CapEx frente a OpEx: ¿qué es lo mejor para la elaboración de presupuestos de TI?
Antes de la llegada de los servicios en la nube, las empresas solían tener que adquirir sus activos de infraestructura de TI —un gasto de capital (CapEx)— o alquilarlos —un gasto operativo (OpEx)—. Sin embargo, con la adopción de los modelos de «Infraestructura como servicio» (IaaS) y «Software como servicio» (SaaS), las organizaciones han podido destinar una mayor parte de su gasto en TI a los gastos operativos (OpEx). En este blog, vamos a analizar por qué el OpEx presenta ventajas frente al CapEx a la hora de elaborar el presupuesto de TI.
Pero, antes de nada, veamos cuáles son las diferencias básicas entre CapEx y OpEx, ya que esto es fundamental para cualquier persona que participe en la toma de decisiones financieras. El CapEx y el OpEx se tratan de forma muy diferente en lo que respecta a la contabilidad y la fiscalidad de la empresa.
¿Qué significa «CapEx»?
El CapEx, o gasto de capital, hace referencia a los costes iniciales puntuales en los que se incurre para adquirir activos que se utilizarán en el futuro. Una adquisición de capital figura en el balance de la empresa y se amortiza a lo largo de su vida útil. La empresa espera obtener valor del activo durante un periodo de tiempo superior a un solo ejercicio fiscal.
Dado que el coste inicial puede ser considerable, la planificación presupuestaria de los gastos de capital (CapEx) implica reservar una cantidad de dinero para este tipo de compras. Por lo general, esto también significa que es necesario seguir un proceso más riguroso para obtener las autorizaciones correspondientes a dichas compras.
A efectos fiscales, las deducciones por gastos de capital deben amortizarse a lo largo de la vida útil del activo.
¿Qué significa «OpEx»?
El término «OpEx» hace referencia a los gastos operativos cotidianos que sustentan la actividad empresarial. Por lo general, incluyen los gastos generales y administrativos, los salarios de los empleados, la investigación y el desarrollo, el coste de los productos vendidos (COGS), el mantenimiento, los gastos de reparación, los arrendamientos, etc.
A diferencia del CapEx, el OpEx no conlleva costes iniciales, o estos son muy bajos, y permite a las empresas repartir sus gastos a lo largo de un periodo de tiempo. Los gastos operativos se incluyen en la cuenta de resultados de la empresa correspondiente al periodo en el que se incurren. A efectos fiscales, las compras de OpEx realizadas en un mismo ejercicio fiscal pueden deducirse íntegramente. No habrá amortización de estos gastos, ya que se consumen íntegramente en el ejercicio fiscal.
CapEx y OpEx en TI
En TI, el CapEx corresponde a los costos incurridos por la compra de infraestructura, como hardware (por ejemplo, servidores) y equipos, que generalmente tienen una vida útil de dos a 10 años, dependiendo del valor de depreciación. Con una partida presupuestaria CapEx, la empresa incurre en el gasto en el presente y espera generar beneficios en el futuro.
El OpEx en TI incluye costos de licencias SaaS, suscripciones IaaS, servicios basados en contratos, Internet y servicios públicos. Dado que el OpEx corresponde a los costos actuales, en un modelo OpEx no se contabiliza ningún beneficio futuro para la empresa.
¿Qué gastos de TI se incluyen en el CapEx?
Algunos gastos de TI que se incluyen en el CapEx son:
- Infraestructura de TI, que incluye los costos de adquisición de activos de hardware y software. En el caso del software, esto se aplicaría al modelo tradicional de licencia perpetua, en el que se hace un gran desembolso inicial y se "posee" el software para siempre.
- costos de actualización de activos, como aumentar la memoria del servidor.
- Patentes, marcas registradas, derechos de autor (es decir, activos intangibles).
- Edificios (por ejemplo, centros de datos).
¿Qué gastos de TI se incluyen en los gastos operativos (OpEx)?
Los gastos operativos incluyen los costos informáticos de:
- Suscripciones a servicios de computación en la nube (por ejemplo, IaaS, SaaS o PaaS)
- Arrendamientos de equipos
- Mantenimiento del software (por ejemplo, asociado a una licencia perpetua) - normalmente costos anuales
- Suscripciones a software
- Servicios públicos, telecomunicaciones e Internet
CapEx frente a OpEx
| CapEx | Gastos operativos (OpEx) |
|---|---|
| En el caso del CapEx, se espera que los activos adquiridos aporten valor más allá de un solo año, lo que proporciona valor a largo plazo a la empresa. Por lo general, esto conlleva un elevado coste inicial. | En los gastos operativos (OpEx), el artículo se «consume» íntegramente en el ejercicio fiscal en el que se adquiere. El coste puede repartirse a lo largo del año, por ejemplo, en forma de pago mensual de una suscripción. |
| Los activos de inversión (CapEx) deben amortizarse y deducirse de forma amortizada a lo largo de la vida útil del activo. | Los gastos de explotación son totalmente deducibles en el ejercicio fiscal en el que se incurren. |
| El CapEx requiere una elaboración precisa del presupuesto, lo que podría complicar bastante la estimación de costes. Por este motivo, existe la posibilidad de que el presupuesto del modelo CapEx resulte excesivo o insuficiente. Es probable que se requieran niveles más altos de aprobación presupuestaria para una adquisición de CapEx de gran envergadura. | Los gastos operativos (OpEx) son gastos recurrentes que suelen generarse mensualmente o anualmente. El hecho de que la compra de un servicio de este tipo implique un coste inicial bajo o nulo hace que, a menudo, sea más fácil obtener la aprobación del presupuesto. |
| Las adquisiciones de activos de inversión (CapEx) suelen ofrecer menos flexibilidad. En este modelo, resulta más difícil aumentar o reducir la capacidad. | Las compras de gastos operativos (OpEx), como las suscripciones a SaaS e IaaS, ofrecen una mayor flexibilidad para aumentar o reducir la capacidad. |
¿Deberías utilizar OpEx o CapEx?
La adquisición de tu propio hardware informático y el gasto de capital que ello supone te ofrecen la ventaja de un mayor control sobre dichos activos. Sin embargo, esto conlleva unos costes iniciales elevados y una contabilidad más compleja a lo largo de la vida útil de los activos. Además, la compra de equipos te obliga a mantener un determinado nivel de capacidad que resulta relativamente difícil de modificar.
El modelo de gasto OpEx es más sencillo, más flexible y potencialmente más económico. Generalmente requiere una aprobación presupuestaria menos estricta y es más fácil de manejar desde el punto de vista contable. Las empresas pueden adquirir suscripciones a servicios en la nube que proporcionan una mayor parte de su infraestructura de TI y tienen menos de qué preocuparse en lo que respecta al mantenimiento del hardware y otros costos. También pueden aumentar o reducir fácilmente la capacidad del servicio. Por eso muchas empresas prefieren el modelo OpEx al modelo CapEx para mejorar la agilidad empresarial, reducir los costos iniciales y reducir los costos de gestión.
La decisión sobre cuál es el mejor modelo de gasto para tu empresa en cada caso concreto dependerá de una serie de factores, como las políticas corporativas, la disponibilidad de efectivo y tus objetivos empresariales.
Echa un vistazo a nuestra lista de verificación para la elaboración del presupuesto de TI de 2021 con el fin de elaborar un presupuesto eficaz y garantizar la financiación de todas tus iniciativas de TI.
