Todas las organizaciones deben cumplir las normas y reglamentos de su sector. El incumplimiento de estas normas puede acarrear fuertes sanciones o, en el peor de los casos, el cierre de la empresa.
La mayoría de las normativas del sector se refieren al almacenamiento electrónico y la transferencia de datos de los clientes. A medida que las organizaciones crecen, también lo hace su volumen de datos, lo que conlleva el esfuerzo constante por cumplir la normativa.
Por lo tanto, las empresas necesitan crear informes de cumplimiento, ya sea como parte de una auditoría solicitada por los organismos reguladores o para su propia referencia, a fin de no infringir las normas.
¿Qué son los informes de cumplimiento?
La presentación de informes de cumplimiento es el proceso de facilitar a los auditores información que demuestre que su empresa cumple todos los requisitos establecidos por el gobierno y los organismos reguladores en virtud de una norma concreta. A menudo, la elaboración de estos informes es responsabilidad del departamento de TI.
Los informes de cumplimiento suelen incluir información sobre cómo se gestionan los datos de los clientes o de la empresa: cómo se controlan o protegen, cómo se obtienen y almacenan, y cómo se protegen y distribuyen tanto a nivel interno como externo.
El cumplimiento es un viaje sin fin, y a medida que evolucionan las normas, también lo hacen los requisitos de información. Muchas empresas utilizan herramientas de elaboración de informes de cumplimiento que generan los informes necesarios para cumplir los requisitos de los distintos organismos de cumplimiento con los que tratan.
¿Por qué son importantes los informes de cumplimiento?
Como ya se ha mencionado, los informes de cumplimiento de la normativa son importantes para las empresas que tratan habitualmente con la recopilación y el almacenamiento de datos personales y sensibles de las personas. Dado que los requisitos normativos cambian constantemente, los expertos del sector aconsejan que el cumplimiento se integre en la estrategia y los procesos empresariales. Además, las empresas deben revisar sus procesos empresariales para evaluar los riesgos de cumplimiento al menos una vez al año y mantenerse al día de los cambios en la legislación y la normativa.
El incumplimiento de la normativa no sólo conlleva fuertes sanciones en algunos casos, sino que también puede dañar la reputación de una empresa, con la consiguiente pérdida de clientes.
¿Qué sectores requieren informes de cumplimiento?
Algunos reglamentos y las industrias a las que se aplican son los siguientes:
| Normas y reglamentos | Industria | Breve descripción del Reglamento |
|---|---|---|
| Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (HIPAA) | Sanidad | La Norma de Privacidad de la HIPAA establece normas nacionales para proteger los historiales médicos de las personas y otra información sanitaria personal. Se aplica a los planes de salud, a los centros de intercambio de información sanitaria y a aquellos proveedores de atención sanitaria que realizan determinadas transacciones sanitarias por vía electrónica. La Norma de Seguridad de la HIPAA exige medidas de protección administrativas, físicas y técnicas adecuadas para garantizar la confidencialidad, la integridad y la seguridad de la información sanitaria protegida electrónicamente. |
| Norma de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS) | Minoristas, entidades financieras, cualquier empresa u organización que procese, almacene o transmita información de tarjetas de crédito. | Las Normas de Seguridad de Datos de la PCI establecen los requisitos operativos y técnicos para las organizaciones que aceptan o procesan transacciones de pago, así como para los desarrolladores de software y los fabricantes de aplicaciones y dispositivos utilizados en dichas transacciones. |
| Reglamento general de protección de datos (RGPD) | Cualquier empresa que tenga clientes en la Unión Europea (UE) | La legislación europea en materia de protección de datos y seguridad impone obligaciones a las organizaciones, independientemente de dónde tengan su sede, siempre que se dirijan a personas de la UE o recopilen datos relacionados con ellas. |
| Instituto Nacional de Normas y Tecnología (NIST) | Tecnología de las comunicaciones y ciberseguridad | El Marco de Ciberseguridad del NIST integra las normas del sector y las mejores prácticas para ayudar a las organizaciones a gestionar sus riesgos de ciberseguridad. |
| Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) | Cualquier empresa con clientes en el estado de California | La Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018 (CCPA ) otorga a los consumidores más control sobre la información personal que las empresas recopilan sobre ellos. |
¿Cuáles son las ventajas de los informes de cumplimiento automatizados?
En las pequeñas y medianas empresas con personal informático limitado y un número cada vez mayor de empleados que trabajan a distancia, mantener el cumplimiento de la normativa mediante procesos manuales puede resultar muy difícil. Es más probable que aumente el riesgo de incumplimiento de la normativa debido a errores humanos o datos erróneos.
La automatización de los informes de cumplimiento implica la recopilación automatizada de datos y la generación de informes que cumplan los requisitos de una norma determinada. Estandariza las prácticas de elaboración de informes para que las sigan todos los departamentos de la organización, aumentando así la velocidad, la precisión y la eficacia del proceso. Además, también proporciona valiosas perspectivas empresariales con análisis generados periódicamente.
Puede aprovechar herramientas como Kaseya Compliance Manager, una plataforma de automatización del cumplimiento normativo que:
- Agiliza la recogida de datos
- Identifica y prioriza los riesgos
- Proporciona planes de corrección y
- Genera automáticamente la documentación necesaria
Kaseya Compliance Manager le ayuda a mantener y demostrar el cumplimiento de las normas HIPAA, el RGPD, el NIST y los requisitos del seguro de responsabilidad cibernética.
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