Version 2

Highlights der Fallstudie

Die Herausforderung

Version2 ist ein in Chicago ansässiger MSP mit 14 Mitarbeitern, der Kunden im ganzen Land betreut. Das Unternehmen verfügte über kein klares System zur Dokumentation der von ihm betreuten IT-Umgebungen. Word-Dokumente und Excel-Tabellen wurden in großem Umfang verwendet, um alles von Kundenbeständen über Netzwerkpläne bis hin zu Seriennummern zu verwalten. Dies erwies sich als ziemlich schwierig und zeitaufwendig.

Zudem hatte Version2 Schwierigkeiten, die Sicherheit ihrer Passwörter zu gewährleisten, da man sich ausschließlich darauf verließ, diese wichtigen Informationen in einem Passwortmanager mit einem „goldenen Schlüssel“ zu schützen. Der MSP sah sich zudem mit einer Informationsflut konfrontiert, die dadurch entstand, dass für jeden Kunden und dessen Ressourcen separate Dokumente verwendet wurden. Infolgedessen wurde Tag für Tag zu viel Zeit damit verbracht, nach den benötigten Informationen zu suchen.

Version2 musste die gesamten IT-Daten aller Kunden an einem Ort bündeln. Dadurch würde alles miteinander vernetzt bleiben und ein genauer Überblick über jedes Kundennetzwerk gewährleistet werden.

Die Lösung

IT Glue IT Glue erwies sich als genau das Dokumentationswerkzeug, das Version2 benötigte, um die verschiedenen von ihnen verwalteten IT-Infrastrukturen zusammenzuführen. Mit konnte Version2 Passwörter sicher speichern und verwalten, Assets und Dokumente miteinander verknüpfen und jede benötigte Information innerhalb von Sekunden schnell finden.

IT Glue bot ihnen nicht nur eine strukturierte Lösung, sondern auch die Flexibilität, ihr eigenes „Flexible Asset“ individuell anzupassen, um vCIO-Aufgaben zu erledigen. Version2 erstellte und passte ein „Flexible Asset“ an, um einen Rückstand an Punkten zu erfassen, die bei den vierteljährlichen Geschäftsbesprechungen mit den Kunden besprochen werden sollten.

Dank dieser „Flexible Asset“-Lösung konnten die Ingenieure vor Ort einen Rückstand bei verschiedenen Punkten erfassen, darunter veraltete Arbeitsplätze, Maschinen, die einer Aufrüstung bedurften, oder Maschinen, deren Lebensdauer oder Supportzeitraum sich dem Ende näherte. Diese strukturierten Informationen helfen dem vCIO dabei, den Rückstand zu erörtern und Projekte anhand ihrer Priorität und ihrer Auswirkungen auf das Geschäft zu priorisieren.

Darüber hinaus nutzt Version2 „ MyGlue “, um mit seinen Kunden zusammenzuarbeiten und einen bidirektionalen Kommunikationskanal zu schaffen, sodass die Kunden die Möglichkeit haben, die Dokumentation, die sie bereits unter IT Glue eingerichtet haben, einzusehen und zu nutzen.

„Mit ‚ MyGlue ‘ müssen unsere Kunden nicht mehr nach Informationen fragen oder uns anrufen, wenn etwas passiert, sondern haben direkten Zugriff auf Informationen wie Ansprechpartner bei Anbietern, LAN-Daten, Passwörter und Lizenzen“, sagte Craig Weber, Senior Engineer und Partner bei Version2.

Er fügte hinzu: „Darüber hinaus können unsere Kunden auch eine Liste ihrer Vermögenswerte führen. Unsere Kunden aus der Fertigungsindustrie haben die Möglichkeit, die Garantieinformationen und Seriennummern ihrer Geräte zu verwalten. Dies erleichtert unseren Kunden den Zugriff auf Informationen. Außerdem können wir so sicherstellen, dass alle Daten unserer Kunden stets auf dem neuesten Stand und leicht zugänglich sind.“

Die Ergebnisse

IT Glue sich für Version2 als hervorragende Investition erwiesen hat. „ IT Glue “ hat dem Unternehmen dabei geholfen, neue Standards und Prozesse in seinem Geschäftsbetrieb zu etablieren. Ermöglicht wurde dies durch die Nutzung der „Core“- und „Flexible Assets“-Funktionen des Tools, der Beziehungsabbildung sowie des sicheren Passwortzugriffs und der sicheren Passwortspeicherung.

Mit „ MyGlue “ können sie ihren Mehrwert vermitteln und ihre Kunden über ihre Aktivitäten auf dem Laufenden halten. Vor allem aber hat es Version2 ermöglicht, mit seinen Kunden zusammenzuarbeiten und diese Beziehungen zu pflegen.

Durch den Einsatz einer speziell für IT-Fachleute entwickelten Dokumentationslösung konnte Version2 seine Effizienz durch Automatisierung und Konsolidierung steigern. Zudem wird dadurch sichergestellt, dass sensible Informationen stets geschützt sind und alltägliche Prozesse durch Integrationen und flexible Arbeitsabläufe optimiert werden.

Mit „ MyGlue “ müssen unsere Kunden nicht mehr um Informationen bitten oder uns anrufen, wenn etwas passiert, sondern haben direkten Zugriff auf Informationen wie Ansprechpartner bei Anbietern, LAN-Daten, Passwörter und Lizenzen.