RunBiz

Highlights der Fallstudie

Die Herausforderung

Vor dem Einsatz von „ IT Glue “ dokumentierte Run Business Solutions alles in der ConnectWise-Wissensdatenbank, die sich im Abschnitt „Notizen“ des Tools befindet. Diese ähnelte einem Notizblock und war kein geeignetes Werkzeug, um die gesamten Umgebungen aller Kunden umfassend zu dokumentieren.

RunBiz hat zahlreiche Kunden, und diese müssen sicherstellen, dass ihre Dokumentation strukturiert und sicher ist und dass verschiedene Aspekte ihres Geschäftsbetriebs durch Integrationen automatisiert werden.

Die bisher von ihnen genutzte Lösung war nicht als für einen MSP geeignete IT-Dokumentationsplattform konzipiert. Daher gestaltete sich die Übertragung dieser Informationen anfangs schwierig und erforderte vom Team viel Disziplin, um dranzubleiben.

Die Lösung

Mit IT Glue konnte RunBiz seine Abläufe durch Konsolidierung und die Nutzung von Lösungen wie MyGlue und Network Glue optimieren. Darüber hinaus ist IT Glue intuitiv und einfach zu bedienen. So konnten alle Mitarbeiter von RunBiz ihre Anlagendetails und zugehörige Elemente in einem einzigen Fenster einsehen, was wertvolle Zeit sparte und die Produktivität steigerte.

„IT Glue ist einfach großartig! Durch die Unterteilung der Assets in Kern- und flexible Assets sind die Dinge von Anfang an automatisch klar strukturiert“,sagte Chris Donathan, Technischer Leiter bei RunBiz. Er ist für verschiedene Aufgaben wie Sicherheitsprozesse, Betriebsstandards, Dokumentationsmanagement und vieles mehr verantwortlich.

Neben IT Glue nutzt RunBiz auch MyGlue, Network Glue und myITprocess , um seine Geschäftsabläufe weiter zu optimieren.

Er fügte hinzu: „Darüber hinaus können unsere Kunden auch eine Liste ihrer Vermögenswerte führen. Unsere Kunden aus der Fertigungsindustrie haben die Möglichkeit, die Garantieinformationen und Seriennummern ihrer Geräte zu verwalten. Dies erleichtert unseren Kunden den Zugriff auf Informationen. Außerdem können wir so sicherstellen, dass alle Daten unserer Kunden stets auf dem neuesten Stand und leicht zugänglich sind.“

RunBiz gab früher sensible Informationen wie Passwörter über Tabellenkalkulationen an seine Endnutzer weiter. Infolgedessen musste das Unternehmen mehr Unterlagen versenden als nötig, nur um sicherzugehen, dass die gewünschten Informationen auch wirklich vorhanden waren. Dies stellte nicht nur ein Sicherheitsrisiko dar, sondern war auch eine ineffiziente Art der Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Kunden.

Mit MyGlue in ihrem Tool-Stack können sie nun „Collaboration-as-a-Service“ anbieten und ihre Kundenbeziehungen pflegen, indem sie ihre Dokumentation transparent gestalten und ihren Kunden den Zugriff auf ihre eigenen Daten ermöglichen.

Chris stellte einige bewährte Vorgehensweisen vor, wie man „ MyGlue “ für das eigene Unternehmen und die Kunden optimal nutzen kann. Dazu gehört die Einrichtung der MFA für den Endbenutzer sowie die einfache Befolgung der Implementierungsanleitung, da diese umfassend und leicht verständlich ist. Er fügt hinzu: „Achten Sie besonders genau auf die Sicherheitsgruppen, um sicherzustellen, dass die Endbenutzer genau das erhalten, was sie benötigen.“

„Sicherheitsgruppen“ sind eine leistungsstarke Funktion, mit der Sie sicher nur die Unterlagen freigeben können, die eine bestimmte Benutzergruppe einsehen soll. Sie können die Zusammenarbeit mit Kunden beschleunigen, indem Sie Gruppen so einrichten, wie es für Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsabläufe am sinnvollsten ist.

RunBiz nutzte zuvor Auvik zur Netzwerkerkennung. Mittlerweile setzt das Unternehmen jedoch Network Glue , um sich einen vollständigen Überblick über alle von ihnen verwalteten Infrastrukturen zu verschaffen.

„Mit ‚ Network Glue ‘ weiß man genau, wo man etwas finden kann, wenn man es vom Netz trennen muss. Bei der Fehlerbehebung erhält man jede Menge nützliche Informationen, zum Beispiel, ob ein bestimmtes Gerät an einen bestimmten Switch oder eine bestimmte Firewall angeschlossen ist. Man kann auch sehen, wo sich der primäre Domänencontroller befindet und welche Geräte mit ihm verbunden sind“, erklärte Chris.

RunBiz nutzt zudem die Vorteile von „ IT Glue “ durch die Integration mit myITprocess. Vor der Einführung von „ myITprocess “ nutzte RunBiz keine Lösung für den vCIO, benötigte jedoch einen standardisierten Ansatz, um die technologische Ausrichtung zu gewährleisten. Durch die Integration von ConnectWise und „ IT Glue “ machte „ myITprocess “ die Entscheidung zu einem Kinderspiel.

RunBiz konnte mithilfe von „ myITprocess “ Anpassungsprüfungen durchführen, kundenorientierte Technologie-Roadmaps erstellen, das Geschäft mit bestehenden Kunden ausbauen und die Sicherheitsmaßnahmen sowie Best Practices der Branche besser aufeinander abstimmen, um die Anzahl der Supportanfragen zu reduzieren.

Durch die Integration mit IT Glue können sie Konfigurationen aus IT Glue und Informationen zu „Flexible Assets“ direkt mit der Standardbibliothek abgleichen, um Lücken leicht zu identifizieren und den Zeitaufwand für die Bewertung zu reduzieren. Auf der Grundlage der identifizierten Lücken und nicht abgestimmten Probleme konnte RunBiz problemlos ein Ticket in ihrem PSA-System ConnectWise direkt über myITprocess erstellen.

Die Ergebnisse

Chris sagt: „Wir nutzen IT Glue nun schon seit vielen Jahren. Es hat allen bei RunBiz enorm viel Zeit gespart, und wir alle sind von diesem Tool begeistert – angefangen bei der Beschleunigung der täglichen Aufgaben bis hin zur reibungslosen Zusammenarbeit mit MyGlue, Network Glue und myITprocess.“

Die Einbindung von „ MyGlue “ in das Dienstleistungsangebot verschafft RunBiz einen Wettbewerbsvorteil, da die Zusammenarbeit mit den Kunden und der sichere Austausch von Unterlagen in den Vordergrund gestellt werden. Für RunBiz hat „ MyGlue “ zudem den Onboarding-Prozess für Neukunden verbessert. „Wir können einfach ein ‚ MyGlue ‘-Konto für sie einrichten und ihnen sofortigen Zugriff auf bestimmte Passwörter und Unterlagen gewähren. Das hilft uns auch dabei, sie besser zu betreuen.“

Network Glue hat ihnen dabei geholfen, sich einen besseren Überblick über die von ihnen verwalteten IT-Umgebungen zu verschaffen, wenn sie sich eingehend mit einem Netzwerk befassen oder bestimmte Probleme beheben.

RunBiz baut sein Geschäft mit Hilfe von myITprocess aus – einer Lösung, die das Unternehmen nun von allen Kunden verlangt, um eine einheitliche technologische Ausrichtung zu gewährleisten. myITprocess hat zudem die Anzahl der Support-Anfragen reduziert, da es nun möglich ist, Sicherheitslösungen an Best Practices anzupassen.

Wir nutzen „ IT Glue “ nun schon seit vielen Jahren. Es hat uns enorm viel Zeit gespart, und wir alle sind von diesem Tool begeistert – angefangen bei der Beschleunigung alltäglicher Aufgaben bis hin zur reibungslosen Zusammenarbeit mit MyGlue, Network Glue und myITprocess.