TSG

Hoogtepunten uit de casestudy

Simon Harvey, hoofd IT en bedrijfssystemen bij TSG, kreeg de opdracht om een oplossing voor dit probleem te vinden. Na de verschillende opties te hebben bekeken, werd besloten d IT Glue de beste keuze was om zowel TSG als de bedrijven van hun klanten verder te helpen.

“Voorheen vertrouwden we op klantgegevens die waren opgeslagen in tekstbestanden of spreadsheets, soms lokaal bij een medewerker en soms op SharePoint, maar geen van beide oplossingen bleek toereikend wanneer we eerdere acties moesten terugvinden of begrijpen,” benadrukt Simon.

“Het proces kostte het personeel veel tijd en we hadden te maken met een enorm verlies aan manuren in het hele bedrijf – een verlies dat uiteindelijk de groei van het bedrijf belemmerde.”

Er waren twee belangrijke redenen waarom TSG besloot om de documentatieoplossing van IT Gluein het bedrijf te introduceren. Ten eerste wilden Simon en het team hun operationele aanwezigheid op de markt vergroten. Ten tweede wilden ze de werkomgeving voor het personeel verbeteren, verbeteringen die vervolgens ten goede zouden komen aan de klant.

“We wilden aan de slag gaan met complexere projecten bij grotere bedrijven. Hoewel ongestructureerde bestanden prima zijn voor samenwerking met kleinere bedrijven, moet je, als je met een FTSE 250-bedrijf wilt werken, voorbereid zijn op het vastleggen en opslaan van complexe gegevens.”

“We zijn altijd op zoek naar projecten die een concrete impact hebben op klanten en medewerkers. Bij IT Glue bestaat 75% van het personeelsbestand uit technische medewerkers, wat betekent dat meer dan 200 mensen nu een betere werkomgeving hebben – iets wat we vervolgens kunnen doorgeven aan onze klanten.”

“Dit is niet zomaar een kleine verbetering, maar een aanzienlijke verbetering die elke dag invloed heeft op duizenden gebruikersacties. Vanuit het perspectief van de klanten zijn ze erg blij als ons team snel reageert en het probleem direct wordt opgelost,” zegt Simon.

Klantgegevens worden, begrijpelijkerwijs, beschouwd als de ‘kroonjuwelen’ van het bedrijf, en het is een groot voordeel om te weten dat deze gegevens veilig zijn zonder dat er voortdurend toezicht nodig is, zoals zijn team voorheen moest doen.

“Om de klantgegevens te beschermen, was er een grote behoefte aan voortdurend onderzoek, controle en audits op het gebied van beveiliging. Dat intern doen is een enorme uitdaging en leidt de aandacht af van andere zaken, zoals het implementeren van nieuwe systemen. Gelukkig is alle beveiliging nu geregeld sinds we IT Glue hebben geïmplementeerd,” zegt hij.

Tijd besparen betekent voor veel bedrijven geld besparen, en Simon is ervan overtuigd dat de invoering van de oplossing van IT Glueeen positief financieel effect zal hebben op TSG.

“Vroeger bedroegen onze overheadkosten 30% per interactie wanneer we met ongestructureerde documentatie werkten. Dat is als een extra belasting van 30% op het uitvoeren van het werk – het drukt zwaar op de winst. Maar nu heb ik er alle vertrouwen in dat IT Glue , zelfs in de beginfase, zal helpen om die overheadkosten te verlagen.”

Simon is zeer tevreden over de resultaten die TSG heeft behaald sinds de invoering van IT Glue. Het is een kosteneffectieve oplossing gebleken, waardoor er capaciteit vrijkomt om zich te richten op de verdere ontwikkeling van het bedrijf. Bovendien merken ze direct de voordelen van de samenwerking met IT Glue : een aanzienlijke winst voor zowel hen als hun klanten.

“Als IT Glue dertien jaar geleden al had bestaan, zouden we nu niet in deze situatie zitten. Ik ben ontzettend blij dat we voor deze oplossing hebben gekozen, maar als ik zie hoe omvangrijk onze herstelwerkzaamheden zijn, kan ik niet anders dan wensen dat we dit eerder hadden gedaan. Mijn advies aan elke MSP is om nu de stap te zetten; uitstel leidt er alleen maar toe dat de omvang en de kosten van het project toenemen,” zegt Simon.

Als IT Glue 13 jaar geleden al had bestaan, zouden we nu niet in deze situatie zitten. Ik ben ontzettend blij dat we voor deze oplossing hebben gekozen, maar als ik zie hoe omvangrijk onze herstelwerkzaamheden zijn, kan ik niet anders dan wensen dat we dit eerder hadden gedaan.

Simon Harvey, hoofd IT en bedrijfssystemen