IT-budgettering: tips en best practices voor IT-professionals
Wat is IT-budgettering?
IT-budgettering is het proces waarbij middelen worden toegewezen voor de IT-systemen en -diensten van een organisatie. Het omvat de budgettering voor alle technologieën en projecten binnen alle afdelingen van de organisatie. Hieronder vallen zowel eenmalige uitgaven, zoals die voor specifieke IT-initiatieven of -projecten, als terugkerende uitgaven in verband met personeel en het onderhoud van de IT-infrastructuur.
Waarom is IT-budgettering belangrijk?
Als integraal onderdeel van de financiële planning van uw bedrijf is IT-budgettering van cruciaal belang voor het bijhouden en beheersen van uw IT-uitgaven en het uitstippelen van strategieën om waar mogelijk te optimaliseren en kosten te besparen. Het vormt de ruggengraat van diverse cruciale bedrijfsinitiatieven en helpt bij het toewijzen van de middelen die nodig zijn voor de bedrijfsplannen voor het hele jaar.
IT-budgettering zorgt ervoor dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om uw afdeling draaiende te houden. Het helpt bij het identificeren en uitvoeren van IT-initiatieven die van cruciaal belang zijn voor uw afdeling. IT-budgettering kan worden gezien als een investering in IT-middelen die niet alleen bijdraagt aan het verbeteren van de bedrijfsefficiëntie, maar op de lange termijn ook groei en winst stimuleert.
IT-budgettering kan de productiviteit van uw bedrijf een impuls geven en ervoor zorgen dat u winstgevende zakelijke beslissingen neemt. Het kan u helpen om u te richten op het vernieuwen van uw technologie en het aantrekken van meer klanten. Vaak wordt aangenomen dat IT-budgettering alleen nodig is om inzicht te krijgen in de kosten die gepaard gaan met de aanschaf van nieuwe technologie of apparatuur en om uit te zoeken hoe de betalingen moeten worden geregeld. Hoewel dat tot op zekere hoogte waar mag zijn, helpt IT-budgettering ook om ervoor te zorgen dat u uw middelen optimaal en efficiënt inzet.
Door regelmatig onderhoud en reparaties in te plannen, kunt u bovendien dure storingen en defecten in een later stadium voorkomen. Dit zorgt er niet alleen voor dat uw apparatuur soepel blijft draaien, maar beperkt ook de stilstandtijd en bedrijfsonderbrekingen tot een minimum.
Hoe vaak moet er een IT-begroting worden opgesteld?
Meestal stellen de meeste organisaties hun IT-budget aan het begin van het boekjaar vast en herzien ze dit jaarlijks. Ondernemers zouden echter de tijd moeten nemen om hun IT-budget gedurende het jaar met regelmatige tussenpozen te herzien.
Door vaker het IT-budget te evalueren, kunnen bedrijven eventuele knelpunten of onverwachte uitgaven in een vroeg stadium opsporen en ervoor zorgen dat ze op elk moment over voldoende middelen beschikken om aan hun specifieke behoeften te voldoen.
Hoe ziet een typisch IT-budget eruit?
De meeste bedrijven bepalen hun IT-uitgaven door het percentage van de IT-uitgaven ten opzichte van hun omzet als belangrijke maatstaf te hanteren. De IT-uitgaven worden berekend door de operationele IT-uitgaven van de organisatie (inclusief afschrijvingen) te delen door de totale omzet. Deze maatstaf varieert echter sterk afhankelijk van verschillende factoren, zoals de regio, de bedrijfsgrootte en de sector.
Uit een onderzoek van Ailean Inc. is gebleken dat kleine en middelgrote bedrijven ongeveer 6,9% van hun omzet aan IT besteden, terwijl middelgrote bedrijven daar ongeveer 4,1% aan besteden. Daarnaast bleek uit het „IT Operations Survey Report 2021” van Kaseya dat 38% van de respondenten hun IT-budget in 2021 had verhoogd.
Wie bepaalt de IT-budgetten?
De Chief Information Officer, of CIO, is doorgaans verantwoordelijk voor het opstellen van het IT-budget van een bedrijf. De CIO is echter niet de enige die verantwoordelijk is voor het opstellen en goedkeuren van het volledige IT-budgetpakket. De CIO werkt meestal samen met uitvoerende IT-stuurgroepen, IT-managers, directeuren en andere leidinggevenden op C-niveau, zoals de Chief Analytics Officer, de Chief Data Officer en de Chief Digital Officer, om de verschillende aspecten van het gecentraliseerde IT-budget te analyseren en daarover beslissingen te nemen.
Wat valt er onder een IT-budget?
Een IT-budget wordt doorgaans onderverdeeld in drie uitgavencategorieën:
IT-personeel
De eerste categorie uitgaven die in een IT-budget wordt meegenomen, betreft de personeelskosten voor IT of de beloningskosten voor IT-professionals; hieronder vallen ook de kosten voor externe consultants die door de IT-afdeling op projectbasis worden ingezet.
Uitgaven voor IT-infrastructuur
Kosten die verband houden met het opzetten en onderhouden van bedrijfsbrede systemen en netwerken worden aangemerkt als IT-infrastructuurkosten. Hieronder vallen onder meer:
- Hardware — Door de organisatie verstrekte mobiele apparaten, laptops en netwerkapparatuur, zoals routers en servers
- Software — Hulpmiddelen die worden gebruikt voor de dagelijkse bedrijfsvoering, zoals CRM-software en beveiligingssoftware (bijvoorbeeld antivirus- en antimalwareprogramma’s)
- Diensten — Serverhosting, implementatie van diensten zoals Microsoft 365, netwerkonderhoud
- Abonnementen — Abonnementen voor Zoom, Calendly enzovoort
Categorieën van IT-uitgaven
IT-uitgaven kunnen in drie categorieën worden ingedeeld.
- Kapitaaluitgaven (CapEx) — Alle grote aankopen die een organisatie doet met het oog op gebruik op de lange termijn, worden aangemerkt als kapitaaluitgaven of CapEx.
- Bedrijfskosten (OpEx) — De dagelijkse kosten die een organisatie maakt om de bedrijfsvoering soepel te laten verlopen, worden bedrijfskosten of OpEx genoemd.
- Projectuitgaven — De middelen die nodig zijn om een IT-project uit te voeren en succesvol af te ronden, worden ondergebracht in de categorie projectuitgaven. Deze uitgaven worden per geval gemaakt.
Tips en beste praktijken voor IT-budgettering
Een effectieve IT-budgettering kan een belangrijke factor zijn bij het verbeteren van de bedrijfsefficiëntie, het optimaliseren van de operationele kosten en het verhogen van de omzet. Laten we eens kijken naar enkele best practices die kunnen helpen om uw IT-budgettering efficiënter te maken:
IT-kostensoorten en -categorieën definiëren
In wezen wil je een duidelijk beeld hebben van waar je geld naartoe gaat en welke posten welk percentage van je budget uitmaken. In het volgende hoofdstuk wordt dieper ingegaan op deze verschillende soorten uitgaven en categorieën.
Beoordeling en controle van eerdere begrotingen
Het evalueren en controleren van eerdere begrotingen kan een effectieve strategie zijn om lessen te trekken uit het verleden. Uiteraard zul je uiteindelijk veel aanpassingen moeten aanbrengen in de begrotingen van voorgaande jaren om aan de veranderende behoeften van je bedrijf tegemoet te komen.
Zorg voor voldoende flexibiliteit
Je wilt wat speelruimte houden voor het geval er onvoorziene uitgaven opduiken. Maak je kredietlimiet niet helemaal op, zodat je nog ruimte overhoudt om je plannen aan te passen.
Stel je budget hierop af
Zorg ervoor dat je begroting aansluit bij de doelstellingen van het bedrijf en de afdeling. Je wilt jezelf immers in een positie brengen waarin je succesvol kunt zijn.
Rollen en belangrijke data vaststellen
Zorg ervoor dat de betrokken partijen op de hoogte zijn van de vervaldata van bepaalde uitgaven, welke betalingen op schema liggen en zijn verwerkt, enzovoort, om een soepele uitvoering van uw IT-budget te waarborgen.
De ultieme gids voor IT-budgettering voor IT-professionals
Een duidelijk omschreven IT-budget kan als routekaart dienen voor uw IT-strategie. IT-budgetten worden niet alleen opgesteld om financiering te verkrijgen van uw topmanagement, maar ook om u te helpen bij het identificeren en uitvoeren van cruciale IT-initiatieven voor uw organisatie.
Als je net als de meeste IT-managers ernaar streeft om de operationele IT-kosten te verlagen en meer te doen met minder, dan moet je een slimme budgetteringsstrategie voor je bedrijf plannen en implementeren.
Wilt u een efficiënter jaarlijks IT-budget opstellen en het rendement van uw IT-investeringen maximaliseren? Onze checklist voor IT-budgettering biedt een heldere handleiding.
