Prijzen en facturering voor MSP: flexibele modellen

flexibele prijsstelling en facturering voor MSP's

Inleiding

Managed Service Providers (MSP's) gebruiken vaak verschillende prijsmodellen voor hun IT-diensten. Deze omvatten op waarde gebaseerde, op apparaten of endpoint, user en op projecten gebaseerde factureringsmodellen. Hun Professional Services Automation (PSA)-tool moet support deze prijsmodellen in het factureringsproces support . Daarnaast moet de PSA-oplossing ook automatische pro rata facturering bieden.

Details over het prijs- en factureringsmodel van MSP

Prijsstelling op basis van waarde

Het op waarde gebaseerde prijsmodel is gericht op een vast bedrag voor het volledige pakket aan diensten dat aan een klant wordt aangeboden. In plaats van de klant afzonderlijke diensten in rekening te brengen, is het op waarde gebaseerde prijsmodel erop gericht het volledige pakket aan MSP-diensten tegen één vast bedrag aan te bieden. Het vaste bedrag omvat alle IT-ondersteuning die de klant elke maand krijgt.

Dit model wordt doorgaans aangeboden in de vorm van een maandelijks of jaarlijks abonnement, wat voor de MSP een aantal voordelen biedt. Ten eerste zorgt het voor een voorspelbare inkomstenstroom. Ten tweede levert het hogere brutomarges op in vergelijking met andere modellen. En ten slotte maakt het het beheer van de personeelsbezetting en de inzet van technici eenvoudiger.

In dit model neemt de MSP doorgaans de volledige IT-functie voor de klant voor zijn rekening – en fungeert in feite als hun uitbestede IT-afdeling. Zoals de naam al aangeeft, betalen klanten voor de meerwaarde die deze diensten voor hun bedrijf opleveren.

Waardegerichte prijsstelling is doorgaans complexer dan andere prijsmodellen. De uiteindelijke prijs wordt bepaald op basis van de kosten per gebruiker, en de MSP kan op termijn vaak hogere marges behalen. Bij dit model worden de individuele kosten van de diensten doorgaans niet aan de klant bekendgemaakt.

De daadwerkelijke prijs voor de complete oplossing verschilt dan ook van klant tot klant, afhankelijk van verschillende factoren, zoals het niveau van service en ondersteuning (op basis van Service Level Agreements), verticale markten, enzovoort. Hoewel de MSP de prijs van de oplossingen in elke serviceovereenkomst kan aanpassen om een maximale winstgevendheid te realiseren, profiteren de klanten van het gemak van een complete oplossing voor al hun IT-behoeften tegen één vast tarief.

Gedifferentieerde prijzen

Een van de populairste prijsmodellen onder MSP's is het aanbieden van verschillende gebundelde servicepakketten aan de klant tegen verschillende prijzen. Deze servicepakketten kunnen bijvoorbeeld worden gekarakteriseerd als brons, zilver, goud en platina, waarbij de prijzen stijgen naarmate er meer diensten aan de pakketten worden toegevoegd.

[optin-monster slug="vddndwtv49byfbq73lr8"]

Elk van deze niveaus biedt een specifieke reeks diensten en support. Een bronzen desktopbeheerpakket kan bijvoorbeeld patch management, beheer op afstand, antivirussoftware en telefonische support tijdens kantooruren omvatten support een instapprijs. Hogere, geavanceerde zilveren of gouden pakketten kunnen de klant aanvullende diensten bieden, zoals bezoeken ter plaatse, 24/7/365 support meer.

In wezen biedt het gelaagde prijsmodel klanten de flexibiliteit om een pakket te kiezen dat het beste aansluit bij hun behoeften en budget. Elk van deze pakketten is samengesteld op basis van middelen en kosten tegen een prijs die winstgevendheid voor de MSP garandeert en de beloofde diensten aan de klant levert.

Net als het value-based model wordt het gelaagde model verkocht als een maandelijks of jaarlijks abonnement en biedt het dezelfde voordelen die hierboven zijn genoemd.

Op apparaat gebaseerde prijzen

Het apparaatgebaseerde model, ook wel het prijsmodel per apparaat genoemd, houdt in dat de klant een vast bedrag betaalt voor elk apparaat dat door de MSP wordt beheerd; dit bedrag wordt op regelmatige basis gefactureerd. Bij dit model hoeft de MSP niet bij te houden hoeveel gebruikers er binnen de organisatie van de klant zijn. Het is een vrij eenvoudig en gemakkelijk te implementeren model voor MSP's, waarbij de prijzen kunnen variëren op basis van de soorten apparaten (bijv. server, desktop, laptop, tablet, mobiel apparaat) die worden beheerd. Het is gebruikelijk dat MSP's bijvoorbeeld één prijs per apparaat in rekening brengen voor servers en een lagere prijs voor apparaten van eindgebruikers. De MSP kan gemakkelijk offertes opstellen voor zijn potentiële klanten. Meestal wordt de klant elke maand per apparaat gefactureerd.

Het apparaatgebaseerde model is zeer flexibel, aangezien klanten eenvoudig apparaten kunnen toevoegen of verwijderen naargelang hun veranderende behoeften, en de facturering wordt hierop aangepast. Als de integratie goed is uitgevoerd, kan uw PSA-oplossing dagelijks bijgewerkte informatie over de apparaten uit uw RMM-tool ophalen en de maandelijkse facturering automatisch pro rata berekenen op basis van het wisselende aantal beheerde apparaten. (Zie het gedeelte over pro rata facturering hieronder). Volgens de MSP Benchmark Survey 2020 bracht bijna 24 procent van de MSP's aan meer dan 50 procent van hun totale klantenbestand kosten in rekening op basis van het prijsmodel per apparaat.

Dit prijsmodel heeft echter ook enkele nadelen. Het model is wellicht minder aantrekkelijk voor kleine en middelgrote bedrijven met veel gebruikers die elk meerdere apparaten hebben, bijvoorbeeld een desktop, laptop, tablet en/of smartphone. In dit geval kan het 'per gebruiker'-model een goed alternatief zijn (zie hieronder). Aangezien de MSP bovendien meerdere diensten voor elk apparaat aanbiedt, kan de vaste tariefstructuur er niet in slagen de totale kosten van de dienstverlening nauwkeurig te bepalen, wat de winst kan belemmeren.

Gebruikersgebaseerde prijsstelling

Zoals de naam al aangeeft, wordt bij het user prijsmodel de klant user maand een vast bedrag per user in rekening gebracht, ongeacht het aantal apparaten dat hij gebruikt. In wezen dekt dit model de IT-behoeften van elke user alle apparaten die hij gebruikt.

Dit prijsmodel is een aantrekkelijk aanbod voor MSP’s die bedrijven bedienen met veel individuele gebruikers die meerdere apparaten gebruiken. Volgens de MSP Benchmark Survey 2020 brengt 25 procent van de MSP’s bij meer dan 50 procent van hun klanten kosten in rekening op basis van het gebruikersgebaseerde prijsmodel. Dit model is zeer flexibel en voor klanten gemakkelijk te begrijpen, net als het model per apparaat.

Om het gebruikersgebaseerde model te kunnen toepassen, moeten MSP’s eerst de totale prijs per gebruiker vaststellen, inclusief de volledige kosten voor het leveren van alle diensten aan één gebruiker. Zodra dat is gebeurd, kan de MSP vervolgens een minimumprijs, een break-evenprijs en de winstmarge bepalen. Enkele van de belangrijkste factoren waarmee de MSP rekening moet houden bij het vaststellen van de definitieve gebruikersgebaseerde prijs voor een klant zijn onder meer:

• Computervaardigheden van de klant
• Technische complexiteit van het netwerk
• Leeftijd van de technologie/apparaten

Prijsbepaling op projectbasis

Vaak leveren MSP's diensten op projectbasis aan hun klanten. De werkverklaring (SOW) voor het project definieert alle mijlpalen en deliverables en bepaalt de vergoeding. Vervolgens factureren ze de klant dienovereenkomstig.

Uurloon (tijd en materiaal)

Bij het prijsmodel op basis van uurtarieven moeten MSP’s de tijd en materialen berekenen die zij besteden aan het beheer van de IT-omgevingen van hun klanten. Dit model wordt doorgaans toegepast in het ‘break-fix’-model, waarbij de MSP diensten levert op verzoek en naar behoefte van de klant. Om een redelijk en winstgevend tarief te kunnen vaststellen voor de facturering aan klanten, moeten MSP’s een duidelijk inzicht hebben in hun eigen arbeidskosten.

Er zijn verschillende variabelen die van invloed zijn op het bepalen van het arbeidstarief voor break-fix IT-services, waarbij de berekening van potentiële factureerbare uren in een jaar de belangrijkste is. Daarnaast moeten MSP's ook de gemiddelde bezettingsgraad voor hun technici bepalen - het percentage van de factureerbare tijd dat een technicus besteedt aan het werken met de klant.

Een van de belangrijkste factoren waarmee een MSP rekening moet houden om winstgevend te zijn bij het vaststellen van zijn tarieven, is het berekenen van zijn volledige uurtarief inclusief overheadkosten. Dit omvat de volgende twee componenten:

• De volledige factureerbare arbeidslast - De totale factureerbare arbeidskosten van het personeel.
• De totale overheadkosten – De som van alle overheadkosten van de MSP, waaronder niet-factureerbare personeelskosten en andere kosten zoals opleidingen, huur, brandstof, telecommunicatiediensten, nutsvoorzieningen enzovoort.

Het grootste probleem bij het ‘break-fix’-model voor MSP-diensten, waarbij op basis van tijd en materiaal wordt gefactureerd, is dat de inkomstenstroom voor de MSP onvoorspelbaar is. Daarom zijn veel MSP’s overgestapt van dit model naar abonnementsmodellen, die de inkomstenstroom stabiliseren.

Hoe een PSA-oplossing deze modellen ondersteunt in het factureringsproces

Een robuuste Professional Services Automation (PSA)-oplossing kan u helpen uw factureringsproces voor klanten te stroomlijnen en het voor u gemakkelijker maken om uw financiën efficiënter en nauwkeuriger te beheren. De juiste PSA-oplossing support bovengenoemde prijsmodellen en helpt MSP's loyale en duurzame relaties met klanten op te bouwen.

Hier zijn een paar belangrijke overwegingen voor hoe een PSA-oplossing het factureringsproces moet helpen beheren:

Facturering per apparaat

Uw PSA-oplossing moet worden geïntegreerd met uw RMM-tool (Remote Monitoring and Management) om via een dagelijks synchronisatieproces de meest recente informatie over IT-apparatuur op te halen. Met deze actuele informatie kan uw PSA-oplossing nauwkeurige facturen genereren op basis van het aantal apparaten. Telkens wanneer uw klant apparaten toevoegt aan of verwijdert uit zijn managed services , kan uw PSA-oplossing de bijgewerkte assetinformatie uit uw RMM-tool gebruiken en de maandelijkse facturering automatisch pro rata berekenen op basis van het veranderende aantal beheerde apparaten.

Overwegingen met betrekking tot facturering op basis van gebruikers

Net als het apparaatgebaseerde factureringsmodel is ook het gebruikersgebaseerde factureringsmodel eenvoudig te implementeren dankzij integraties met andere bronnen van gebruikersgegevens. De PSA-oplossing kan gebruikersgegevens ophalen uit Active Directory en deze gebruiken om de maandelijkse facturen voor uw klanten te berekenen. Naarmate de bedrijven van uw klanten groeien en zij steeds meer gebruikers toevoegen aan hun MSP-serviceabonnement, kan uw PSA-oplossing de bijgewerkte gebruikersinformatie uit Active Directory gebruiken en de maandelijkse facturering automatisch pro rata berekenen op basis van het veranderende aantal beheerde gebruikers. De integratie tussen uw PSA-oplossing en Active Directory maakt het onboarden van nieuwe gebruikers ook sneller en eenvoudiger.

Pro rata facturering voor users apparaten

Pro rata facturering betekent simpelweg dat de factuur alle wijzigingen weergeeft die halverwege een factureringscyclus zijn aangebracht. Met andere woorden, als u maandelijks factureert, brengt u uw klanten nieuwe users apparaten die halverwege de maand zijn toegevoegd in rekening voor het deel van de maand dat ze onder beheer staan. Wanneer er wijzigingen zijn in de ingangsdata van de dienst of de service-eenheden binnen een factureringsperiode, worden de facturen dienovereenkomstig aangepast. Met pro rata facturering loopt u geen betalingen mis voor service-eenheden die voor een deel van de factureringscyclus factureerbaar zijn.

Een voorziening voor facturering naar rato is onmisbaar voor een allesomvattende PSA-oplossing. De juiste PSA-oplossing automatiseert het pro rata om tijd te besparen en zorgt ervoor dat je je klanten nauwkeurig factureert voor gedeeltelijke maanden.

Facturering op basis van uurtarief

Bij een factureringsmodel op uurbasis is het van cruciaal belang dat een MSP alle factureerbare uren registreert om het door de klant verschuldigde bedrag nauwkeurig te kunnen berekenen. Bij facturering volgens dit model moeten uw technici ervoor zorgen dat ze voor elk probleem dat voor de klant wordt aangepakt en opgelost een nieuw serviceticket aanmaken, zelfs als dit slechts 10 minuten in beslag neemt. Met behulp van uw PSA-oplossing kunt u eenvoudig alle factureerbare tijd registreren om een nauwkeurige facturering te garanderen en inzicht te krijgen in de bezettingsgraad van uw technici.

Om ervoor te zorgen dat je technici op de hoogte blijven van tickets voor elke service die aan de klant wordt verleend, is een PSA-oplossing die toegankelijk is en beheerd kan worden met een mobiele app een echt voordeel. Een mobiele app stroomlijnt het beheer van servicetickets wanneer technici ter plaatse zijn bij de klant.

Belangrijkste PSA-functies voor gestroomlijnde facturering

Financieel Dashboard

Om je facturatieproces te stroomlijnen, moet je PSA-oplossing je een dashboardoverzicht geven van de verschillende details met betrekking tot klantfacturatie. Het moet inzicht geven in belangrijke informatie, zoals de inkomsten per klant, contracten die bijna aflopen, de diensten die elke maand gefactureerd moeten worden, je to-do lijst enzovoort, in één compleet overzicht.

Factuurautomatisering

Het maandelijks factureren van uw klanten kan een omslachtige klus zijn voor uw serviceteam. Een PSA-oplossing die uw factureringsproces automatiseert, kan echter een echte doorbraak betekenen. Met de juiste PSA-oplossing kunt u uw volledige factureringsproces automatiseren, van managed services projecten met een vaste prijs. Facturatieautomatisering bespaart niet alleen tijd, maar garandeert ook nauwkeurigheid.

Factuuroverzicht

De juiste PSA-oplossing moet niet alleen helpen bij het automatiseren van het factureringsproces, maar u ook in staat stellen de facturen te controleren op eventuele fouten. De functie voor factuurcontrole van uw PSA-oplossing helpt u het vertrouwen van uw klanten in uw MSP te behouden.

Facturen

Een uitgebreide PSA-oplossing kan facturatie vereenvoudigen door automatisch facturen te genereren op basis van je tijd- en onkostenregistratie.

Integraties

De factureringsmodule in uw PSA-oplossing moet support geïntegreerd met boekhoudsoftware van derden, zoals QuickBooks, zodat u uw zakelijke betalingen snel en eenvoudig kunt beheren.

Kaseya BMS voldoet aan al uw factureringsbehoeften als MSP

Kaseya BMS helpt u en uw klanten bij het vereenvoudigen van IT-facturering. Enkele van de belangrijkste functies waarmee u uw MSP-facturering volledig onder controle houdt, zijn onder meer:

• Financieel dashboard
• Facturering naar rato
• Geautomatiseerde facturering
• Beheer van facturen
• Factureerbare uren vastleggen
• Integratie met veelgebruikte financiële toepassingen zoals QuickBooks en Xero

Met de Kaseya Fusion Mobile App kunt u BMS-servicetickets aanmaken, beheren en bijwerken telkens wanneer u een probleem voor uw klanten oplost, altijd en overal. Zo kunt u de totale factureerbare uren voor elk van uw klanten nauwkeurig bijhouden en berekenen, en bent u ervan verzekerd dat u wordt betaald voor alle inspanningen die u levert om hun IT te beheren.

Neem vandaag de juiste beslissing

Met een overvloed aan opties kan het kiezen van de juiste PSA-oplossing een ontmoedigende taak zijn. Maar nu je een beter idee hebt van waar je op moet letten als je op zoek bent naar een PSA-oplossing, ben je beter uitgerust om een weloverwogen beslissing te nemen op basis van je prijs- en factureringsbehoeften.

Vraag een demo aan