MSP en facturering: flexibele modellen

flexibele prijsstelling en facturering voor MSP's

Inleiding

Managed Service Providers (MSP's) gebruiken vaak verschillende prijsmodellen voor hun IT-diensten. Deze omvatten op waarde gebaseerde, op apparaten of endpoint, user en op projecten gebaseerde factureringsmodellen. Hun Professional Services Automation (PSA)-tool moet support deze prijsmodellen in het factureringsproces support . Daarnaast moet de PSA-oplossing ook automatische pro rata facturering bieden.

Details over MSP en factureringsmodel

Prijsstelling op basis van waarde

Het op waarde gebaseerde prijsmodel richt zich op een vast bedrag voor het volledige dienstenaanbod aan een klant. In plaats van de klant per afzonderlijke dienst te factureren, gaat het bij het op waarde gebaseerde prijsmodel om het leveren van het volledige MSP tegen één prijs. Het vaste bedrag omvat alle IT-ondersteuning die elke maand aan de klant wordt geleverd.

Dit model wordt doorgaans verkocht als een maandelijks of jaarlijks abonnement, wat een aantal voordelen heeft voor de MSP. Ten eerste zorgt het voor een voorspelbare inkomstenstroom. Ten tweede leidt het tot hogere brutomarges in vergelijking met andere modellen. En ten slotte maakt het het beheer van personeel en technici eenvoudiger.

In dit model verzorgt de MSP de volledige IT-functionaliteit voor de klant en fungeert daarmee in feite als hun uitbestede IT-afdeling. Zoals de naam al aangeeft, betalen klanten voor de waarde die deze diensten voor hun bedrijf opleveren.

Gewoonlijk is waardegebaseerde prijsstelling complexer dan andere prijsmodellen. De uiteindelijke prijs wordt bepaald op basis van de kosten per gebruiker en de MSP vaak in de loop van de tijd grotere marges behalen. Bij dit model worden de individuele kosten van de diensten meestal niet aan de klant bekendgemaakt.

Als zodanig varieert de werkelijke prijs voor de complete oplossing van klant tot klant op basis van verschillende factoren, waaronder serviceniveaus en ondersteuning (op basis van Service Level Agreements), verticale markten, enzovoort. Terwijl de MSP de prijs van de oplossingen in elke serviceovereenkomst MSP aanpassen voor maximale winstgevendheid, genieten de klanten van de eenvoud van een complete oplossing voor al hun IT-behoeften tegen één prijs.

Gedifferentieerde prijzen

Een van de populairste prijsmodellen onder MSP's is het aanbieden van verschillende gebundelde servicepakketten aan de klant tegen verschillende prijzen. Deze servicepakketten kunnen bijvoorbeeld worden gekarakteriseerd als brons, zilver, goud en platina, waarbij de prijzen stijgen naarmate er meer diensten aan de pakketten worden toegevoegd.

[optin-monster slug="vddndwtv49byfbq73lr8"]

Elk van deze niveaus biedt een specifieke reeks diensten en support. Een bronzen desktopbeheerpakket kan bijvoorbeeld patch management, beheer op afstand, antivirussoftware en telefonische support tijdens kantooruren omvatten support een instapprijs. Hogere, geavanceerde zilveren of gouden pakketten kunnen de klant aanvullende diensten bieden, zoals bezoeken ter plaatse, 24/7/365 support meer.

In wezen biedt het gelaagde prijsmodel klanten de flexibiliteit om een pakket te kiezen dat het beste aansluit bij hun behoeften en budget. Elk van deze lagen is gestructureerd rond middelen en kosten tegen een prijs die de winstgevendheid voor de MSP garandeert MSP de beloofde diensten aan de klant levert.

Net als het value-based model wordt het gelaagde model verkocht als een maandelijks of jaarlijks abonnement en biedt het dezelfde voordelen die hierboven zijn genoemd.

Op apparaat gebaseerde prijzen

Het apparaatgebaseerde model, ook wel bekend als het prijsmodel per apparaat, houdt in dat de klant een vast bedrag betaalt voor elk apparaat dat door de MSP wordt beheerd, dat op regelmatige basis wordt gefactureerd. Bij dit model MSP de MSP niet bij te houden hoeveel gebruikers er in de organisatie van de klant zijn. Het is een vrij eenvoudig en gemakkelijk te implementeren model voor MSP's, waarbij de prijzen kunnen variëren op basis van het type apparaat (bijv. server, desktop, laptop, tablet, mobiel apparaat) dat wordt beheerd. Het is gebruikelijk dat MSP's bijvoorbeeld één prijs per apparaat in rekening brengen voor servers en een lagere prijs voor eindgebruikersapparaten. De MSP gemakkelijk prijzen opgeven voor zijn potentiële klanten. Doorgaans wordt de klant maandelijks per apparaat gefactureerd.

Het apparaatgebaseerde model is zeer flexibel, omdat klanten eenvoudig apparaten kunnen toevoegen of verwijderen op basis van hun veranderende behoeften en de facturering wordt dienovereenkomstig aangepast. Als uw PSA-oplossing goed is geïntegreerd, kan deze dagelijks bijgewerkte assetinformatie uit uw RMM-tool halen en de maandelijkse facturering automatisch pro rata aanpassen aan het veranderende aantal apparaten dat wordt beheerd. (Zie het gedeelte over pro rata facturering hieronder). Volgens de MSP Survey 2020 rekende bijna 24 procent van de MSP's meer dan 50 procent van hun totale klantenkring op basis van het prijsmodel per apparaat.

Er zijn echter ook bepaalde nadelen aan dit prijsmodel. Het model is mogelijk minder aantrekkelijk voor kleine en middelgrote bedrijven met veel gebruikers die elk meerdere apparaten hebben, bijvoorbeeld een desktop, laptop, tablet en/of smartphone. In dat geval kan het 'per gebruiker'-model een goed alternatief zijn (zie hieronder). Aangezien de MSP meerdere diensten voor elk apparaat MSP , kan de vaste tariefstructuur bovendien een onnauwkeurige weergave zijn van de totale kosten van de dienstverlening en de winst belemmeren.

Gebruikersgebaseerde prijsstelling

Zoals de naam al aangeeft, wordt bij het user prijsmodel de klant user maand een vast bedrag per user in rekening gebracht, ongeacht het aantal apparaten dat hij gebruikt. In wezen dekt dit model de IT-behoeften van elke user alle apparaten die hij gebruikt.

Dit prijsmodel is een goed aanbod voor MSP's die bedrijven bedienen met veel individuele gebruikers die meerdere apparaten gebruiken. Volgens de MSP Survey 2020 rekent 25 procent van de MSP's meer dan 50 procent van hun klanten aan op basis van het gebruikersgebaseerde prijsmodel. Dit model is zeer flexibel en gemakkelijk te begrijpen voor klanten, vergelijkbaar met het model per apparaat.

Om het gebruikersgebaseerde model te kunnen gebruiken, moeten MSP's eerst de totale prijs per werkplek bepalen, inclusief de totale kosten voor het leveren van alle diensten voor één gebruiker. Zodra dat is gebeurd, MSP de MSP een bodemprijs, een break-evenprijs en de winstmarge bepalen. Enkele van de belangrijkste factoren waarmee de MSP rekening MSP houden bij het bepalen van de uiteindelijke gebruikersgebaseerde prijs voor een klant zijn:

• Computervaardigheden van de klant
• Technische complexiteit van het netwerk
• Leeftijd van de technologie/apparaten

Prijsbepaling op projectbasis

Vaak leveren MSP's diensten op projectbasis aan hun klanten. De werkverklaring (SOW) voor het project definieert alle mijlpalen en deliverables en bepaalt de vergoeding. Vervolgens factureren ze de klant dienovereenkomstig.

Uurloon (tijd en materiaal)

Bij het prijsmodel op basis van uurtarieven moeten MSP's de tijd en materialen berekenen die worden geïnvesteerd in het beheer van de IT-omgevingen van hun klanten. Dit model wordt doorgaans gebruikt in het 'break-fix'-model, waarbij de MSP diensten MSP op verzoek en naar behoefte van de klant. Om een redelijk en winstgevend tarief te kunnen bepalen voor de facturering aan klanten, moeten MSP's een duidelijk inzicht hebben in hun eigen arbeidskosten.

Er zijn verschillende variabelen die van invloed zijn op het bepalen van het arbeidstarief voor break-fix IT-services, waarbij de berekening van potentiële factureerbare uren in een jaar de belangrijkste is. Daarnaast moeten MSP's ook de gemiddelde bezettingsgraad voor hun technici bepalen - het percentage van de factureerbare tijd dat een technicus besteedt aan het werken met de klant.

Een van de belangrijkste overwegingen voor een MSP winstgevend te zijn bij de keuze van de prijsstelling, is het berekenen van hun volledige uurtarief. Dit omvat de volgende twee componenten:

• De volledige factureerbare arbeidslast - De totale factureerbare arbeidskosten van het personeel.
• De volledige overheadkosten - De som van alle overheadkosten van de MSP, waaronder niet-factureerbare personeelskosten en andere kosten zoals opleiding, huur, brandstof, telecommunicatiediensten, nutsvoorzieningen enzovoort.

Het grootste probleem met het break-fix MSP , waarbij op basis van tijd en materiaal wordt gefactureerd, is dat de inkomstenstroom voor de MSP niet voorspelbaar is. Daarom zijn veel MSP's overgestapt van dit model naar abonnementsmodellen, die de inkomstenstroom gelijkmatiger maken.

Hoe een PSA-oplossing deze modellen ondersteunt in het factureringsproces

Een robuuste Professional Services Automation (PSA)-oplossing kan u helpen uw factureringsproces voor klanten te stroomlijnen en het voor u gemakkelijker maken om uw financiën efficiënter en nauwkeuriger te beheren. De juiste PSA-oplossing support bovengenoemde prijsmodellen en helpt MSP's loyale en duurzame relaties met klanten op te bouwen.

Hier zijn een paar belangrijke overwegingen voor hoe een PSA-oplossing het factureringsproces moet helpen beheren:

Facturering per apparaat

Je PSA oplossing moet integreren met je Remote Monitoring and Management (RMM) tool om de laatste IT asset informatie binnen te halen via een dagelijks asset synchronisatieproces. Met deze up-to-date asset informatie kan je PSA tool nauwkeurige facturen genereren op basis van apparaten. Elke keer dat uw klant apparaten toevoegt aan of verwijdert uit zijn managed services abonnement, kan uw PSA oplossing de bijgewerkte asset informatie van uw RMM tool gebruiken en automatisch de maandelijkse facturering aanpassen aan het veranderende aantal apparaten onder beheer.

Overwegingen met betrekking tot facturering op basis van gebruikers

Net als het apparaatgebaseerde factureringsmodel is ook het gebruikersgebaseerde factureringsmodel eenvoudig te implementeren met behulp van integraties met andere bronnen van gebruikersgegevens. De PSA-oplossing kan gebruikersinformatie uit Active Directory halen en deze gebruiken om de maandelijkse facturen van uw klanten te berekenen. Naarmate de bedrijven van uw klanten groeien en zij steeds meer gebruikers toevoegen aan hun MSP , kan uw PSA-oplossing de bijgewerkte gebruikersinformatie uit Active Directory gebruiken en de maandelijkse facturering automatisch pro rata berekenen op basis van het veranderende aantal beheerde gebruikers. De integratie tussen uw PSA-oplossing en Active Directory maakt het ook sneller en eenvoudiger om nieuwe gebruikers aan te sluiten.

Pro rata facturering voor users apparaten

Pro rata facturering betekent simpelweg dat de factuur alle wijzigingen weergeeft die halverwege een factureringscyclus zijn aangebracht. Met andere woorden, als u maandelijks factureert, brengt u uw klanten nieuwe users apparaten die halverwege de maand zijn toegevoegd in rekening voor het deel van de maand dat ze onder beheer staan. Wanneer er wijzigingen zijn in de ingangsdata van de dienst of de service-eenheden binnen een factureringsperiode, worden de facturen dienovereenkomstig aangepast. Met pro rata facturering loopt u geen betalingen mis voor service-eenheden die voor een deel van de factureringscyclus factureerbaar zijn.

Een voorziening voor facturering naar rato is onmisbaar voor een allesomvattende PSA-oplossing. De juiste PSA-oplossing automatiseert het pro rata om tijd te besparen en zorgt ervoor dat je je klanten nauwkeurig factureert voor gedeeltelijke maanden.

Facturering op basis van uurtarief

Bij het prijsmodel op basis van uren is het van cruciaal belang dat een MSP alle factureerbare uren MSP om de door de klant verschuldigde betaling nauwkeurig te kunnen berekenen. Bij facturering volgens dit model moeten uw technici ervoor zorgen dat ze voor elk probleem dat voor de klant wordt opgelost een nieuw serviceticket aanmaken, zelfs als dit maar 10 minuten duurt. Met behulp van uw PSA-oplossing kunt u eenvoudig alle factureerbare tijd registreren om een nauwkeurige facturering te garanderen en inzicht te krijgen in de bezettingsgraad van technici.

Om ervoor te zorgen dat je technici op de hoogte blijven van tickets voor elke service die aan de klant wordt verleend, is een PSA-oplossing die toegankelijk is en beheerd kan worden met een mobiele app een echt voordeel. Een mobiele app stroomlijnt het beheer van servicetickets wanneer technici ter plaatse zijn bij de klant.

Belangrijkste PSA-functies voor gestroomlijnde facturering

Financieel Dashboard

Om je facturatieproces te stroomlijnen, moet je PSA-oplossing je een dashboardoverzicht geven van de verschillende details met betrekking tot klantfacturatie. Het moet inzicht geven in belangrijke informatie, zoals de inkomsten per klant, contracten die bijna aflopen, de diensten die elke maand gefactureerd moeten worden, je to-do lijst enzovoort, in één compleet overzicht.

Factuurautomatisering

Elke maand je klanten factureren kan een lastige taak zijn voor je serviceteam. Een PSA-oplossing die je facturatieproces automatiseert, kan echter een revolutie betekenen. Met de juiste PSA-oplossing kun je het hele factureringsproces automatiseren, van managed services tot projecten met een vaste prijs. Automatisering van facturering bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor nauwkeurigheid.

Factuuroverzicht

De juiste PSA-oplossing moet niet alleen helpen bij het automatiseren van het factureringsproces, maar u ook in staat stellen om de facturen te controleren op fouten. De factuurcontrolefunctie van uw PSA-oplossing helpt u het vertrouwen van uw klanten in uw MSP te behouden.

Facturen

Een uitgebreide PSA-oplossing kan facturatie vereenvoudigen door automatisch facturen te genereren op basis van je tijd- en onkostenregistratie.

Integraties

De factureringsmodule in uw PSA-oplossing moet support geïntegreerd met boekhoudsoftware van derden, zoals QuickBooks, zodat u uw zakelijke betalingen snel en eenvoudig kunt beheren.

Kaseya BMS voldoet aan al uw MSP behoeften

Kaseya BMS helpt u en uw klanten bij het vereenvoudigen van IT-facturering. Enkele van de belangrijkste functies waarmee u uw MSP onder controle kunt houden, zijn:

• Financieel dashboard
• Facturering naar rato
• Geautomatiseerde facturering
• Beheer van facturen
• Factureerbare uren vastleggen
• Integratie met veelgebruikte financiële toepassingen zoals QuickBooks en Xero

Met de Kaseya Fusion Mobile App kunt u BMS-servicetickets aanmaken, beheren en bijwerken telkens wanneer u een probleem voor uw klanten oplost, altijd en overal. Zo kunt u de totale factureerbare uren voor elk van uw klanten nauwkeurig bijhouden en berekenen, en bent u ervan verzekerd dat u wordt betaald voor alle inspanningen die u levert om hun IT te beheren.

Neem vandaag de juiste beslissing

Met een overvloed aan opties kan het kiezen van de juiste PSA-oplossing een ontmoedigende taak zijn. Maar nu je een beter idee hebt van waar je op moet letten als je op zoek bent naar een PSA-oplossing, ben je beter uitgerust om een weloverwogen beslissing te nemen op basis van je prijs- en factureringsbehoeften.

Vraag een demo aan