Wie ZTek Solutions mit Kaseya ein Wachstum von 300 % und Gewinnmargen von 30 % erzielte

Fallstudie-Highlights

• 300 % Umsatzwachstum nach der Konsolidierung auf Kaseya.
• Durch betriebliche Effizienz erzielte Gewinnmargen von über 30 %.
• Verkürzung der Bearbeitungszeit für Supportanfragen um 15 %.
• Deutliche Reduzierung des manuellen Aufwands und der reaktiven Brandbekämpfung.
• Übergang zu einem vollständig proaktiven, skalierbaren Servicemodell.

Ein wachsender MSP, der mit seinem eigenen Erfolg nicht Schritt halten konnte

ZTek Solutions hat sich seinen Ruf hart erarbeitet: durch unermüdlichen Einsatz und praxisorientierten Service.

„Ich habe ZTek Solutions neben meinem Hauptberuf aufgebaut … habe nachts und am Wochenende gearbeitet, oft 15 bis 16 Stunden am Tag“, erzählte uns Raul Zayas, Gründer und Geschäftsführer von ZTek Solutions.

Mit dem Wachstum des Unternehmens zu einem MSP mit 30 Mitarbeitern stieg auch die Komplexität. Jeder neue Kunde, jedes neue System und jeder neue Arbeitsablauf belastete das ohnehin schon überlastete Team zusätzlich.

„Egal, wie hart wir gearbeitet haben, wir wurden einfach immer weiter zurückgedrängt“, sagte Zayas. „Manuelle Ticketbearbeitung, nicht vernetzte Tools, ständiges Reagieren auf Probleme, anstatt sie zu verhindern.“

Wie viele andere MSPs hatte auch ZTek Solutions einen Wendepunkt erreicht. Das Wachstum wurde nicht mehr durch die Nachfrage gebremst, sondern durch die betrieblichen Abläufe.

Der kritische Punkt: isolierte Tools und reaktive IT

Vor der Einführung von Kaseya nutzte ZTek Solutions eine uneinheitliche Tool-Landschaft, die die Arbeit der Techniker behinderte und zu Ineffizienzen im gesamten Unternehmen führte.

Die Techniker verbrachten wertvolle Zeit damit, zwischen verschiedenen Systemen zu wechseln, nach Informationen zu suchen und Aufgaben manuell zu erledigen. Der Geschäftsleitung fehlte der Echtzeit-Überblick. Die Rechnungsstellung erforderte manuellen Aufwand.

Das Ergebnis war ein reaktives Umfeld, in dem Probleme erst dann angegangen wurden, wenn sie bereits Chaos oder Störungen verursacht hatten.

Und da sie auf so viele verschiedene Systeme angewiesen waren, verlangsamte dies alle Abläufe und führte zu Reibungsverlusten. Das war für ein Unternehmen, das Kunden aus dem Gesundheitswesen betreut, die sich keinen Ausfall leisten können, inakzeptabel.

Dieses Modell war nicht tragfähig.

Ein strategischer Wechsel zu einem einheitlichen System: Kaseya

ZTek Solutions hat einen entscheidenden Schritt unternommen, um seine Abläufe mit Kaseya zu konsolidieren, und dabei seine Infrastruktur in folgenden Bereichen vereinheitlicht:

• Autotask PSA)
• IT Glue Dokumentation)
• Kaseya Endpoint
• Kaseya 365 Ops
• Kaseya 365 User
• SaaS Alerts Automatisierungstools
• ConnectBooster

Das war nicht nur eine technische Modernisierung. Es war eine komplette Umstellung der Betriebsabläufe.

„Sobald wir diese Konsolidierung vorgenommen hatten, stellten wir fast sofort eine Veränderung fest“, sagte Zayas. „Dank dieser Effizienzsteigerungen konnten meine Techniker schneller arbeiten und mussten nicht mehr mehrere Fenster öffnen.“

Dank einer einheitlichen Plattform hat ZTek Solutions den Kontextwechsel vermieden und den Technikern sofortigen Zugriff auf die Werkzeuge und Informationen gewährt, die sie benötigten, um ihre Arbeit zügig zu erledigen.

Von reaktiver zu proaktiver IT

Eine der bedeutendsten Veränderungen war der Übergang von einer reaktiven zu einer proaktiven Servicebereitstellung. Mithilfe von Kaseya RMM und der Endpunktüberwachung gelang es ZTek Solutions, Probleme zu erkennen, noch bevor die Nutzer sie überhaupt bemerkten. Das Unternehmen wurde auf Probleme aufmerksam gemacht und konnte diese beheben, ohne seine Kunden alarmieren zu müssen.

Ein weiterer Vorteil der Umstellung bestand darin, dass das Team nun nicht mehr nur auf Tickets reagierte, sondern begann, diese von vornherein zu vermeiden. Rafael Medina, Leiter des Service Desks bei ZTek Solutions, erklärte: „Ein Großteil meines Arbeitstages besteht darin, Probleme zu vermeiden und nach Schwachstellen zu suchen, bevor sie auftreten.“

Dieses proaktive Modell führte zu einem Rückgang des Supportaufkommens, verkürzte Ausfallzeiten und verringerte den Stress im gesamten Unternehmen.

Automatisierung, die manuelle Arbeit überflüssig macht

Automatisierung und Integration sind zur Grundlage für die Effizienzsteigerungen bei ZTek Solutions geworden.

Dank KI-gestützter Tools lassen sich Aufgaben, die früher Minuten dauerten, nun in Sekundenschnelle erledigen. Durch beschleunigte Arbeitsabläufe können Techniker mehr leisten und dabei präzise arbeiten.

Die integrierten Abrechnungs- und Finanzprozesse Autotaskhaben eine der größten betrieblichen Belastungen beseitigt. „Dank der integrierten Abrechnung spare ich jeden Monat ein Wochenende“, sagte Zayas. „Ich kann mich nun wirklich als Geschäftsführer und nicht als Techniker betätigen.“

Skalierbare Standardisierung

Mithilfe von IT Glue Kaseya 365 hat ZTek Solutions Prozesse, Dokumentation und Arbeitsabläufe unternehmensweit standardisiert. Dadurch entstand ein wiederholbares, skalierbares Servicemodell, bei dem:

• Das Wissen wird im gesamten Team geteilt
• Neue Techniker arbeiten sich schneller ein
• Komplexe Probleme werden konsequenter gelöst

Zayas sagt, er habe bei den Nachwuchstechnikern einen großen Unterschied festgestellt. Mit IT Glue könnten sie „ihre Fähigkeiten verbessern oder komplexere Probleme lösen“.

Durch die Standardisierung konnten die Techniker zudem mehr Kunden betreuen, ohne dass sich ihr Arbeitsaufwand erhöhte. Da ihre Arbeitsabläufe optimiert und beschleunigt wurden, konnten die Techniker mehr Kunden betreuen und mehr Supportanfragen bearbeiten als je zuvor.

Messbare Auswirkungen auf das Geschäft

Die operative Umstrukturierung führte zu sofortigen und nachhaltigen Ergebnissen:

• 300 % Umsatzwachstum
• Gewinnmargen von über 30 %
• 15 % schnellere Bearbeitung von Supportanfragen

„ZTek Solutions erzielt mittlerweile Gewinnmargen von 30 % und ist um 300 % gewachsen“, so Zayas.

Durch die Reduzierung des manuellen Aufwands und die Steigerung der Effizienz konnte ZTek Solutions seinen Umsatz steigern, ohne die Mitarbeiterzahl entsprechend zu erhöhen.

Vertrauen schaffen durch proaktiven Service

Für die Kunden von ZTek Solutions, insbesondere im Gesundheitswesen, sind Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit von entscheidender Bedeutung. Sie müssen sich darauf verlassen können, dass ihr MSP rund um die Uhr für sie da ist. Und mit Kaseya kann ZTek Solutions genau diese Sicherheit bieten.

Sie haben sich von einem reaktiven IT-Anbieter zu einem vertrauenswürdigen strategischen Partner gewandelt.

„Die Kunden vertrauen uns mehr“, sagte Zayas. „Sie wissen, dass wir für sie da sind.“

Anstatt nur Probleme zu beheben, unterstützt ZTek Solutions seine Kunden nun dabei, ihr Geschäft auf Kurs zu halten und ihre Ziele im Blick zu behalten.

Eine Plattform für weiteres Wachstum

Dank Kaseya arbeitet ZTek Solutions heute mit einer Effizienz, Planbarkeit und Skalierbarkeit, die zuvor nicht möglich war. Das Unternehmen ist nicht mehr durch betriebliche Einschränkungen behindert. Nun ist es für eine weitere Expansion in neue Dienstleistungsbereiche, Branchen und Technologien gut aufgestellt.

„Wir haben die Werkzeuge, die es uns ermöglichen, klüger statt härter zu arbeiten“, sagt Zayas. „Und unseren nächsten Schritt zu planen.“

Das Ergebnis

Durch die Konsolidierung ihrer Tool-Landschaft mit Kaseya gelang es ZTek Solutions, sein Geschäft von einem reaktiven und fragmentierten zu einem proaktiven, effizienten und hochprofitablen Modell umzugestalten und damit ein Wachstum zu erzielen, das zuvor unerreichbar schien.

Zudem profitierten sowohl das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter davon. Dank der Effizienzsteigerungen und des Wachstums gewannen sie Zeit für ihr Privatleben zurück. Sie hörten auf, sich rund um die Uhr Gedanken über die Arbeit zu machen, und konnten sich darauf konzentrieren, ganz im Hier und Jetzt zu sein – egal ob im Büro oder zu Hause.

Und was könnte besser sein als das?