Bell’s Brauerei

Highlights der Fallstudie

Die Herausforderung

Da 10 Techniker für alle Standorte der Bell’s Brewery im ganzen Land zuständig sind, muss ihre Dokumentation einwandfrei sein, um ein effizientes Zeitmanagement zu gewährleisten. Dies war jedoch lange Zeit nicht der Fall.

„Wir haben alle Daten in vereinzelten Tabellenkalkulationen gespeichert, wobei sich die verschiedenen Dateien an unterschiedlichen Orten befanden, was dazu führte, dass die Daten verstreut und schwer zugänglich waren“, erklärte William Richardson, Systemadministrator. Zudem war die Dokumentation unvollständig und veraltet, was es erschweren kann, zuverlässige Informationen zeitnah zu finden, ohne deren Richtigkeit noch einmal überprüfen zu müssen.

Da sich das Team auf unstrukturierte Dokumentationswerkzeuge wie OneNote und Wiki stützte, verschwendete es viel wertvolle Zeit mit der Suche nach den benötigten Daten. Aus diesem Grund machte es sich daran, seine Dokumentation zu bündeln, um sicherzustellen, dass alles leicht zugänglich ist.

 

Entwickelt für IT-Fachleute

IT Glue, eine speziell für IT-Fachleute entwickelte Dokumentationslösung, ermöglicht es Bell’s Brewery, ihre spezifischen Herausforderungen im Bereich der Anlagendokumentation und -verwaltung zu bewältigen. Die Möglichkeit, Anlagen mit ihren Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Passwörtern zu verknüpfen, war für Bell’s Brewery ein entscheidender Durchbruch, da sie mit „ IT Glue “ alle relevanten Informationen schnell und einfach in einem einzigen Fenster finden konnten.

IT Glue bot jedoch noch mehr als das. „Die Passwortverwaltung war für uns ein großer Pluspunkt. Die Funktion zur Erkennung gefährdeter Passwörter ist wirklich hilfreich, da sie uns über potenzielle Bedrohungen informiert, ohne dass wir dafür zusätzlichen Aufwand betreiben müssen“, sagte William.

Eine angenehme Überraschung für Bell’s Brewery war zudem der Prozess der Datenübernahme bei IT Glue. „Mit den bisherigen Tools hatten wir enorme Probleme bei der Datenübernahme, da wir eine Datei hochladen mussten, was dann fehlschlug, ohne dass wir überhaupt erfuhren, was genau schiefgelaufen war. So mussten wir selbst herausfinden, warum der Upload nicht funktionierte“, erklärte William.

Er fügte außerdem hinzu, dass die CSV-Upload-Methode von „ IT Glue“ zur Datenerfassung schnell und reibungslos funktionierte. Dadurch konnte Bell’s Brewery die Daten hochladen, überprüfen und entsprechend zuordnen.

Mehr als nur IT-Dokumentation

Die Bell’s Brewery hat zudem die zahlreichen Integrationsmöglichkeiten von IT Glueoptimal genutzt, um ihre Dokumentation zu automatisieren. Mithilfe der Microsoft 365- und Meraki-Integrationen halten sie ihre Benutzer- und Geräteinformationen stets auf dem neuesten Stand.

Darüber hinaus nutzt William mithilfe der offenen API von „ IT Glue“ PowerShell-Skripte, um seine Prozesse weiter zu automatisieren und zu optimieren. William erklärte: „Neue Mitarbeiter werden automatisch für das Onboarding hinzugefügt, und wir können ganz einfach einen Bericht für das Offboarding erstellen, um zu sehen, welche Ressourcen dem Benutzer gehören. Außerdem werden wir über alle neuen virtuellen VMware-Maschinen informiert, da automatisch ein Ticket erstellt wird. Dies hilft dabei, Prozesse zu automatisieren, die oft manuell erfolgen und möglicherweise übersehen werden oder zu lange dauern.“

Die Ergebnisse

Von einer offenen API und einer umfassenden Passwortverwaltung bis hin zu Sicherheitsmaßnahmen, die über den Branchenstandard hinausgehen, und der Möglichkeit, in jeder Instanz kontextbezogene Dokumentation einzusehen – „ IT Glue “ war genau die Lösung, die Bell’s Brewery benötigte, um die Arbeitsabläufe ihrer IT-Abteilung zu konsolidieren, zu automatisieren und zu optimieren.

„Die Funktion ‚Gefährdetes Passwort‘ ist wirklich hilfreich, da sie uns über mögliche Bedrohungen informiert, ohne dass wir dafür zusätzlichen Aufwand betreiben müssen.“