Een documentatiecultuur opbouwen

Door Joshua Oakes, IT Glue, speciaal voor Kaseya

Hoe vaak evalueer je je organisatiecultuur? Niet vaak, toch? Organisatiecultuur is zo’n vaag begrip – je herkent het als je het ziet, maar het is zo moeilijk te definiëren, en nog moeilijker te veranderen. Toch is het vaak nodig om je cultuur te veranderen, vooral nu de hele MSP-sector om je heen aan het veranderen is. Alsof de constante stroom van nieuwe technologieën en nieuwe zakelijke kansen nog niet chaotisch genoeg was, wordt het er ook nog eens op dat MSP’s elke dag operationeel volwassener worden. Als je bedrijfscultuur stil blijft staan, loop je het risico achterop te raken.

Neem bijvoorbeeld documentatie. Onze ervaring leert dat de meeste leidinggevenden bij MSP’s zich terdege bewust zijn van de waarde van goede documentatie. Het probleem is om hun teams zover te krijgen dat ze dit ook daadwerkelijk doen. Maar hoe? Na met duizenden MSP’s te hebben samengewerkt bij de implementatie van IT Glue, hebben we een behoorlijk goed inzicht gekregen in wat er nodig is om een documentatiecultuur in je team op te bouwen. Daarom gaan we wat van de kennis die we hebben opgedaan met je delen.

Het begint aan de top

Leiders geven leiding. Er is geen andere manier om het te zeggen. Als het topmanagement zich niet bezighoudt met documentatie, zal niemand anders dat doen. Maar wanneer de CEO documentatie tot prioriteit verklaart, zet dat de toon. Het mag echter niet bij woorden blijven. Het management moet prikkels creëren om het team aan te zetten tot documenteren, investeren in automatisering om het proces te vergemakkelijken en ervoor zorgen dat technici voldoende tijd hebben om goed te documenteren. Documentatie moet in uw processen worden ingebouwd.

Automatiseren

Je technici hebben net zo min zin in een hoop routinetaken als jij. Ze doen het wel als je het vraagt, maar zo bouw je geen documentatiecultuur op. Automatiseer zoveel mogelijk documentatie. Als er geen ingebouwde integraties zijn, kunnen die worden ontwikkeld. Hoe meer routinematig werk wordt geautomatiseerd, hoe meer je team zich zal inzetten voor het werk dat overblijft.

Gamificeren

Creëer prikkels om de documentatie af te ronden. Stel beloningen in voor degene die deze week de meeste documentatie heeft opgesteld. Koppel een kleine bonus aan het voltooien van de teamdocumentatie, zodat het een teaminspanning wordt. Als je mensen in het weekend wilt laten komen voor een enorme documentatie-marathon, zorg er dan zeker voor dat het een leuk weekend wordt. Maar gamificatie zorgt voor intrinsieke motivatie om te documenteren, vooral in combinatie met kleine beloningen.

Positieve terugkoppeling

Hoe meer je documenteert, hoe meer je technici de voordelen van documentatie zullen inzien. We horen dit voortdurend van onze partners – zelfs sceptische technici raken overtuigd als ze zien hoeveel gemakkelijker hun werk verloopt in een goed gedocumenteerde omgeving. Er zou een moment moeten komen waarop ze elkaar ook verantwoordelijk houden voor het waarborgen van een volledige documentatie.

Elk van deze vier stappen kan bijdragen aan het opbouwen van een documentatiecultuur. Het begint ongetwijfeld aan de top en eindigt met een situatie waarin iedereen in je team zich volledig inzet voor documentatie. De reacties van onze partners lopen uiteen wat betreft de tijd die dit in beslag neemt, maar we weten dat hoe meer van deze elementen je hebt geïmplementeerd, hoe sterker je documentatiecultuur zal worden.

Lees meer overIT Glue.