Voor de komst van cloudservices moesten bedrijven over het algemeen hun IT-infrastructuuractiva kopen - een kapitaaluitgave (CapEx), of ze leasen - een operationele uitgave (OpEx). Met de invoering van Infrastructure as a Service (IaaS) en Software as a Service (SaaS) modellen zijn organisaties echter in staat geweest om een groter deel van hun IT-uitgaven te verschuiven naar operationele uitgaven (OpEx). In deze blog bekijken we waarom OpEx in het voordeel is ten opzichte van CapEx als het gaat om IT-budgettering.
Maar laten we eerst een basisbegrip krijgen van de verschillen tussen CapEx en OpEx, omdat dit essentieel is voor iedereen die betrokken is bij financiële besluitvorming. CapEx en OpEx worden heel verschillend behandeld wat betreft boekhouding en belastingen voor het bedrijf.
Wat betekent CapEx?
CapEx, of kapitaaluitgaven, verwijst naar eenmalige kosten die vooraf worden gemaakt voor activa die in de toekomst zullen worden gebruikt. Een kapitaalaankoop wordt opgenomen in de company en daalt in waarde gedurende zijn levensduur. Het bedrijf verwacht gedurende een periode die langer is dan één belastingjaar waarde te halen uit het actief.
Omdat de initiële kosten aanzienlijk kunnen zijn, houdt het budgetteren voor CapEx in dat er wat geld opzij wordt gezet voor dit soort aankopen. Het betekent meestal ook dat er een strenger proces moet worden gevolgd om goedkeuring te krijgen voor deze aankopen.
Wat belastingen betreft, moeten CapEx-aftrekken worden afgeschreven over de levensduur van het bedrijfsmiddel.
Wat betekent OpEx?
OpEx verwijst naar de dagelijkse operationele kosten die support bedrijf support . Deze omvatten doorgaans algemene en administratieve kosten, lonen van werknemers, onderzoek en ontwikkeling, kosten van verkochte goederen (COGS), onderhoud, reparatiekosten, leases, enz.
In tegenstelling tot CapEx heeft OpEx geen of lage initiële kosten en stelt het bedrijven in staat hun uitgaven over een bepaalde periode te spreiden. Operationele uitgaven worden opgenomen in de winst-en-verliesrekening van het company de periode waarin ze zijn gemaakt. Voor belastingdoeleinden kunnen OpEx-aankopen die in één belastingjaar zijn gedaan, volledig worden afgetrokken. Er vindt geen afschrijving van deze uitgaven plaats, aangezien deze posten volledig in het belastingjaar worden verbruikt.
CapEx en OpEx in IT
In IT komt CapEx overeen met de kosten voor de aankoop van infrastructuur, zoals hardware (bijv. servers) en apparatuur, die over het algemeen een levensduur hebben van twee tot tien jaar, afhankelijk van de afschrijvingswaarde. Met een CapEx-budgetpost maakt het bedrijf de kosten in het heden en verwacht winst te genereren in de toekomst.
OpEx in IT omvat kosten voor SaaS-licenties, IaaS-abonnementen, contractgebaseerde diensten, internet en nutsvoorzieningen. Aangezien OpEx overeenkomt met huidige kosten, wordt er in een OpEx-model geen rekening gehouden met toekomstig voordeel voor het bedrijf.
Welke IT-uitgaven vallen onder CapEx?
Enkele IT-uitgaven die onder CapEx vallen zijn:
- IT-infrastructuur, waaronder kosten voor de aanschaf van hardware en software. In het geval van software is dit van toepassing op het traditionele eeuwigdurende licentiemodel waarbij je een grote vooruitbetaling doet en de software voor altijd "bezit".
- Kosten voor het upgraden van bedrijfsmiddelen, zoals het uitbreiden van het geheugen in de server.
- Patenten, handelsmerken, auteursrechten (d.w.z. immateriële activa).
- Gebouwen (bijv. datacenters).
Welke IT-uitgaven vallen onder OpEx?
OpEx omvat IT-kosten voor:
- Cloud computing-abonnementen (bijv. IaaS, SaaS of PaaS)
- Leasing van apparatuur
- Softwareonderhoud (bijvoorbeeld in verband met een eeuwigdurende licentie) - doorgaans jaarlijkse kosten
- Software abonnementen
- Nuts-, telecom- en internetdiensten
CapEx vs. OpEx
| CapEx | OpEx |
|---|---|
| Bij CapEx wordt verwacht dat de aangeschafte activa meer dan één jaar waarde opleveren en daarmee langetermijnwaarde voor het company genereren. Meestal zijn hier hoge initiële kosten aan verbonden. | Bij OpEx wordt het item volledig "verbruikt" in het belastingjaar waarin het wordt aangeschaft. De kosten kunnen worden gespreid over het jaar, bijvoorbeeld als een maandelijkse abonnementsbetaling. |
| CapEx-activa moeten worden afgeschreven en afgetrokken op een afgeschreven basis over de levensduur van het actief. | OpEx-kosten zijn volledig aftrekbaar in het belastingjaar waarin de kosten worden gemaakt. |
| CapEx vereist een nauwkeurige budgettering, wat het inschatten van de kosten behoorlijk ingewikkeld kan maken. Hierdoor is er kans op over- of onderbudgettering in het CapEx-model. Voor een grote CapEx-aankoop is waarschijnlijk een hoger niveau van budgetgoedkeuring nodig. | OpEx is een doorlopende kostenpost en wordt meestal maandelijks/jaarlijks gemaakt. Doordat er weinig of geen kosten vooraf zijn verbonden aan een OpEx-aankoop, is het vaak eenvoudiger om het budget goed te keuren. |
| De aankoop van kapitaalgoederen biedt over het algemeen minder flexibiliteit. In dit model is het moeilijker om capaciteit te verhogen of te verlagen. | OpEx-aankopen, zoals SaaS- en IaaS-abonnementen, bieden meer flexibiliteit om capaciteit te verhogen of te verlagen. |
Moet je OpEx of CapEx gebruiken?
De aanschaf van uw IT-hardware en het maken van een kapitaaluitgave geeft u het voordeel van een grotere controle over deze activa. Het gaat echter ten koste van hoge kosten vooraf en een complexere boekhouding gedurende de levensduur van de activa. Ook vergrendelt de aanschaf van apparatuur u aan een bepaald capaciteitsniveau dat relatief moeilijk te veranderen is.
Het OpEx uitgavenmodel is eenvoudiger, flexibeler en mogelijk voordeliger. Het vereist over het algemeen minder strikte budgetgoedkeuring en is eenvoudiger om mee te werken vanuit boekhoudkundig oogpunt. Bedrijven kunnen abonnementen op cloudservices kopen die een groter deel van hun IT-infrastructuur leveren en hoeven zich minder zorgen te maken over hardwareonderhoud en andere kosten. Ze kunnen ook gemakkelijk de capaciteit van de service verhogen of verlagen. Daarom verkiezen veel bedrijven het OpEx-model boven het CapEx-model voor verbeterde bedrijfsflexibiliteit, lagere kosten vooraf en lagere beheerkosten.
Welk uitgavenmodel in een bepaald geval het beste is voor jouw bedrijf, hangt af van een aantal factoren, zoals het bedrijfsbeleid, de beschikbaarheid van liquide middelen en je bedrijfsdoelen.
Bekijk onze Checklist IT-budgettering 2021 om een efficiënt budget te ontwikkelen en fondsen veilig te stellen voor al je IT-initiatieven.
