Wat is IT-procesautomatisering (ITPA)?

IT-procesautomatisering (ITPA) maakt gebruik van technologie om complexe bedrijfsprocessen, zoals IT-diensten, administratie en ondersteuning, te automatiseren in de vorm van workflows, om zo de kosten en tijd te vermijden die gepaard gaan met het handmatig beheren ervan.

ITPA-oplossingen zijn ontworpen om knelpunten weg te nemen en de infrastructuur te harmoniseren door de kloof tussen verschillende platforms, applicaties en systemen te overbruggen. Naast het verbeteren van de transparantie en het bevorderen van de communicatie tussen afdelingen, helpt ITPA ook om fouten te verminderen, gegevensverlies te voorkomen en de verwerkingssnelheid te verhogen.

Wat is een IT-proces?

IT-processen zijn in wezen gestandaardiseerde werkprocessen die helpen bij het stroomlijnen van alle IT-gerelateerde activiteiten binnen een bedrijf. Met deze IT-processen kunt u zorgen voor een efficiënte dienstverlening, ongeacht wie deze taken uitvoert.

Aan de andere kant loop je, bij gebrek aan duidelijk omschreven IT-processen, een groter risico op fouten bij je dagelijkse, IT-gerelateerde werkzaamheden. Voorbeelden van veelvoorkomende IT-processen zijn onder meer ticketbeheer, assetmanagement, patchbeheer, servicedeskactiviteiten en nog veel meer.

Welke verschillende soorten procesautomatisering zijn er?

Hoewel ITPA vaak wordt verward met andere vormen van procesautomatisering, verschilt het in verschillende opzichten aanzienlijk daarvan. Laten we eens kijken naar enkele vormen van procesautomatisering en hoe deze zich onderscheiden van ITPA.

IT-procesautomatisering (ITPA)

ITPA richt zich op het verbeteren van de efficiëntie door het handmatige werk te verminderen dat gepaard gaat met het uitvoeren van routinematige IT-taken, zoals het toepassen van beveiligingsbeleidsregels en het maken van back-ups, het configureren van nieuwe netwerkapparaten of servers, het installeren van patches op systemen, enzovoort.

ITPA-systemen dragen bij aan het verkorten van de doorlooptijden van dienstverlening en maken een optimale afstemming van multifunctionele processen en workflows mogelijk. Daarnaast bevordert ITPA de consistentie en standaardisatie van de verschillende technologieën en softwareversies die binnen het bedrijf beschikbaar zijn. Ook in het geval van een dienstonderbreking vereenvoudigt ITPA het oplossen van problemen aanzienlijk door middel van automatisering en verkort het de tijd die nodig is om het incident op te lossen.

Robotgestuurde procesautomatisering (RPA)

Zoals de naam al aangeeft, maakt robotische procesautomatisering (RPA) het mogelijk om alle repetitieve administratieve activiteiten en processen te laten uitvoeren door robots die fungeren als ‘virtuele medewerkers’. Bij RPA-systemen wordt gebruikgemaakt van bots die met behulp van machine learning zijn getraind om repetitieve taken op grote schaal uit te voeren. Deze bots zijn bedreven in het uitvoeren van routinematige IT-taken, zoals het controleren van formulieren, het invoeren van gegevens, enzovoort.

RPA zorgt voor kostenbesparingen en zorgt voor meer efficiëntie en betrouwbaarheid in processen. RPA-systemen zijn ook uitermate geschikt voor het beheren van workflows waarbij veel documentatie komt kijken en die over het algemeen gevoeliger zijn voor menselijke fouten. Sectoren zoals de gezondheidszorg, het bankwezen, human resources en de toeleveringsketen profiteren enorm van de implementatie van RPA.

Automatisering van bedrijfsprocessen (BPA)

Bedrijfsprocesautomatisering (BPA), ook wel digitale transformatie genoemd, kan worden omschreven als de door technologie ondersteunde automatisering van complexe, uit meerdere stappen bestaande zakelijke transacties en processen. BPA kan u helpen bij het realiseren van een breed scala aan doelstellingen, zoals het doorvoeren van digitale transformatie, het stroomlijnen van bedrijfsprocessen om deze te vereenvoudigen, het verbeteren van de servicekwaliteit, het optimaliseren van de dienstverlening, het verlagen van de kosten en nog veel meer. BPA-systemen worden doorgaans op maat gemaakt om aan de unieke behoeften van een bedrijf te voldoen.

Enkele veelvoorkomende bedrijfsprocessen die via BPA kunnen worden geautomatiseerd, zijn onder meer de inwerkprocedure voor nieuwe medewerkers, gegevensinvoer, het factureren van inkooporders en het goedkeuren van leningaanvragen.

Digitale procesautomatisering (DPA)

Digitale procesautomatisering, of DPA, houdt in dat processen worden geautomatiseerd die met behulp van meerdere verschillende applicaties moeten worden uitgevoerd. DPA-systemen kunnen worden gebruikt om diverse bedrijfsprocessen te automatiseren die doorgaans enige vorm van menselijke tussenkomst vereisen.

DPA wordt vaak gezien als de doorontwikkelde versie van BPM. Dat gezegd hebbende, vinden bedrijven die BPM al hebben geïmplementeerd het gemakkelijker om DPA in te voeren. DPA wordt vaak ingezet bij initiatieven voor digitale transformatie binnen ondernemingen om klanttrajecten te optimaliseren en bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Veelvoorkomende bedrijfsfuncties die baat kunnen hebben bij DPA zijn onder meer werkprocessen op het gebied van productie, IT, management, marketing en verkoop.

Hoe werkt IT-procesautomatisering?

ITPA-tools werken doorgaans volgens een actie-reactieprincipe. Om ITPA te laten functioneren, moeten IT-afdelingen bij het opzetten van de systemen dus rekening houden met vooraf gedefinieerde gebeurtenissen die de ITPA-systemen in werking zullen stellen. Veelvoorkomende gebeurtenissen die kunnen worden ingesteld om ITPA-tools te activeren, zijn onder meer:

Dagelijkse routinecontroles en updates
Veelvoorkomende technische problemen, zoals systeemfouten en bugs
Vooraf gedefinieerde workflows, zoals de servicedesk

Zodra de triggers zijn gedefinieerd, zijn ITPA-systemen klaar voor gebruik. Laten we eens stap voor stap bekijken hoe een ITPA-systeem werkt:

Monitoring: ITPA-systemen houden bedrijfsapplicaties regelmatig in de gaten en volgen de prestatie-indicatoren van het systeem. ITPA-systemen blijven deze stap uitvoeren totdat een vooraf gedefinieerde trigger wordt gedetecteerd.
Trigger: Zodra zich een vooraf gedefinieerde gebeurtenis voordoet, detecteert het ITPA-systeem deze en zet het een geautomatiseerde workflow in gang.
Reactie: Het ITPA-systeem voert automatisch een taak uit als reactie op de triggergebeurtenis. Deze reactie kan van alles zijn, variërend van stappen om de systeemprestaties te herstellen, het doorsturen van workflows naar de servicedesk, geautomatiseerde spreadsheetbewerkingen, enzovoort.

Wat zijn enkele toepassingsvoorbeelden van IT-procesautomatisering?

ITPA helpt organisaties om IT-problemen snel op te lossen en het beheer van activiteiten met een lage toegevoegde waarde te stroomlijnen, zodat ze zich meer kunnen richten op zakelijke prioriteiten. Laten we eens kijken naar enkele [kenmerken van IT-taken](https://www.bplogix.com/blog/it-process-automation#:~:text=Enkele belangrijke voordelen van,en de efficiëntie van IT-activiteiten.) die geschikt zijn voor IT-procesautomatisering:

Foutgevoelig
Beperkte menselijke tussenkomst
Hoog transactievolume
Eenvoudig op te splitsen in meerdere concrete taken
In een stabiele omgeving leven

Enkele veelvoorkomende toepassingen van ITPA zijn onder meer:

Gebruikersbeheer
Routinetaken automatiseren
IT-gerelateerde onboarding en offboarding
Wachtwoord opnieuw instellen
Automatisering van de servicedesk
Beheer van de toegang tot gegevens
Systeemcontrole
Gegevensbeheer

Wat is een voorbeeld van IT-procesautomatisering?

Het automatisch beheren van serviceverzoeken is een van de meest voorkomende voorbeelden van ITPA. Bedrijven kunnen automatisering inzetten om helpdeskvragen, e-mails en klachten van klanten te ontvangen en te ordenen. ITPA kan ook helpen bij het filteren van dubbele vragen, het automatisch beantwoorden van veelgestelde vragen en nog veel meer.

Wat zijn de voordelen van IT-procesautomatisering?

Nu we weten wat ITPA is en hoe het werkt, gaan we dieper in op de redenen waarom bedrijven dit moeten invoeren.

Lagere operationele kosten: Bedrijven verspillen dagelijks veel middelen aan repetitieve, handmatige IT-taken. Door ITPA te implementeren kunt u de meeste van deze routinetaken automatiseren en het IT-beheer stroomlijnen zonder dat u extra personeel hoeft aan te nemen.
Minder menselijke fouten: Door IT-processen te automatiseren, kunt u het aantal menselijke fouten aanzienlijk verminderen en het risico op systeemstoringen en beveiligingsincidenten tot een minimum beperken. Aangezien gestandaardiseerde reacties volgens best practices grotendeels in de workflow van het ITPA-systeem zijn geïntegreerd, helpt dit bovendien om het risico op fouten verder te minimaliseren.
Hogere productiviteit en efficiëntie: door ITPA te implementeren worden routinetaken uit handen genomen van uw IT-afdeling, waardoor de productiviteit en efficiëntie van de technici toenemen.
Snellere detectie en reactietijden: Door systemen en bedrijfsprocessen continu te monitoren, maakt ITPA een snellere detectie van vooraf gedefinieerde triggergebeurtenissen mogelijk. Dankzij deze snellere detectie bent u beter in staat om het probleem snel op te lossen voordat het uitgroeit tot een groter probleem.
Verbeterde serviceniveaus en gebruikerservaring: ITPA helpt bij het automatiseren van tijdrovende handmatige taken, wat op zijn beurt bijdraagt aan het verbeteren van de serviceniveaus. Door ITPA te implementeren kunnen bedrijven hun kosten verlagen en hun winst verhogen, waardoor hun IT-afdelingen hun klanten een betere service kunnen bieden en de algehele gebruikerservaring kunnen verbeteren.
Superieure integratie van IT-diensten: ITPA zorgt voor een naadloze integratie van mensen, processen en tools via geautomatiseerde workflows, waardoor het IT-beheer wordt gestroomlijnd.

Wat zijn enkele nadelen van IT-procesautomatisering?

Nu we de voordelen van de invoering van ITPA hebben besproken, gaan we nu kijken naar enkele mogelijke nadelen die hiermee gepaard kunnen gaan.

Minder banen voor IT-personeel: Een van de meest voor de hand liggende nadelen van ITPA is dat automatisering ertoe leidt dat er minder IT-technici nodig zijn om dezelfde taken uit te voeren. Door het grootste deel van uw routinematige, handmatige IT-taken te automatiseren, is het niet langer nodig om meer mensen in te zetten voor deze werkzaamheden.
Risico op zelfgenoegzaamheid: Het besef dat de meeste routinetaken automatisch worden afgehandeld, kan ertoe leiden dat uw IT-technici zelfgenoegzaam worden in hun werk.
Verlies van het menselijke aspect: Nu automatisering het grootste deel van de handmatige taken overneemt, gaat ITPA gepaard met een verlies van het menselijke aspect, dat voor het succes van bedrijven van cruciaal belang is. ITPA-systemen reageren op triggergebeurtenissen op basis van vooraf gedefinieerde processen. Soms kan het echter voordeliger zijn om een mens reactieve beslissingen te laten nemen op basis van zijn intuïtie en impuls.
Implementatie- en onderhoudsbehoeften: Een ander groot nadeel van ITPA is dat het voortdurend moet worden gecontroleerd en onderhouden om ervoor te zorgen dat het naar behoren functioneert. Daarom moet u het niet alleen vóór, maar ook na de implementatie grondig testen. Voortdurende tests en onderhoud zijn absoluut noodzakelijk om te garanderen dat de resultaten van uw ITPA-systeem gelijk zijn aan of beter zijn dan de resultaten die u zou behalen als medewerkers dezelfde activiteit zouden uitvoeren. Om dit te bereiken, moet u uw workflows voortdurend bijwerken.

Wat zijn tools voor IT-procesautomatisering?

ITPA-tools helpen bij het stroomlijnen van IT-activiteiten door repetitieve, handmatige workflows, taken en processen te automatiseren en de kloof tussen onderling onverenigbare applicaties te overbruggen. Deze tools kunnen in meerdere databases en systemen worden geïmplementeerd en kunnen helpen bij het automatiseren van processen tussen deze systemen, zonder dat menselijke tussenkomst nodig is. In wezen dragen ITPA-tools bij aan het creëren van een meer uniforme en gestandaardiseerde IT-infrastructuur.

Op basis van vooraf gedefinieerde controleworkflows kan uw ITPA-tool een systeemprobleem automatisch verhelpen of waarschuwingen of escalaties naar de betreffende IT-technicus sturen voor onmiddellijke actie. ITPA-tools zijn een uitkomst voor zowel interne IT-teams als MSP’s die worstelen met meerdere, onderling uiteenlopende workflows en te veel tijd besteden aan routinematige handmatige taken. ITPA-tools bieden uw IT-technici de flexibiliteit die ze nodig hebben om processen naar behoefte te configureren en aan te passen.

Automatiseer belangrijke IT-processen met Kaseya

Met de krachtige, op beleid gebaseerde automatisering van Kaseya VSA kunt u veelvoorkomende IT-processen, zoals routinematig serveronderhoud en patchbeheer, automatiseren om handmatige inspanningen te verminderen. Bovendien kunt u IT-incidenten automatisch herstellen door scripts uit te voeren als reactie op een waarschuwing. En dat is nog niet alles! Kaseya VSA groeit mee met uw bedrijf door u in staat te stellen tienduizenden endpointsen te beheren op één SaaS-instantie.

Wilt u meer weten over de krachtige automatiseringsmogelijkheden van Kaseya? Maak dan vandaag nog een afspraak voor een gratis demo!

Wat is IT-procesautomatisering (ITPA) en hoe werkt het?