Antes de la llegada de los servicios en la nube, las empresas solían tener que comprar sus activos de infraestructura informática, lo que suponía un gasto de capital (CapEx), o alquilarlos, lo que suponía un gasto operativo (OpEx). Sin embargo, con la adopción de los modelos de Infraestructura como Servicio (IaaS) y Software como Servicio (SaaS), las organizaciones han podido desplazar una mayor parte de su gasto en TI hacia los gastos operativos (OpEx). En este blog, vamos a analizar por qué los OpEx tienen ventaja sobre los CapEx a la hora de elaborar presupuestos de TI.
Pero primero, vamos a entender las diferencias entre CapEx y OpEx, ya que es esencial para cualquier persona involucrada en la toma de decisiones financieras. El CapEx y el OpEx se tratan de forma muy diferente en lo que respecta a la contabilidad y la fiscalidad de la empresa.
¿Qué significa CapEx?
El CapEx, o gasto de capital, se refiere a los costes iniciales únicos en los que se incurre para adquirir activos que se utilizarán en el futuro. Una adquisición de capital figura en el balance de la empresa y se amortiza a lo largo de su vida útil. La empresa espera obtener valor del activo durante un período de tiempo superior a un solo ejercicio fiscal.
Dado que el coste inicial puede ser considerable, el presupuesto de CapEx implica reservar algo de dinero para este tipo de compras. También suele significar que hay que seguir un proceso más estricto para obtener la aprobación de estas compras.
Desde el punto de vista fiscal, las deducciones de CapEx deben amortizarse a lo largo de la vida útil del activo.
¿Qué significa OpEx?
Los gastos operativos (OpEx) son los gastos diarios que sustentan la actividad empresarial. Por lo general, incluyen gastos generales y administrativos, salarios de los empleados, investigación y desarrollo, coste de los productos vendidos (COGS), mantenimiento, gastos de reparación, arrendamientos, etc.
A diferencia del CapEx, el OpEx no conlleva costes iniciales, o estos son muy bajos, y permite a las empresas distribuir sus gastos a lo largo de un periodo de tiempo. Los gastos operativos se incluyen en la cuenta de resultados de la empresa correspondiente al periodo en el que se incurren. A efectos fiscales, las compras de OpEx realizadas en un mismo ejercicio fiscal pueden deducirse íntegramente. No habrá amortización de estos gastos, ya que se consumen por completo en el ejercicio fiscal.
CapEx y OpEx en TI
En TI, el CapEx corresponde a los costos incurridos por la compra de infraestructura, como hardware (por ejemplo, servidores) y equipos, que generalmente tienen una vida útil de dos a 10 años, dependiendo del valor de depreciación. Con una partida presupuestaria CapEx, la empresa incurre en el gasto en el presente y espera generar beneficios en el futuro.
El OpEx en TI incluye costos de licencias SaaS, suscripciones IaaS, servicios basados en contratos, Internet y servicios públicos. Dado que el OpEx corresponde a los costos actuales, en un modelo OpEx no se contabiliza ningún beneficio futuro para la empresa.
¿Qué gastos de TI se incluyen en CapEx?
Algunos gastos informáticos que se incluyen en CapEx son:
- Infraestructura de TI, que incluye los costos de adquisición de activos de hardware y software. En el caso del software, esto se aplicaría al modelo tradicional de licencia perpetua, en el que se hace un gran desembolso inicial y se "posee" el software para siempre.
- costos de actualización de activos, como aumentar la memoria del servidor.
- Patentes, marcas, derechos de autor (es decir, activos inmateriales).
- Edificios (por ejemplo, centros de datos).
¿Qué gastos de TI se incluyen en los gastos operativos?
Los gastos operativos incluyen los costos informáticos de:
- Suscripciones de computación en nube (por ejemplo, IaaS, SaaS o PaaS)
- Arrendamiento de equipos
- Mantenimiento del software (por ejemplo, asociado a una licencia perpetua) - normalmente costos anuales
- Suscripciones de software
- Servicios públicos, telecomunicaciones e Internet
CapEx vs. OpEx
| CapEx | OpEx |
|---|---|
| En el caso de las inversiones en capital (CapEx), se espera que los activos adquiridos aporten valor más allá de un solo año, proporcionando así valor a largo plazo a la empresa. Por lo general, esto implica un elevado coste inicial. | En OpEx, el artículo se "consume" totalmente en el ejercicio fiscal en el que se adquiere. El coste puede repartirse a lo largo del año, por ejemplo, como pago de una suscripción mensual. |
| Los activos de CapEx deben amortizarse y deducirse sobre una base amortizada a lo largo de la vida del activo. | Los gastos OpEx son totalmente deducibles en el ejercicio fiscal en el que se incurre en el gasto. |
| El CapEx requiere una presupuestación precisa, lo que podría complicar bastante la estimación de costos. Por este motivo, existe la posibilidad de que el modelo de CapEx se presupueste por exceso o por defecto. Es probable que se requieran niveles más altos de aprobación presupuestaria para una compra de CapEx de gran envergadura. | OpEx es un coste continuo y se suele incurrir en él mensual o anualmente. El bajo o nulo coste inicial asociado a una compra OpEx significa que la aprobación del presupuesto suele ser más fácil. |
| Las compras de activos CapEx suelen ofrecer menos flexibilidad. En este modelo es más difícil aumentar o reducir la capacidad. | Las compras OpEx, como las suscripciones SaaS e IaaS, proporcionan una mayor flexibilidad para aumentar o reducir la capacidad. |
¿Debe utilizar OpEx o CapEx?
Comprar su hardware informático e incurrir en un gasto de capital le da la ventaja de un mayor control sobre esos activos. Sin embargo, tiene el coste de unos gastos iniciales elevados y una contabilidad más compleja a lo largo de la vida de los activos. Además, la compra de equipos le bloquea en un cierto nivel de capacidad que es relativamente difícil de cambiar.
El modelo de gasto OpEx es más sencillo, más flexible y potencialmente más económico. Generalmente requiere una aprobación presupuestaria menos estricta y es más fácil de manejar desde el punto de vista contable. Las empresas pueden adquirir suscripciones a servicios en la nube que proporcionan una mayor parte de su infraestructura de TI y tienen menos de qué preocuparse en lo que respecta al mantenimiento del hardware y otros costos. También pueden aumentar o reducir fácilmente la capacidad del servicio. Por eso muchas empresas prefieren el modelo OpEx al modelo CapEx para mejorar la agilidad empresarial, reducir los costos iniciales y reducir los costos de gestión.
Decidir qué modelo de gasto es el mejor para su empresa en un caso determinado dependerá de una serie de factores como las políticas corporativas, la disponibilidad de efectivo y sus objetivos empresariales.
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