gezorgd dat de lessen en werkzaamheden om 8.00 uur normaal verliepen.
• Trage, handmatige USB-back-ups vervangen door cloudgebaseerde BCDR
• Maakt gebruik van geautomatiseerde screenshot-verificatie om te controleren of back-ups succesvol opstarten
• Zorgt voor voorspelbare kosten op het gebied van continuïteit voor klanten in het onderwijs en de gezondheidszorg

Gebaseerd op de verwachting dat het bedrijf open moet blijven

STCNtech werd in 2010 opgericht met een duidelijke focus: organisaties helpen om operationeel te blijven wanneer de technologie het laat afweten. In de loop der tijd is die focus minder een positioneringsverklaring geworden en meer een dagelijkse realiteit, gevormd door de klanten die zij bedienen.

In het onderwijs, de gezondheidszorg, bij non-profitorganisaties en juridische instellingen heeft systeemuitval onmiddellijke en mogelijk verwoestende gevolgen. Scholen kunnen geen les geven zonder systemen. Zorgverleners kunnen niet functioneren zonder toegang tot patiëntgegevens. Non-profitorganisaties en advocatenkantoren kunnen hun werkzaamheden niet zomaar onderbreken en wachten tot de systemen weer werken. In dit soort omgevingen is het hebben van een back-up niet voldoende. Het gaat erom of de bedrijfsvoering kan doorgaan.

Het onderscheid tussen back-up en bedrijfscontinuïteit, en de misvattingen over de resultaten wanneer men uitsluitend op het eerste vertrouwt, is iets waar STCNtech herhaaldelijk mee te maken kreeg bij het evalueren van de omgevingen en back-upstrategieën van klanten.

Er is een back-up gemaakt, maar de site is nog niet weer online

Voordat STCNtech volledig overstapte op Datto BCDR, werkte het bedrijf regelmatig samen met organisaties die dachten dat ze goed beveiligd waren — totdat ze eens goed bekeken hoe het herstelproces er in de praktijk uit zou zien. In veel gevallen bleek er een aanzienlijke kloof te bestaan tussen de perceptie en de werkelijkheid.

Sommigen vertrouwden op kwetsbare, handmatige processen. Eén klant maakte bijvoorbeeld back-ups van meerdere Hyper-V-hosts op USB-sticks. Technisch gezien stonden de gegevens wel ergens anders opgeslagen. Maar in de praktijk zou het dagen hebben geduurd om ze te herstellen.

“Het is geweldig dat je er een back-up van maakt,” zegt Bruce Sarte, COO van STCNtech. “Maar als er iets misgaat, duurt het een eeuwigheid om dit te herstellen. Je zult dagenlang buiten gebruik zijn.”

Voor STCNtech was zo’n risico onaanvaardbaar. Hun klanten hadden weinig ruimte voor uitval en moesten zich aan strikte budgetbeperkingen houden, wat betekende dat elke continuïteitsoplossing in de praktijk snel moest werken, en niet alleen op papier. STCNtech had iets nodig waar ze vol vertrouwen achter konden staan als systemen uitvielen, en niet alleen iets waarmee gegevens werden opgeslagen.

Datto BCDR was de enige oplossing die dit op zo’n manier bood dat ik met een gerust hart kon zeggen: je raakt nooit gegevens kwijt en je verliest nooit de toegang ertoe. De maximale uitvaltijd is beperkt tot de duur van de laatste back-up.

Bruce Sarte, COO

Waarom Datto BCDR de norm is geworden

Na een langdurige afweging van de verschillende opties koos STCNtech voor Datto BCDR, omdat dit aansloot bij de manier waarop zij wilden werken en bij de behoeften van hun klanten. Het bood hen de mogelijkheid om op een heldere en zekere manier over bedrijfscontinuïteit te spreken, zonder voorbehouden.

Dat vertrouwen zou al snel op de proef worden gesteld.

Een echte stroomstoring, laat in de nacht

Laat op een avond kreeg STCNtech een telefoontje van een klant uit de onderwijssector. Door een ongeval in de buurt van de campus was er een grote stroomstoring ontstaan en was de generator die het datacenter ter plaatse van stroom voorzag, uitgevallen. De kernsystemen waren offline, authenticatiediensten waren niet meer beschikbaar en de stroom zou naar verwachting pas ver in de volgende dag weer worden hersteld.

Sarte begreep meteen wat dit betekende. „Morgen kun je geen lessen geven,” herinnert hij zich dat hij dacht. „Om 8 uur ’s ochtends kun je geen zaken doen.”

In plaats van te wachten tot de stroomvoorziening weer was hersteld, beschouwde STCNtech de situatie als een noodhersteloperatie. Het team besloot de kernservers van de klant in de Datto Cloud op te starten, zodat de essentiële diensten nog voor het begin van de werkdag konden worden hersteld.

Die beslissing bleek van cruciaal belang. In moderne omgevingen is authenticatie voor vrijwel alles onmisbaar, van studenteninformatiesystemen en leerplatforms tot Microsoft-diensten, MFA en tientallen onderling gekoppelde applicaties. Zelfs als gebruikers een inlogpagina zouden kunnen openen, zou er niets werken zonder dat Active Directory op de achtergrond draait.

In samenwerking met het Code Red-team van Datto heeft STCNtech de DNS-, DHCP- en authenticatiediensten hersteld en het verkeer omgeleid naar de cloudomgeving. Binnen ongeveer een uur tot anderhalf uur waren de systemen weer online en toegankelijk. „Er was geen twijfel over of ze om 8 uur ’s ochtends aan de slag konden”, zegt Sarte. „Toen de deuren opengingen, werkte alles.”

Kort daarna was de stroom weer terug. Tegen die tijd was de continuïteit al gewaarborgd. „Het maakte niet uit,” voegt Sarte toe. „We hebben gewoon de DNS-instellingen weer aangepast en zijn verder gegaan.”

Van veronderstelling tot bewijs

Dat incident heeft de manier veranderd waarop STCNtech met klanten over continuïteit spreekt. In plaats van zich te baseren op theoretische toezeggingen, konden ze nu verwijzen naar praktijkervaring en concrete resultaten. „Daardoor kan ik er met vertrouwen over praten”, zegt Sarte. „Niet alleen maar: ‘zo staat het op papier.’ Dit is de realiteit.”

Datto BCDR heeft ook de dagelijkse bedrijfsvoering verbeterd. Het herstellen van afzonderlijke bestanden kost nu slechts enkele minuten, in plaats van dat er lang moet worden gewacht op het koppelen van schijven. Serverupgrades zijn eenvoudiger te beheren, doordat de gegevens in gecontroleerde fasen worden overgezet. Klanten ondervinden minder verstoringen en minder stress tijdens routinematige wijzigingen.

Datto BCDR neemt mijn klanten heel wat werk uit handen. Ze hoeven zich er geen zorgen over te maken en kunnen zich op andere zaken concentreren.

Bruce Sarte, COO

Weten dat het echt werkt

Voor Sarte is het meest waardevolle aspect van Datto BCDR niet de interface of de herstelopties, maar de verificatie. „Dat bewijs dat het is gecontroleerd en klaar is voor gebruik, dat is ontzettend waardevol”, zegt hij.

Dankzij geautomatiseerde screenshot-verificatie beschikt STCNtech over duidelijk bewijs dat systemen niet alleen worden geback-upt, maar ook daadwerkelijk opstarten. Die zekerheid zorgt ervoor dat een back-up niet langer een aanname is, maar iets dat kan worden aangetoond. „Als we dit niet doen, wat doen we dan wel?” vraagt Bruce zich af. „Dan zeggen we alleen maar dat we iets doen.”

Continuïteit die vertrouwen schept

Tegenwoordig speelt Datto BCDR een centrale rol in de manier waarop STCNtech zich onderscheidt — niet door uptime te beloven, maar door te bewijzen dat gegevens kunnen worden hersteld.

Als klanten vragen wat er gebeurt als het ergste zich voordoet, antwoordt STCNtech niet met theorie. Ze antwoorden vanuit ervaring. En zelfs als alles uitvalt, blijven de deuren open.