TechSoft

Highlights der Fallstudie

Benjamin Schneider von Techsoft hatte hart daran gearbeitet, eine eigene Dokumentationslösung zu entwickeln, doch es erwies sich als Albtraum, die Zustimmung des restlichen Teams dafür zu gewinnen. Vor der Einführung von „ IT Glue “ gab es zwar einen Dateispeicher, der im Büro verfügbar war, jedoch nicht von außerhalb des Unternehmens und auch nicht vom Serverraum aus zugänglich war, was zu Schwierigkeiten beim Zugriff führte. Die Vielzahl an Textdateien, PDFs und Word-Dokumenten sorgte zudem für Unordnung, sodass die Lösung selbst nach der vollständigen Einführung nicht für alle Nutzer funktionierte.

„Ich habe versucht, etwas zu entwickeln, das vor Ort verfügbar war, und es war ganz okay, aber nicht großartig“, erklärt Benjamin. „Manche fanden, es gäbe zu viele Optionen, aber vor allem war es für unsere Nutzer einfach nicht praktisch.“

TechSoft begann, nach anderen Optionen zu suchen, und stieß dabei per E-Mail auf IT Glue . Nach eingehender Prüfung kamen sie zu dem Schluss, dass die Lösung mit hoher Wahrscheinlichkeit für sie geeignet sein könnte. „Alle Informationen, die dort noch nicht enthalten sind, kann ich programmgesteuert einpflegen, sodass ich mich nicht mehr so sehr um die Aktualisierung der Dokumentation kümmern muss.“

„IT Glue ermöglicht es mir außerdem, Unterlagen einfacher mit Kunden zu teilen, und die Dokumentation ist für alle unsere Kunden einheitlicher gestaltet. Wenn sie etwas suchen, wissen sie, wo sie es finden können.“

TechSoft konnte mit „ IT Glue “ eine weitaus größere Akzeptanz erzielen. Das Team traf sich zu einigen „Dinner-and-Learn“-Veranstaltungen und machte sich bei einer Pizza mit der Software vertraut. Dabei befassten sie sich mit den Tastenkombinationen von „ IT Glue“, der Struktur der Software und der Anbindung an ConnectWise sowie umgekehrt, ebenso wie mit der Funktionsweise der Automatisierung und der Möglichkeit für Mitarbeiter, Dokumente selbst zu erstellen.

Unmittelbar nachdem TechSoft „ IT Glue “ eingeführt hatte, ersetzte einer der größeren Kunden seine gesamten Multifunktionsgeräte (Drucker, Scanner und Kopierer). „Die Einrichtung der Kontocodes war nicht einfach, daher erstellte einer unserer Techniker eine Anleitung unter IT Glue, teilte den Link mit allen Kunden und reduzierte so allein für dieses Projekt die Anzahl der Helpdesk-Tickets um rund 95 %.“

Um die Sache zu vereinfachen, hat TechSoft Aufgaben verteilt, um alles zu dokumentieren: „Zum Beispiel: Diese Woche erledigst du 10 Produktschlüssel, 3 Server und so weiter. Die Dokumentation aller Umgebungen ist noch in Arbeit. Wir sind wahrscheinlich zu etwa 90 % fertig. Der Rest besteht aus kleinen, einmaligen Vorgängen, wie zum Beispiel dem Entfernen eines Benutzers aus dieser Organisation, und vielen Anleitungen.“

Die größte Hürde bei der Einholung der Zustimmung auf Führungsebene war die Frage: „Was bringt uns diese Software, was andere Lösungen nicht leisten?“ Aber wir konnten unseren CEO innerhalb weniger Wochen von „ IT Glue “ überzeugen, und für ihn hat sich das als großer Erfolg erwiesen.

Benjamin Schneider