Door Joshua Oakes, IT Glue, speciaal voor Kaseya
Hoe vaak evalueert u uw organisatiecultuur? Niet vaak, toch? Organisatiecultuur is een van die vage begrippen – u herkent het als u het ziet, maar het is zo moeilijk te definiëren en nog moeilijker te veranderen. Toch is het vaak nodig om uw cultuur te veranderen, vooral wanneer de hele MSP om u heen aan het veranderen is. Alsof de constante stroom van nieuwe technologieën en nieuwe zakelijke kansen nog niet chaotisch genoeg is, worden MSP's ook nog eens elke dag operationeel volwassener. Als uw bedrijfscultuur statisch is, loopt u het risico achterop te raken.
Neem bijvoorbeeld documentatie. Onze ervaring leert dat de meeste MSP zich volledig bewust zijn van de waarde van goede documentatie. Het probleem is om hun teams zover te krijgen dat ze dit ook doen. Maar hoe? Na met duizenden MSP's te hebben samengewerkt om IT Glue, hebben we een goed inzicht gekregen in wat er nodig is om een documentatiecultuur in uw team op te bouwen. Daarom gaan we enkele van de lessen die we hebben geleerd met u delen.
Het begint bij de top
Leiders leiden. Er is geen andere manier om het te zeggen. Als uw leidinggevenden zich niet bezighouden met documentatie, zal niemand anders dat doen. Maar als de CEO verklaart dat documentatie een prioriteit is, zet dat de toon. Maar het kan niet bij woorden blijven. Het management moet stimulansen creëren om het team aan het documenteren te krijgen, investeren in automatisering om het makkelijker te maken en ervoor zorgen dat technici genoeg tijd hebben om goed te documenteren. Documentatie moet worden ingebouwd in je processen.
automatiseren
Uw technici willen net zo min als u een hoop routinetaken uitvoeren. Ze zullen het doen als je het vraagt, maar dat is geen documentatiecultuur opbouwen. Automatiseer zoveel mogelijk documentatie als je kunt. Waar native integraties niet bestaan, kunnen ze worden gebouwd. Hoe meer routinewerk is geautomatiseerd, hoe meer betrokken je team zal zijn bij het werk dat overblijft.
Gamify
Zorg voor stimulansen om documentatie af te maken. Beloon de beste documentmaker van de week. Koppel een kleine bonus aan het voltooien van teamdocumentatie, zodat het een teamprestatie wordt. Als je mensen in het weekend wilt uitnodigen om heldhaftig te gaan documenteren, maak daar dan zeker een leuk weekend van. Maar gamification zorgt voor een intrinsieke motivatie om te documenteren, vooral als het gepaard gaat met kleine beloningen.
Positieve terugkoppelingslus
Hoe meer je documenteert, hoe meer je technici de voordelen van documentatie zullen inzien. We horen dit voortdurend van onze partners - zelfs sceptische technici raken overtuigd als ze zien hoeveel makkelijker hun werk is met een mooi gedocumenteerde omgeving. Er zou een punt moeten komen waarop ze elkaar ook verantwoordelijk houden om ervoor te zorgen dat de documentatie compleet is.
Elk van deze vier stappen kan helpen bij het opbouwen van een documentatiecultuur. Het begint ongetwijfeld aan de top en eindigt ermee dat iedereen in je team zich volledig inzet voor documentatie. De reacties van onze partners variëren over hoe lang dit duurt, maar we weten dat hoe meer van deze elementen je hebt, hoe sterker je documentatiecultuur zal worden.
Meer informatie overIT Glue.
