Prijzen en facturering van MSP: flexibele modellen

Inleiding

Managed Service Providers (MSP’s) hanteren vaak verschillende prijsmodellen voor hun IT-diensten. Hieronder vallen onder meer op waarde gebaseerde, op apparaten of eindpunten gebaseerde, op gebruikers gebaseerde en projectgebaseerde factureringsmodellen. Hun Professional Services Automation (PSA)-tool moet al deze prijsmodellen in het factureringsproces ondersteunen. Daarnaast moet de PSA-oplossing ook geautomatiseerde pro rata-facturering bieden.

Details over het prijs- en factureringsmodel van MSP

Op waarde gebaseerde prijsstelling

Het op waarde gebaseerde prijsmodel is gericht op een vast bedrag voor het volledige pakket aan diensten dat aan een klant wordt aangeboden. In plaats van de klant afzonderlijke diensten in rekening te brengen, is het op waarde gebaseerde prijsmodel erop gericht het volledige pakket aan MSP-diensten tegen één vast bedrag aan te bieden. Het vaste bedrag omvat alle IT-ondersteuning die de klant elke maand ontvangt.

Dit model wordt doorgaans aangeboden in de vorm van een maandelijks of jaarlijks abonnement, wat voor de MSP een aantal voordelen biedt. Ten eerste zorgt het voor een voorspelbare inkomstenstroom. Ten tweede leidt het tot hogere brutomarges in vergelijking met andere modellen. En ten slotte maakt het het beheer van het personeelsbestand en de inzet van technici eenvoudiger.

In dit model neemt de MSP doorgaans de volledige IT-functie voor de klant voor zijn rekening – en fungeert in feite als diens uitbestede IT-afdeling. Zoals de naam al aangeeft, worden klanten gefactureerd op basis van de waarde die deze diensten voor hun bedrijf opleveren.

Over het algemeen is op waarde gebaseerde prijsstelling complexer dan andere prijsmodellen. De uiteindelijke prijs wordt bepaald op basis van de kosten per gebruiker en de MSP kan op termijn vaak hogere marges behalen. Bij dit model worden de individuele kosten van de diensten doorgaans niet aan de klant bekendgemaakt.

De daadwerkelijke prijs voor de complete oplossing verschilt dan ook van klant tot klant, afhankelijk van verschillende factoren, waaronder het niveau van service en ondersteuning (op basis van Service Level Agreements), verticale markten, enzovoort. Hoewel de MSP de prijs van de oplossingen in elke serviceovereenkomst kan aanpassen om een maximale winstgevendheid te behalen, profiteren de klanten van de eenvoud van één complete oplossing voor al hun IT-behoeften tegen één vaste prijs.

Gedifferentieerde prijsstelling

Een van de populairste prijsmodellen onder MSP’s is het gedifferentieerde prijsmodel, waarbij de klant verschillende gebundelde servicepakketten tegen verschillende prijzen wordt aangeboden. Deze servicepakketten kunnen bijvoorbeeld worden aangeduid als de niveaus Brons, Zilver, Goud en Platina, waarbij de prijzen stijgen naarmate er meer diensten aan de pakketten worden toegevoegd.

Elk van deze niveaus biedt een specifiek pakket aan diensten en ondersteuning. Zo kan een bronzen pakket voor desktopbeheer bijvoorbeeld patchbeheer, beheer op afstand, antivirussoftware en telefonische ondersteuning tijdens kantooruren omvatten tegen een instapprijs. Op een hoger niveau bieden geavanceerde zilveren of gouden pakketten de klant mogelijk aanvullende diensten, zoals bezoeken ter plaatse, 24/7/365-ondersteuning en meer.

In wezen biedt het gelaagde prijsmodel klanten de flexibiliteit om een pakketniveau te kiezen dat het beste aansluit bij hun behoeften en budget. Elk van deze niveaus is opgebouwd rond middelen en kosten tegen een prijs die de winstgevendheid voor de MSP waarborgt en de beloofde diensten aan de klant levert.

Net als het op waarde gebaseerde model wordt het getrapte model aangeboden als een maandelijks of jaarlijks abonnement en biedt het dezelfde voordelen als hierboven vermeld.

Prijsstelling op basis van het apparaat

Het apparaatgebaseerde model, ook wel het prijsmodel per apparaat genoemd, houdt in dat de klant een vast bedrag betaalt voor elk apparaat dat door de MSP wordt beheerd; dit bedrag wordt op regelmatige tijdstippen in rekening gebracht. Bij dit model hoeft de MSP niet bij te houden hoeveel gebruikers er binnen de organisatie van de klant zijn. Het is een vrij eenvoudig en gemakkelijk te implementeren model voor MSP's, waarbij de prijzen kunnen variëren op basis van de soorten apparaten (bijv. server, desktop, laptop, tablet, mobiel apparaat) die worden beheerd. Het is gebruikelijk dat MSP's bijvoorbeeld één prijs per apparaat in rekening brengen voor servers en een lagere prijs voor apparaten van eindgebruikers. De MSP kan eenvoudig offertes opstellen voor potentiële klanten. Meestal wordt de klant maandelijks per apparaat gefactureerd.

Het op apparaten gebaseerde model is zeer flexibel, aangezien klanten eenvoudig apparaten kunnen toevoegen of verwijderen op basis van hun veranderende behoeften en de facturering hierop wordt aangepast. Als de integratie goed is uitgevoerd, kan uw PSA-oplossing dagelijks bijgewerkte informatie over de apparaten uit uw RMM-tool ophalen en de maandelijkse facturering automatisch pro rata berekenen op basis van het veranderende aantal beheerde apparaten. (Zie het gedeelte over pro rata facturering hieronder). Volgens de MSP Benchmark Survey 2020 bracht bijna 24 procent van de MSP’s bij meer dan 50 procent van hun totale klantenbestand kosten in rekening op basis van het prijsmodel per apparaat.

Dit prijsmodel kent echter ook enkele nadelen. Het model is wellicht minder aantrekkelijk voor kleine en middelgrote bedrijven met veel gebruikers die elk meerdere apparaten hebben – bijvoorbeeld een desktop, laptop, tablet en/of smartphone. In dit geval kan het ‘per gebruiker’-model een goed alternatief zijn (zie hieronder). Aangezien de MSP bovendien meerdere diensten per apparaat aanbiedt, kan de vaste tariefstructuur ertoe leiden dat de totale kosten van de dienstverlening niet nauwkeurig kunnen worden bepaald, wat de winst kan drukken.

Prijsstelling op basis van het aantal gebruikers

Zoals de naam al aangeeft, betaalt de klant bij het gebruikersgebaseerde prijsmodel elke maand een vast bedrag per gebruiker, ongeacht het aantal apparaten dat hij of zij gebruikt. In wezen dekt dit model de IT-behoeften van elke gebruiker en alle apparaten die hij of zij gebruikt.

Dit prijsmodel is een aantrekkelijk aanbod voor MSP’s die bedrijven bedienen met veel individuele gebruikers die meerdere apparaten gebruiken. Volgens de MSP Benchmark Survey 2020 brengt 25 procent van de MSP’s bij meer dan 50 procent van hun klanten het op gebruikers gebaseerde prijsmodel in rekening. Dit model is zeer flexibel en voor klanten gemakkelijk te begrijpen, net als het model per apparaat.

Om het gebruikersgebaseerde model te kunnen toepassen, moeten MSP’s eerst de totale prijs per gebruiker vaststellen, inclusief de volledige kosten voor het leveren van alle diensten aan één gebruiker. Zodra dat is gebeurd, kan de MSP vervolgens een minimumprijs, een break-evenprijs en de winstmarge bepalen. Enkele van de belangrijkste factoren waarmee de MSP rekening moet houden bij het vaststellen van de definitieve gebruikersgebaseerde prijs voor een klant zijn onder meer:

• Computervaardigheden van de klant
• Technische complexiteit van het netwerk
• Leeftijd van de technologie/apparaten

Prijsstelling op basis van projecten

Vaak leveren MSP’s diensten op projectbasis aan hun klanten. In de werkbeschrijving (SOW) voor het project worden alle mijlpalen en te leveren prestaties vastgelegd en wordt het honorarium bepaald. Vervolgens brengen zij de klant de kosten in rekening op basis daarvan.

Uurtarief (op basis van tijd en materiaal)

Bij het prijsmodel op basis van uurtarieven moeten MSP’s de tijd en materialen berekenen die zij investeren in het beheer van de IT-omgevingen van hun klanten. Dit model wordt doorgaans toegepast in het ‘break-fix’-model, waarbij de MSP diensten levert op verzoek en naar behoefte van de klant. Om een redelijk en winstgevend tarief te kunnen vaststellen voor de facturering aan klanten, moeten MSP’s een duidelijk inzicht hebben in hun eigen arbeidskosten.

Er zijn verschillende factoren die van invloed zijn op de vaststelling van het uurtarief voor IT-diensten op basis van storingsoplossing, waarbij de berekening van het aantal potentieel factureerbare uren per jaar de belangrijkste is. Daarnaast moeten MSP’s ook de gemiddelde bezettingsgraad van hun technici bepalen: het percentage factureerbare tijd dat een technicus aan werkzaamheden bij de klant besteedt.

Een van de belangrijkste factoren waarmee een MSP rekening moet houden bij het vaststellen van zijn tarieven om winstgevend te zijn, is het berekenen van zijn volledige uurtarief inclusief overheadkosten. Dit omvat de volgende twee componenten:

• De volledige factureerbare personeelskosten - De totale factureerbare personeelskosten.
• De totale overheadkosten – De som van alle overheadkosten van de MSP, waaronder niet-factureerbare personeelskosten en andere kosten zoals opleidingen, huur, brandstof, telecommunicatiediensten, nutsvoorzieningen enzovoort.

De grootste moeilijkheid bij het ‘break-fix’-MSP-dienstverleningsmodel, waarbij op basis van tijd en materiaal wordt gefactureerd, is het gebrek aan voorspelbaarheid van de inkomstenstroom voor de MSP. Daarom zijn veel MSP’s overgestapt van dit model naar abonnementsmodellen, die de inkomstenstroom stabieler maken.

Hoe een PSA-oplossing deze modellen ondersteunt in het factureringsproces

Een robuuste Professional Services Automation (PSA)-oplossing kan helpen om uw factureringsproces te stroomlijnen en het voor u gemakkelijker maken om uw financiën efficiënter en nauwkeuriger te beheren. De juiste PSA-oplossing ondersteunt alle bovengenoemde prijsmodellen en helpt MSP’s om loyale en duurzame relaties met klanten op te bouwen.

Hier volgen enkele belangrijke overwegingen met betrekking tot de manier waarop een PSA-oplossing zou moeten bijdragen aan het beheer van het factureringsproces:

Overwegingen met betrekking tot facturering op basis van apparaten

Uw PSA-oplossing moet kunnen worden geïntegreerd met uw RMM-tool (Remote Monitoring and Management) om via een dagelijks synchronisatieproces de meest recente informatie over IT-middelen op te halen. Met deze actuele informatie over middelen kan uw PSA-tool nauwkeurige, op apparaten gebaseerde facturen genereren. Telkens wanneer uw klant apparaten toevoegt aan of verwijdert uit zijn ‘ managed services ’-abonnement, kan uw PSA-oplossing de bijgewerkte informatie over de apparaten uit uw RMM-tool gebruiken en de maandelijkse facturering automatisch pro rata aanpassen aan het veranderende aantal apparaten dat onder beheer staat.

Overwegingen met betrekking tot facturering op basis van gebruikers

Net als het apparaatgebaseerde factureringsmodel is ook het gebruikersgebaseerde factureringsmodel eenvoudig te implementeren met behulp van integraties met andere bronnen van gebruikersgegevens. De PSA-oplossing kan gebruikersinformatie ophalen uit Active Directory en deze gebruiken om de maandelijkse facturen van uw klanten te berekenen. Naarmate de bedrijven van uw klanten groeien en zij steeds meer gebruikers toevoegen aan hun MSP-abonnement, kan uw PSA-oplossing gebruikmaken van de bijgewerkte gebruikersgegevens uit Active Directory en de maandelijkse facturering automatisch pro rata aanpassen op basis van het veranderende aantal beheerde gebruikers. De integratie tussen uw PSA-oplossing en Active Directory maakt het onboarden van nieuwe gebruikers bovendien sneller en eenvoudiger.

Pro rata facturering voor gebruikers en apparaten

Pro rata facturering houdt simpelweg in dat de factuur rekening houdt met eventuele wijzigingen die halverwege een factureringscyclus zijn doorgevoerd. Met andere woorden: als u maandelijks factureert, brengt u uw klanten nieuwe gebruikers of apparaten die halverwege de maand zijn toegevoegd, alleen in rekening voor het deel van de maand waarin deze onder beheer staan. Zodra er binnen een factureringsperiode wijzigingen zijn in de ingangsdata van de dienst of in het aantal service-eenheden, worden de facturen dienovereenkomstig aangepast. Met pro rata facturering loopt u geen betalingen mis voor service-eenheden die voor een deel van de factureringscyclus in rekening kunnen worden gebracht.

De mogelijkheid tot pro rata facturering is onmisbaar voor een complete PSA-oplossing. De juiste PSA-oplossing automatiseert de pro rata-berekening om tijd te besparen en zorgt ervoor dat u uw klanten nauwkeurig factureert voor gedeeltelijke maanden.

Overwegingen bij facturering op basis van uurtarieven

Bij het factureringsmodel op uurbasis is het van cruciaal belang dat een MSP alle factureerbare uren registreert om het door de klant te betalen bedrag nauwkeurig te kunnen berekenen. Bij facturering volgens dit model moeten uw technici ervoor zorgen dat ze voor elk probleem dat voor de klant wordt aangepakt en opgelost een nieuw serviceticket aanmaken, zelfs als dit slechts 10 minuten in beslag neemt. Met behulp van uw PSA-oplossing kunt u eenvoudig alle factureerbare tijd registreren om een nauwkeurige facturering te garanderen en inzicht te krijgen in de bezettingsgraad van uw technici.

Om ervoor te zorgen dat uw technici het overzicht behouden over de tickets voor elke dienst die aan de klant wordt geleverd, is een PSA-oplossing die via een mobiele app kan worden geraadpleegd en beheerd een groot voordeel. Een mobiele app stroomlijnt het beheer van servicetickets wanneer technici ter plaatse bij de klant zijn.

Belangrijke PSA-functies die nodig zijn om de facturering te stroomlijnen

Financieel dashboard

Om uw factureringsproces te stroomlijnen, moet uw PSA-oplossing u een dashboardoverzicht bieden van de verschillende gegevens die verband houden met de facturering aan klanten. Het moet in één totaaloverzicht inzicht bieden in belangrijke informatie, zoals de omzet per klant, contracten die bijna aflopen, de diensten die maandelijks moeten worden gefactureerd, uw takenlijst enzovoort.

Facturatieautomatisering

Het maandelijks factureren van uw klanten kan een omslachtige klus zijn voor uw serviceteam. Een PSA-oplossing die uw factureringsproces automatiseert, kan echter een echte doorbraak betekenen. Met de juiste PSA-oplossing kunt u uw volledige factureringsproces automatiseren, van ‘ managed services ’ tot projecten met een vaste prijs. Facturatieautomatisering bespaart niet alleen tijd, maar garandeert ook nauwkeurigheid.

Controle van de facturering

De juiste PSA-oplossing moet niet alleen helpen bij het automatiseren van het factureringsproces, maar u ook in staat stellen de facturen te controleren op eventuele fouten. De functie voor factuurcontrole van uw PSA-oplossing helpt u het vertrouwen van uw klanten in uw MSP te behouden.

Facturen

Een allesomvattende PSA-oplossing kan de facturering vereenvoudigen door automatisch facturen aan te maken op basis van uw tijd- en onkostenregistraties.

Integraties

De module voor facturering en boekhouding in uw PSA-oplossing moet een naadloze integratie met boekhoudsoftware van derden, zoals QuickBooks, ondersteunen, zodat u bedrijfsbetalingen snel en eenvoudig kunt beheren.

Kaseya BMS voldoet aan al uw factureringsbehoeften als MSP

Kaseya BMS helpt u en uw klanten bij het vereenvoudigen van de IT-facturering. Enkele van de belangrijkste functies waarmee u uw MSP-facturering goed onder controle kunt houden, zijn onder meer:

• Financieel overzicht
• Facturering naar rato
• Geautomatiseerde facturering
• Beheer van facturen
• Factureerbare uren registreren
• Integratie met gangbare financiële applicaties zoals QuickBooks en Xero

Met de Kaseya Fusion mobiele app kunt u BMS-servicetickets aanmaken, beheren en bijwerken telkens wanneer u een probleem voor uw klanten oplost, altijd en overal. Zo kunt u het totale aantal factureerbare uren voor elk van uw klanten nauwkeurig bijhouden en berekenen, en bent u ervan verzekerd dat u wordt betaald voor alle inspanningen die u levert bij het beheer van hun IT.

Neem vandaag nog de juiste beslissing

Gezien het enorme aanbod aan mogelijkheden kan het kiezen van de juiste PSA-oplossing een hele opgave zijn. Maar nu u een beter beeld heeft van waar u op moet letten bij het zoeken naar een PSA-oplossing, bent u beter toegerust om een weloverwogen beslissing te nemen op basis van uw behoeften op het gebied van prijsstelling en facturering.