Vóór de opkomst van clouddiensten moesten bedrijven hun IT-infrastructuur doorgaans ofwel aanschaffen – een kapitaaluitgave (CapEx) – ofwel leasen – een operationele uitgave (OpEx). Met de invoering van Infrastructure as a Service (IaaS) en Software as a Service (SaaS) zijn organisaties echter in staat geweest om een groter deel van hun IT-uitgaven te verschuiven naar operationele uitgaven (OpEx). In deze blog gaan we bekijken waarom OpEx een voordeel biedt ten opzichte van CapEx als het gaat om IT-budgettering.

Maar laten we eerst eens kijken naar de basisverschillen tussen CapEx en OpEx, aangezien dit essentieel is voor iedereen die betrokken is bij financiële besluitvorming. CapEx en OpEx worden vanuit boekhoudkundig en fiscaal oogpunt heel verschillend behandeld.

Wat betekent CapEx?

CapEx, oftewel kapitaaluitgaven, verwijst naar eenmalige kosten die vooraf worden gemaakt voor activa die in de toekomst zullen worden gebruikt. Een kapitaalaankoop wordt opgenomen in de balans van de onderneming en wordt gedurende de levensduur afgeschreven. De onderneming verwacht gedurende een periode die langer is dan één belastingjaar waarde uit het actief te halen.

Aangezien de initiële kosten aanzienlijk kunnen zijn, houdt het opstellen van een begroting voor CapEx in dat er geld opzij moet worden gezet voor dit soort aankopen. Dit betekent doorgaans ook dat er een strenger proces moet worden gevolgd om goedkeuring voor deze aankopen te krijgen.

Wat de belastingregels betreft, moeten aftrekposten voor kapitaaluitgaven (CapEx) over de levensduur van het actief worden afgeschreven.

Wat betekent OpEx?

Onder OpEx worden de dagelijkse operationele kosten verstaan die nodig zijn voor de bedrijfsvoering. Hieronder vallen doorgaans algemene en administratieve kosten, personeelslonen, onderzoek en ontwikkeling, de kostprijs van verkochte goederen (COGS), onderhoud, reparatiekosten, leaseovereenkomsten, enzovoort.

In tegenstelling tot CapEx zijn er bij OpEx geen of slechts lage initiële kosten en kunnen bedrijven hun uitgaven over een bepaalde periode spreiden. Operationele kosten worden opgenomen in de winst-en-verliesrekening van het bedrijf over de periode waarin ze zijn gemaakt. Voor belastingdoeleinden kunnen OpEx-aankopen die in één belastingjaar zijn gedaan, volledig worden afgetrokken. Er vindt geen afschrijving plaats op deze kosten, aangezien deze posten volledig in het belastingjaar zijn verbruikt.

CapEx en OpEx in de IT

In de IT verwijst CapEx naar de kosten die worden gemaakt voor de aanschaf van infrastructuur, zoals hardware (bijvoorbeeld servers) en apparatuur, die doorgaans een levensduur hebben van twee tot tien jaar, afhankelijk van de afschrijvingswaarde. Met een CapEx-begrotingspost maakt het bedrijf de uitgave nu en verwacht het in de toekomst winst te genereren.

De operationele kosten (OpEx) in de IT omvatten kosten voor SaaS-licenties, IaaS-abonnementen, contractgebonden diensten, internet en nutsvoorzieningen. Aangezien OpEx overeenkomt met lopende kosten, wordt in een OpEx-model geen rekening gehouden met toekomstige voordelen voor het bedrijf.

Welke IT-kosten vallen onder CapEx?

Enkele IT-uitgaven die onder CapEx vallen, zijn:

IT-infrastructuur, waaronder de aanschafkosten van hardware en software vallen. Wat software betreft, geldt dit voor het traditionele model met een eeuwigdurende licentie, waarbij je vooraf een groot bedrag betaalt en de software voor altijd „in bezit“ hebt.
Kosten voor het upgraden van apparatuur, zoals het uitbreiden van het geheugen van de server.
Octrooien, handelsmerken, auteursrechten (d.w.z. immateriële activa).
Gebouwen (bijvoorbeeld datacenters).

Welke IT-kosten vallen onder de OpEx?

De OpEx omvat IT-kosten voor:

Abonnementen op cloudcomputing (bijv. IaaS, SaaS of PaaS)
Leasing van apparatuur
Softwareonderhoud (bijvoorbeeld in verband met een eeuwigdurende licentie) – doorgaans jaarlijkse kosten
Softwareabonnementen
Nutsvoorzieningen, telecommunicatie en internetdiensten

CapEx versus OpEx

CapEx	OpEx
Bij CapEx wordt verwacht dat de aangeschafte activa meer dan één jaar waarde opleveren en daarmee op lange termijn waarde voor het bedrijf genereren. Hieraan zijn doorgaans hoge initiële kosten verbonden.	Bij OpEx wordt het goed volledig ‘verbruikt’ in het belastingjaar waarin het is aangeschaft. De kosten kunnen over het jaar worden gespreid, bijvoorbeeld in de vorm van een maandelijkse abonnementsbetaling.
Kapitaalgoederen moeten worden afgeschreven en op basis van de afschrijvingstermijn over de levensduur van het actief in mindering worden gebracht.	OpEx-kosten zijn volledig aftrekbaar in het belastingjaar waarin de kosten zijn gemaakt.
CapEx vereist een nauwkeurige begroting, wat het ramen van de kosten behoorlijk ingewikkeld kan maken. Hierdoor bestaat de kans op over- of onderbegroting in het CapEx-model. Voor een grote CapEx-aankoop zullen waarschijnlijk hogere goedkeuringsniveaus vereist zijn.	OpEx is een doorlopende kostenpost die doorgaans maandelijks of jaarlijks wordt gemaakt. Omdat er bij een OpEx-aankoop weinig of geen initiële kosten zijn, is het vaak eenvoudiger om goedkeuring voor het budget te krijgen.
Aankopen van kapitaalgoederen bieden over het algemeen minder flexibiliteit. In dit model is het moeilijker om de capaciteit te vergroten of te verkleinen.	OpEx-aankopen, zoals SaaS- en IaaS-abonnementen, bieden meer flexibiliteit om de capaciteit te vergroten of te verkleinen.

Moet je kiezen voor OpEx of CapEx?

Door uw IT-hardware aan te schaffen en daarmee een kapitaaluitgave te doen, krijgt u het voordeel dat u meer controle hebt over die activa. Dit gaat echter gepaard met hoge kosten bij aankoop en een complexere boekhoudkundige verwerking gedurende de levensduur van de activa. Bovendien bent u bij aankoop van apparatuur gebonden aan een bepaald capaciteitsniveau dat relatief moeilijk te wijzigen is.

Het OpEx-uitgavenmodel is eenvoudiger, flexibeler en mogelijk voordeliger. Het vereist doorgaans minder strenge budgetgoedkeuring en is vanuit boekhoudkundig oogpunt gemakkelijker te hanteren. Bedrijven kunnen abonnementen op clouddiensten afsluiten die een groter deel van hun IT-infrastructuur dekken, waardoor ze zich minder zorgen hoeven te maken over hardwareonderhoud en andere kosten. Ook kunnen ze de capaciteit van de dienst eenvoudig uitbreiden of inkrimpen. Daarom geven veel bedrijven de voorkeur aan het OpEx-model boven het CapEx-model, vanwege de grotere bedrijfsflexibiliteit, lagere initiële kosten en lagere beheerkosten.

Welk uitgavenmodel in een bepaald geval het meest geschikt is voor uw bedrijf, hangt af van een aantal factoren, zoals het bedrijfsbeleid, de beschikbare liquide middelen en uw bedrijfsdoelstellingen.

Bekijk onze checklist voor IT-budgettering 2021 om een doeltreffend budget op te stellen en financiering te verkrijgen voor al uw IT-initiatieven.