Naarmate uw bedrijf groeit, wordt het steeds belangrijker om uw software en hardware gedurende de hele levenscyclus efficiënt te beheren. Dit helpt risico's te verminderen, uw budget effectiever te plannen, bedrijfsonderbrekingen te minimaliseren en inzicht te krijgen in hoe effectief uw IT-infrastructuur is in het stimuleren van succes voor uw organisatie.

IT-activabeheer (ITAM) biedt een systematische aanpak om dit doel binnen een organisatie te bereiken. In deze uitgebreide blogpost bespreken we de verschillende aspecten van ITAM, waaronder de soorten, componenten en best practices. We gaan ook in op hoe Kaseya VSA u kan helpen uw IT-activabeheerprocessen te stroomlijnen en de efficiëntie ervan te verhogen.

Wat is IT-assetbeheer?

IT-activabeheer is een proces (en een reeks technologieën) dat ervoor zorgt dat de activa van een organisatie worden ingezet, bijgehouden, gepatcht, onderhouden, geüpgraded en uiteindelijk verwijderd. Deze activa omvatten hardware, software, resources andere technologische componenten die support .

Een belangrijk aspect van IT-assetbeheer is bepalen hoe goed uw IT-infrastructuur uw unieke bedrijfsbehoeften ondersteunt. In essentie is het doel van IT-assetbeheer om de waarde die wordt gecreëerd door de IT-apparatuur binnen de organisatie te maximaliseren door de status ervan gedurende de levenscyclus te bewaken.

Waarom is IT asset management belangrijk?

Het belangrijkste doel van IT asset lifecycle management is om te bepalen wanneer een asset waarschijnlijk zijn piekprestaties zal bereiken en hoe lang het optimaal kan worden gebruikt voordat het uiteindelijk kan worden weggegooid. Deze gegevensgestuurde aanpak helpt bedrijven ervoor te zorgen dat ze hun bedrijfsmiddelen zo lang mogelijk operationeel kunnen houden.

Hier zijn enkele andere belangrijke redenen waarom ITAM belangrijk is voor uw organisatie:

Kostenbesparing: Door alle IT-middelen bij te houden, kunnen organisaties onnodige aankopen vermijden en beter gebruikmaken van bestaande resources.
Naleving: ITAM helpt ervoor te zorgen dat alle softwarelicenties en hardware voldoen aan de wettelijke vereisten en leveranciersovereenkomsten.
Risicobeheer: Goede ITAM-praktijken helpen bij het identificeren en beperken van risico's die verband houden met defecte apparatuur, security en niet-naleving.
Verbeterde en geïnformeerde besluitvorming: Met nauwkeurige en actuele informatie over IT-middelen kunnen organisaties weloverwogen beslissingen nemen over upgrades, vervangingen en buitengebruikstellingen.

Wat moet er in een database voor IT-assetbeheer staan?

Een effectieve ITAM-database moet gedetailleerde informatie bevatten over elk bedrijfsmiddel in een organisatie. Deze informatie kan worden onderverdeeld in drie hoofdcomponenten:

Fysieke gegevens

Fysieke gegevens omvatten details over de hardware zoals servers, desktops, laptops en netwerkapparatuur. Informatie zoals serienummers, modelnummers, locaties en de staat van de activa moeten worden gedocumenteerd om tracking en onderhoud te vergemakkelijken.

Financiële gegevens

Financiële gegevens hebben betrekking op de kosten, afschrijving en totale eigendomskosten (TCO) van IT-middelen. Dit omvat aankoopprijzen, leasetermijnen, garantie-informatie en onderhoudskosten. Het bijhouden van financiële gegevens helpt organisaties om toekomstige uitgaven te budgetteren en de financiële impact van hun IT-investeringen te evalueren.

Contractuele gegevens

Contractuele gegevens omvatten de voorwaarden en bepalingen van softwarelicenties, serviceovereenkomsten en leverancierscontracten. Hieronder vallen verlengingsdata, gebruiksbeperkingen en compliance-eisen. Het beheren van contractuele gegevens zorgt ervoor dat organisaties hun overeenkomsten naleven en boetes vermijden.

Wat zijn de soorten IT-asset management?

ITAM omvat verschillende types, elk gericht op verschillende aspecten van activabeheer. Hier zijn enkele veelvoorkomende typen:

Softwareactivabeheer (SAM)

Zoals de naam al doet vermoeden, houdt software asset management zich bezig met het beheren en optimaliseren van processen zoals de aankoop, installatie, het gebruik, de bewaking, het onderhoud en de verwijdering van softwaretoepassingen in een organisatie.

Naleving van licenties: SAM helpt organisaties softwarelicenties bij te houden en te beheren om ervoor te zorgen dat ze de licentieovereenkomsten naleven. Dit omvat het monitoren van licentiegebruik, het vermijden van onderlicenties (wat kan leiden tot juridische problemen) en overlicenties (wat resulteert in onnodige kosten).
Kostenoptimalisatie: Door inzicht te krijgen in de gebruikspatronen van software kunnen organisaties ongebruikte of onderbenutte licenties identificeren en deze opnieuw toewijzen of stopzetten, waardoor de software-uitgaven worden geoptimaliseerd.
Security updates: SAM zorgt ervoor dat alle software up-to-date is met de nieuwste patches en updates, waardoor kwetsbaarheden worden verminderd en security wordt verbeterd.

Beheer van hardwareactiva (HAM)

Hardware asset management omvat de strategieën, processen en tools die worden gebruikt om de fysieke componenten van de IT-infrastructuur van een organisatie te beheren. Deze fysieke componenten omvatten desktops, laptops, servers en andere apparaten.

Inventarisbeheer: HAM biedt een uitgebreide inventaris van alle hardware-assets, inclusief hun locaties, configuraties en condities. Dit helpt bij het efficiënt volgen en beheren van assets.
Levenscyclusbeheer: Van aankoop tot afvoer beheert HAM de volledige levenscyclus van hardware-assets. Dit omvat regelmatig onderhoud, reparaties, upgrades en uiteindelijke buitengebruikstelling.
Kostenbeheersing: Door het gebruik en de prestaties van hardware te monitoren, kunnen organisaties weloverwogen beslissingen nemen over upgrades en vervangingen, waardoor hun investering in fysieke activa wordt geoptimaliseerd.

Activabeheer in de cloud (CAM)

Het proces van het controleren en beheren van de cloudinfrastructuur van een organisatie, inclusief de applicatiegegevens die in de cloud zijn opgeslagen, staat bekend als cloud asset management. Met andere woorden, cloud asset management helpt bij het bijhouden, onderhouden en naleven van de cloudinventaris van een organisatie.

Gebruik bijhouden: CAM helpt organisaties bij het bijhouden van het gebruik van cloudservices en zorgt ervoor dat deze efficiënt en kosteneffectief worden gebruikt. Dit omvat het monitoren van het resourceverbruik en het identificeren van onderbenutte services.
Kostenbeheer: Door de clouduitgaven in de gaten te houden, kunnen organisaties hun cloudinvesteringen optimaliseren, onnodige uitgaven vermijden en ervoor zorgen dat ze alleen betalen voor wat ze gebruiken.
Security naleving: Het beheer van cloudassets houdt onder meer in dat ervoor wordt gezorgd dat ze voldoen aan de vereisten security naleving. Dit omvat het monitoren van toegangscontroles, security en naleving van regelgevingsnormen.

Beheer van mobiele activa (MAM)

Mobile asset management richt zich op het beheer van mobiele apparaten zoals smartphones, tablets en laptops. MAM zorgt ervoor dat deze apparaten veilig, up-to-date en efficiënt worden gebruikt.

Apparaten volgen: MAM houdt de locatie, het gebruik en de status van mobiele apparaten bij en zorgt ervoor dat ze worden verantwoord en goed worden beheerd.
Security : MAM omvat security zoals wissen op afstand, versleuteling en toegangscontroles om gevoelige gegevens op mobiele apparaten te beschermen.
Applicatiebeheer: MAM beheert de inzet, het updaten en het gebruik van mobiele applicaties en zorgt ervoor dat ze efficiënt worden gebruikt en voldoen aan het beleid van de organisatie.

Het IT-assetbeheerproces

Het ITAM-proces, ook bekend als de IT asset management-levenscyclus, omvat verschillende stappen om ervoor te zorgen dat IT-middelen efficiënt worden beheerd gedurende hun hele levenscyclus. Deze stappen omvatten:

Plannen: Planning omvat het identificeren van de behoefte aan nieuwe IT-middelen en het creëren van een strategie voor de aankoop en inzet ervan. Dit omvat het beoordelen van de huidige middelen, het voorspellen van toekomstige behoeften en het budgetteren van nieuwe aankopen.
Ontwikkelen/Verwerven: De verwervingsfase omvat het aanschaffen van de benodigde IT-middelen op basis van de planningsfase. Dit omvat het selecteren van leveranciers, het onderhandelen over contracten en het kopen of leasen van de middelen.
Integreren/Leggen: Deployment omvat het installeren en configureren van de nieuwe middelen binnen de IT-omgeving van de organisatie. Dit omvat het integreren van de middelen met bestaande systemen en ervoor zorgen dat ze klaar zijn voor gebruik.
Onderhouden/Verbeteren: Onderhoud omvat regelmatige controle en onderhoud van IT-middelen om ervoor te zorgen dat ze functioneel en veilig blijven. Dit omvat het toepassen van updates, het uitvoeren van reparaties en het optimaliseren van de prestaties van bedrijfsmiddelen.
Buiten gebruik stellen: De buitengebruikstellingsfase omvat het buiten gebruik stellen en verwijderen van IT-middelen die niet langer nodig zijn of die het einde van hun nuttige levensduur hebben bereikt. Dit omvat het veilig wissen van gegevens, het recyclen of weggooien van hardware en het bijwerken van de ITAM-database.

IT-standaarden voor activabeheer

De ISO/IEC 19770 normenreeks biedt richtlijnen voor het beheer van IT-middelen. Deze standaarden zorgen ervoor dat organisaties best practices volgen bij het beheren van hun IT assets. De belangrijkste standaarden zijn:

ISO/IEC 19770-1: Deze norm biedt een overzicht van de processen en vereisten voor IT-assetmanagement en helpt organisaties een ITAM-systeem op te zetten dat voldoet aan best practices.
ISO/IEC 19770-2: Deze standaard richt zich op software-identificatietags, die organisaties helpen om hun softwaremiddelen nauwkeurig te identificeren en beheren.
ISO/IEC 19770-3: Deze norm biedt richtlijnen voor softwarelicentierechten, zodat organisaties licentieovereenkomsten naleven en hun softwaregebruik optimaliseren.
ISO/IEC 19770-4: Deze norm heeft betrekking op het meten van het gebruik van middelen en helpt organisaties bij het bijhouden en optimaliseren van het gebruik van hun resources.
ISO/IEC 19770-5: Deze norm biedt een overzicht en woordenschat voor IT asset management en helpt organisaties om ITAM-praktijken te begrijpen en te implementeren.

Voordelen van IT activabeheer

Hieronder staan enkele van de belangrijkste voordelen van IT-assetbeheer. IT-assetmanagement helpt organisaties:

Voorspel hun IT-behoeften effectiever: ITAM biedt organisaties uitgebreid inzicht in hun huidige IT-infrastructuur, inclusief hardware, software en resources. Hierdoor kunnen ze toekomstige IT-behoeften nauwkeuriger voorspellen en ruim van tevoren uitbreidingen of upgrades plannen.
Neem slimme beslissingen over de aanschaf van IT-middelen: Met een duidelijk beeld van hun bestaande middelen en het gebruik ervan kunnen organisaties weloverwogen beslissingen nemen over de aanschaf van nieuwe IT-middelen. IT-asset managementsystemen leveren gegevens over de prestaties, levensduur en gebruikspatronen van assets, zodat organisaties kunnen bepalen wanneer het tijd is om te investeren in nieuwe assets of verouderde assets te vervangen.
Vul resources proactief aan resources dat nodig is: Een belangrijk voordeel van ITAM is dat het proactief middelenbeheer mogelijk maakt. Door de status en gezondheid van IT-middelen continu te monitoren, kunnen organisaties vaststellen wanneer resources het einde van hun levensduur resources of wanneer hun prestaties achteruitgaan.
De kwaliteit van hun IT-services verbeteren: IT-diensten van hoge kwaliteit zijn essentieel voor een soepele bedrijfsvoering en klanttevredenheid. IT-assetmanagement draagt hieraan bij door ervoor te zorgen dat alle IT-middelen goed worden onderhouden, up-to-date zijn en optimaal functioneren.
Evalueer nauwkeurig de TCO van elk activum: inzicht in de TCO van IT-activa is cruciaal voor effectieve financiële planning en beheer. IT-activabeheersystemen houden niet alleen de aankoopprijs van activa bij, maar ook de lopende kosten, zoals onderhoud, support energieverbruik.

Beste werkwijzen voor IT activabeheer

Om ITAM tot een succes te maken, moeten organisaties deze best practices volgen:

Regelmatig auditen en traceren: Regelmatige audits en tracking van IT assets zijn essentieel voor het onderhouden van een accurate ITAM database. Dit omvat het uitvoeren van fysieke inventarisaties, het verifiëren van softwarelicenties en het bijwerken van activaregistraties.
Documenteren en rapporteren: Goede documentatie en rapportage zijn cruciaal voor effectieve ITAM. Dit omvat het bijhouden van gedetailleerde gegevens van alle IT-middelen, het genereren van rapporten over de status en prestaties van middelen en het delen van deze informatie met relevante belanghebbenden.
Stimuleer feedback van belanghebbenden: Door belanghebbenden bij het ITAM-proces te betrekken, zorgt u ervoor dat het systeem voldoet aan de behoeften van de organisatie. Dit omvat het verzamelen van feedback van IT-medewerkers,users het management om verbeterpunten te identificeren en eventuele zorgen weg te nemen.
ITAM-processen automatiseren: Het automatiseren van ITAM-processen kan de efficiëntie en nauwkeurigheid aanzienlijk verbeteren. Dit omvat het gebruik van ITAM-software voor het volgen en beheren van bedrijfsmiddelen, het automatiseren van routinetaken en het genereren van rapporten.

Wat is software voor IT-activabeheer?

ITAM-software speelt een cruciale rol bij het automatiseren van ITAM-processen en het verbeteren van de algemene operationele efficiëntie. De software helpt organisaties bij het volgen en beheren van hun IT-assets, het automatiseren van routinetaken en het genereren van gedetailleerde rapporten. De belangrijkste functies van ITAM-software zijn het volgen van assets, het beheer van softwarelicenties en integratie met andere IT-beheertools.

Hoe draagt een RMM endpointbeheeroplossing bij aan het beheer van IT-middelen?

Veel mensen zien monitoring en beheer op afstand (RMM) of endpointbeheer als een oplossing voor het oplossen van problemen en het monitoren van uw IT-middelen. Deze oplossingen zijn natuurlijk uitstekend, maar een toonaangevende RMM nog veel meer doen om uw IT-middelenbeheer een flinke impuls te geven.

Wat je niet ziet, kun je niet beheren. Hieronder vind je een overzicht van manieren waarop een RMM endpointbeheeroplossing kan helpen bij het beheer van IT-middelen.

Geautomatiseerde diagrammen en topologiekaart

Netwerkmonitoring maakt een grondige, continue netwerkscan mogelijk, zodat u inzicht krijgt in al uw netwerkmiddelen. Als uw RMM is geïntegreerd met uw IT-documentatieoplossing, wordt uw middelenbeheer nog eenvoudiger. De oplossing kan dan alle endpoints detecteren en deze toewijzen aan de organisatie, afdeling of machinegroepen die in IT Glue zijn ingesteld. Deze synchronisatie zorgt er ook voor dat, mocht u een werkstation buiten gebruik stellen, dit wordt bijgewerkt in uw IT-documentatie.

Patchen

Assetmanagement draait om het waarborgen van de veiligheid en optimale prestaties van uw IT-middelen. Effectief patch management is essentieel voor effectief IT-activabeheer. Efficiënt IT-activabeheer helpt de zichtbaarheid te verbeteren en het risico op ransomware en andere cyberaanvallen te verminderen.

Geautomatiseerde software-implementatie, user en versterking van user

Een RMM kan helpen de productiviteit van eindgebruikers te verhogen, de onboarding van nieuwe gebruikers te versnellen door middel van geautomatiseerde software-implementatie en de beveiliging te verbeteren door gebruikersconfiguraties te beveiligen. U kunt beleidsregels inzetten om al deze functies uit te voeren. U kunt ook beleidsregels instellen voor specifieke gebruikersgroepen. Uw financiële team heeft waarschijnlijk heel andere softwareoplossingen nodig dan uw creatieve/ontwerpteam. Zorg ervoor dat u de juiste tools effectief aanbiedt en tegelijkertijd de betreffende teams beschermt.

Wil je weten hoe je volledig realtime inzicht krijgt in je hele netwerk via een gecentraliseerd dashboard? Download deze whitepaper.

Beheer IT-middelen en uw hybride omgeving met Kaseya VSA

Kaseya VSA is een geavanceerde, geïntegreerde RMM die de operationele efficiëntie van uw IT-omgeving maximaliseert door middel van volledige inventarisatie, monitoring en beheer van IT-middelen. Het biedt u het inzicht en de functionaliteit die u nodig hebt om uw volledige IT-omgeving via één enkele gebruikersinterface te beheren. Als uw oplossing voor eindpuntbeheer uw hybride IT-omgeving niet aankan, is het tijd voor een upgrade. Vraag vandaag nog uw gratis proefperiode van 14 dagen aan.

Wat is IT-activabeheer (ITAM)?