¿Qué es la presentación de informes de cumplimiento normativo y cuáles son sus ventajas?
Todas las organizaciones deben cumplir las normas y la normativa aplicables a su sector. El incumplimiento de dicha normativa podría acarrear sanciones graves o, en el peor de los casos, el cierre de la empresa.
La mayoría de las normativas del sector se refieren al almacenamiento y la transferencia electrónicos de los datos de los clientes. A medida que las organizaciones crecen, también lo hace su volumen de datos, lo que conlleva un esfuerzo constante por cumplir con la normativa.
Por lo tanto, las empresas deben elaborar informes de cumplimiento, ya sea como parte de una auditoría solicitada por los organismos reguladores o para su propia referencia, con el fin de no incumplir las normas.
¿Qué es la presentación de informes de cumplimiento?
La presentación de informes de cumplimiento es el proceso de facilitar a los auditores información que demuestre que tu empresa cumple todos los requisitos establecidos por el Gobierno y los organismos reguladores en virtud de una norma concreta. A menudo, la elaboración de estos informes es responsabilidad del departamento de TI.
Los informes de cumplimiento suelen incluir información sobre cómo se gestionan los datos de los clientes o de la empresa: cómo se controlan o protegen, cómo se obtienen y almacenan, y cómo se protegen y distribuyen tanto a nivel interno como externo.
El cumplimiento normativo es un proceso continuo y, a medida que evolucionan las normas, también lo hacen los requisitos de presentación de informes. Muchas empresas utilizan herramientas de presentación de informes de cumplimiento que generan los informes necesarios para cumplir con los requisitos de los distintos organismos de control con los que tratan.
¿Por qué es importante la presentación de informes de cumplimiento?
Como se ha mencionado anteriormente, la presentación de informes de cumplimiento normativo es importante para las empresas que se dedican habitualmente a la recogida y el almacenamiento de datos personales y sensibles de las personas. Dado que los requisitos normativos cambian constantemente, los expertos del sector aconsejan integrar el cumplimiento normativo en la estrategia y los procesos empresariales. Además, las empresas deberían revisar sus procesos empresariales para evaluar los riesgos de cumplimiento al menos una vez al año y mantenerse al día de los cambios en las leyes y normativas.
El incumplimiento no solo conlleva sanciones cuantiosas en algunos casos, sino que también podría dañar la reputación de una empresa, lo que provocaría la pérdida de clientes.
¿Qué sectores exigen la presentación de informes de cumplimiento normativo?
A continuación se enumeran algunas normativas y los sectores a los que se aplican:
| Normas y reglamentos | Sector | Breve descripción del reglamento |
|---|---|---|
| Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) | Asistencia sanitaria | La Norma de Privacidad de la HIPAA establece normas nacionales para proteger los historiales médicos de las personas y demás información sanitaria personal. Se aplica a los planes de salud, a los centros de intercambio de información sanitaria y a aquellos profesionales sanitarios que realizan determinadas transacciones sanitarias por vía electrónica. La Norma de Seguridad de la HIPAA exige la adopción de medidas de protección administrativas, físicas y técnicas adecuadas para garantizar la confidencialidad, la integridad y la seguridad de la información sanitaria protegida electrónicamente. |
| Norma de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS) | El sector minorista, las entidades financieras y cualquier empresa u organización que procese, almacene o transmita datos de tarjetas de crédito | Las Normas de Seguridad de Datos de la PCI establecen los requisitos operativos y técnicos para las organizaciones que aceptan o procesan transacciones de pago, así como para los desarrolladores de software y los fabricantes de aplicaciones y dispositivos utilizados en dichas transacciones. |
| Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) | Cualquier empresa que tenga clientes en la Unión Europea (UE) | La legislación europea en materia de protección y seguridad de datos impone una serie de normas a las organizaciones, independientemente de dónde tengan su sede, siempre que sus actividades se dirijan a personas de la UE o recopilen datos relacionados con ellas. |
| Instituto Nacional de Normas y Tecnología (NIST) | Tecnología de las comunicaciones y ciberseguridad | El Marco de Ciberseguridad del NIST integra las normas del sector y las mejores prácticas para ayudar a las organizaciones a gestionar sus riesgos de ciberseguridad. |
| Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) | Cualquier empresa que tenga clientes en el estado de California | La Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018 (CCPA) otorga a los consumidores un mayor control sobre los datos personales que las empresas recopilan sobre ellos. |
¿Cuáles son las ventajas de la elaboración automatizada de informes de cumplimiento normativo?
En las pequeñas y medianas empresas, con una plantilla de TI limitada y un número cada vez mayor de empleados que trabajan a distancia, mantener el cumplimiento normativo mediante procesos manuales puede resultar muy difícil. Es más probable que esto aumente el riesgo de incumplir la normativa debido a errores humanos o a datos erróneos.
La automatización de la elaboración de informes de cumplimiento implica la recopilación automática de datos y la generación de informes que se ajusten a los requisitos de una norma determinada. Estandariza las prácticas de elaboración de informes que deben seguir todos los departamentos de la organización, lo que aumenta la rapidez, la precisión y la eficiencia del proceso. Además, proporciona información empresarial valiosa gracias a los análisis que se generan periódicamente.
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