Klant in de schijnwerpers: het succes van TwentyFour IT met ‘ Kaseya 365 ’ Ops

DattoCon Europe trok een volle zaal voor een sessie waarin concrete successen van MSP’s centraal stonden. Tony Houlihan, CTO van TwentyFour IT Services, deelde daar zijn succesverhaal over de integratie van de ‘Kaseya 365 Ops ’.

Van het beteugelen van de wildgroei aan tools tot het genereren van omzet door middel van automatisering: Tony vertelde hoe zijn team ‘ Kaseya 365 Ops’ inzet om slimmer te groeien, in plaats van harder te werken. En met nieuwe voorproefjes van de roadmap en tijdbesparende AI in het verschiet, zag het publiek met eigen ogen hoe ‘ Kaseya 365 Ops’ de spelregels verandert voor ambitieuze MSP’s.

Ops: Het geheim om de controle te behouden

Het verhaal van Houlihan raakt een gevoelige snaar bij elke MSP die worstelt met het combineren van meerdere tools en verdrinkt in repetitieve taken. Zijn team had precies daarmee te maken: losstaande systemen, versnipperde documentatie en eindeloze handmatige processen. De overstap naar Kaseya 365 Ops was bedoeld om al zijn versnipperde tools samen te brengen en zo een soepelere en efficiëntere werkervaring te creëren.

Wat is er veranderd sinds de invoering van Ops?

• Gecentraliseerde PSA: Ze hebben alles onder één dak samengebracht, met een PSA- Autotask -oplossing als spil van de operatie, waardoor de werkprocessen zijn vereenvoudigd in plaats van dat er nog meer tools bij kwamen die beheerd moesten worden.
• Geautomatiseerde documentatie: Met IT Glue als enige betrouwbare bron zijn SOP’s gestandaardiseerd, gemakkelijk te vinden en raken nieuwe technici sneller ingewerkt. Geen ‘stamkennis’ meer die in iemands hoofd verborgen zit.
• Geautomatiseerde facturering en cashflow: Met ConnectBooster worden facturen automatisch verzonden, kunnen klanten online betalen via een selfserviceportaal en worden betalingen direct gekoppeld in het PSA-systeem. U hoeft niet langer achter betalingen aan te jagen en loopt geen inkomsten meer mis.
• Slim inkopen en offertes opstellen: Met Kaseya Quote Manager kan het team direct realtime prijzen van distributeurs opvragen, sneller offertes opstellen en klanten zelfs een selfservice-portaal aanbieden, zodat ze minder tijd kwijt zijn aan het achterhalen van cijfers en meer tijd hebben om deals te sluiten.

Automatisering die echt tijd bespaart

Een van Houlihans grootste successen bij Kaseya 365 Ops is eenvoudig maar krachtig: alle vervelende, handmatige werkzaamheden waar MSP’s uren aan besteden, omzetten in geautomatiseerde workflows. In plaats van tijd te verspillen aan repetitieve administratieve taken, kan zijn team zich blijven richten op het oplossen van echte problemen en het leveren van meer waarde aan klanten.

Zo ziet dat er in de praktijk uit:

• Automatische endpoint : met duizenden endpointsen om te beheren, gebruikt het team van Tony automatisering om elk apparaat automatisch aan het juiste klantcontract te koppelen. Op die manier weten ze bij binnenkomst van tickets meteen wie de eigenaar is. Geen handmatig speurwerk meer.
• Door AI aangestuurde documentatie: in plaats van SOP’s helemaal zelf op te stellen, laten ze de Smart SOP Generator direct documentatie genereren op basis van realtime gegevens van IT Glue. Zo blijven processen up-to-date zonder dat technici van hun dagelijkse werkzaamheden worden afgeleid.
• Gestroomlijnde probleemoplossing: Technici hebben nu direct toegang tot vooraf ingevulde wachtwoorden, realtime netwerkkaarten en slimme checklists die precies op het juiste moment verschijnen, waardoor de tijd die nodig is voor het oplossen van problemen wordt verkort en het percentage problemen dat bij het eerste contact wordt opgelost, toeneemt.
• Het resultaat: ingenieurs besteden minder tijd aan administratieve taken, worden sneller bijgeschoold en kunnen support endpointsen support zonder dat er extra personeel nodig is.

Vandaag proactief, morgen winstgevend

Houlihan vatte het het beste samen: „Hoe proactiever we zijn, hoe minder boetes we krijgen, en toch halen we meer omzet binnen.”

Door hun omgeving te standaardiseren met myITprocess en realtime gegevens te gebruiken om klanten op een duidelijk stappenplan af te stemmen, zet TwentyFour IT Services rustige helpdesks om in nieuwe verkoopkansen. Dit leverde hechtere relaties, hogere marges en een team op dat niet wordt overspoeld door routinematig werk.

Zijn advies voor andere MSP’s: wacht niet met het optimaliseren van je processen. Begin met het in kaart brengen ervan, automatiseer elke repetitieve stap en zet workflows op die het zware werk uit handen nemen. Hoe eerder je een proactieve, geautomatiseerde basis legt, hoe sneller je kunt groeien zonder dat je overheadkosten stijgen.

Wat staat er op het gebied van operations te gebeuren?

Tijdens de sessie kregen de deelnemers ook alvast een voorproefje van de richting waarin Kaseya Ops in de toekomst wil sturen:

• Meer dan 50 ingebouwde automatiseringen: profiteer van de meer dan 50 automatiseringen die al zijn inbegrepen, en er komen er nog meer aan, allemaal ontworpen om de volledige workflow van technici te stroomlijnen.
• Gecentraliseerd klantenportaal: één centrale plek om tickets in te dienen, documenten en wachtwoorden op te vragen, facturen in te zien en nog veel meer.
• myITprocess garantierapporten met extra leveranciers: Device Lifecycle Management in myITprocess is al geïntegreerd met toonaangevende leveranciers zoals Dell, Lenovo, HP, Cisco Meraki, Acer, SonicWall en Datto Networking, waardoor u de garantiestatus eenvoudig kunt volgen en onverwachte uitval kunt voorkomen. Integraties met Cisco en Ubiquiti volgen binnenkort, waardoor u nog meer inzicht krijgt in de hardwareomgevingen van uw klanten.
• Smart Ticket Triage: Deze door AI aangestuurde functie in Autotask stroomlijnt de serviceprocessen door ticketgegevens automatisch te categoriseren en bij te werken op basis van historische gegevens, gerelateerde en/of dubbele tickets op te sporen en problemen op intelligente wijze door te sturen naar de meest geschikte technici.
• Smart Command: een generatieve AI-chatbot die is geïntegreerd in Autotask en IT Glue en die gebruikers helpt bij het leren, vinden en uitvoeren van taken, zoals het samenvatten van gegevens, het aanmaken van tickets of het genereren van flexibele assets. De chatbot biedt begeleiding binnen de app, brengt relevante informatie naar voren en onderneemt actie namens u, waarbij rollen en machtigingen worden gerespecteerd om veilige, efficiënte workflows te waarborgen.

Ontdek zelf wat Ops zo bijzonder maakt

Als je het beu bent om met versnipperde tools te jongleren en inkomsten mis te lopen, bewijst het verhaal van Houlihan over ‘ Kaseya 365 Ops’ dat er een betere manier is. Door ‘ Kaseya 365 Ops’ te implementeren, kun je je dienstverlening standaardiseren, het routinewerk automatiseren, sneller betaald worden en groeien zonder dat de kosten de pan uit rijzen.

Wilt u het in de praktijk zien? Boek een demo en ontdek hoe Kaseya 365 Ops u kan helpen uw MSP slimmer te laten groeien, in plaats van harder te werken.