¿Qué es la presentación de informes de cumplimiento normativo y cuáles son sus ventajas?
Toda organización debe adherirse a los estándares y normativas aplicables a su sector. Infringir estas normativas puede acarrear fuertes sanciones o, en el peor de los casos, el cese de la actividad empresarial.
La mayoría de las normativas del sector abordan el almacenamiento y la transferencia electrónica de datos de clientes. A medida que las organizaciones crecen, también lo hace su volumen de datos, lo que conlleva un esfuerzo constante por cumplir con la normativa.
Por lo tanto, las empresas necesitan elaborar informes de cumplimiento, ya sea como parte de una auditoría solicitada por los organismos reguladores o para su propio uso, con el fin de no infringir los estándares.
¿Qué es el informe de cumplimiento?
El informe de cumplimiento es el proceso de presentar información a los auditores que demuestra que su empresa cumple con todos los requisitos establecidos por el gobierno y el organismo regulador bajo un estándar determinado. A menudo, la generación de estos informes es responsabilidad del departamento de TI.
Por lo general, los informes de cumplimiento incluyen información sobre cómo se gestionan los datos de los clientes y de la empresa (cómo se controlan o protegen, se obtienen y almacenan, y cómo se asegura su seguridad y distribución a nivel interno y externo).
El cumplimiento normativo es un proceso continuo y, a medida que los estándares evolucionan, también lo hacen los requisitos de presentación de informes. Muchas empresas utilizan herramientas de informes de cumplimiento que generan la documentación necesaria para satisfacer las exigencias de los distintos organismos reguladores con los que interactúan.
¿Por qué es importante el informe de cumplimiento?
Como se mencionó anteriormente, el informe de cumplimiento es fundamental para las empresas que gestionan habitualmente la recopilación y el almacenamiento de datos personales y confidenciales de los usuarios. Dado que los requisitos normativos cambian constantemente, los expertos del sector aconsejan integrar el cumplimiento en la estrategia y los procesos empresariales. Asimismo, las empresas deben revisar sus procesos de negocio para evaluar los riesgos de cumplimiento al menos una vez al año y mantenerse al día de los cambios legislativos y normativos.
Incumplir la normativa no solo puede acarrear multas cuantiosas en algunos casos, sino también dañar la reputación de la empresa y provocar la pérdida de clientes.
¿Qué sectores requieren informes de cumplimiento?
Algunas normativas y los sectores a los que se aplican son los siguientes:
| Estándares y normativas | Sector | Breve descripción de la normativa |
|---|---|---|
| Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) | Sanidad | La regla de privacidad de HIPAA establece estándares nacionales para proteger los historiales médicos y otra información de salud personal de las personas. Se aplica a los planes de salud, las centrales de intercambio de información médica y aquellos proveedores de asistencia sanitaria que realizan determinadas transacciones electrónicas de atención médica. La regla de seguridad de HIPAA exige medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas adecuadas para garantizar la confidencialidad, la integridad y la seguridad de la información médica protegida electrónicamente. |
| Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS) | Comercio minorista, instituciones financieras y cualquier empresa u organización que procese, almacene o transmita información de tarjetas de crédito | Los estándares de seguridad de datos de PCI establecen los requisitos operativos y técnicos para las organizaciones que aceptan o procesan transacciones de pago, así como para los desarrolladores de software y fabricantes de aplicaciones y dispositivos utilizados en dichas transacciones. |
| Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) | Cualquier empresa que tenga clientes en la Unión Europea (UE) | La ley de privacidad y seguridad de datos de Europa impone regulaciones a las organizaciones independientemente de dónde tengan su sede, siempre que se dirijan a personas en la UE o recopilen datos relacionados con ellas. |
| Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) | Tecnología de la comunicación y ciberseguridad | El Marco de Ciberseguridad del NIST integra estándares de la industria y mejores prácticas para ayudar a las organizaciones a gestionar sus riesgos de ciberseguridad. |
| Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) | Cualquier empresa con clientes en el estado de California | La Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018 (CCPA) otorga a los consumidores un mayor control sobre la información personal que las empresas recopilan sobre ellos. |
¿Cuáles son los beneficios de los informes de cumplimiento automatizados?
En las pequeñas y medianas empresas con personal de TI limitado y un número cada vez mayor de empleados que trabajan de forma remota, mantener el cumplimiento mediante procesos manuales puede resultar muy difícil. Es más probable que aumente el riesgo de incumplimiento normativo debido a errores humanos o datos incorrectos.
La automatización de los informes de cumplimiento implica la recopilación de datos y la generación de informes de forma automatizada que se ajustan a los requisitos de un estándar determinado. Estandariza las prácticas de presentación de informes para que las sigan todos los departamentos de la organización, lo que aumenta la velocidad, la precisión y la eficiencia del proceso. Además, también proporciona información empresarial valiosa gracias a los análisis generados periódicamente.
Puede aprovechar herramientas como Kaseya Compliance Manager, una plataforma de automatización de cumplimiento que:
- Optimiza la recopilación de datos
- Identifica y prioriza los riesgos
- Proporciona planes de corrección y
- Genera automáticamente la documentación requerida
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