Hoe VMhosts de drievoudige groei van het aantal endpointsen wist te verwerken zonder het team te verdrievoudigen

Hoogtepunten uit de casestudy

• £ 21.000 aan extra jaarlijkse winst
• 3x groei van het aantal eindpunten, minder dan 2x groei van het personeelsbestand
• Een besparing van meer dan 20% op de kosten van de softwarestack

Van een wirwar aan leveranciers naar één enkel, schaalbaar platform 

VMhostsis een in het Verenigd Koninkrijk gevestigde MSP die kleine tot middelgrote bedrijven in een breed scala aan sectoren ondersteunt, met een team van 22 medewerkers en meer dan 3.000 eindpunten. VMhosts is een betrouwbare technologie- en beveiligingspartner voor zijn klanten en beheert naast een volledig beheerde IT- en beveiligingsdienst ook zijn eigen private cloud-infrastructuur. 

Toen het bedrijf zijn versnipperde toolstack begon te ontgroeien, gingen Gary Eastwood, manager Technische Dienst, en Neil Thomson, verkoopmanager, op zoek naar een slimmere manier om op te schalen, zonder dat dit extra kosten, complexiteit of extra personeel met zich mee zou brengen. 

Ze ontdekten Kaseya 365 Endpoint en de resultaten hebben de manier waarop VMhosts zijn bedrijfsvoering organiseert ingrijpend veranderd. 

 

Te gefragmenteerd om op te schalen 

VMhosts heeft zijn dienstverleningscapaciteit in de loop der jaren stap voor stap opgebouwd, te beginnen met TeamViewer voor toegang op afstand, gevolgd door de toevoeging van een RMM-oplossing en vervolgens de integratie van een afzonderlijke antivirusoplossing, back-uptools en diverse andere afzonderlijke producten. Tegen de tijd dat het bedrijf meer dan 1.000 eindpunten beheerde, begonnen de tekortkomingen zichtbaar te worden. 

De verlengingen van licenties vonden bij verschillende leveranciers op uiteenlopende tijdstippen plaats. De administratieve rompslomp die gepaard ging met het bijhouden van vervaldata, het beheren van contracten en het afstemmen van kosten binnen de hele stack was een echte last geworden. Zoals Neil Thomson het verwoordt:“Het liep hier af, het liep daar af — het was een chaos en echt moeilijk te beheren.” 

Het technische beeld was eveneens versnipperd. Beveiligingswaarschuwingen van verschillende tools moesten afzonderlijk worden bijgehouden. Technici moesten heen en weer schakelen tussen consoles, op zoek gaan naar de context en handmatig verbanden leggen, wat elke taak bemoeilijkte en het lastiger maakte om de output van het team efficiënt op te schalen. 

En dan was er nog de kwestie van de kosten. VMhosts betaalde naast zijn RMM-contract ook voor Sophos AV, evenals voor een back-upproduct dat voor veel van zijn klanten duurder bleek te zijn dan nodig was. Elk nieuw contract zorgde voor extra kosten. 

Er moest iets veranderen. 

 

Waarde op de proef stellen 

Gary Eastwood nam Kaseya 365 Endpoint voor het eerst onder de loep toen het werd gelanceerd. De waardepropositie sprak hem meteen aan, niet alleen vanuit kostenoogpunt, maar ook vanwege wat de oplossing in één enkel abonnement te bieden had: RMM, antivirus, ransomware-detectie, EDR, back-up van eindpunten en de mogelijkheid om Managed Detection and Response (MDR) met een 24/7 SOC toe te voegen. 

Maar VMhosts ging niet overhaast te werk. Het team besteedde bijna een maand aan een grondige analyse voordat het een besluit nam. Gary stelde een gedetailleerde spreadsheet op waarin de kosten van alle bestaande leveranciers werden vergeleken. Neil onderzocht de commerciële implicaties. En, heel belangrijk, Gary testte de beveiligingsproducten zelf in de praktijk voordat hij een migratie aanbeveelde. 

De bezorgdheid over de antiviruscomponent was terecht. VMhosts werkte al jaren met Sophos en had vertrouwen in het product.„We wisten eigenlijk niet veel over Datto AV,”legt Gary uit.„We hebben ons verdiept in het product en de engine getest — en zagen dat de resultaten vergelijkbaar waren met die van andere oplossingen voor grote ondernemingen. Er was voor ons geen reden om er geen vertrouwen in te hebben.” 

Ook de MDR-component werd op de proef gesteld. Toen Gary EDR en MDR in hun omgeving integreerde, signaleerde het SOC een van de eigen technici van VMhosts die een tool voor beveiligingsrapportage gebruikte. Omdat de applicatie meerdere processen opstartte, identificeerde het SOC dit als verdacht gedrag en werd het apparaat snel geïsoleerd. „Dat ging echt razendsnel“,zegt Gary.„Het was een van onze eigen mensen die werd gesignaleerd. Maar het bewees dat het product werkt.“ 

Nu de technische validatie was afgerond, was de commerciële haalbaarheid duidelijk. VMhosts sloot zich aan bij Kaseya 365 Endpoint en de migratie ging van start. 

 

Soepele schaalbaarheid met één enkel platform 

Door de implementatie van Kaseya 365 Endpoint kregen VMhosts toegang tot een geïntegreerd platform waarop alle onderdelen waren ontworpen om naadloos samen te werken, en de resultaten waren al snel merkbaar. 

Overstap van Sophos naar Datto AV en EDR 

In plaats van alles in één keer te vervangen, heeft VMhosts klanten op een gestructureerde, geautomatiseerde manier naar Datto AV gemigreerd. Met behulp van Datto RMM heeft het team van Gary een slim filter ontwikkeld dat apparaten uitsloot waarop Sophos nog geïnstalleerd was, en vervolgens automatisch het Datto AV-beleid doorvoerde zodra Sophos was verwijderd. Geen handmatige opvolging. Geen zoektocht naar individuele computers.„We gebruikten het product om het product te vervangen,”zoals Neil het omschrijft. 

De laatste belemmering voor een volledige overstap was het ontbreken van webfiltering in Datto AV, een functie die Sophos wel bood en waarop veel klanten vertrouwden, met name voor mobiele medewerkers die niet konden terugvallen op een firewall op kantoor. Toen Kaseya DNS Secure uitbracht, verdween die belemmering en versnelde VMhosts de overstap. 

Het complexe automatiseren: het verhaal achter de implementatie van Oracle 

Een van de beste voorbeelden van wat Datto RMM mogelijk heeft gemaakt, deed zich voor tijdens een klantproject dat anders wekenlang handmatig werk zou hebben gekost. De klant had Oracle nodig op meer dan 100 eindpunten, samen met aangepaste configuratiebestanden, de registratie van ODBC-connectoren en het instellen van printers. 

In plaats van elke machine handmatig te configureren, ontwikkelde het team van Gary één geautomatiseerde component die het gehele implementatieproces van begin tot eind afhandelde. 

 

“Een paar uur besteden aan het schrijven van scripts en het testen heeft het handmatige werk vervangen dat anders per eindpunt 20 tot 30 minuten zou hebben gekost”

, waardoor in totaal naar schatting 40 uur wordt bespaard.

Het resultaat was een snellere, consistentere implementatie, een zeer tevreden klant en nieuwe kansen om managed services verder uit te breiden. 

“Als je denkt dat het handmatig 20 minuten tot een half uur per eindpunt kost – wij hebben het in een paar uur voor elkaar gekregen door het script te schrijven en te testen, en daarna op de knop te drukken,” zegt Gary. “Een enorme tijdbesparing.” 

MDR: 24/7 dekking zonder 24/7 bemanning 

Het is simpelweg niet haalbaar om intern een 24-uurs beveiligingsdienst te runnen met een team van 22 mensen. MDR, dat deel uitmaakt v Kaseya 365 Endpoint Pro, vult die leemte volledig op. 

Het team heeft Pro-licenties toegewezen aan zichzelf en aan klanten die zij als een hoger risico hadden aangemerkt. Het SOC houdt continu toezicht, controleert waarschuwingen om onnodige meldingen te filteren en escaleert daadwerkelijke bedreigingen, inclusief volledige incidentrapporten en documentatie over de genomen maatregelen. 

“We hebben geen personeel dat 24 uur per dag, 7 dagen per week de schermen in de gaten houdt”, zegt Neil. “Veiligheid staat momenteel bij iedereen hoog op de agenda. Elke factor die helpt dat risico te beperken, is absoluut welkom.” 

 

£21.000 extra jaarwinst — en ruimte om te groeien 

De zakelijke resultaten van de overstap naar Kaseya 365 Endpoint waren concreet en meetbaar. 

Een kostenbesparing van meer dan 20% op de softwarestack, dankzij de samenvoeging van antivirussoftware, back-up, EDR en MDR in één abonnement, waarmee meerdere leveranciers werden vervangen. 

£ 21.000 (~$ 28.000 / € 24.000) aan extra winst per jaar— een bedrag dat, zoals Gary meteen benadrukt, de marge weergeeft. “Dat is geen omzet. Als je dezelfde winst zou willen behalen, zou je £ 210.000 aan nieuwe omzet moeten genereren om dat te bereiken.” 

Het aantal eindpunten is verdrievoudigd zonder dat het team in omvang is verdrievoudigd.Bij VMhosts is het aantal eindpunten gestegen van ongeveer 1.000 naar meer dan 3.000, terwijl het technische team is uitgebreid van vier naar zeven mensen. Automatisering en diepgaande productintegratie hebben het verschil gemaakt. 

Voorspelbare kosten.Eén contract, één leverancier, één verlengingsdatum. Het administratieteam van Neil kon eindelijk met zekerheid plannen. “We weten precies wat de prijs de komende drie jaar zal zijn. Dat heeft echt voor een ommekeer gezorgd.” 

Dankzij het toegenomen vertrouwen van klanten zijn er nieuwe mogelijkheden voor upsell ontstaan.Advanced Software Management, dat zorgt voor het automatisch installeren van patches voor applicaties van derden zoals Chrome, Adobe en 7-Zip, is uitgegroeid tot een waardevolle aanvullende dienst die klanten helpt om met minimale handmatige inspanning te voldoen aan de nalevingsvereisten van ISO 27001 en Cyber Essentials. 

Over de hele linie is er tijd bespaard op het gebied van engineering. De grootste blijvende kostenbesparing is volgens Neil niet het verschil in licentiekosten, maar het werk dat het team niet langer handmatig hoeft te doen. 

 

“De grootste besparing zit hem in de kosten per uur per ingenieur. Als ik het NOC binnenloop, staan die jongens onder druk. Alles wat we kunnen doen om hun werklast te verlichten, is van harte welkom.”

Neil Thomson, verkoopmanager

Vooruitblik 

Nu ' managed services ' steeds complexer worden en de marges steeds meer onder druk komen te staan, heeft VMhosts beide problemen al in één klap opgelost. Door alles onder te brengen in één abonnement hebben ze de kosten verlaagd, operationele wrijving weggenomen en hun aantal eindpunten verdrievoudigd zonder dat hun team drie keer zo groot hoefde te worden. Het resultaat is niet alleen een slankere bedrijfsvoering, maar ook een model dat is ontworpen om hun schaalbare groei voort te zetten.