Vereenvoudig uw verkoopworkflow: profiteer van de kracht van de integratie tussen Kaseya Quote Manager en Autotask

Vertraagde offertes en onsamenhangende workflows voor het beheer van verkoopkansen vertragen je niet alleen, maar kosten je ook omzet. Daarom is de integratie tussen Kaseya Quote Manager (KQM) en Autotask PSA is ontworpen om uw workflows op het gebied van verkoop, offertes, opportunity management en inkoop te stroomlijnen, waardoor de knelpunten worden weggenomen die snellere deals en een overzichtelijkere facturering in de weg staan.

Kaseya Quote Manager, een cloudgebaseerd platform voor offertes en e-commerce, helpt MSP’s bij het stroomlijnen van hun verkoop van IT-producten en -diensten. Autotask, een toonaangevende tool voor Professional Services Automation (PSA), ondersteunt de dienstverlening en backoffice-activiteiten. Samen zorgen ze voor een naadloze workflow van offerte tot betaling, waarbij verkoop- en serviceteams met elkaar worden verbonden en handmatig werk, fouten en vertragingen worden verminderd.

Laten we eens dieper ingaan op de vier kernonderdelen van de integratie tussen KQM en Autotask : synchronisatie van organisaties, synchronisatie van verkoopkansen, synchronisatie van tickets en synchronisatie van voorraad — plus een nieuwe verbetering waarmee de arbeidskosten uit projectvoorstellen op Autotask worden opgenomen in uw offertes, voor een beter inzicht in de kosten.

1. Organisaties synchroniseren: tweerichtingssynchronisatie waardoor iedereen op dezelfde lijn blijft

Organisaties synchroniserenzorgt ervoor dat bedrijfs- en contactgegevens tussen Autotask en Kaseya Quote Manager op elkaar blijven aansluiten, waardoor dubbele invoer wordt voorkomen en de gegevens up-to-date blijven. Voor gevestigde MSP's is de aanbevolen aanpak om uw organisaties aan te maken in Autotask en het offerteproces daar vanuit een opportunity te starten.

Met deze synchronisatie kun je:

• Synchroniseer contacten en organisaties in beide richtingen.
• Filter welke rekeningen worden overgedragen om de controle te behouden.
• Synchroniseerde gegevens eenvoudig openen en beheren vanuit KQM.

Opmerking: Moeder- en dochterondernemingen worden niet ondersteund, en de standaard belastingregio’s in nieuw gesynchroniseerde Autotask -bedrijven moeten mogelijk even handmatig worden gecontroleerd.

2. Opportunities Sync: kansen die van offerte tot betaling lopen

Uw verkoopinspanningen in Kaseya Quote Manager kunnen naadloos worden geïntegreerd in Autotask via Opportunities Sync, waardoor de kloof tussen het opstellen van offertes en de dienstverlening wordt overbrugd.

Hiermee kun je:

• Voer de genoemde diensten en producten in Autotask in om verkoopkansen aan te maken of bij te werken.
• Stroomlijn de overgang van verkoop naar service met de Won Opportunity Wizard (WoW), waarmee u automatisch ticketkosten kunt aanmaken of bijwerken, terugkerende servicecontracten kunt opzetten of aanpassen, gekoppelde offerteprojecten kunt activeren en andere belangrijke taken na de verkoop kunt afhandelen.
• Koppel productcategorieën en facturatiecodes aan elkaar om een nauwkeurige afstemming te garanderen.

3. Tickets Sync: Krijg inzicht in de verkoopcijfers

Telkens wanneer er een verkooporder wordt aangemaakt in Kaseya Quote Manager, maakt Tickets Syncmaakt een informatief ticket aan in Autotask, zodat uw serviceteam op de hoogte blijft.

Met deze functie kunt u:

• Geef uw serviceteam realtime inzicht in de verkoopactiviteiten.
• Stel de standaardwaarden voor tickets in en koppel productcategorieën toe om de consistentie te waarborgen.

Opmerking: Tickets Sync is niet bedoeld voor factureringsposten; daarvoor dient u Opportunities Sync te gebruiken.

4. Voorraadsynchronisatie: zorg dat je altijd voldoende voorraad hebt en klaar bent voor de verkoop

Voorraadsynchronisatiebrengt product- en voorraadlocatiegegevens uit Autotask naar Kaseya Quote Manager, zodat u altijd offertes kunt opstellen op basis van actuele, nauwkeurige informatie.

Met deze synchronisatie kun je:

• Krijg tijdens het offerteproces toegang tot realtime voorraadgegevens.
• Vermijd het vermelden van producten die niet op voorraad of niet leverbaar zijn.
• Gebruik producten die in KQM onder gesynchroniseerde voorraadlocaties zijn opgeslagen voor het opstellen van offertes.

Extra voordeel: beter inzicht in de arbeidskosten dankzij Proposal Project Labor Sync

Naast de vier belangrijkste synchronisatiecomponenten ondersteunt Kaseya Quote Manager nu ook de automatische synchronisatie van arbeidskosten uit projectoffertes van Autotask , een functie die via WoW kan worden geactiveerd. Dankzij deze verbetering kunnen arbeidskosten in offertes worden opgenomen, waardoor u een vollediger beeld krijgt van de winstgevendheid van een project wanneer de offerte wordt gegund.

Het is een subtiele maar krachtige verbetering die de kostenanalyse optimaliseert en ervoor zorgt dat uw offertes de volledige omvang van het project weergeven. Raadpleeg voor meer informatie over de configuratie het artikel ‘Offertes opstellen vanuit het Admin Center’ in de Kaseya- Quote Manager -help.

Een naadloze offerte-ervaring

Al deze integratiefuncties — Organization Sync, Opportunities Sync, Ticket Sync, Inventory Sync en de Autotask Proposal Project Labor Sync — werken samen om een naadloos geïntegreerde ervaring te creëren tussen Kaseya Quote Manager en Autotask PSA. Samen bieden ze een moderne, end-to-end oplossing voor het opstellen van offertes die de functionaliteit van de interne offerte-tools van Autotaskweerspiegelt en tegelijkertijd nieuwe niveaus van flexibiliteit en automatisering toevoegt.

Deze integratiesuite, die is gebaseerd op een op maat gemaakte API, biedt de volgende mogelijkheden:

• Startcitaten van Autotask of Kaseya Quote Manager.
• Realtime koersinformatie rechtstreeks bekijken binnen de kansen in de ' Autotask '.
• Kansen winnen of verliezen, rechtstreeks vanuit Kaseya Quote Manager.
• Het automatisch genereren van verkooporders, inkooporders en bonnen als onderdeel van de workflow.

Om de overgang soepel te laten verlopen, beschikt Autotask over een functie voor het opstellen van offertes, zodat teams geleidelijk kunnen overstappen van de oude manier van offertes opstellen naar de meer gestroomlijnde, e-commerce-achtige ervaring in Kaseya Quote Manager. Dankzij deze integratie verloopt het opstellen van offertes sneller, nauwkeuriger en sluit het volledig aan bij de werkwijze van uw bedrijf.

Ben je klaar om de integratie van KQM en Autotask in de praktijk te zien?

Vraag vandaag nog een demo aan van Kaseya Quote Manager en ontdek hoe eenvoudig offertes maken uw bedrijf kan veranderen.