Versie 2

Hoogtepunten uit de casestudy

De uitdaging

Version2 is een in Chicago gevestigde MSP met 14 medewerkers die klanten in het hele land bedient. Het bedrijf beschikte niet over een duidelijk systeem voor het documenteren van de IT-omgevingen die het onderhield. Er werd op grote schaal gebruikgemaakt van Word-documenten en Excel-spreadsheets om alles te beheren, van de inventaris van klanten tot netwerkkaarten en serienummers. Dit bleek een behoorlijke uitdaging te zijn en kostte veel tijd.

Bovendien had Version2 moeite om hun wachtwoorden veilig te houden, aangezien ze uitsluitend vertrouwden op de beveiliging van deze cruciale informatie in een wachtwoordbeheerder met een ‘gouden sleutel’. De MSP had ook te maken met een wildgroei aan informatie doordat voor elke klant en diens bedrijfsmiddelen afzonderlijke documenten werden gebruikt. Daardoor ging er dag in dag uit te veel tijd verloren met het zoeken naar de benodigde informatie.

Version2 wilde alle IT-gegevens van zijn klanten op één plek samenbrengen. Zo zou alles met elkaar verbonden blijven en zou er een nauwkeurig overzicht van elk klantnetwerk ontstaan.

De oplossing

IT Glue bleek precies de documentatietool te zijn die Version2 nodig had om de verschillende IT-infrastructuren die het bedrijf beheert, samen te brengen. Met IT Glue kon Version2 wachtwoorden veilig opslaan en beheren, assets en documenten aan elkaar koppelen en binnen enkele seconden elke gewenste informatie terugvinden.

IT Glue bood hen niet alleen een gestructureerde aanpak, maar ook de flexibiliteit om hun eigen Flexible Asset aan te passen voor het uitvoeren van vCIO-taken. Version2 heeft een Flexible Asset ontwikkeld en aangepast om een overzicht bij te houden van de punten die tijdens de driemaandelijkse bedrijfsbesprekingen met klanten moeten worden besproken.

Dankzij deze Flexible Asset-oplossing konden technici ter plaatse een overzicht bijhouden van achterstallige zaken, zoals verouderde werkstations, machines die een upgrade nodig hadden of machines die het einde van hun levensduur of het einde van de ondersteuning naderden. Deze gestructureerde informatie helpt de vCIO om de achterstand te bespreken en projecten te prioriteren op basis van de urgentie en de impact op het bedrijf.

Daarnaast maakt Version2 gebruik van MyGlue om samen te werken met zijn klanten en een tweerichtingscommunicatiekanaal tot stand te brengen, zodat hun klanten de documentatie die ze al hebben opgezet op IT Glue kunnen bekijken en gebruiken.

“Met ‘ MyGlue ’ hoeven onze klanten niet meer om informatie te vragen of ons te bellen als er iets gebeurt, maar hebben ze direct toegang tot informatie zoals contactgegevens van leveranciers, LAN-gegevens, wachtwoorden en licenties,” aldus Craig Weber, Senior Engineer en Partner bij Version2.

Hij voegde hieraan toe: „Bovendien kunnen onze klanten ook een overzicht van hun activa bijhouden. Onze klanten uit de productiesector hebben de mogelijkheid om de garantiegegevens en serienummers van hun apparatuur bij te houden. Dit maakt het voor onze klanten gemakkelijk om toegang te krijgen tot informatie. Bovendien kunnen wij zo alle gegevens van onze klanten up-to-date en gemakkelijk toegankelijk houden.”

De resultaten

IT Glue bleek een uitstekende investering te zijn voor Version2. IT Glue heeft hen geholpen nieuwe normen en processen binnen hun bedrijf in te voeren. Dit werd mogelijk gemaakt door gebruik te maken van de Core- en Flexible Assets van de tool, het in kaart brengen van relaties en de beveiligde toegang tot en opslag van wachtwoorden.

Met MyGlue kunnen ze hun toegevoegde waarde onder de aandacht brengen en klanten op de hoogte houden van hun activiteiten. Maar wat nog belangrijker is: het heeft Version2 in staat gesteld om samen te werken met hun klanten en die relaties te versterken.

Door gebruik te maken van een documentatieoplossing die speciaal voor IT-professionals is ontwikkeld, heeft Version2 zijn efficiëntie op het gebied van automatisering en consolidatie kunnen verhogen. Bovendien zorgt dit ervoor dat gevoelige informatie altijd veilig is en dat dagelijkse processen gestroomlijnder verlopen dankzij integraties en flexibele workflows.

Met MyGlue hoeven onze klanten niet meer om informatie te vragen of ons te bellen als er iets gebeurt, maar hebben ze direct toegang tot informatie zoals contactgegevens van leveranciers, LAN-gegevens, wachtwoorden en licenties.