BYOD (Bring Your Own Device): Een uitgebreide gids

Een overzicht van BYOD-beleidsregels, beveiligingsrisico’s, voordelen en best practices

BYOD staat voor ‘bring your own device’, een werkwijze waarbij werknemers hun eigen apparaten gebruiken in plaats van de door het bedrijf verstrekte apparaten om hun werk te doen. De opkomst van BYOD is gestimuleerd door factoren zoals de ruime beschikbaarheid van mobiele apparaten, snelle mobiele netwerkverbindingen en hybride werkomgevingen.

De BYOD-trend is al vele jaren aan de gang en heeft tijdens de COVID-19-pandemie een versnelling doorgemaakt, nu steeds meer werknemers op afstand werken en de voorkeur geven aan het gebruik van hun eigen apparaten. De pandemie heeft ons geleerd dat werken op afstand of in een hybride werkomgeving de productiviteit niet vermindert, maar juist kan verhogen. Gezien deze ontwikkeling omarmen veel bedrijven de BYOD-cultuur, waarbij werknemers met hun eigen apparaten kunnen werken. Op deze manier kunnen bedrijven nieuwe medewerkers en klanten snel inwerken, gemengde of verspreide werkomgevingen stroomlijnen en de tevredenheid en productiviteit van medewerkers verhogen door hen de vrijheid te geven hun eigen apparaat te kiezen.

Aangezien werken op afstand een vast en belangrijk onderdeel van de werkcultuur lijkt te worden, moeten bedrijven beleid ontwikkelen met betrekking tot het veilige en beveiligde gebruik van persoonlijke apparaten op het werk.

Dit uitgebreide e-boek helpt u te begrijpen welke voordelen BYOD voor uw medewerkers en uw bedrijf kan opleveren, en met welke beleidsregels, richtlijnen en werkwijzen u rekening moet houden om een veilig en productief BYOD-programma op te zetten.

Wat betekent BYOD?

De markt voor BYOD en bedrijfsmobiliteit werd in 2019 geschat op 54,69 miljard dollar en zal naar verwachting in 2027 165,25 miljard dollar bedragen, met een samengesteld jaarlijks groeipercentage (CAGR) van 15,99% tussen 2020 en 2027. BYOD is de meest gangbare afkorting in verband met persoonlijke apparaten op het werk, maar u kunt ook andere termen tegenkomen, zoals ‘bring your own technology’ (BYOT), ‘bring your own phone’ (BYOP) of ‘bring your own computer’ (BYOPC).

Een BYOD-beleid bespaart bedrijven geld, omdat ze geen dure hardware hoeven aan te schaffen. Bovendien zorgt het toestaan van het gebruik van eigen apparaten door medewerkers voor comfort en tevredenheid bij het personeel. Het gemak van het gebruik van één enkel apparaat betekent dat medewerkers niet meerdere apparaten tegelijk hoeven mee te nemen en te beheren. Dit voorkomt de ongemakken en stress die gepaard gaan met het wisselen tussen verschillende apparaten.

In een organisatie worden in het BYOD-beleid de regels en voorschriften vastgelegd met betrekking tot het gebruik van persoonlijke apparaten zoals laptops, smartphones en tablets door medewerkers voor zakelijke doeleinden. Een BYOD-beleid kan voordelen opleveren voor de organisatie, maar kan ook aanzienlijke veiligheidsrisico’s met zich meebrengen als er geen toezicht op wordt gehouden. Aangezien medewerkers via hun eigen apparaten toegang krijgen tot het interne netwerk, de communicatiekanalen, de opslagruimte, de applicaties en de systemen van hun organisatie, kan zelfs een kleine veiligheidsfout ertoe leiden dat het bedrijf het slachtoffer wordt van een cyberaanval.

De vraag rijst hoe bedrijven een effectief BYOD-beleid kunnen opstellen dat bestand is tegen bedreigingen, maar tegelijkertijd niet te ingrijpend is. Ook doen zich tactische vragen voor, zoals: hoe kun je bedrijfsgegevens verwijderen in geval van verlies of diefstal van een apparaat? Dit soort vragen is nog relevanter geworden gezien de COVID-19-pandemie en de toenemende frequentie van cyberaanvallen in alle sectoren. In een omgeving waarin hybride werken de norm wordt, moet het BYOD-beleid opnieuw onder de loep worden genomen.

Maar eerst volgt hier een overzicht van de belangrijkste aspecten van BYOD.

Hoe populair is BYOD?

Volgens Global Markets Insight bedroeg de omzet van de Enterprise Mobility Management-sector in 2019 meer dan 3,5 miljard dollar en zal deze tussen 2020 en 2026 naar schatting met een samengesteld jaarlijks groeipercentage (CAGR) van meer dan 15% groeien.

De afgelopen jaren is BYOD steeds populairder geworden, en de COVID-19-pandemie, die professionals over de hele wereld dwong om op afstand te werken, heeft deze groei nog verder gestimuleerd. Andere wereldwijde trends die de groei van BYOD aanwakkeren, zijn de beschikbaarheid van supersnel mobiel internet en de snelle uitrol van 5G over de hele wereld. Bovendien draagt het toenemende aantal smartphonegebruikers in veel landen ook bij aan de BYOD-cultuur.

Waarom maken bedrijven gebruik van BYOD?

In 2004 introduceerde VoIP-aanbieder BroadVoice een manier waarop bedrijven gesprekken naar de persoonlijke apparaten van hun medewerkers konden doorverbinden, en de term BYOD raakte ingeburgerd. Maar het was Intel dat de term in 2009 onder een breder publiek bekend maakte. Het bedrijf behoorde tot de eersten die een BYOD-beleid opstelden en implementeerden, nadat het had opgemerkt dat medewerkers hun eigen apparaten op het bedrijfsnetwerk aansloten. Sindsdien is het gebruik van BYOD toegenomen, evenals de behoefte aan bijbehorend beleid. Verschillende bedrijven onderzoeken nu de mogelijkheid om werknemers de keuze te bieden hun eigen apparaten op het werk te gebruiken en een BYOD-beleid in te voeren.

Voordelen zijn onder meer:

Hogere productiviteit: Medewerkers zijn door ervaring vertrouwd geraakt met het gebruik van hun persoonlijke apparaten en willen deze ook op het werk blijven gebruiken. Daardoor kunnen ze hun werk efficiënter en effectiever uitvoeren. Bovendien zijn de persoonlijke apparaten die medewerkers zelf aanschaffen vaak van betere kwaliteit dan de apparaten die door het bedrijf worden verstrekt. Organisaties profiteren ervan dat medewerkers met hun eigen hoogwaardige apparaten en hulpmiddelen werk van betere kwaliteit leveren en sneller werken. Medewerkers hebben ook de neiging om hun apparaten sneller te vernieuwen dan hun werkgever dat doet.
Grotere responsiviteit van medewerkers: Volgens een rapport van Deloitte kijkt meer dan een derde van de smartphonebezitters wereldwijd binnen vijf minuten na het ontwaken op hun telefoon. In ons dagelijks leven zijn we sterk afhankelijk van onze persoonlijke apparaten. Onze productiviteit op persoonlijke apparaten wordt verhoogd doordat we vertrouwd zijn met de gebruikersinterface, in tegenstelling tot bij een nieuw apparaat. Omdat medewerkers gewend zijn aan hun persoonlijke apparaten, zorgt het toestaan van het gebruik van deze apparaten op het werk voor een groter gevoel van comfort en tevredenheid. Het is voor medewerkers ook gemakkelijker om met één apparaat te werken dan met meerdere, vooral als hun werk reizen vereist, omdat dit het werk aangenamer maakt.
Verminder de risico’s van schaduw-IT: Er wordt voorspeld dat tegen 2030 negen op de tien mensen van zes jaar en ouder digitaal actief zullen zijn. In een wereld waarin smartphones en tablets alomtegenwoordig zijn en vrijwel een verlengstuk van ons leven vormen, is het onvermijdelijk dat werknemers hun persoonlijke apparaten voor hun werk gebruiken, zelfs als er geen BYOD-beleid is.
De term ‘schaduw-IT’ verwijst naar IT-projecten die buiten het interne IT-team van een bedrijf om en zonder medeweten daarvan worden beheerd. Het kan gaan om een verzameling applicaties en apparaten die werknemers voor hun werk gebruiken zonder voorafgaande goedkeuring van de IT-afdeling. Hieronder valt bijvoorbeeld ook het checken van de zakelijke e-mail of het gebruik van gangbare communicatiekanalen buiten de beveiligde bedrijfsomgeving. Bedrijven moeten accepteren dat medewerkers hun persoonlijke apparaten voor hun werk zullen gebruiken en daarom richtlijnen voor het gebruik ervan opstellen. Dit zorgt voor betere beveiliging en biedt medewerkers tegelijkertijd keuzevrijheid in hun werkstijl.
Kostenbesparingen: De prijs van een mobiel apparaat kan variëren van 200 dollar tot ruim 1.000 dollar. Als meerdere medewerkers nieuwe apparaten nodig hebben, kan dit oplopen tot een aanzienlijk bedrag. Bedrijven staan voortdurend onder druk om hun IT-kosten te verlagen, omdat deze hoge investeringen met zich meebrengen en een flink deel van het budget kunnen opslokken, met name bij kleine en middelgrote bedrijven die elke dollar verstandig moeten besteden. Een BYOD-beleid kan bedrijven helpen hun IT-kosten drastisch te verlagen en tegelijkertijd ervoor te zorgen dat medewerkers hun eigen apparaten van superieure kwaliteit kunnen kiezen en gebruiken. Door inkoop in grote hoeveelheden krijgen bedrijven vaak een gunstige prijs voor consumententechnologie. Door samen te werken met merken kunnen ze hun medewerkers een betaalbaardere optie bieden om de gadgets te bezitten die ze willen. Alle partijen profiteren van de deal. Het is een win-winsituatie voor iedereen.
Verbonden medewerkers op afstand: Aangezien medewerkers altijd klanten zullen moeten bezoeken of op reis zullen moeten gaan, is werken op afstand onvermijdelijk, om nog maar te zwijgen van het feit dat veel bedrijven hybride werkvormen invoeren, zelfs nu de pandemie afneemt. Zonder een BYOD-beleid zouden medewerkers op kantoor en op afstand op een manier kunnen communiceren die potentiële veiligheidsrisico’s met zich meebrengt. Aan de andere kant helpt een streng beleid bij het vaststellen van de nodige beveiligingsprotocollen voor persoonlijke apparaten.
Verbeterd IT-beheer: Naast het helpen van bedrijven om hun IT-investeringen onder controle te houden, verbeteren BYOD-beleidsregels ook het apparaatbeheer. Het gebruik van persoonlijke apparaten voor werkdoeleinden is een gegeven. Bedrijven kunnen het aantal apparaten dat ze moeten beheren verminderen door de noodzaak weg te nemen om verschillende apparaten te gebruiken voor werk en privédoeleinden. Door richtlijnen vast te stellen voor apparaatvereisten en een duidelijk beleid op te stellen, kunnen ze dit aantal verder verminderen. Door minder apparaten te hoeven beheren, kunnen bedrijven de kosten verder verlagen en de beveiliging van elk apparaat verbeteren, terwijl ze tegelijkertijd hun IT-efficiëntie verhogen.
Ondersteuning voor cloudadoptie: Marktonderzoeksbureau Mordor Intelligence verwacht dat de markt voor cloudmigratie in 2026 een omvang van 448,34 miljard dollar zal bereiken, een stijging ten opzichte van 119,13 miljard dollar in 2020, wat neerkomt op een CAGR van bijna 29%. Als gevolg van de COVID-19-pandemie is de cloudadoptie onder kleine en middelgrote bedrijven sterk toegenomen. Door een BYOD-beleid toe te staan, kan uw bedrijf meer mobiele apparaten in de IT-infrastructuur integreren die het meest geschikt zijn voor cloud computing. Hierdoor hebben medewerkers altijd en overal toegang tot cruciale bedrijfsapplicaties.
Behoud van toptalent: Het is voor werknemers lastig om meerdere apparaten mee te nemen waarop zakelijke applicaties zijn geïnstalleerd. Bovendien kost het schakelen tussen persoonlijke en zakelijke apparaten kostbare productiviteitstijd. Dit maakt het werk vervelend, en bedrijven lopen het risico een deel van hun beste talent te verliezen aan concurrenten die het gebruik van persoonlijke apparaten op het werk toestaan.

Wat is een voorbeeld van BYOD?

Sommige professionals kunnen meer baat hebben bij BYOD-beleid dan anderen. Laten we eens kijken naar managed service providers (MSP’s). MSP’s gebruiken verschillende tools om hun eigen IT-infrastructuur en die van hun klanten te beheren. Ze gebruiken deze tools om veel routinetaken te automatiseren, zodat ze zich kunnen concentreren op de cruciale taken. De mogelijkheid om deze tools ook onderweg te gebruiken, geeft deze professionals de vrijheid om hun taken uit te voeren, waar ze zich ook bevinden. Met een beveiligd mobiel apparaat kunnen ze bijvoorbeeld een dringende serviceticket voor een klant afhandelen terwijl ze midden in een vergadering met een andere klant zitten.

Dankzij een gedegen BYOD-beleid kunnen MSP’s hun bedrijfsvoering stroomlijnen en kosten besparen. Stel je voor dat een medewerker van een MSP een klant bezoekt en meerdere apparaten moet meenemen, zoals een privé-mobiel, een zakelijke mobiel en een laptop. Het is onvermijdelijk dat de prestaties van de medewerker eronder lijden als hij of zij met een zware lading moet reizen. Met een BYOD-beleid heeft de medewerker slechts één apparaat nodig om alles te regelen.

Dankzij BYOD-beleidsregels kunnen werknemers bovendien een evenwicht vinden tussen hun privéleven en hun werk. Nu de MSP-sector steeds meer een ‘mobile-first’-filosofie hanteert, zal de invoering van een BYOD-beleid op het werk deze verschuiving ondersteunen en ervoor zorgen dat de beveiliging van apparaten gewaarborgd blijft.

Voor- en nadelen van BYOD

Elke nieuwe werkwijze die je invoert, heeft altijd voor- en nadelen. Door deze zwakke punten aan te pakken, neemt het nut van het programma toe en wegen de voordelen zwaarder dan de risico’s. Een BYOD-beleid is gunstig gebleken voor veel functies waarbij reizen, werken op afstand of contact met klanten een rol spelen. Aan de andere kant hebben de tegenstanders altijd de nadruk gelegd op de veiligheidsrisico’s die aan BYOD verbonden zijn. Medewerkers die met persoonlijke apparaten toegang krijgen tot bedrijfsnetwerken, vergroten de cyberbeveiligingsrisico’s doordat ze hackers een gemakkelijke manier bieden om het systeem te binnendringen. Bedrijven zijn echter begonnen met het dichten van beveiligingslekken die ontstaan bij het toepassen van BYOD, omdat ze erkennen dat dit een knelpunt is. Laten we in dit gedeelte zowel de voor- als nadelen van het toestaan van BYOD op kantoor onder de loep nemen.

Voordelen van BYOD

BYOD verlaagt niet alleen de hardwarekosten voor het bedrijf, maar stimuleert medewerkers ook om zorgvuldig met hun eigen apparaten om te gaan. Bovendien biedt het medewerkers meer mobiliteit, wat hun tevredenheid en productiviteit ten goede komt. Al met al heeft het een positief effect op het bedrijfsklimaat en het bedrijfsresultaat. De voordelen zijn als volgt:

Betere kwaliteit van het werk dankzij vertrouwdheid met het apparaat: Of we nu kiezen voor een Android-, iOS- of Windows-besturingssysteem of de indeling van de apps en de gebruikersinterface aanpassen, we doen er alles aan om onze apparaten op maat in te stellen. Als we dus onze eigen apparaten voor ons werk mogen gebruiken, voelen we ons meer op ons gemak en hebben we meer controle over het apparaat. Daardoor neemt onze productiviteit toe, aangezien het apparaat specifiek is afgestemd op ons vaardigheidsniveau en we precies weten hoe we de functies het beste kunnen gebruiken.
Flexibiliteit: Flexibiliteit wordt vaak genoemd als een belangrijke eigenschap voor een bedrijf. Flexibele bedrijven kunnen zich gemakkelijk aanpassen aan economische, technologische en consumentgerelateerde veranderingen en presteren daardoor consistent goed. Een BYOD-beleid zorgt voor meer flexibiliteit op de werkplek. Dankzij de flexibiliteit om overal en altijd te kunnen werken, kunnen werknemers meer productieve uren maken en tegelijkertijd een betere balans tussen werk en privéleven vinden.
Financiële besparing: Eerder hebben we opgemerkt dat bedrijven met BYOD veel geld kunnen besparen. Merken van consumententechnologie bieden apparaten vaak tegen een gereduceerd tarief aan bedrijven aan. Werkgevers kunnen deze korting doorgeven aan hun werknemers, zodat zij een apparaat tegen een lagere prijs kunnen aanschaffen en dit zowel voor werk als voor privédoeleinden kunnen gebruiken.
De nieuwste gadgets en een kortere doorlooptijd: Over het algemeen vervangen werknemers hun apparaten vaker dan een bedrijf dat zou doen. Met het nieuwste apparaat profiteren werknemers van verbeterde functies, hogere snelheid en betere functionaliteit, waardoor het werk sneller verloopt. Hierdoor genereren bedrijven meer omzet omdat werknemers productiever zijn.

Nadelen van BYOD-praktijken

Het is belangrijk om BYOD-beleidsregels zorgvuldig in te voeren. Om ervoor te zorgen dat BYOD-beleidsregels meer voordelen dan risico’s opleveren, moeten bedrijven een strategisch planningsproces volgen en beveiligingsmaatregelen treffen. BYOD heeft zijn positieve kanten laten zien, maar laten we ook eens kijken naar de punten van zorg.

Beveiliging: Het meenemen van eigen apparaten naar het werk vormt een aanzienlijk beveiligingsrisico. We weten dat cyberbeveiliging niet langer een kwestie is van ‘of’, maar van ‘wanneer’. Het netwerk van een bedrijf wordt kwetsbaarder met elk nieuw apparaat dat wordt toegevoegd. Door uw medewerkers toe te staan hun eigen apparaten mee te nemen naar het werk, vertrouwt u er in feite op dat zij het apparaat veilig houden.
Het is belangrijk dat een BYOD-beleid strikte beveiligingsrichtlijnen bevat om het risico tot een minimum te beperken. Het is absoluut noodzakelijk dat bedrijven enige toegang hebben tot de apparaten van hun medewerkers om ervoor te zorgen dat beveiligingsprotocollen worden nageleefd en geïmplementeerd. Bedrijven kunnen de apparaten van hun medewerkers op afstand beheren en er toegang toe krijgen om antivirus- en antimalwareprogramma’s actief te houden en updates tijdig te installeren. Dit kan echter een gevoel van wantrouwen creëren tussen de werkgever en de medewerkers, aangezien de laatsten niet weten hoeveel controle de werkgever over hun telefoon heeft.
Privacy van werknemers: Op dit moment domineren cyberbeveiliging en gegevensprivacy de krantenkoppen over de hele wereld. De afgelopen jaren liggen bedrijven steeds vaker onder vuur vanwege schendingen van privacyregelgeving. In het licht van de toegenomen bezorgdheid over privacy kunnen werknemers bezwaar maken tegen het feit dat bedrijven toezicht houden op hun persoonlijke apparaten die zij voor hun werk gebruiken. Om BYOD-beleid te laten slagen, moeten bedrijven een zorgvuldige balans vinden tussen privacy en beveiliging. Hiervoor kunnen bedrijven gebruikmaken van tools voor Enterprise Mobility Management (EMM) en Mobile Device Management (MDM), waarmee ze de beveiliging van de apparaten van hun werknemers kunnen beheren zonder inbreuk te maken op hun privacy.
Gebrek aan standaardisatie: Een andere uitdaging van BYOD is het gebrek aan standaardisatie. Bij samenwerking en teamwork kan het gebruik van verschillende tools en apparaten voor dezelfde taak het proces vertragen. Het is mogelijk dat bestanden op het apparaat van de ene persoon niet werken op het apparaat van een ander vanwege verschillen in besturingssystemen en applicaties. Het doel van BYOD-beleid is om uniformiteit op de werkplek te bewerkstelligen, zodat de samenwerking niet in het gedrang komt. Er kunnen tools en software voor cruciale werkzaamheden worden aanbevolen, zodat bestanden en informatie gemakkelijker kunnen worden gedeeld.
Reparatie van apparaten: Het is de verantwoordelijkheid van het bedrijf om de apparaten die het verstrekt te repareren en in orde te brengen. Maar BYOD kan verwarring veroorzaken over wie de kosten voor reparatie en onderhoud van apparaten draagt en in welke verhouding, wat de productiviteit kan vertragen. Terwijl werknemers wellicht verwachten dat werkgevers een deel van de reparatiekosten dragen, aangezien zij de telefoon voor zakelijke doeleinden gebruiken, gaan werkgevers er misschien van uit dat werknemers de kosten dragen, aangezien het BYOD-beleid is ingevoerd om werkgevers meer flexibiliteit te bieden. Voordat BYOD op het werk wordt toegestaan, moeten zowel werknemers als bedrijven duidelijk weten hoe ze met schade moeten omgaan en hoe de bedrijfscontinuïteit gewaarborgd blijft.

BYOD-beveiliging

Ondanks de vele voordelen is het bedrijfsleven nog steeds verdeeld over de invoering van BYOD-praktijken op de werkvloer. De grootste zorg betreft de veiligheidsrisico’s. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de veiligheidsrisico’s die BYOD-praktijken met zich meebrengen en op de gevolgen daarvan voor de productiviteit, de bedrijfscultuur en de reputatie van een bedrijf.

Gegevensdiefstal: Volgens Cybersecurity Ventures zullen de wereldwijde kosten van cybercriminaliteit de komende vijf jaar met 15% per jaar stijgen, tot een bedrag van 10,5 biljoen dollar per jaar in 2025. Cybercriminelen ontwikkelen en passen voortdurend geavanceerde, moderne methoden toe om toegang te krijgen tot beveiligde bedrijfsomgevingen. Thuiswerken heeft cybercriminelen een speelveld geboden en aangetoond dat de veiligheidsrisico’s toenemen wanneer werknemers de beveiligde bedrijfsomgeving verlaten.
Als er geen bijgewerkte beveiligingsmaatregelen zijn getroffen, worden BYOD-apparaten een aantrekkelijk doelwit voor hackers om misbruik van te maken, toegang te krijgen tot de IT-infrastructuur van een bedrijf en waardevolle informatie te stelen. Hoewel de telefoon zelf beveiligd kan zijn, zijn werknemers mogelijk niet voorzichtig genoeg bij het gebruik van wifi-netwerken. Zelfs als hackers geen toegang tot een telefoon kunnen krijgen, kunnen ze gevoelige bestanden stelen terwijl deze via een onbeveiligd netwerk of een onbeveiligde internetverbinding worden overgedragen. Zowel de werknemer als de werkgever moeten uiterst voorzichtig te werk gaan bij het implementeren van BYOD-praktijken.
Infiltratie door malware: Veel van de grootste cyberaanvallen slagen doordat medewerkers het slachtoffer worden van phishing-e-mails; zodra ze hierop klikken, wordt verlammende ransomware gedownload op het interne netwerk van een bedrijf. Door BYOD-praktijken neemt het aantal menselijke fouten bij cyberaanvallen exponentieel toe. Elke dag downloaden medewerkers meerdere tools, bestanden en softwareprogramma’s op hun apparaten. Een klein moment van onoplettendheid kan ertoe leiden dat een medewerker malware downloadt en gevoelige bedrijfsgegevens in gevaar brengt. Het is belangrijk om duidelijke richtlijnen op te stellen voor het gebruik van telefoons en downloadactiviteiten, zodat het persoonlijke gebruik door medewerkers geen invloed heeft op de bedrijfsgegevens.
Verlies of diefstal van apparaten: Bedrijfsgegevens lopen ook risico bij verlies of diefstal van apparaten. In het BYOD-beleid zijn strikte wachtwoordregels vastgelegd, maar als medewerkers zich hier niet aan houden, kunnen bedrijfsgegevens in verkeerde handen vallen. Medewerkers slaan wachtwoorden vaak op hun apparaten op zonder gebruik te maken van beveiligde apps. Dit kan ertoe leiden dat gegevens binnen de hele organisatie worden blootgesteld aan verder misbruik.
Problemen met het verwijderen en terugvinden van gegevens: In het geval dat een medewerker ontslag neemt, of het apparaat beschadigd raakt, gestolen wordt of zoekraakt, bevatten BYOD-beleidsregels richtlijnen voor het beheer van gegevens. In deze gevallen moeten medewerkers de bedrijfsgegevens van hun telefoon wissen, zodat deze niet door henzelf of een externe partij kunnen worden misbruikt. Zelfs medewerkers met de beste bedoelingen kunnen vergeten de nodige maatregelen voor gegevensbescherming en -verwijdering te nemen, waardoor de gegevens het risico lopen te worden misbruikt of gestolen.
Juridische kosten: De reputatie en de financiële gezondheid van een organisatie zullen worden aangetast als BYOD-apparaten worden gehackt en informatie in handen valt van kwaadwillenden. Dit kan leiden tot een golf van schadeclaims als de betreffende gegevens uiterst gevoelig zijn of eigendom zijn van klanten of zakelijke relaties. Naast onherstelbare reputatieschade kan dit het bedrijf miljoenen dollars kosten.
Gebrekkig beleid: Veel bedrijven beschikken niet over een degelijk BYOD-beleid, ook al hebben ze wel een BYOD-programma. Bij gebrek aan streng beleid worden fouten en vergissingen niet aan de kaak gesteld en neemt niemand daarvoor de verantwoordelijkheid op zich. Ook hebben medewerkers bij gebrek aan beleid onvoldoende kennis van de beste praktijken op het gebied van gegevensverwerking en beveiliging. Bedrijven zouden degelijke BYOD-richtlijnen en -praktijken moeten opstellen om deze risico’s tot een minimum te beperken.

Wat zijn de risico’s en aansprakelijkheden van BYOD?

Het is mogelijk dat BYOD-praktijken in strijd zijn met de nalevingsrichtlijnen van het bedrijf. Verschillende sectoren, zoals de gezondheidszorg en de financiële sector, hanteren strenge richtlijnen met betrekking tot het beheer, de toegang tot en de verspreiding van vertrouwelijke gegevens en informatie. Nalevings- en beveiligingsregels zijn eenvoudig te handhaven op door het bedrijf verstrekte apparaten, maar bij persoonlijke apparaten wordt het moeilijk om bij te houden hoe veilig de gegevens worden opgeslagen en wie er nog meer toegang toe heeft.

Bij BYOD-praktijken reikt de uitdaging verder dan alleen beveiliging; het gaat ook om naleving. Om naleving van het bedrijfsbeleid te waarborgen: hoeveel extra tools en software is een medewerker bereid om op zijn of haar persoonlijke apparaten te downloaden, en hoeveel toegang is hij of zij bereid aan het bedrijf te verlenen via die apparaten zonder zich zorgen te maken over privacy? Om naleving te waarborgen, moeten medewerkers en werkgevers het eens zijn over deze kwesties. Er wordt een betere nalevingsgraad bereikt naarmate er meer overeenstemming is tussen beide partijen.

Hoe zorg je ervoor dat BYOD veilig is?

Hoewel BYOD-praktijken het veiligheidsrisico voor bedrijfsgegevens, het netwerk en vertrouwelijke informatie kunnen vergroten, zijn er tal van manieren om deze praktijk veilig te maken en ervoor te zorgen dat de voordelen ervan de nadelen overtreffen. Hier volgen enkele tips om uw BYOD-praktijk zowel veilig als flexibel te maken:

Wachtwoordregels: Uw eerste verdedigingslinie is een sterk wachtwoord. Een zwak wachtwoord is net zo slecht als helemaal geen wachtwoord. Zorg er allereerst voor dat uw medewerkers sterke wachtwoorden gebruiken voor hun apparaten in het kader van uw BYOD-programma. Neem ook kritieke software en applicaties op in de regel. Werkgevers kunnen ongeoorloofde toegang tot bedrijfsdatabases en -netwerken voorkomen door alle werkgerelateerde applicaties met een wachtwoord te beveiligen. Leg de vereisten voor de wachtwoordsterkte duidelijk vast, want „Password123” draagt niet bij aan de veiligheid van wie dan ook.
Beveiligingsoplossingen: Investeer in de nieuwste antimalware- en antivirusoplossingen om de apparaten van uw medewerkers te beschermen tegen veelvoorkomende cyberdreigingen. De bedrijfscontinuïteit is gewaarborgd wanneer deze tools diverse dreigingen afweren en voorkomen dat virussen gegevens versleutelen of het werk stilleggen.
Verboden websites en applicaties: BYOD-beleidsregels werken het beste wanneer werkgevers en werknemers zich ertoe verbinden hun steentje bij te dragen. De kans dat virussen en malware op een apparaat worden gedownload, is groter wanneer een werknemer onveilige of verdachte websites bezoekt. Het is belangrijk om duidelijke richtlijnen op te stellen met betrekking tot de soorten applicaties, bestanden en websites die moeten worden vermeden omdat ze een veiligheidsrisico vormen. Het is ook van cruciaal belang om duidelijke richtlijnen vast te stellen met betrekking tot het gebruik van sociale media, aangezien deze ook als toegangspunt voor aanvallen kunnen worden gebruikt.
Het principe van minimale rechten: Bedrijven verzamelen elke dag steeds meer informatie, tools en software. Medewerkers hebben alleen toegang nodig tot die delen van de database die relevant zijn voor hun werk. Daarom kunnen bedrijven hun veiligheidsmaatregelen versterken door het principe van minimale rechten toe te passen op BYOD-apparaten. De kans dat de volledige IT-infrastructuur van een bedrijf wordt geïnfecteerd door malware of ransomware is kleiner wanneer medewerkers alleen de benodigde tools of datasets tot hun beschikking hebben. Een datalek zal minder schade veroorzaken als deze werkwijze wordt geïmplementeerd.
Back-up: Naast veiligheidsrisico’s kunnen verloren of gestolen apparaten ook problemen opleveren voor bedrijven als er geen back-up van de gegevens is gemaakt. Het opnieuw moeten uitvoeren van werkzaamheden vertraagt de productiviteit en kan frustrerend zijn voor de medewerker. Als medewerkers hun eigen apparaten meenemen naar het werk, moeten bedrijven ervoor zorgen dat zij een strikte back-upprocedure volgen en regelmatig back-ups maken. Dit zou de bedrijfscontinuïteit waarborgen, zelfs in het geval dat een apparaat wordt gestolen, verloren gaat of beschadigd raakt.
Beveiligingstraining: Bedrijven die hun medewerkers trainen in de beste praktijken op het gebied van cyberbeveiliging, sporen meer beveiligingsinbreuken op en hebben minder incidenten. Volgens een enquête van Webroot meldden de respondenten een afname van 41% in het aantal phishing-incidenten en een toename van 59% in het aantal meldingen van verdachte e-mails aan IT-teams na het voltooien van een bewustwordingsprogramma op het gebied van beveiliging.
Kiezen voor mobiele beveiligingstools: Bedrijven kunnen de apparaten van hun medewerkers beveiligen zonder hun privacy in het gedrang te brengen door gebruik te maken van mobiele beveiligingstools. Het krachtigste wapen in het arsenaal van de IT-afdeling is een mobiele beveiligingstool om de implementatie van BYOD-beleid op het werk te waarborgen. IT-afdelingen kunnen deze tools gebruiken om de apparaten die hun medewerkers op het werk gebruiken te monitoren, te beheren en te beveiligen. Daarnaast kunnen ze IoT-apparaten beheren die steeds vaker op het werk worden gebruikt.

Beveiligingstools voor mobiele apparaten:

Mobile Device Management (MDM): De opkomst van BYOD op de werkplek heeft geleid tot de ontwikkeling van MDM-tools. MDM-tools kunnen worden gebruikt om mobiele apparaten op afstand en in realtime te beheren als onderdeel van het BYOD-beveiligingsbeleid. De tool kan worden ingezet voor activiteiten zoals het registreren van apparaten, het installeren van beveiligingsupdates, het volgen van de locatie, het configureren van apparaten of zelfs het wissen van gegevens van een apparaat in geval van verlies of diefstal.
Mobile Application Management (MAM): MAM-tools zijn ontwikkeld als antwoord op de behoefte van werknemers aan veiligheid en privacy bij het gebruik van hun eigen apparaten op het werk. In tegenstelling tot MDM-tools richten deze MAM-tools zich uitsluitend op specifieke applicaties en niet op het gehele apparaat. Daardoor bieden ze een betere bescherming van de privacy op de apparaten. Met behulp van een MAM-oplossing wordt een bedrijfsapp-store opgezet, en alleen de apps in die store worden op afstand gecontroleerd en bijgewerkt.
Tool voor mobiel informatiebeheer (MIC): MIC en mobiel contentbeheer (MCM) zijn uitbreidingen van MAM. De meeste organisaties beschikken over een gecentraliseerde opslagplaats waar medewerkers eenvoudig toegang hebben tot bestanden en documenten en deze kunnen delen. Hierin worden waardevolle bedrijfsgegevens bewaard. De MIC- en MCM-tools beschermen deze opslagplaats op mobiele apparaten die medewerkers gebruiken in het kader van het BYOD-beleid. Zo kan de balans tussen privacy en beveiliging binnen het bedrijf worden verbeterd.
Enterprise Mobility Management (EMM)-tool: EMM-tools zijn ontworpen om te voldoen aan de steeds complexere beveiligingseisen van bedrijven en aan de BYOD-behoeften van medewerkers. Ze integreren met de netwerkdirectorydienst en bieden voordelen op het gebied van naleving van beleid, aanpassing van applicaties en gegevensbeveiliging. Een EMM-tool biedt de functionaliteit van MDM- en MAM-tools in combinatie met functies zoals containerisatie. Het containerisatieproces scheidt persoonlijke informatie van werkgerelateerde gegevens op hetzelfde apparaat. Hierdoor kunnen IT-afdelingen duidelijk alleen die inhoud monitoren en openen die betrekking heeft op het werkgedeelte.
Unified Endpoint Management (UEM)-tools: UEM is de nieuwste en slimste tool op het gebied van monitoring en beheer op afstand. Met deze tool kunnen bedrijven diverse eindpunten beheren, waaronder laptops, mobiele apparaten, tablets, pc’s, printers en IoT-apparaten. Een UEM-tool kan snel worden geïmplementeerd en opgeschaald naarmate er elke dag meer en meer apparaten in gebruik worden genomen. Naast het op afstand afweren van cyberdreigingen, kunnen ze ook een lek indammen voordat het zich over uw hele netwerk verspreidt.
Met Kaseya VSA kunt u veel taken op het gebied van eindpuntbeheer automatiseren en de status van alle eindpunten op één plek bekijken.
Containerisatie: IT-teams kunnen een evenwicht vinden tussen de eisen van de onderneming en de wensen van gebruikers voor meer privacy door gebruik te maken van containerisatietechnologie op mobiele apparaten. Met behulp van containerisatie kan de IT-afdeling afzonderlijke, versleutelde en door beleidsregels afgedwongen „containers” binnen een persoonlijk apparaat creëren, waarbij e-mails, browserapps en gegevens uitsluitend naar die containers worden doorgestuurd. Als een apparaat zoekraakt of wordt gestolen, kan de IT-afdeling de containers wissen zonder persoonlijke gegevens aan te tasten. Als gebruikers er dus voor kiezen hun apparaten onbeveiligd te laten, lopen alleen hun persoonlijke gegevens risico.

De communicatie met containers kan via een beveiligd, versleuteld kanaal plaatsvinden, waardoor VPN’s en andere inkomende netwerkverbindingen tussen apparaten en het bedrijfsnetwerk overbodig worden. Aangezien alleen de beveiligde containers verbinding maken met het bedrijfsnetwerk, wordt het netwerk beschermd tegen verkenningen, aanvallen, malware en gecompromitteerde apparaten.

Een BYOD-beleid invoeren

Om BYOD-apparaten binnen het netwerk te beheren en te reguleren, moet u een BYOD-beleid opstellen. In dit BYOD-beleid moeten de doelstellingen, het toepassingsgebied, de procedures, de protocollen en de noodplannen duidelijk worden omschreven, zodat alle betrokken partijen weten wat ze moeten doen wanneer zich bepaalde scenario’s voordoen.

Het is belangrijk om dit beleid grondig te bespreken en in duidelijke bewoordingen vast te leggen voordat het wordt ingevoerd. Bij het opstellen van het BYOD-beleid moeten mensen uit verschillende teams, zoals HR en IT, worden betrokken, zodat er rekening wordt gehouden met verschillende invalshoeken. Houd ook rekening met de mening van de medewerkers. Zo wordt het beleid volledig en zijn er geen onduidelijkheden.

Bovendien is het belangrijk om ervoor te zorgen dat medewerkers het bedrijfsbeleid naleven. Zorg ervoor dat alles op koers blijft door regelmatig bij de medewerkers te informeren en hen eraan te herinneren de beleidsregels na te leven.

Wat moet er in een BYOD-beleid staan?

Het gebruik en de ontwikkeling van technologie zijn voortdurend in beweging. Zodra een beleid is ingevoerd, moet u dit regelmatig herzien om aanpassingen door te voeren en het actueel te houden. De onderdelen van een effectief BYOD-beleid zijn als volgt.

Richtlijnen voor het gebruik van apparaten: Medewerkers die hun eigen apparaten meenemen naar het werk, dienen daarop antivirus- en antimalwareprogramma’s te installeren, evenals een UEM-oplossing. Om de veiligheid van bedrijfsgegevens te waarborgen, mogen medewerkers uitsluitend back-ups van hun gegevens maken met behulp van goedgekeurde cloudback-uptoepassingen van het bedrijf en mogen zij dit alleen doen via het beveiligde bedrijfsnetwerk. Bovendien mogen updates van computersoftware of -hardware alleen worden uitgevoerd na goedkeuring door de IT-afdeling.
Vergoedingsbeleid: Werknemers krijgen bepaalde uitgaven, zoals internetrekeningen of reparaties aan apparaten, vergoed door hun werkgever. Er moet een eenvoudige en duidelijke vergoedingsprocedure zijn voor BYOD. Sommige bedrijven kennen hiervoor zelfs een vaste vergoeding toe. Er moet een duidelijke uitleg worden gegeven over de vergoeding en de kosten, zodat werknemers weten dat het bedrijf niet aansprakelijk is als de uitgaven de vastgestelde limieten overschrijden.
Gegevens op afstand wissen: Wanneer het persoonlijke apparaat van een medewerker dat voor werkdoeleinden wordt gebruikt, zoekraakt of wordt gestolen, kan een organisatie met behulp van een procedure voor het op afstand wissen alle gevoelige gegevens van dat apparaat verwijderen. In het bedrijfsbeleid moet worden vermeld dat het bedrijf in dergelijke gevallen niet aansprakelijk kan worden gesteld voor het verlies van persoonlijke gegevens. Daarnaast moet daarin worden aangegeven hoe snel het op afstand wissen moet worden uitgevoerd in het geval dat een apparaat zoekraakt of wordt gestolen.
Beëindiging van het dienstverband: Wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, is de beste manier om de gegevensveiligheid te waarborgen dat het interne IT-team de apparatuur controleert. Zorg ervoor dat deze stap duidelijk in het BYOD-beleid is vastgelegd en dat de IT-afdeling alle bedrijfsgegevens verwijdert voordat een medewerker vertrekt.
Overtreding van het beleid: Zelfs als het beleid goed is opgesteld, kan het voorkomen dat medewerkers het vergeten of onzorgvuldig te werk gaan bij de uitvoering ervan. Daarom is het belangrijk om regels vast te stellen met betrekking tot overtredingen van het beleid, om de bedrijfsgegevens te beschermen.

Veilig BYOD-beheer met Kaseya

De EMM-tool van Kaseya combineert de mogelijkheden van BYOD-, MDM- en MAM-tools in één oplossing. Om uitgebreide apparaatbeveiliging te bieden, is Kaseya EMM geïntegreerd met de Kaseya VSA-oplossing voor IT-beheer. Dankzij veilig BYOD-beheer, robuust app-beheer en gebruiksgemak kunt u maximale administratieve efficiëntie realiseren. De gebruikersinterface is gestroomlijnd om een snelle onboarding van gebruikers te vergemakkelijken.

Kaseya VSA is bovendien geïntegreerd met Cortado MDM, waardoor MSP’s en interne IT-teams hun klanten en gebruikers een eenvoudig en effectief beheersysteem voor mobiele apparaten kunnen bieden. Ga vandaag nog aan de slag met veilig BYOD.