Maak kennis met Workforce Planner: uw centrale platform voor het beheer van medewerkers en projecten in Kaseya BMS

Het aansturen van mensen en projecten is voor IT-dienstverleners altijd al een evenwichtsoefening geweest. Tussen servicetickets, projecttaken en het inplannen van middelen is het gemakkelijk om het overzicht te verliezen en meer tijd te besteden aan het schakelen tussen verschillende tools dan aan het daadwerkelijk uitvoeren van het werk. Daarom introduceren we met veel enthousiasme Workforce Planner, een gloednieuwe functie in BMS die is ontworpen om de manier waarop u uw personeel aanstuurt te vereenvoudigen en te transformeren.

Alles in één overzicht voor een betere planning

Voor veel partners betekent personeelsbeheer dat ze heen en weer moeten schakelen tussen projecttools van derden, inzetkalenders en interne spreadsheets. Workforce Planner brengt dit alles samen in één gebruiksvriendelijk platform.

Met Workforce Planner kunnen projectmanagers en beheerders:

• Zie in één oogopslag welke medewerkers beschikbaar zijn: weet wie er vrij is, wie het druk heeft en waar het risico op overbelasting bestaat.
• Wijs taken met vertrouwen toe: koppel de juiste specialist aan de juiste taak en stem dit af op de komende deadlines.
• Bevorder samenwerking: geef iedereen inzicht in de huidige taken en teamroosters, waardoor er binnen het hele bedrijf meer transparantie ontstaat.

Voor medewerkers zoals ingenieurs of technici biedt Workforce Planner een eenvoudig overzicht van hun toegewezen werkzaamheden, zonder dat ze zich door ingewikkelde tools hoeven te worstelen. En voor degenen die geen directe toegang hebben, verschijnen hun toegewezen taken automatisch op de pagina ‘Mijn agenda’, zodat niemand buiten beeld blijft.

Slimmer projectbeheer, geïntegreerd in BMS

Deze eerste fase van Workforce Planner is gericht op projecten. In plaats van gebruik te maken van tools van derden, beschikt u nu over een geïntegreerde, moderne oplossing met:

• Een overzichtelijkere, intuïtievere gebruikersinterface en gebruikerservaring: speciaal ontworpen voor de huidige MSP-werkprocessen.
• Op rollen gebaseerde rechten: Projectmanagers en beheerders met „Wijzigen“-rechten kunnen taken toewijzen en bewerken, terwijl gebruikers met „Bekijken“-toegang schema’s kunnen filteren en inzien.
• Gecentraliseerd taakbeheer: Elke taak die in de module ‘Projecten’ wordt aangemaakt, wordt ook weergegeven in Workforce Planner, waardoor er één enkele betrouwbare bron is.

Door een goed overzicht te combineren met rolgebonden rechten zorgt Workforce Planner ervoor dat projectbeheer zowel veilig als efficiënt verloopt.

Ontworpen voor elke functie binnen je team

Bij de ontwikkeling van Workforce Planner is rekening gehouden met verschillende gebruikersprofielen:

• Projectmanagers en beheerders: plan vooruit, wijs taken toe en pas de werkbelasting aan met volledige toegang.
• Bronnen met inzagerechten: houd eenvoudig toegewezen taken bij en bekijk het algemene teamrooster.
• Bronnen zonder toegang: profiteren hier toch van, aangezien de aan hen toegewezen taken automatisch worden gesynchroniseerd met hun „Mijn agenda“.

Zo wordt ervoor gezorgd dat iedereen, ongeacht zijn of haar toegangsniveau, op de hoogte blijft en op één lijn zit.

De interface nader bekeken

De kalenderweergave van de Workforce Planner brengt alle onderdelen op één plek samen:

• Kalenderweergaven: schakel tussen dag- en weekweergave, ga naar ‘Vandaag’ of blader om je komende taken te bekijken.
• Overzicht van medewerkers: Bekijk medewerkers, hun functietitels en hun beschikbaarheid direct in de interface.
• Dienstrooster op basis van diensten: de witte blokken geven de werkuren aan, de grijze blokken de vrije tijd en de rode lijn geeft het huidige tijdstip aan.
• Takenvenster: Filter, sorteer en wijs taken rechtstreeks in de agenda toe aan specifieke medewerkers.
• Opties voor volledig scherm en filteren: concentreer je op de details die voor je planning het belangrijkst zijn.

Met deze hulpmiddelen kun je eenvoudig middelen effectief toewijzen en tegelijkertijd het totaalbeeld in het oog houden.

Transparantie via logbestanden en rapportages

Workforce Planner biedt bovendien uitgebreide logboekregistratie voor elke activiteit, waaronder het aanmaken van taken, wijzigingen in toewijzingen en updates in de planning. Deze gegevens zijn te vinden onder Beheer > Logboeken > Workforce Planner. U kunt de weergaven van de logboeken aanpassen, opslaan voor hergebruik en ze zelfs delen met het hele team. Dit niveau van inzicht zorgt voor verantwoordingsplicht en maakt het eenvoudiger om wijzigingen in de loop van de tijd bij te houden.

De basis leggen voor integraal personeelsbeheer

Hoewel de eerste versie van Workforce Planner zich richt op projecten, is dit nog maar het begin. In toekomstige fasen zal het systeem worden uitgebreid met tickets en servicebezoeken, en uiteindelijk de verouderde dispatchkalender vervangen. De langetermijnvisie is om partners een uitgebreid personeelsbeheerplatform te bieden, dat fungeert als het centrale punt om inzicht te krijgen in hoe tijd en middelen binnen het hele bedrijf worden ingezet.

Boek vandaag nog een demo van Kaseya BMS om te ontdekken hoe Workforce Planner de planning kan vereenvoudigen en de teamprestaties kan verbeteren.