Hoe STCNtech een campus open hield na een stroomstoring midden in de nacht met Datto

Hoogtepunten uit de casestudy

• Kritieke campussystemen binnen 1 tot 1,5 uur na een storing 's avonds laat hersteld
• Core-servers in de Datto Cloud opgestart om authenticatie en toegang opnieuw in te schakelen
• Ervoor gezorgd dat lessen en activiteiten om 8 uur 's ochtends normaal verliepen.
• Trage, handmatige USB-back-ups vervangen door cloudgebaseerde BCDR
• Gebruikt geautomatiseerde screenshotverificatie om te controleren of back-ups succesvol opstarten
• Levert voorspelbare continuïteitskosten voor klanten in het onderwijs en de gezondheidszorg

Gebaseerd op de verwachting dat het bedrijf open moet blijven

STCNtech werd in 2010 opgericht met een duidelijke focus: organisaties helpen operationeel te blijven wanneer technologie faalt. Na verloop van tijd werd die focus minder een positioneringsverklaring en meer een dagelijkse realiteit, gevormd door de klanten die zij bedienen.

In het onderwijs, de gezondheidszorg, non-profitorganisaties en juridische instellingen heeft downtime onmiddellijke en potentieel verwoestende gevolgen. Scholen kunnen geen lesgeven zonder systemen. Zorgverleners kunnen niet werken zonder toegang tot patiëntgegevens. Non-profitorganisaties en advocatenkantoren kunnen hun werk niet zomaar onderbreken en wachten tot de systemen weer werken. In dit soort omgevingen is een back-up niet voldoende. Het gaat erom of het bedrijf kan blijven draaien.

Het verschil tussen back-up en bedrijfscontinuïteit, en misvattingen over het resultaat wanneer alleen op het eerste wordt vertrouwd, is wat STCNtech herhaaldelijk tegenkwam bij het evalueren van klantomgevingen en back-upstrategieën.

Back-up gemaakt, maar nog niet weer online

Voordat STCNtech overstapte op Datto BCDR, werkte het regelmatig samen met organisaties die dachten dat ze goed beschermd waren – totdat ze onderzochten hoe herstel er in werkelijkheid uit zou zien. In veel gevallen was de kloof tussen perceptie en realiteit aanzienlijk.

Sommigen vertrouwden op kwetsbare, handmatige processen. Een klant maakte bijvoorbeeld back-ups van meerdere Hyper-V-hosts op USB-sticks. Technisch gezien bestonden de gegevens ergens anders. In de praktijk zou het herstellen ervan dagen hebben geduurd.

"Het is geweldig dat je een back-up maakt", zegt Bruce Sarte, COO van STCNtech. "Maar als er iets misgaat, duurt het eeuwig om dit te herstellen. Je zult dagenlang uit de running zijn."

Voor STCNtech was dat soort risico onaanvaardbaar. Hun klanten hadden een beperkte tolerantie voor downtime en strenge budgetbeperkingen, wat betekende dat elke continuïteitsoplossing snel moest werken in de praktijk, niet alleen op papier. STCNtech had iets nodig waar ze met een gerust hart achter konden staan wanneer systemen uitvielen, niet alleen iets dat gegevens opsloeg.

Waarom Datto BCDR de standaard werd

Na een langdurige evaluatie van verschillende alternatieven koos STCNtech voor Datto BCDR omdat dit het beste aansloot bij hun werkwijze en de behoeften van hun klanten. Het bood hen een manier om met duidelijkheid en zekerheid over continuïteit te communiceren, in plaats van met voorbehouden.

Dat vertrouwen zou al snel op de proef worden gesteld.

Een echte storing, laat in de nacht

Laat op een avond kreeg STCNtech een telefoontje van een klant in de onderwijssector. Door een ongeval in de buurt van de campus was er een grote stroomstoring ontstaan en was de generator die het datacenter ter plaatse van stroom voorzag, uitgevallen. De kernsystemen waren offline, authenticatiediensten waren niet meer beschikbaar en de stroom zou naar verwachting pas laat op de volgende dag worden hersteld.

Sarte begreep meteen wat dit betekende. "Je kunt morgen geen lessen geven", herinnerde hij zich dat hij dacht. "Je kunt om 8 uur 's ochtends geen zaken doen."

In plaats van te wachten tot de stroomvoorziening hersteld was, behandelde STCNtech de situatie als een rampherstelgebeurtenis. Het team besloot de kernservers van de klant in de Datto Cloud op te starten, zodat essentiële diensten nog voor het begin van de dag konden worden hersteld.

Die beslissing bleek cruciaal. Moderne omgevingen zijn voor bijna alles afhankelijk van authenticatie, van studenteninformatiesystemen en leerplatforms tot Microsoft-services, MFA en tientallen onderling verbonden applicaties. Zelfs als users een inlogpagina users bereiken, zou niets werken zonder Active Directory op de achtergrond.

In samenwerking met het Code Red-team van Datto herstelde STCNtech de DNS-, DHCP- en authenticatieservices en leidde het verkeer om naar de cloud-gehoste omgeving. Binnen ongeveer een uur tot anderhalf uur waren de systemen weer online en toegankelijk. "Er was geen twijfel mogelijk of ze om 8 uur 's ochtends aan de slag konden", zegt Sarte. "Toen de deuren opengingen, werkte alles."

Kort daarna kwam de stroom weer terug. Tegen die tijd was de continuïteit al hersteld. "Het maakte niet uit", voegt Sarte toe. "We hebben gewoon de DNS-instellingen weer aangepast en zijn verder gegaan."

Van veronderstelling naar bewijs

Dat incident veranderde de manier waarop STCNtech met klanten over continuïteit communiceert. In plaats van te vertrouwen op theoretische garanties, konden ze nu verwijzen naar praktijkervaringen en concrete resultaten. "Daardoor kan ik er met vertrouwen over praten", zegt Sarte. "Het is niet langer alleen 'wat er in de papieren staat'. Dit is de realiteit."

Datto BCDR heeft ook de dagelijkse werkzaamheden verbeterd. Het herstellen van individuele bestanden duurt nu slechts enkele minuten in plaats van langdurig wachten op mounts. Serverupgrades zijn eenvoudiger te beheren, waarbij gegevens in gecontroleerde fasen worden overgezet. Klanten ondervinden minder verstoringen en minder stress tijdens routinematige wijzigingen.

Weten dat het echt werkt

Voor Sarte is het meest waardevolle onderdeel van Datto BCDR niet de interface of de herstelopties, maar de verificatie. "Het bewijs dat het is gecontroleerd en klaar is voor gebruik, is uiterst waardevol", zegt hij.

Geautomatiseerde screenshotverificatie geeft STCNtech duidelijk bewijs dat systemen niet alleen back-ups maken, maar ook opstarten. Die zekerheid maakt van back-ups niet langer een aanname, maar iets dat kan worden bewezen. "Als we dit niet doen, wat doen we dan wel?" vraagt Bruce zich af. "Dan zeggen we alleen maar dat we iets doen."

Continuïteit die vertrouwen schept

Tegenwoordig speelt Datto BCDR een centrale rol in hoe STCNtech zich onderscheidt – niet door uptime te beloven, maar door herstelbaarheid te bewijzen.

Wanneer klanten vragen wat er gebeurt als het ergste zich voordoet, antwoordt STCNtech niet met theorie. Ze antwoorden met ervaring. En zelfs als alles donker wordt, blijven de deuren open.