Bell’s Brauerei

Die Herausforderung

Da 10 Techniker für alle Standorte der Bell’s Brewery im ganzen Land zuständig sind, muss ihre Dokumentation einwandfrei sein, um ein effizientes Zeitmanagement zu gewährleisten. Dies war jedoch lange Zeit nicht der Fall.

„Wir haben alle Daten in vereinzelten Tabellenkalkulationen gespeichert, wobei sich die verschiedenen Dateien an unterschiedlichen Orten befanden, was dazu führte, dass die Daten verstreut und schwer zugänglich waren“, erklärte William Richardson, Systemadministrator. Zudem war die Dokumentation unvollständig und veraltet, was es erschwert, zeitnah zuverlässige Informationen zu finden, ohne deren Richtigkeit erst überprüfen zu müssen.

Da das Team auf unstrukturierte Dokumentationswerkzeuge wie OneNote und Wiki zurückgriff, verschwendete es viel wertvolle Zeit mit der Suche nach den benötigten Daten. Aus diesem Grund machte es sich daran, seine Dokumentation zu konsolidieren, um sicherzustellen, dass alles leicht zugänglich ist.

Entwickelt für IT-Fachleute

IT Glue, eine speziell für IT-Fachleute entwickelte Dokumentationslösung, ermöglicht es Bell’s Brewery, ihre spezifischen Herausforderungen im Bereich der Bestandsdokumentation und -verwaltung zu bewältigen. Die Möglichkeit, Bestände mit den entsprechenden Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Passwörtern zu verknüpfen, war für Bell’s Brewery ein entscheidender Durchbruch, da IT Glue dem Unternehmen IT Glue , alle relevanten Informationen schnell und einfach in einem einzigen Fenster zu finden.

IT Glue jedoch noch mehr. „Die Passwortverwaltung war für uns ein großer Pluspunkt. Die Funktion zur Erkennung gefährdeter Passwörter ist wirklich hilfreich, da sie uns ohne zusätzlichen Aufwand unsererseits auf potenzielle Gefahren hinweist“, sagte William.

Eine angenehme Überraschung für Bell’s Brewery war zudem die Integration von IT Glue. „Bei früheren Tools bereitete uns die Datenübernahme enorme Kopfschmerzen, da wir eine Datei hochladen mussten, der Vorgang dann aber fehlschlug, ohne dass wir überhaupt erfuhren, was genau schiefgelaufen war. So mussten wir selbst herausfinden, warum der Upload nicht funktionierte“, erklärte William.

Er fügte hinzu, dass die CSV-Upload-Methode IT Gluezur Datenerfassung schnell und reibungslos funktionierte. So konnte Bell’s Brewery die Daten hochladen, überprüfen und entsprechend abgleichen.

Mehr als nur IT-Dokumentation

Die Bell’s Brewery nutzt zudem die zahlreichen Integrationsmöglichkeiten IT Glue, um ihre Dokumentation zu automatisieren. Mithilfe der Microsoft 365- und Meraki-Integrationen halten sie ihre Benutzer- und Geräteinformationen stets auf dem neuesten Stand.

Darüber hinaus nutzt William mithilfe der offenen API IT GluePowerShell-Skripte, um seine Prozesse weiter zu automatisieren und zu optimieren. William erklärte: „Neue Mitarbeiter werden automatisch für das Onboarding hinzugefügt, und wir können ganz einfach einen Bericht für das Offboarding erstellen, um zu sehen, welche Ressourcen dem Benutzer gehören. Außerdem werden wir über alle neuen virtuellen VMware-Maschinen informiert, da automatisch ein Ticket erstellt wird. Dies hilft dabei, Prozesse zu automatisieren, die oft manuell durchgeführt werden und leicht übersehen werden oder deren Abschluss zu lange dauern kann.“

Die Ergebnisse

Von einer offenen API und einer umfassenden Passwortverwaltung bis hin zu Sicherheitsmaßnahmen, die über den Branchenstandard hinausgehen, und der Möglichkeit, in jeder Instanz kontextbezogene Dokumentation einzusehen – IT Glue genau die Lösung, die Bell’s Brewery benötigte, um die Arbeitsabläufe ihrer IT-Abteilung zu konsolidieren, zu automatisieren und zu optimieren.