Hybride werken: voordelen, nadelen en andere overwegingen

Het jaar 2020 was op zijn zachtst gezegd een turbulent jaar. Terwijl de COVID-19-pandemie wereldwijd het dagelijks leven op zijn kop zette, bleven ook bedrijven niet gespaard van de gevolgen. In iets meer dan een jaar tijd zijn de manier waarop zaken worden gedaan en de manier waarop werknemers werken drastisch veranderd.

Dit is precies de reden waarom bedrijven tegenwoordig een voorzichtige aanpak van „hybride werken“ overwegen als het gaat om de terugkeer naar de werkplek. Het invoeren van een hybride werkcultuur is een poging om de traditionele werkcultuur te vernieuwen en zo zowel de tevredenheid van de medewerkers als een optimale werkomgeving te realiseren door gebruik te maken van de juiste technologie en middelen.

In deze blog willen we uitleggen wat hybride werken precies inhoudt, wat de voor- en nadelen ervan zijn en waarom het de moeite waard is om hierover na te denken.

Wat houdt ‘hybride werken’ in?

Zoals de naam al aangeeft, is een hybride werkmodel een combinatie van twee aspecten: de structuur en de sociale contacten van het werken op kantoor, en de zelfstandigheid en flexibiliteit van het thuiswerken. Er is geen vaste structuur voor een hybride werkomgeving. Bedrijven kunnen deze inrichten op basis van hun behoeften en de verwachtingen van hun medewerkers. In principe is hybride werken erop gericht om medewerkers meer vrijheid te geven om hun werk af te stemmen op andere aspecten van hun leven, in plaats van dat ze hun leven gedurende de werkweek moeten inrichten rond de kantooruren.

Wat is het verschil tussen werken op afstand en hybride werken?

Dankzij werken op afstand kunnen werknemers buiten de traditionele kantooromgeving werken, en dat is precies wat er in 2020 is gebeurd. Bij werken op afstand kunnen werknemers hun taken doorgaans uitvoeren door vanaf een externe locatie (meestal hun eigen huis) toegang te krijgen tot het kantoornetwerk.

Anderzijds worden in het hybride werkmodel bepaalde dagen gereserveerd voor werk op kantoor en andere dagen voor thuiswerk waarbij individuele concentratie vereist is. Dit model is gebaseerd op het idee dat de fysieke aanwezigheid van een medewerker op kantoor niet altijd noodzakelijk is om het werk uit te voeren.

Overwegingen voordat je overstapt op een hybride Workplace

Veel bedrijven hebben moeten overwegen om een hybride werkmodel in te voeren vanwege de toenemende verwachtingen van werknemers en vanwege bepaalde aantrekkelijke voordelen die dit model biedt. Zo wil 55% van de Amerikaanse werknemers een combinatie van thuis- en kantoorwerk, terwijl werkgevers in het Verenigd Koninkrijk verwachten dat het percentage werknemers dat regelmatig thuiswerkt na de pandemie zal oplopen tot 37%, vergeleken met 18% in de periode vóór de pandemie.

Hoewel hybride werken de flexibiliteit en het welzijn of de tevredenheid van medewerkers kan vergroten, kan het ook een vrij kostbare aangelegenheid blijken te zijn. Om een soepele overgang te garanderen, zullen bedrijven hun medewerkers moeten voorzien van alle benodigde apparatuur en middelen (waaronder meubilair), terwijl ze tegelijkertijd de kantoorruimte en -uitrusting intact moeten houden. Hybride werken leidt niet alleen tot hogere operationele kosten, maar maakt ook belangrijke bedrijfsfuncties, zoals IT-beheer, complexer.

Is hybride werken het ‘nieuwe normaal’ voor bedrijven?

In een wereld na de pandemie zullen sommige bedrijven hun volledige personeelsbestand wellicht toestaan om op afstand te werken, terwijl andere bedrijven van al hun medewerkers zullen verlangen dat ze terugkeren naar kantoor. Een aanzienlijk aantal bedrijven zal echter kiezen voor een tussenoplossing. Meer dan 80% van de leidinggevenden is van plan om medewerkers ten minste een deel van de tijd op afstand te laten werken, tegenover 47% die aangeeft dat ze medewerkers fulltime op afstand zullen laten werken.

Enerzijds is thuiswerken een blijvertje, maar anderzijds zal het niet het enige voorkeurswerkmodel zijn. Volgens een rapport van McKinsey kan 61% van de beroepsbevolking in de VS niet meer dan een paar uur per week op afstand werken, of helemaal niet. Ook in een rapport van Stanford wordt geschat dat thuiswerken na de pandemie op een optimaal niveau van ongeveer twee dagen per week zal blijven. Alles bij elkaar genomen zal het hybride werkmodel voor de meeste bedrijven het ‘nieuwe normaal’ worden.

We mogen echter niet vergeten dat hybride werken misschien niet voor elk bedrijf de beste keuze is. Gezien de complexiteit en de kosten die hiermee gepaard gaan, zullen sommige bedrijven het zekere voor het onzekere nemen als het gaat om het invoeren van een hybride werkomgeving.

Welke bedrijven zouden hun werknemers thuis moeten laten werken?

Bedrijven die actief zijn in sectoren zoals de financiële sector, management, professionele dienstverlening en technologie zouden meer baat kunnen hebben bij een hybride werkmodel dan bedrijven in de vastgoedsector, de gezondheidszorg, de nutsbedrijven, de detailhandel, de verwerkende industrie, de bouw en de horeca.

Voordelen van het hybride werkmodel

Nu we hebben vastgesteld wat een hybride werkmodel is, is het tijd om enkele van de belangrijkste voordelen te bekijken die dit voor uw bedrijf kan opleveren. Vergeet niet dat het opstellen van een uitgebreide implementatiestrategie essentieel is om alle potentiële voordelen te benutten.

Verhoogde productiviteit

Verhoogt werken op afstand de productiviteit?

Uit recent onderzoek blijkt dat de productiviteit van werknemers die op afstand werken is gestegen. Volgens een enquête van Owl Labs was 75% van de thuiswerkers tijdens de pandemie even productief of productiever. Uit een onderzoek vanStanford onder 16.000 werknemers gedurende negen maanden bleek dat thuiswerken de productiviteit gemiddeld met 13% verhoogde. Aan de andere kant vond 18% van de thuiswerkers het moeilijk om los te komen van het werk en heeft 40% last gehad van mentale uitputting door videogesprekken. Dus hoewel de productiviteit door thuiswerken is gestegen, is in sommige gevallen ook het stressniveau van werknemers toegenomen.

Lagere overheadkosten

Besparen bedrijven geld met medewerkers die op afstand werken?

Uit een rapport van Global Workplace Analytics blijkt dat bijna zes op de tien werkgevers kostenbesparingen zien als een belangrijk voordeel van thuiswerken. Bedrijven met thuiswerkende medewerkers kunnen besparen op kosten voor huur en nutsvoorzieningen, schoonmaakdiensten, maaltijden en belastingen. Zo bespaarde Dow Chemical meer dan 30% op niet-vastgoedgerelateerde kosten na de overstap naar thuiswerken.

Gestandaardiseerde communicatie

Hoe communiceren teams op afstand het beste?

Door gebruik te maken van virtuele communicatiemiddelen, zoals teamchat en videoconferenties, zijn bedrijven erin geslaagd de communicatiekloof tussen medewerkers op afstand te overbruggen. Volgens een rapport van Owl Labs heeft meer dan 30% van de bedrijven nieuwe tools voor virtuele vergaderingen ingevoerd en maken medewerkers op afstand 50% vaker gebruik van videovergaderingen dan vóór de pandemie.

Een goede balans tussen werk en privéleven

Zijn telewerkers tevreden?

Volgens een onderzoek van WalletHub is bijna 60% van de Amerikanen van mening dat COVID-19 hun manier van werken ten goede heeft veranderd, dankzij de betere balans tussen werk en privéleven die thuiswerken mogelijk heeft gemaakt. Uit onderzoek is gebleken dat professionals de voorkeur geven aan de vrijheid om dichter bij hun gezin te werken en tegelijkertijd tijdrovende reizen naar kantoor te vermijden.

Verbetering van het personeelsbehoud en de werving

Dragen mogelijkheden voor werken op afstand bij aan het behoud van personeel?

Thuiswerken heeft het personeelsbehoud ingrijpend veranderd. Meer dan 50% van de kantoormedewerkers zou zijn huidige baan opzeggen als hij of zij een baan met meer flexibiliteit zou kunnen krijgen. Bovendien hebben Amerikaanse bedrijven die thuiswerken toestaan volgens het rapport „State of Remote Work 2020“ een 25% lager personeelsverloop.

Nadelen van het hybride werkmodel

Naast de duidelijke voordelen brengt het hybride werkmodel ook een aantal uitdagingen met zich mee voor bedrijven van elke omvang, met name wat betreft het aansturen van medewerkers, het waarborgen van een gezonde werkcultuur en het beschermen van het netwerk tegen sluimerende beveiligingsrisico’s. Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste daarvan.

Beperkt zicht

Lijdt de kwaliteit van het werk eronder als medewerkers op afstand werken?

Medewerkers die op afstand werken, maken misschien wel langere werkdagen en verhogen hun productiviteit, maar het vermogen van bedrijven om toezicht te houden op de kwaliteit van het werk en deze te waarborgen, is afgenomen. Uit een enquête van de Society for Human Resource Management (SHRM) bleek dat meer dan een derde van de werkgevers toegaf dat ze door het werken op afstand moeite hebben om de bedrijfscultuur en de productiviteit van hun werknemers op peil te houden.

Leidinggevende uitdagingen

Hoe leid je een hybride team?

Vanuit managementoogpunt is een hybride team een stuk moeilijker te leiden als het gaat om het vaststellen van verwachtingen, het op peil houden van het moreel binnen het team, het waarborgen van gelijkheid, het zorgen voor de juiste mate van flexibiliteit, het signaleren van tekenen van burn-out en nog veel meer.

Belemmeringen voor samenwerking

Wat als ik geen contact kan krijgen met een medewerker die op afstand werkt?

Het onvermogen om tijdig contact te leggen en samen te werken met een collega op afstand is een uitdaging waar de meeste bedrijven mee te maken hebben gehad. Het is dan ook geen wonder dat 20% van de werknemers het gebrek aan samenwerking en communicatie als een van de grootste uitdagingen van het werken op afstand beschouwt.

Hoe zorg je ervoor dat het team op afstand gemotiveerd blijft?

Volgens het rapport van Owl Labs mist bijna 30% van de Amerikaanse werknemers het contact met hun collega’s op kantoor, en bleek eenzaamheid de op één na grootste uitdaging bij werken op afstand te zijn. Het opbouwen van teamgeest is in een dergelijke situatie ongetwijfeld een grotere uitdaging dan normaal.

Verhoogde beveiligingsbehoeften

Hoe zorg je voor de veiligheid wanneer medewerkers op afstand werken?

De ongekende toename van het thuiswerken heeft er het afgelopen jaar toe bijgedragen dat cybercriminaliteit een hoge vlucht heeft genomen. Door de stijging van 80% in cybercriminaliteit in 2020 is het opbouwen van een robuuste cyberweerbaarheid nog belangrijker geworden. Dit negeren zou verwoestende gevolgen kunnen hebben voor bedrijven, aangezien cyberdreigingen in 2021 er niet eenvoudiger op zullen worden.

Zorgen voor een efficiënte en veilige hybride werkomgeving

Om een succesvolle hybride werkomgeving te beheren, zoekt u naar een Unified Endpoint Management (UEM)-oplossing, zoals Kaseya VSA, die uitgebreid is (beheert alle apparaten en omgevingen), efficiënt (krachtige IT-automatiseringsmogelijkheden), schaalbaar en betaalbaar. Kaseya VSA kan u helpen om een hoge productiviteit (met de mogelijkheid om de uptime van endpointsen en netwerken te handhaven) en optimale beveiliging (met de mogelijkheid om patches, antivirus/antimalware en back-ups te beheren) te garanderen, wat nodig is om de uitdagingen van een hybride werkomgeving het hoofd te bieden.