Hoe ZTek Solutions met Kaseya een groei van 300% en winstmarges van 30% wist te realiseren

Hoogtepunten uit de casestudy

• 300% bedrijfsgroei na de overgang naar Kaseya.
• Winstmarges van meer dan 30% dankzij operationele efficiëntie.
• 15% kortere afhandelingstijd van tickets.
• Aanzienlijke vermindering van handmatig werk en reactief brandbestrijdingswerk.
• Overstap naar een volledig proactief, schaalbaar servicemodel.

Een groeiende MSP die zijn eigen succes niet kon bijhouden

ZTek Solutions heeft zijn reputatie op de harde manier opgebouwd: door niet-aflatende inzet en service waarbij het bedrijf zelf de handen uit de mouwen steekt.

“Ik heb ZTek Solutions opgebouwd terwijl ik mijn vaste baan bleef uitoefenen… door ’s avonds, in het weekend en 15 tot 16 uur per dag te werken,” vertelde Raul Zayas, oprichter en directeur van ZTek Solutions, ons.

Naarmate het bedrijf uitgroeide tot een MSP met 30 medewerkers, nam ook de complexiteit toe. Elke nieuwe klant, elk nieuw systeem en elke nieuwe workflow zorgde voor extra druk op een team dat het al druk genoeg had.

"Hoe hard we ook werkten, we werden gewoon stroomafwaarts gedreven," zei Zayas. "Handmatig ticketwerk, tools die niet op elkaar aansluiten, voortdurend reageren op problemen in plaats van ze te voorkomen."

Net als veel andere MSP’s bereikte ZTek Solutions een omslagpunt. De groei werd niet langer beperkt door de vraag, maar door de bedrijfsvoering.

Het breekpunt: losstaande tools en reactieve IT

Vóór Kaseya maakte ZTek Solutions gebruik van een versnipperde verzameling tools die het werk van de technici vertraagde en in het hele bedrijf tot inefficiënties leidde.

Technici besteedden kostbare tijd aan het schakelen tussen systemen, het zoeken naar informatie en het handmatig uitvoeren van taken. Het management had geen realtime inzicht. De facturering vereiste handmatig werk.

Het resultaat was een reactieve omgeving, waarin problemen pas werden aangepakt nadat ze al voor chaos of verstoringen hadden gezorgd.

En omdat ze gebruik maakten van zoveel verschillende systemen, vertraagde dat alles en ontstonden er problemen. Dat was onaanvaardbaar voor een bedrijf dat klanten in de gezondheidszorg ondersteunt die zich geen uitval kunnen veroorloven.

Dit model was onhoudbaar.

Een strategische overstap naar één geïntegreerd systeem: Kaseya

ZTek Solutions heeft een beslissende stap gezet om zijn activiteiten met Kaseya te integreren en zijn technologieplatform te standaardiseren op het gebied van:

• Autotask (publieke dienstmededeling)
• IT Glue (documentatie)
• Kaseya Endpoint
• Kaseya 365 Ops
• Kaseya 365 User
• SaaS Alerts en automatiseringstools
• ConnectBooster

Dit was niet zomaar een technologische upgrade. Het was een volledige herinrichting van de bedrijfsvoering.

"Toen we die consolidatie eenmaal hadden doorgevoerd, zagen we vrijwel onmiddellijk een verandering", zei Zayas. "Dankzij deze efficiëntieverbeteringen konden mijn technici sneller werken en hoefden ze niet langer meerdere vensters te openen."

Dankzij een uniform platform heeft ZTek Solutions het wisselen tussen verschillende taken overbodig gemaakt en technici direct toegang gegeven tot de tools en informatie die ze nodig hadden om hun werk snel te kunnen uitvoeren.

Van reactieve naar proactieve IT

Een van de belangrijkste veranderingen was de overgang van reactieve naar proactieve dienstverlening. Dankzij Kaseya RMM en endpointmonitoring kon ZTek Solutions problemen al opsporen nog voordat gebruikers er iets van merkten. Ze werden gewaarschuwd bij problemen en konden deze verhelpen zonder dat ze hun klanten hoefden te alarmeren.

Een ander voordeel van de overstap was dat het team niet langer alleen op tickets reageerde, maar deze ook ging voorkomen. Rafael Medina, Service Desk Lead bij ZTek Solutions, zei: „Een groot deel van mijn dag besteed ik aan het voorkomen van problemen, door op zoek te gaan naar problemen voordat ze zich voordoen.”

Dit proactieve model zorgde voor een afname van het aantal binnenkomende supportverzoeken, verminderde de uitvaltijd en zorgde voor minder stress binnen de hele organisatie.

Automatisering die handmatig werk overbodig maakt

Automatisering en integratie vormen inmiddels de basis voor de efficiëntieverbeteringen bij ZTek Solutions.

Dankzij AI-gestuurde tools worden taken die vroeger minuten in beslag namen, nu binnen enkele seconden afgehandeld. Door de versnelde werkprocessen kunnen technici meer werk verzetten en dat ook nog eens nauwkeurig doen.

AutotaskDe geïntegreerde facturerings- en financiële processen hebben een van de grootste operationele lasten weggenomen. „Dankzij de geïntegreerde facturering heb ik elke maand een weekend gewonnen”, aldus Zayas. „Ik kan me nu echt als CEO gedragen en niet als technicus.”

“De geïntegreerde facturerings- en financiële workflows van ‘Autotask’ hebben een van de grootste operationele lasten weggenomen. Dankzij de geïntegreerde facturering bespaar ik elke maand een weekend; ik kan me nu echt als CEO gedragen en niet als technicus.”

Raul Zayas, oprichter en voorzitter van ZTek Solutions

Standaardisatie die schaalbaar is

Met behulp van ‘ IT Glue ’ en ‘ Kaseya 365 Operations’ heeft ZTek Solutions de processen, documentatie en workflows binnen de hele organisatie gestandaardiseerd. Hierdoor is een herhaalbaar, schaalbaar servicemodel ontstaan waarin:

• Kennis wordt binnen het team gedeeld
• Nieuwe technici raken sneller ingewerkt
• Complexe kwesties worden op een meer consistente manier opgelost

Zayas zegt dat hij een enorm verschil merkte bij de juniortechnici. Met IT Glue konden ze „hun vaardigheden verbeteren of complexere problemen oplossen”.

Dankzij de standaardisatie konden technici ook meer klanten bedienen zonder dat hun werklast toenam. Omdat hun werkprocessen gestroomlijnd en snel waren, konden technici meer klanten aannemen en meer tickets afhandelen dan ooit tevoren.

Meetbare zakelijke impact

De operationele transformatie leverde onmiddellijke en blijvende resultaten op:

• 300% bedrijfsgroei
• Winstmarges van 30% of meer
• 15% snellere afhandelingstijden van tickets

"ZTek Solutions draait momenteel met een winstmarge van 30% en is met 300% gegroeid", aldus Zayas.

Door handmatig werk te verminderen en de efficiëntie te verhogen, wist ZTek Solutions de omzet te vergroten zonder het personeelsbestand evenredig uit te breiden.

Vertrouwen opbouwen door proactieve dienstverlening

Voor de klanten van ZTek Solutions, met name die in de gezondheidszorg, zijn betrouwbaarheid en tijdigheid van cruciaal belang. Ze moeten erop kunnen vertrouwen dat hun MSP 24/7 voor hen klaarstaat. En dankzij Kaseya kan ZTek Solutions precies die zekerheid bieden.

Ze zijn geëvolueerd van een reactieve IT-dienstverlener naar een betrouwbare strategische partner.

"Klanten vertrouwen ons meer," zei Zayas. "Ze weten dat we voor hen opkomen."

In plaats van alleen maar problemen op te lossen, helpt ZTek Solutions klanten nu om hun bedrijf op koers te houden en gericht te blijven op hun doelstellingen.

Een platform voor verdere groei

Dankzij Kaseya werkt ZTek Solutions tegenwoordig met een mate van efficiëntie, voorspelbaarheid en schaalbaarheid die voorheen onmogelijk was. Het bedrijf wordt niet langer gehinderd door operationele beperkingen. Het is nu klaar voor verdere uitbreiding naar nieuwe diensten, sectoren en technologieën.

“We beschikken over de middelen waarmee we slimmer kunnen werken, in plaats van harder,” zegt Zayas. “En waarmee we onze volgende stap kunnen plannen.”

Het resultaat

Door hun toolstack te consolideren met Kaseya heeft ZTek Solutions zijn bedrijfsvoering getransformeerd van reactief en gefragmenteerd naar proactief, efficiënt en zeer winstgevend, waardoor groei werd gerealiseerd die voorheen buiten bereik lag.

Bovendien profiteerden zowel het bedrijf als de medewerkers hiervan. Dankzij de efficiëntieverbeteringen en de groei kregen ze weer meer tijd voor hun privéleven. Ze hoefden zich niet meer 24 uur per dag, 7 dagen per week zorgen te maken over hun werk en konden zich concentreren op het hier en nu, of ze nu op het werk waren of thuis.

En wat is er nou mooier dan dat?