Version 2

Die Herausforderung

Version2 ist ein in Chicago ansässiger MSP 14 Mitarbeitern MSP Kunden im ganzen Land betreut. Das Unternehmen verfügte über kein klares System zur Dokumentation der von ihm betreuten IT-Umgebungen. Word-Dokumente und Excel-Tabellen wurden in großem Umfang genutzt, um alles von Kundenbeständen über Netzwerkpläne bis hin zu Seriennummern zu verwalten. Dies erwies sich als ziemlich schwierig und zeitaufwendig.

Zudem hatte Version2 Schwierigkeiten, die Sicherheit ihrer Passwörter zu gewährleisten, da sie sich ausschließlich darauf verließen, diese wichtigen Informationen in einem Passwortmanager mit einem „goldenen Schlüssel“ zu schützen. Der MSP sah sich MSP mit einer Informationsflut konfrontiert, die dadurch entstand, dass für jeden Kunden und dessen Ressourcen separate Dokumente verwendet wurden. Infolgedessen wurde Tag für Tag zu viel Zeit damit verbracht, nach den benötigten Informationen zu suchen.

Version2 musste die gesamten IT-Daten seiner Kunden an einem Ort zusammenführen. Dadurch würde alles miteinander vernetzt bleiben und ein genauer Überblick über jedes Kundennetzwerk geboten werden.

Die Lösung

IT Glue als genau das Dokumentationswerkzeug, das Version2 benötigte, um die verschiedenen von ihnen verwalteten IT-Infrastrukturen zusammenzuführen. Mit IT Glue konnte Version2 Passwörter sicher speichern und verwalten, Assets und Dokumente miteinander verknüpfen und jede benötigte Information innerhalb von Sekunden finden.

IT Glue stellte ihnen nicht nur eine Struktur zur Verfügung, IT Glue bot ihnen IT Glue die Flexibilität, ihr eigenes „Flexible Asset“ anzupassen, um vCIO-Aufgaben zu erledigen. Version2 erstellte und passte ein „Flexible Asset“ an, um einen Rückstand an Punkten zu erfassen, die bei den vierteljährlichen Geschäftsbesprechungen mit den Kunden besprochen werden sollten.

Dank dieser flexiblen Asset-Lösung konnten die Ingenieure vor Ort einen Rückstand an zu erledigenden Aufgaben erfassen, darunter veraltete Arbeitsplätze, Maschinen, die aktualisiert werden mussten, sowie Maschinen, die das Ende ihrer Lebensdauer oder das Ende des Supports erreichten. Diese strukturierten Informationen helfen dem vCIO dabei, den Rückstand zu besprechen und Projekte anhand ihrer Priorität und ihrer Auswirkungen auf das Geschäft zu priorisieren.

Darüber hinaus nutzt Version2 MyGlue mit seinen Kunden zusammenzuarbeiten und einen bidirektionalen Kommunikationskanal zu schaffen, sodass die Kunden die Möglichkeit haben, die Dokumentation, die sie bereits in IT Glue eingerichtet haben, einzusehen und zu nutzen.

„Mit MyGlue müssen unsere Kunden nicht mehr nach Informationen fragen oder uns anrufen, wenn etwas passiert, sondern haben direkten Zugriff auf Informationen wie Lieferantenkontakte, LAN-Daten, Passwörter und Lizenzen“, sagte Craig Weber, leitender Ingenieur und Partner bei Version2.

Er fügte hinzu: „Darüber hinaus können unsere Kunden auch eine Liste ihrer Anlagen führen. Unsere Kunden aus der Fertigungsbranche haben die Möglichkeit, die Garantieinformationen und Seriennummern ihrer Geräte zu verwalten. Dies erleichtert unseren Kunden den Zugriff auf Informationen. Außerdem können wir so sicherstellen, dass alle Kundendaten stets auf dem neuesten Stand und leicht zugänglich sind.“

Die Ergebnisse

IT Glue für Version2 als hervorragende Investition IT Glue . IT Glue dem Unternehmen dabei geholfen, neue Standards und Prozesse zu etablieren. Ermöglicht wurde dies durch die Nutzung der Core- und Flexible-Assets des Tools, der Beziehungsabbildung sowie des sicheren Passwortzugriffs und der sicheren Passwortspeicherung.

Mit MyGlue können sie ihren Mehrwert vermitteln und ihre Kunden über ihre Aktivitäten auf dem Laufenden halten. Vor allem aber hat es Version2 ermöglicht, mit seinen Kunden zusammenzuarbeiten und diese Beziehungen zu pflegen.

Durch den Einsatz einer speziell für IT-Fachleute entwickelten Dokumentationslösung konnte Version2 seine Effizienz durch Automatisierung und Konsolidierung steigern. Zudem wird dadurch sichergestellt, dass sensible Informationen stets geschützt sind und alltägliche Prozesse durch Integrationen und flexible Arbeitsabläufe optimiert werden.