Wie Offen Petroleum seinen IT-Betrieb mit IT Glue fünfmal schneller gestaltet

Highlights der Fallstudie

• Seit der Einführung von IT Glue erledigt das IT-Team von Offen Petroleum seine Aufgaben bis zu vier- bis fünfmal schneller, da es keine Zeit mehr mit der Suche nach Dokumentationen, Passwörtern und Systeminformationen verbringen muss.
• Ein fünfköpfiges IT-Team unterstützt die landesweiten Aktivitäten von Offen und erbringt IT-Dienstleistungen für Tankstellen, Fuhrparks, Behörden und Industriekunden.
• Dank standardisierter Dokumentation kann Offen neu erworbene Standorte schneller einbinden, was dem IT-Team hilft, Systeme zügig und einheitlich zu integrieren.
• Durch die Integration mit Autotask und Datto RMM Tickets, Benachrichtigungen und Dokumentationen RMM , sodass Techniker den vollständigen Kontext einsehen können, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.
• Die zentralisierte Dokumentation gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in über 40 Bundesstaaten und hilft Offen dabei, das Risiko von Prüfungen zu verringern und bei Bedarf schnell korrekte Unterlagen vorzulegen.

Betankungsvorgänge, bei denen Ausfallzeiten nicht in Kauf genommen werden können

Offen Petroleum macht seit Jahrzehnten eines besonders gut: Kraftstoff immer zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu liefern. Was Ende der 1930er Jahre als „Reedy Coal and Fuel Company“ begann, hat sich zu einem der größten Kraftstoffhändler des Landes entwickelt, der landesweit Tankstellen, Fuhrparks, Behörden und Industriekunden beliefert.

Dieses Wachstum brachte neue Herausforderungen mit sich. Über die Kraftstoffversorgung hinaus unterstützt Offen Tankstellenbetreiber mit der Technologie und den Compliance-Lösungen, die für einen sicheren Betrieb erforderlich sind. Für das IT-Team bedeutete dies, neben den laufenden Übernahmen und dem Wachstum auch eine immer umfangreichere Vielfalt an Systemen, Standorten, Benutzern und regulatorischen Anforderungen zu bewältigen.

Für Josh Atkinson, den für diese Umgebung verantwortlichen IT-Leiter, war eines schon früh klar: Die Betriebssicherheit hängt von einer Dokumentation ab, auf die man sich verlassen kann.

Da ein kleines fünfköpfiges IT-Team ein dezentralisiertes, auf Compliance ausgerichtetes Unternehmen betreute, konnte sich Offen keine Ineffizienzen leisten und es durfte kein institutionelles Wissen in den Posteingängen einzelner Mitarbeiter oder in Tabellenkalkulationen verloren gehen. Wichtige Informationen – von Benutzerzugängen und Lizenzen bis hin zu Domains, Passwörtern und Anbieterverträgen – mussten korrekt, zentralisiert und jederzeit abrufbar sein.

Mit der Expansion von Offen und der Übernahme neuer Standorte wurde diese Herausforderung immer größer. Jede Übernahme brachte neue Systeme, Konfigurationen und Beteiligte mit sich. Ohne ein einheitliches Dokumentationssystem hätte die Einbindung dieser Umgebungen den Support verlangsamt und das Risiko erhöht.

Schaffung einer zentralen Datenquelle mit IT Glue

Offen hat IT Glue Grundlage für die Organisation und Operationalisierung des IT-Wissens im gesamten Unternehmen eingeführt. Anstatt die Dokumentation als statische Notizen zu betrachten, nutzt das Team IT Glue ein dynamisches Referenzsystem, das die tatsächliche Umgebung widerspiegelt.

Vor der Einführung von IT Glue befanden sich die Dokumentationen hauptsächlich in Microsoft-Teams-Dateien und verstreuten Dokumenten. Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde dieser Ansatz schnell schwer zu verwalten und die Suche darin noch schwieriger.

Heute IT Glue einen sicheren, zentralen Speicherort für Dokumentationen, Playbooks, Konfigurationen und Zugangsdaten – und verändert damit die Art und Weise, wie das Team Wissen verwaltet und weitergibt.

IT Glue unterstützt IT Glue das IT-Team von Offen durch die Zentralisierung folgender Bereiche:

• Kunden- und interne „Client“-Datensätze, einschließlich des Zugriffs durch die Abteilungen über MyGlue
• Benutzerkontaktdaten, Microsoft-Lizenzdaten und Domänendaten werden an einem Ort synchronisiert und verwaltet
• Passwörter und Dienstkonten, die durch MFA gesichert sind
• Die Dokumentation auf Filial- und Standortebene ist für die Unterstützung verteilter Standorte von entscheidender Bedeutung
• Aktive Links und strukturierte Daten zur Erstellung von Ein-Seiten-Übersichten und Schnellreferenzmaterialien

Die Beziehungen zwischen den Ressourcen sind ein wesentlicher Bestandteil des Wertes. Durch die Verknüpfung von Benutzern, Systemen, Anmeldedaten und Abonnements können Techniker den Kontext schnell erfassen, anstatt Informationen aus verschiedenen Tools zusammenfügen zu müssen.

Das Chaos verstreuter Unterlagen vermeiden

Für Offen IT Glue der größte Vorteil von IT Glue , die Ineffizienzen zu beseitigen, die durch eine fragmentierte Dokumentation entstehen.

Als das IT-Team wuchs und das Unternehmen weiterhin neue Geschäftsbereiche übernahm, trug die Plattform dazu bei, die Dokumentation von unübersichtlichen, einseitigen Notizen in strukturiertes, pflegbares Wissen umzuwandeln.

Im Vergleich zu den Umgebungen, die Offen übernommen hat und in denen es an einer einheitlichen Dokumentation mangelte, ist der Unterschied enorm.

Indem das Team die Dokumentation bereits in einer frühen Phase des Unternehmenswachstums zentralisierte, vermied es die operativen Engpässe, die das Wachstum von Unternehmen häufig bremsen.

Dokumentation, die das Wachstum fördert, und nicht nur den täglichen Support

IT Glue Offen hat sich IT Glue vor allem bei Übernahmen als äußerst wertvoll erwiesen. Wenn neue Standorte und Systeme in Betrieb genommen werden, bildet die Dokumentation die Brücke zwischen der Erfassung und der Betriebsbereitschaft.

Anstatt bei Null anzufangen, kann das IT-Team neue Umgebungen schnell und einheitlich dokumentieren, Ressourcen in bestehende Arbeitsabläufe einbinden und Informationen reibungslos für die richtigen Teams bereitstellen.

Diese Beständigkeit kommt Offen zugute:

• Verkürzung der Einarbeitungszeit für neu erworbene Standorte
• Gewährleistung der Betriebskontinuität während Übergangsphasen
• Verringern Sie das Risiko, dass wichtige Informationen übersehen werden

Unterstützung der Einhaltung von Vorschriften in einem komplexen, mehrere Bundesstaaten umfassenden Betrieb

Offen ist in mehr als 40 Bundesstaaten tätig und bietet in über 20 davon eine direkte Kraftstofflieferung an – was eine erhebliche Compliance-Last mit sich bringt. Von der Meldung von Verbrauchsteuern in mehreren Bundesstaaten über Umweltvorschriften bis hin zu PCI-DSS-Anforderungen, Lieferantenlizenzen und Vertragsmanagement muss das IT-Team in einer stark verteilten Umgebung eine Vielzahl von Compliance-Verpflichtungen bewältigen.

IT Glue eine entscheidende Rolle als zentraler Datenspeicher für die Informationen, auf die sich die Compliance stützt. Die Anmeldedaten für Dienstkonten werden durch Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) gesichert, Softwarelizenzen sind an bestimmte Benutzer und Systeme gebunden, und die Dokumentation der Anbieter sowie die Konfigurationen auf Standortebene werden in einem strukturierten, leicht zugänglichen Format gepflegt.

Da Offen durch Übernahmen weiter wächst, lässt sich diese Dokumentationsgrundlage rasch auf neue Umgebungen übertragen – wodurch das Risiko von Compliance-Lücken während der Übergangsphase verringert wird.

Wenn Audits stattfinden oder Unterlagen angefordert werden, kann das IT-Team schnell präzise und aktuelle Unterlagen vorlegen, ohne manuell in voneinander getrennten Systemen suchen zu müssen.

Bessere Ergebnisse durch integrierte Arbeitsabläufe

IT Glue als Dokumentationssystem bei Offen und ist eng mit Autotask , Datto RMM, EDR und anderen Tools in der Unternehmensumgebung verzahnt. Die Techniker müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen hin- und herspringen, um Antworten zu finden – Dokumentation, Benachrichtigungen und Tickets sind miteinander verknüpft.

In einer Umgebung mit hohem Arbeitsaufkommen und mehreren Standorten ist diese Integration von entscheidender Bedeutung. Da Autotask Tickets, Arbeitsabläufen, Zeiterfassung, Projekten und Änderungsmanagement Autotask und IT Glue einen strukturierten Kontext IT Glue , können sich die Techniker auf ihre Arbeit konzentrieren, anstatt sich in der Vielzahl von Bildschirmen und Tools zu verlieren.

Das Ergebnis:

• Die Tickets gehen schneller weg
• Die Zuständigkeiten sind klarer geregelt
• Das Team erhält einen besseren Überblick über den täglichen Betrieb und die langfristige Planung