Presupuestación de TI: consejos y buenas prácticas para profesionales de TI
¿Qué es la elaboración de presupuestos de TI?
La elaboración del presupuesto de TI es el proceso de asignar fondos destinados a los sistemas y servicios de TI de una organización. Abarca la presupuestación de todas las tecnologías y proyectos de todos los departamentos de la organización. Esto incluye tanto los gastos puntuales, como los destinados a iniciativas o proyectos específicos de TI, como los gastos recurrentes relacionados con la dotación de personal y el mantenimiento de la infraestructura de TI.
¿Por qué es importante la elaboración del presupuesto de TI?
Como parte integral de la planificación financiera de tu empresa, la elaboración del presupuesto de TI es fundamental para realizar un seguimiento y controlar los gastos en TI, así como para diseñar estrategias que permitan optimizar y ahorrar dinero siempre que sea posible. Constituye la columna vertebral de varias iniciativas clave de la empresa y ayuda a asignar los recursos necesarios para los planes de negocio de todo el año.
La elaboración del presupuesto de TI contribuye a proporcionar los fondos necesarios para garantizar el funcionamiento de tu departamento. Ayuda a identificar y poner en marcha iniciativas de TI que son fundamentales para tu departamento. La elaboración del presupuesto de TI puede considerarse una inversión en recursos de TI que no solo contribuye a mejorar la eficiencia empresarial, sino que también impulsa el crecimiento y los beneficios a largo plazo.
La elaboración de un presupuesto de TI puede impulsar la productividad de tu empresa y garantizar que tomes decisiones empresariales rentables. Puede ayudarte a centrarte en actualizar tu tecnología y a atraer a más clientes. A menudo se da por sentado que la elaboración de un presupuesto de TI solo es necesaria para conocer los costes que conlleva la adquisición de nueva tecnología o equipos y para determinar cómo realizar los pagos. Si bien eso puede ser cierto hasta cierto punto, la elaboración de un presupuesto de TI también ayuda a garantizar que estés haciendo un uso óptimo y eficiente de tus recursos.
Planificar el mantenimiento y las reparaciones periódicas también ayuda a evitar costosas averías y fallos de funcionamiento en el futuro. No solo contribuye a garantizar que tu equipo siga funcionando sin problemas, sino que también minimiza el tiempo de inactividad y la interrupción de la actividad empresarial.
¿Con qué frecuencia se debe elaborar el presupuesto de TI?
Por lo general, la mayoría de las organizaciones planifican su presupuesto de TI al inicio del ejercicio financiero y lo revisan anualmente. Sin embargo, los empresarios deberían dedicar tiempo a revisar su presupuesto de TI a intervalos periódicos a lo largo del año.
Establecer la costumbre de revisar con mayor frecuencia el presupuesto de TI puede ayudar a las empresas a identificar a tiempo cualquier punto problemático o gasto imprevisto, y garantizar que dispongan de capital suficiente para satisfacer sus necesidades específicas en cualquier momento.
¿Cuál es el presupuesto habitual para TI?
La mayoría de las empresas determinan sus niveles de gasto en TI utilizando como indicador clave el porcentaje que este representa sobre sus ingresos. Los niveles de gasto en TI se calculan dividiendo el gasto operativo en TI de la organización (incluida la amortización) entre sus ingresos totales. Sin embargo, este indicador varía considerablemente en función de diversos factores, como la región, el tamaño de la empresa y el sector.
Un estudio realizado por Ailean Inc. reveló que, mientras que las pequeñas y medianas empresas destinan alrededor del 6,9 % de sus ingresos a las tecnologías de la información, las empresas medianas destinan aproximadamente el 4,1 %. Además, el Informe de la Encuesta sobre Operaciones de TI de 2021 de Kaseya señaló que el 38 % de los encuestados había aumentado su presupuesto de TI en 2021.
¿Quién controla los presupuestos de TI?
El director de sistemas de información (CIO) suele ser el responsable de elaborar el presupuesto de TI de una empresa. Sin embargo, el CIO no es la única persona responsable de diseñar y aprobar el conjunto del presupuesto de TI. Por lo general, el CIO trabaja en colaboración con los comités ejecutivos de dirección de TI, los responsables de información, los directores y otros ejecutivos de alto nivel —como el director de análisis, el director de datos y el director digital— para analizar y tomar decisiones sobre los distintos aspectos del presupuesto centralizado de TI.
¿Qué incluye un presupuesto de TI?
El presupuesto de TI suele dividirse en tres categorías de gastos:
Personal de TI
La primera categoría de gastos incluidos en un presupuesto de TI son los costos de personal de TI o los costos de remuneración de los profesionales de TI, que también incluyen los costos de los consultores externos a los que recurre el departamento de TI en función de un proyecto.
Gastos en infraestructura informática
Los gastos relacionados con la creación y el mantenimiento de los sistemas y redes de toda la empresa se clasifican como gastos de infraestructura informática. Entre ellos se incluyen:
- Hardware: dispositivos móviles, computadoraes laptopes y equipos de red de la organización, como routers y servidores.
- Software: herramientas utilizadas para gestionar las operaciones empresariales cotidianas, como el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y el software de seguridad, por ejemplo, antivirus y antimalware.
- Servicios - Alojamiento de servidores, implementación de servicios como Microsoft 365, mantenimiento de redes
- Suscripciones: suscripciones a Zoom, Calendly, etc.
Categorías de gasto en TI
Los gastos en TI pueden clasificarse en tres categorías.
- Gastos de capital (CapEx): cualquier compra importante que realice una organización con el fin de utilizarla a largo plazo se clasifica como gasto de capital o CapEx.
- Gastos de explotación (OpEx): los gastos cotidianos en los que incurre una organización para garantizar el buen funcionamiento de su actividad se denominan «gastos de explotación» u «OpEx».
- Gastos del proyecto: los fondos necesarios para llevar a cabo y completar con éxito un proyecto de TI se clasifican como gastos del proyecto. Estos gastos se producen según cada caso concreto.
Consejos y buenas prácticas para la elaboración del presupuesto de TI
La elaboración eficaz de presupuestos de TI puede ser un factor importante para mejorar la eficiencia empresarial, optimizar los costos operativos y aumentar los ingresos. Veamos algunas de las mejores prácticas que pueden ayudar a que su presupuestación de TI sea más eficiente:
Definir tipos y categorías de gastos de TI
En esencia, lo que quieres es tener una visión clara de en qué se gasta tu dinero y qué áreas representan qué porcentajes de tu presupuesto. En la siguiente sección se tratan con más detalle estos diferentes tipos y categorías de gastos.
Revisión y auditoría de presupuestos anteriores
Revisar y auditar los presupuestos anteriores puede ser una estrategia eficaz para aprender del pasado. Por supuesto, con el tiempo acabarás modificando en gran medida los presupuestos de años anteriores para adaptarte a las necesidades cambiantes de tu empresa.
Mantener un cierto grado de flexibilidad
Es recomendable disponer de un margen de maniobra por si surgen gastos imprevistos. No agotes todo tu límite y te quedes sin margen para adaptarte a las circunstancias.
Planifica tu presupuesto en consecuencia
Asegúrate de que tu presupuesto refleje los objetivos de la empresa y del departamento. Lo que quieres es sentar las bases para alcanzar el éxito.
Identificar funciones y fechas importantes
Asegúrate de que las partes interesadas sepan cuándo vencen determinados gastos, qué pagos están al día y se han contabilizado, etc., para garantizar una ejecución fluida de tu presupuesto de TI.
La guía definitiva sobre la elaboración de presupuestos de TI para profesionales de TI
Un presupuesto de TI bien definido puede servir de hoja de ruta para tu estrategia de TI. Los presupuestos de TI no solo se elaboran para obtener financiación de los altos directivos, sino también para ayudarte a identificar y llevar a cabo iniciativas de TI fundamentales para tu organización.
Si usted es como la mayoría de los responsables de TI que aspiran a reducir sus costos operativos de TI y hacer más con menos, entonces necesita planificar y aplicar una estrategia de presupuestación inteligente para su empresa.
¿Quiere crear un presupuesto anual de TI más eficiente y maximizar los beneficios de sus inversiones en TI? Nuestra lista de verificación de presupuestos de TI le ofrece una guía sencilla.
