Wie Offen Petroleum seinen IT-Betrieb mit IT Glue

Highlights der Fallstudie

• Nach der Einführung von „ IT Glue “ erledigt das IT-Team von Offen Petroleum seine Aufgaben bis zu vier- bis fünfmal schneller, da kein Zeitaufwand mehr für die Suche nach Dokumentationen, Passwörtern und Systeminformationen anfällt.
• Ein fünfköpfiges IT-Team unterstützt die landesweiten Aktivitäten von Offen und erbringt IT-Dienstleistungen für Tankstellen, Fuhrparks sowie Kunden aus dem öffentlichen Sektor und der Industrie.
• Dank standardisierter Dokumentation kann Offen neu erworbene Standorte schneller einbinden, was dem IT-Team hilft, Systeme zügig und einheitlich zu integrieren.
• Durch die Integration mit „ Autotask “ PSA und „Datto RMM“ werden Tickets, Benachrichtigungen und Dokumentationen miteinander verknüpft, sodass Techniker den vollständigen Kontext einsehen können, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.
• Die zentralisierte Dokumentation gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften in über 40 Bundesstaaten und hilft Offen dabei, das Prüfungsrisiko zu senken und bei Bedarf schnell korrekte Unterlagen vorzulegen.

Betankungsvorgänge, bei denen Ausfallzeiten nicht in Kauf genommen werden können

Offen Petroleum hat sich seit Jahrzehnten auf eine Sache spezialisiert und diese außergewöhnlich gut gemeistert: Kraftstoff immer zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu liefern. Was Ende der 1930er Jahre als „Reedy Coal and Fuel Company“ begann, hat sich zu einem der größten Kraftstoffhändler des Landes entwickelt, der landesweit Tankstellen, Fuhrparks, Behörden und Industriekunden beliefert.

Dieses Wachstum brachte neue Herausforderungen mit sich. Über die Kraftstoffversorgung hinaus unterstützt Offen Tankstellenbetreiber mit der Technologie und den Compliance-Maßnahmen, die für einen sicheren Betrieb erforderlich sind. Für das IT-Team bedeutete dies, neben den laufenden Übernahmen und dem Wachstum auch eine immer umfangreichere Vielfalt an Systemen, Standorten, Nutzern und regulatorischen Anforderungen zu verwalten.

Für Josh Atkinson, den für diese Umgebung verantwortlichen IT-Leiter, war eines schon früh klar: Die Betriebssicherheit hängt von einer Dokumentation ab, auf die man sich verlassen kann.

Da ein kleines fünfköpfiges IT-Team ein dezentralisiertes, auf Compliance ausgerichtetes Unternehmen unterstützte, konnte sich Offen keine Ineffizienzen leisten und es durfte kein institutionelles Wissen in den Posteingängen einzelner Mitarbeiter oder in Tabellenkalkulationen verloren gehen. Wichtige Informationen – von Benutzerzugriffen und Lizenzen bis hin zu Domains, Passwörtern und Anbieterverträgen – mussten korrekt, zentralisiert und zugänglich sein.

Mit der Expansion von Offen und der Übernahme neuer Standorte wurde diese Herausforderung noch deutlicher. Jede Übernahme brachte neue Systeme, Konfigurationen und Beteiligte mit sich. Ohne ein einheitliches Dokumentationskonzept hätte die Einbindung dieser Umgebungen den Support verlangsamt und das Risiko erhöht.

Wir brauchten eine Möglichkeit, alles miteinander zu verknüpfen – Nutzer, Systeme, Lizenzen und Beziehungen –, ohne dem Team zusätzlichen Aufwand zu verursachen.

Josh Atkinson, Vizepräsident für Informationstechnologie

Schaffung einer einzigen zuverlässigen Informationsquelle mit IT Glue

Offen hat „ IT Glue “ als Grundlage für die Strukturierung und Operationalisierung des IT-Wissens im gesamten Unternehmen eingeführt. Anstatt die Dokumentation als statische Notizen zu betrachten, nutzt das Team „ IT Glue “ als lebendiges Referenzsystem, das die tatsächliche Umgebung widerspiegelt.

Vor der Einführung von „ IT Glue “ befanden sich die Dokumentationen hauptsächlich in Microsoft-Teams-Dateien und verstreuten Dokumenten. Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde dieser Ansatz schnell schwer zu verwalten und die Suche darin noch schwieriger.

Heute bietet „ IT Glue “ einen sicheren, zentralisierten Speicherort für Dokumentationen, Playbooks, Konfigurationen und Anmeldedaten – und verändert damit die Art und Weise, wie das Team Wissen verwaltet und weitergibt.

IT Glue unterstützt nun das IT-Team von Offen durch die Zentralisierung folgender Bereiche:

• Kunden- und interne „Client“-Datensätze, einschließlich des Zugriffs durch die Abteilungen über MyGlue
• Benutzerkontaktdaten, Microsoft-Lizenzdaten und Domäneninformationen werden an einem Ort synchronisiert und verwaltet
• Mit MFA gesicherte Passwörter und Dienstkonten
• Die Dokumentation auf Filial- und Standortebene ist für die Unterstützung verteilter Standorte von entscheidender Bedeutung
• Aktive Links und strukturierte Daten zur Erstellung von Ein-Seiten-Übersichten und Schnellreferenzmaterialien

Die Beziehungen zwischen den Ressourcen sind ein wesentlicher Bestandteil des Werts. Durch die Verknüpfung von Benutzern, Systemen, Anmeldedaten und Abonnements können Techniker den Kontext schnell erfassen, anstatt Informationen aus verschiedenen Tools zusammenfügen zu müssen.

Das Chaos durch verstreute Unterlagen vermeiden

Für Offen bestand der größte Vorteil von „ IT Glue “ darin, die Ineffizienzen zu beseitigen, die durch eine fragmentierte Dokumentation entstehen.

Als das IT-Team wuchs und das Unternehmen weiterhin neue Geschäftsbereiche übernahm, trug die Plattform dazu bei, die Dokumentation von unübersichtlichen, einseitigen Notizen in strukturiertes, pflegbares Wissen umzuwandeln.

Im Vergleich zu den Umgebungen, die Offen übernommen hat und für die es keine lückenlose Dokumentation gab, ist der Unterschied enorm.

Ohne „ IT Glue “ würden die Aufgaben vier- bis fünfmal so lange dauern. Wir müssten nach Informationen suchen, veralteten Dateien nachjagen, mehrere Passwort-Tools unter einen Hut bringen, Verträge aufspüren und oft dieselben Probleme immer wieder beheben, wenn niemand die richtigen Unterlagen gespeichert hatte.

Josh Atkinson, Vizepräsident für Informationstechnologie

Durch die frühzeitige Zentralisierung der Dokumentation in der Wachstumsphase des Unternehmens konnte das Team die operativen Engpässe vermeiden, die das Wachstum von Unternehmen häufig bremsen.

Dokumentation, die das Wachstum fördert – nicht nur Unterstützung im Tagesgeschäft

Eine der bedeutendsten Auswirkungen von „ IT Glue “ für Offen zeigte sich im Bereich der Unternehmensübernahmen. Wenn neue Standorte und Systeme in Betrieb genommen werden, fungiert die Dokumentation als Brücke zwischen der Erfassung und der Betriebsbereitschaft.

Anstatt bei Null anzufangen, kann das IT-Team neue Umgebungen schnell und einheitlich dokumentieren, Ressourcen in bestehende Arbeitsabläufe einbinden und Informationen reibungslos den richtigen Teams zur Verfügung stellen.

Diese Beständigkeit kommt Offen zugute:

• Verkürzung der Einarbeitungszeit für neu erworbene Standorte
• Gewährleistung der Betriebskontinuität während Übergangsphasen
• Das Risiko verringern, dass wichtige Informationen übersehen werden

Unterstützung der Einhaltung von Vorschriften in einem komplexen, mehrere Bundesstaaten umfassenden Betrieb

Offen ist in mehr als 40 Bundesstaaten tätig und bietet in über 20 davon eine direkte Kraftstofflieferung an – was zu einem erheblichen Compliance-Aufwand führt. Von der Meldung von Verbrauchsteuern in mehreren Bundesstaaten über Umweltvorschriften bis hin zu PCI-DSS-Anforderungen, Lieferantenlizenzen und Vertragsmanagement muss das IT-Team in einer stark verteilten Umgebung eine Vielzahl von Compliance-Verpflichtungen bewältigen.

IT Glue spielt eine entscheidende Rolle, da es als zentrales Stammdatensystem für die Informationen dient, auf die sich die Compliance stützt. Die Anmeldedaten für Dienstkonten werden durch MFA gesichert, Softwarelizenzen sind an bestimmte Benutzer und Systeme gebunden, und die Dokumentation der Anbieter sowie die Konfigurationen auf Standortebene werden in einem strukturierten, leicht zugänglichen Format gepflegt.

Da Offen durch Übernahmen weiter wächst, lässt sich diese Dokumentationsgrundlage zügig auf neue Umgebungen ausweiten – wodurch das Risiko von Compliance-Lücken während der Übergangsphasen verringert wird.

Wenn Audits stattfinden oder Unterlagen angefordert werden, kann das IT-Team schnell präzise und aktuelle Unterlagen vorlegen, ohne manuell in voneinander getrennten Systemen suchen zu müssen.

Bessere Ergebnisse durch integrierte Arbeitsabläufe

IT Glue dient als Dokumentationssystem von Offen und ist eng mit Autotask PSA, Datto RMM, EDR und anderen Tools in ihrer Umgebung verzahnt. Techniker müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen hin- und herspringen, um Antworten zu finden – Dokumentation, Warnmeldungen und Tickets sind miteinander verknüpft.

Diese Integration ist in einer Umgebung mit hohem Arbeitsaufkommen und mehreren Standorten von entscheidender Bedeutung. Da „ Autotask “ Tickets, Workflows, Zeiterfassung, Projekte und das Änderungsmanagement verwaltet und „ IT Glue “ einen strukturierten Kontext bietet, können sich die Techniker auf ihre Arbeit konzentrieren, anstatt sich in der Vielzahl von Bildschirmen und Tools zu verlieren.

Das hat zur Folge, dass:

• Die Tickets sind schneller vergriffen
• Die Zuständigkeiten sind klarer geregelt
• Das Team erhält einen besseren Überblick über den täglichen Betrieb und die langfristige Planung

IT Glue bietet uns eine zentrale Datenquelle, in der Nutzer, Systeme, Lizenzen und Zugangsdaten miteinander verknüpft sind – so hat unser Team stets den vollständigen Überblick, insbesondere angesichts unseres Wachstums durch Übernahmen.

Josh Atkinson, Vizepräsident für Informationstechnologie