Doc Tech

Die Herausforderung

Als Doc Tech sein Kerngeschäft – Druck-, Kopier- und Scandienstleistungen für Autohäuser – um IT-Dienstleistungen erweiterte, nutzte das Unternehmen für seine Dokumentationszwecke weiterhin Tabellenkalkulationen und Word-Dokumente. In diesem Umfeld stellte die Pflege aktueller Informationen für Doc Tech eine große Herausforderung dar, da es keine ordentliche Versionshistorie gab, anhand derer sich feststellen ließ, wann ein Dokument zuletzt aktualisiert worden war.

Abgesehen von den ungenauen und veralteten Informationen hatte das Unternehmen zudem Schwierigkeiten, seinen Technikern einen zentralen Zugriff zu ermöglichen. Da es kein gemeinsames Dokumentationswerkzeug gab, fehlte eine zentrale Informationsquelle, und jeder Techniker verfügte über seine eigene Version der Dokumente.

Zudem führte das mühsame Suchen nach Informationen oder das erneute Erstellen von Dokumenten bei Bedarf zu Zeitverschwendung und Ineffizienz. Der CEO des Unternehmens, Jared Smith, von Beruf Systemingenieur, erkannte, dass ein Wachstum ohne strukturierte Dokumentation schwierig sein würde.

Doc Tech erwog den Einsatz vonConfluence, stellte jedoch fest, dass diese Lösung nicht für IT-Dienstleister konzipiert war. Das Unternehmen benötigte ein robustes Tool, das alle Anforderungen an die Dokumentation erfüllte und optimal auf sein Geschäftsmodell zugeschnitten war.

Die Lösung

IT Glue die Struktur und Flexibilität, die Doc Tech für den Aufbau seiner Dokumentationsinfrastruktur benötigte. Dank der Funktion „Verwandte Elemente“ in IT Glue der durchdachten Struktur und Gestaltung der Lösung waren die Dokumentationenfür alle Mitarbeiterdes Unternehmens leichtzugänglich.

Da IT Glue eine Lösung IT Glue , die auf Standardisierung und Mandantenfähigkeit ausgelegt ist, kann Doc Tech seine Dokumentation an die spezifischenAnforderungenjedes Kunden anpassen,ohne den Informationsfluss zu unterbrechen. Außerdem bot die Lösung eine Grundlage dafür, wie und was zudokumentieren ist, mit einem vorgefertigten Layout für jedes zu dokumentierende Element, sodass keine wichtigen Details übersehen werden. 

Die intelligente IT-Struktur IT Gluebot zahlreiche Vorteile, da sie alles an einem Ort vereinte, darunter Passwörter, Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Hardware-Informationen und weitere Details zu den Anlagen. Der Zugriff auf Informationen ist einfacher denn je, da die Funktion „Verwandte Elemente“ automatisch miteinander verknüpfte Anlagenzusammenführt. Techniker können nun zu jeder Anlage, die sie gerade betrachten, die zugehörigen Passwörter und Standardarbeitsanweisungen einsehen, auch wenn sie diese nicht selbst dokumentiert haben.

Doc Tech nutzte die Funktionen zur Passwortverwaltung in IT Glue alle Kundenpasswörter auf einer sicheren Plattform direkt neben der übrigen IT-Dokumentation zu bündeln. Mithilfe von Aktivitätsprotokollen kann das Unternehmen nun alle Änderungen an seinen Assets, PasswörternundDokumenten nachverfolgen. So können Techniker veraltete Informationen leicht erkennen, indem sie einfach prüfen, ob etwas schon lange nicht mehr aktualisiert wurde.

Integrationen

Mit IT Glue hat Doc Tech seine Dokumentation durch intelligente Integrationen, die alltägliche Aufgaben automatisieren, auf ein neues Niveau gehoben und so die Geschäftsabläufe ohne zusätzlichen Aufwand verbessert. Doc Tech nutzt die folgenden Integrationen in IT Glue: 

• Datto RMM: RMM derFunktion zur Passworteingabe in Datto RMM sich Doc Tech bei einem Gerät anmelden, ohne dem Techniker die Anmeldedaten preiszugeben. Dies erwies sich als entscheidend für Geräte mit Passwörtern, die Benutzer vor anderen Benutzern und Administratoren schützen müssen.
• ConnectWise Manage:Dank der IntegrationIT Gluein das PSA-Tool ConnectWise Manage konnten die Techniker von Doc Tech alle Ticketinformationen auf einem Bildschirm einsehen und alte Tickets direkt in IT Glue nachschlagen, wodurch ihnen mehr Möglichkeiten zur Suche nach Dokumentation zur Verfügung standen.
• Microsoft 365:Durch die IntegrationIT Gluein Microsoft 365 können alle Mandanteninformationen in das alltägliche Dokumentationssystem synchronisiert werden, was zu einer höheren Effizienz führt.
• Datto BCDR:Ohne sich beim Datto BCDR-Portal anzumelden, konnte Doc Tech alle Datto BCDR-Backup-Informationen direkt in IT Glue überwachen.

Die Ergebnisse

Doc Tech nutzte viele der Kernfunktionen IT Glue, darunter „Related Items“, eine standardisierte Struktur für die Dokumentation und umfassende Workflow-Integrationen, um die Anzahl der Klicks bei alltäglichen Aufgaben zu reduzieren. Jared Smith erklärte: „Je weniger Klicks erforderlich sind, desto besser. IT Glue unseren Technikern, effizienter zu arbeiten.“

Aus betrieblicher Sicht verschaffte dies dem Unternehmen einen besseren Einblick in die Art und Weise, wie die Nutzer seine Systeme nutzen. Zudem sorgt dies dafür, dass die Sicherheitslage stets auf die Unternehmens- und Kundenziele abgestimmt ist.

Doc Tech kann jeden betreuten Kunden problemlos dokumentieren, die Dokumentation je nach Bedarf individuell anpassen und einen standardisierten Prozess gewährleisten, um den bestmöglichen Service zu bieten.