MSP-bedrijfsplanning voor bedrijfsgroei

Elk succesvol bedrijf rust op drie pijlers: het opstellen van een bedrijfsplan, het uitvoeren van dat plan en het meten van de resultaten. O ja, ik was nog iets vergeten. Je moet ook in staat zijn om halverwege van koers te veranderen, zelfs op ingrijpende wijze.

In dit artikel gaan we ervan uit dat uw MSP-bedrijf al draait; bij de bedrijfsplanning gaat het dus niet zozeer om het opzetten van een nieuw bedrijf, maar veeleer om het uitbreiden ervan.

Voordat we beginnen, laten we eerst eens een gewaagde stelling poneren. Wat is de grootste fout die veel MSPS’ers maken?

Ze hebben geen bedrijfsplan.

Zo simpel is het. Sommige MSP’s willen meteen aan de slag. Voor hen lijkt het idee om kostbare tijd te besteden aan het opstellen van missieverklaringen en financiële prognoses pure tijdverspilling. Wie heeft er nou tijd voor planning als je dag gevuld is met het werven van nieuwe klanten, het introduceren van nieuwe diensten en het aannemen van een of twee technici?

Als jij je hierin herkent, denk er dan nog eens goed over na. Het hoeft niet alles of niets te zijn. Het belangrijkste aan elk plan is namelijk niet hoe volledig het is. Het belangrijkste is dater überhaupt een plan is– dat je over een aantal basisaspecten van je bedrijf hebt nagedacht en deze op papier hebt gezet:

Een bedrijfsplan opstellen

Veel deskundigen zien het proces als volgt: eerst het bedrijfsplan – wie ben je, wat wil je worden – en daarna de strategie – hoe ga je de middelen die je tot je beschikking hebt inzetten om je bedrijfsplan te realiseren. Anderen, met name echte start-ups, kiezen juist voor de tegenovergestelde aanpak. Zij denken eerst op hoog niveau na en verdiepen zich pas later in de details.

TruMethods CEO Gary Pica heeft zeer uitgesproken opvattingen over bedrijfsplanning. „Om een MSP-bedrijfsplan op te stellen waarmee je je groeidoelstellingen kunt realiseren, moet je nagaan waar je bedrijf op dit moment staat en welke weg het heeft afgelegd. Bekijk de resultaten en middelen van je MSP van de afgelopen jaren eens goed,” stelde Pica.

Er zijn duidelijk grijze gebieden en overlappingen tussen een bedrijfsplan en het ontwikkelen van een strategie op hoog niveau. Je bedrijfsplan zou immers niet veel voorstellen als je geen solide strategie had, vooral bij meerjarige bedrijfsplannen voor de langere termijn.

Hoewel velen denken aan kwartaalplannen, de zogenaamde 30/60/90-plannen, moet bedrijfsplanning meer diepgang hebben dan deze grotendeels financiële visies op korte termijn. Uw plan bepaalt de structuur van uw bedrijfsvoering. En daar horen onder meer details over de financiën, de organisatiestructuur en natuurlijk het personeel bij.

Voor start-ups bevat het businessplan een gedetailleerde strategie op hoog niveau, en dit document kan worden gebruikt om financiering aan te trekken om je bedrijf van de grond te krijgen.

Je bedrijfsplan en je strategisch plan moeten namelijk nauw met elkaar samenhangen – ze moeten als een team functioneren.

Basisprincipes van bedrijfsplanning

Bedrijfsplannen zijn weliswaar vaak gericht op financiële aspecten, maar moeten ook gedetailleerde hoofdstukken bevatten over bedrijfsvoering, marketing, personeel en andere onderwerpen.

Hoe gaat u, op operationeel vlak, uw doelstellingen op korte en langere termijn precies realiseren? Beschikt u over de juiste kantoorruimte en voldoende personeel, en is uw organisatie structureel goed opgezet voor de groei die u voor ogen heeft?

Voordat je je marketingstrategie echt kunt uitstippelen, moet je eerst nagaan wat je precies verkoopt en hoe dat in de toekomst zou kunnen veranderen. Pas daarna kun je je verdiepen in de doelmarkt en bekijken hoe je je van je concurrenten wilt onderscheiden, en welke marketinginstrumenten en -technieken je gaat inzetten.

Het opstellen van de financiële planning kost vaak de meeste tijd, en hier mag geen half werk worden verricht. Allereerst moet je een nauwkeurig beeld hebben van de resultaten uit het verleden. Dit kan je helpen bij het opstellen van solide projecten op basis van je toekomstige cijfers.

3 onmisbare elementen bij bedrijfsplanning

1. Bepaal wie je ideale klanten zijn. In het eerste jaar dat je ondernemer bent, ben je misschien geneigd om elke klant aan te nemen die ademt en bereid is je te betalen. Je moet echter wel je ideale klant in kaart brengen en concrete plannen maken om potentiële klanten te vinden die aan je criteria voldoen. Hier zijn een paar vragen om je op weg te helpen:

• Hoe groot is het bedrijf, zowel qua omzet als qua aantal medewerkers?
• Welke sector(en)? Zijn nalevingsvoorschriften voor u een voordeel of een nadeel?
• Willen ze geavanceerde IT-diensten, of willen ze net genoeg doen om het bedrijf draaiende te houden?

1. Bepaal de reikwijdte van uw zakelijke dienstverlening. Geen enkele MSP kan aan alle behoeften van alle soorten klanten voldoen. U moet een strategie uitstippelen voor de diensten die uw marktsegment nodig heeft, die u kunt aanbieden en waarmee u een sterke winstmarge kunt behalen. Wees vervolgens open en eerlijk tegenover zowel potentiële als bestaande klanten over de diensten die u levert en hoe u deze levert. De beste manier om dit te doen is door de reikwijdte van uw zakelijke dienstverlening vast te leggen, om zo ‘scope creep’ tot een minimum te beperken.

Natuurlijk kun je klanten aannemen die niet aan het ideale profiel voldoen. Maar met een plan neem je nu per geval een bewuste beslissing. Het aannemen van een niet-ideale klant is niet langer iets wat je automatisch doet omdat je niet beter weet. Stel bijvoorbeeld dat je hebt besloten om de infrastructuur die je ondersteunt te standaardiseren – inclusief hardware, servers, desktops, edge-apparaten, besturingssystemen en versies. Als een potentiële klant een infrastructuur heeft die niet aan de normen voldoet en die hij niet wil aanpassen, kun je de klant toch aannemen. Je weet echter wel welke toeslag je moet rekenen voor het beheer van niet-standaard systemen, zodat je de extra werkuren en tijd die nodig zijn om deze te beheren, adequaat kunt dekken.

1. Stel bedrijfsdoelstellingen vast. Welke mijlpalen wil je in de komende één à twee jaar bereiken? Als je niet vijf jaar vooruit wilt denken, is dat prima. Maar je moet wel minstens één tot twee jaar vooruitkijken. Hoeveel klanten wil je hebben en met welke marge? Welke stappen moet je vandaag zetten om dat doel te bereiken?

Misschien hebben sommige van je doelstellingen te maken met de balans tussen werk en privé. Houd daar ook rekening mee. Je wilde niet voor niets MSP worden. Als je je doelstellingen niet duidelijk formuleert, zul je ze misschien nooit bereiken.

De juiste uitstap maken

Veel eigenaren van MSP’s kunnen vijf, tien of vijftien jaar doorgaan voordat ze aan pensioen gaan denken. Uiteindelijk zijn er maar een paar opties: verkopen, fuseren, het bedrijf overdragen of de deuren sluiten. Neem de tijd om deze opties realistisch te overwegen en te bepalen welke u wilt nastreven. Met uw uiteindelijke doel voor ogen kunt u uw bedrijf zo ontwikkelen dat het in die richting evolueert. Wanneer zich dan een kans voordoet, bent u klaar om deze te beoordelen en een grondig onderzoek uit te voeren.

Natuurlijk veranderen technologie, markttrends en de behoeften van klanten allemaal snel. Sterker nog, ook uw eigen zakelijke en persoonlijke doelstellingen kunnen net zo snel veranderen. Geen enkel plan blijft voor altijd actueel. Bekijk uw plan daarom minstens één keer per jaar, zelfs als u na evaluatie tot de conclusie komt dat er geen aanpassingen nodig zijn.

Laat het streven naar perfectie je er niet van weerhouden om het gewoon af te maken. Zelfs als je uiteindelijke document geen prijzen zou winnen als het meest grondige „bedrijfsplan” aller tijden, zorg er dan toch voor dat je de belangrijkste aspecten van je bedrijf goed doordenkt en opschrijft. Op die manier zorgen de kleine, dagelijkse beslissingen die je neemt er niet voor dat je onbedoeld een weg inslaat die je nooit had willen inslaan.

Voor meer advies over exitstrategieën wenden we ons tot een echte expert. Philip Vorobeychik, Senior Associate bij Insight Venture Partners, heeft ruime praktijkervaring opgedaan – zowel aan de kopers- als aan de verkoperszijde. Vorobeychik heeft een checklist opgesteld om de aantrekkingskracht van je bedrijf te vergroten:

• “Wees fanatiek klantgericht”
• Zorg ervoor dat de klantenloyaliteit gericht is op het bedrijf (en niet op jou)
• Processen verbeteren en nogmaals (en nogmaals) verbeteren
• Vergroot uw talentpool en verbeter uw personeelsbehoud
• Verbeter je systemen / ken je bedrijf
• "Stap uit onrendabele activiteiten en beëindig de samenwerking met onrendabele klanten"

Misschien overweegt u overnames om de groei van uw bedrijf te stimuleren. Hier volgen enkele waarschuwingssignalen waar u op moet letten bij het beoordelen van een potentiële overnamekandidaat, aldus Vorobeychick:

• “Verkeerde weergave van gegevens (financiële gegevens, enz.)”
• Belemmering
• Dalende inkomsten
• Klantenverloop
• Risicoconcentratie (sleutelmedewerker/klant)
• "Kwaliteit/moreel van het personeel"

Hoe bepaal je de waarde van je MSP?

Ook al bent u voorlopig nog niet op zoek naar een uitweg, is het belangrijk om als onderdeel van uw doorlopende bedrijfsplanning een idee te hebben van wat uw bedrijf waard is. MSP’s kunnen lastig te waarderen zijn, aangezien ze in alle soorten en maten voorkomen en de markten waarop ze actief zijn voortdurend ingrijpende veranderingen ondergaan. Dat betekent dat, hoewel kengetallen hun nut hebben, ze geen eenduidige manier vormen om een definitieve waarde vast te stellen. In plaats daarvan is de waarde „sterk afhankelijk van de omzet, marges, dienstenaanbod, geografische ligging, kwaliteit van de consultants en vele andere factoren van het individuele bedrijf“, stelt Mergertech, een investeringsbank, in haarMSP Performance & Valuation Report.

"Als algemene vuistregel geldt dat bij de meest gewaardeerde MSP’s geen enkele klant meer dan 12% van de omzet voor zijn rekening neemt, en dat de tien grootste klanten samen minder dan 40% van de omzet vertegenwoordigen”, concludeert het bedrijf.

Hier volgen nog enkele andere indicatoren die helpen bij het bepalen van de gezondheid en de waarde van uw MSP-activiteiten:

• Omzet per medewerker — $250,000 is an ideal number
• Groeipercentage – positieve groei is een must, maar er zijn grenzen aan hoe snel een arbeidsintensief bedrijf kan groeien.
• Percentage van de omzet afkomstig uit diensten – je wilt dat diensten het overgrote deel van je inkomsten uitmaken
• Het vermogen om topmedewerkers te behouden – uw personeel vormt de kern van uw waarde. Een te hoog personeelsverloop vormt een risico voor de toekomstige gezondheid van het bedrijf.

Het multiplicatoreffect

Bij het vaststellen van een prijs wordt vaak gebruikgemaakt van vermenigvuldigingsfactoren, of het nu gaat om omzet of winst. De EBITDA is vaak de voorkeursfactor bij waardebepalingen. Sommige deskundigen beweren bijvoorbeeld dat MSP’s met een eigen hostinginfrastructuur en gegarandeerde inkomsten voor 10x de EBITDA kunnen worden verkocht, terwijl voor kleinere MSP’s zonder echte infrastructuur en met slechts een klein deel aan terugkerende inkomsten de helft daarvan – of minder – wordt geboden.

Maar EBITDA geeft natuurlijk niet het volledige beeld weer. De gezondheid van een MSP hangt af van zijn dienstenaanbod, waarbij de waardering nauw samenhangt met de groei van de terugkerende inkomsten. Als meer dan de helft van uw inkomsten uit terugkerende inkomsten bestaat, staat u over het algemeen goed ervoor.

De manier waarop u uw bedrijf runt, is ook van belang. Net zoals u de infrastructuur en IT-activiteiten van uw klanten wilt automatiseren, wilt u ook dat uw eigen bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd, zodat u klaar bent voor groei. Bovendien geldt: hoe meer u betrokken bent bij de bedrijfsvoering van uw klanten en wordt gezien als een vertrouwde adviseur – in plaats van alleen maar problemen op te lossen – hoe meer waarde u biedt.

Andere essentiële onderdelen van het businessplan

Elk bedrijfsplan is uniek en elke MSP-ondernemer moet voor zichzelf uitzoeken welke opzet voor hem het beste werkt. Zoals eerder vermeld, is het belangrijkste dat je überhaupt een bedrijfsplan hebt, en niet dat je het perfecte bedrijfsplan hebt.

Hieronder volgt een lijst met andere onderdelen die doorgaans in een uitvoerbaar bedrijfsplan zijn opgenomen. Veel van deze onderdelen worden in latere hoofdstukken van deze gids uitgebreider behandeld.

Bedrijf

Bereid je voor op wat zelfreflectie. Bepaal je doel – waarom je doet wat je doet – en de kernwaarden die bepalend zijn voor de manier waarop je je bedrijf runt. Stel vervolgens een doel vast voor je nettovermogen over tien jaar.

Doelstellingen en streefcijfers voor de lange termijn

Bepaal, uitgaande van een periode van drie jaar, de structuur van uw bedrijf en uw omzetdoelstellingen in het licht van uw visie. Stel prioriteiten vast en controleer de winstmarges om er zeker van te zijn dat deze in lijn zijn met de doelstellingen.

1-jarenplan

Stel, nu de doelstellingen vastliggen, een eenjarenplan op voor verkoopdoelen en prioriteiten die aansluiten bij uw visie.

Driemaandelijks actieplan

Het is tijd voor de uitvoering – het belangrijkste onderdeel van een bedrijfsplan en tevens het punt waarop de meeste fouten worden gemaakt. Bedenk kwartaaldoelstellingen op het gebied van verkoop, omzet en nieuwe klanten. Stel een takenlijst op om je doelstellingen te bereiken. Maar maak ook een lijst met dingen die je niet moet doen, zodat je middelen niet te dun worden uitgespreid.

Zodra je leert hoe je je elk kwartaal kunt concentreren op de belangrijkste actiepunten, zal er aanzienlijk zakelijk succes volgen.

Gary stelt dat je op weg bent om een MSP van wereldklasse te worden als je deze vragen met ‘ja’ kunt beantwoorden:

1. Heeft u een actueel bedrijfsplan waarin een doelstelling en een visie zijn opgenomen?
2. Heb je een actieplan voor elk kwartaal?
3. Is elk teamlid verantwoordelijk voor de resultaten?
4. Reserveert u één dag per kwartaal voor strategische planning?

Prijzen

Zodra u weet welke diensten u aanbiedt (zoals reparaties, de verkoop van hardware of software, managed services, enz.), moet u vaststellen wat u voor deze diensten in rekening gaat brengen. Voor sommige diensten is het wellicht het beste om een tarief per gebruiker, per apparaat of een vast bedrag in rekening te brengen. Zelfs bij doorlopende diensten moet u rekening houden met installatiekosten.

Houd bij het bepalen van uw prijzen zeker rekening met wat voor soortgelijke diensten er in uw markt worden aangeboden (zowel op geografische als op sectorale basis). Uit het jaarlijkse MSP-prijsonderzoek van Kaseya blijkt echter dat MSP’s die de waarde die ze leveren kennen – en ook kunnen overbrengen – hogere prijzen kunnen vragen dan MSP’s die alleen kijken naar de kosten van het leveren van diensten.

Marges

Je moet inzicht hebben in de streefmarges die je nodig hebt om je algemene zakelijke en persoonlijke doelen te bereiken. Neem ruim de tijd om de producten en diensten die je gaat verkopen grondig te onderzoeken, en berekenprecieshoeveel je moet betalen om deze te leveren – inclusief kosten voor leveranciers, personeel en technologie.  Uw leveranciers en technologieleveranciers zijn cruciaal voor uw succes, dus zorg ervoor dat u leveranciers kiest die als echte partners zullen optreden. De technologische oplossingen die de basis vormen voor uw managed services moeten gebruiksvriendelijk zijn, zodat uw personeel productiever en efficiënter wordt, uw klanten tevredener en loyaler worden en uw marges comfortabel zijn en voortdurend verbeteren.

Merkopbouw

Bij branding draait het erom te definiëren wie je bent, en dat op een manier te doen die klanten aanspreekt. Laten we even de tijd nemen om enkele algemene basisprincipes door te nemen over hoe je je MSP-bedrijf op de markt kunt brengen en een merk kunt opbouwen.

Je bedrijf zou echt een identiteit – een imago – moeten hebben dat de waarde van wie je bent en wat je te bieden hebt, goed weergeeft. Niet iedereen heeft een pakkende naam zoals Google waarmee je een merk kunt opbouwen. Wat nog belangrijker is, is dat klanten je zien als competent, professioneel en vooruitstrevend.

Je merk moet ook je bedrijfscultuur weerspiegelen, en je cultuur moet je merk op een consistente manier vertegenwoordigen. Dit kan bijvoorbeeld een bepaalde kledingstijl zijn die aangeeft of je meer een ‘geek’ bent of juist puur zakelijk.

Daarbij kan het ook gaan om de keuze tussen één zichtbare leider of een teamaanpak.

Ten slotte moeten uw schriftelijke materialen, website en blogs allemaal zo worden opgesteld dat ze de sfeer van het bedrijf weerspiegelen.

Personeel en organisatiestructuur

Naast uw klanten vormen uw medewerkers het belangrijkste onderdeel van uw bedrijf. Dit zijn de mensen die in contact komen met uw meest waardevolle bezit: uw klanten.

Ze zijn ook verantwoordelijk voor de kwaliteit van de diensten die je levert. Dit betekent dat je ervoor moet zorgen dat je de juiste mensen kunt aannemen die bij je bedrijf passen. Dit is natuurlijk altijd een persoonlijke keuze en hangt af van hoe je je bedrijf wilt runnen.

Bij het vinden van het juiste personeel spelen verschillende aspecten een rol, variërend van hun persoonlijke instelling tot hun woonplaats. In het kader van het MSP-bedrijfsplan richten we ons vooral op de functies die zij gaan vervullen en de kosten die gepaard gaan met het vinden van de juiste persoon.

Door goed na te denken over de functies die je binnen het bedrijf moet invullen, kun je vervolgens bepalen hoeveel je voor elk van deze functies moet uittrekken. Er zijn drie belangrijke gebieden waarop MSP’s zich moeten richten om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen: diensten op afstand, service ter plaatse en management/verkoop.

Herbeoordeling van het bedrijfsplan

Je bedrijfsplan is geen eenmalig project of een jaarlijkse exercitie. Het moet regelmatig worden herzien. En dat is het advies van niemand minder dan MSP-goeroe Gary Pica, voorzitter van de TruMethods. Pica benadrukte het belang van tussentijdse evaluaties van het bedrijfsplan. Dit begint allemaal met terugkijken op hoe het je vorig jaar is vergaan en of de belangrijkste doelstellingen zijn gehaald. Pica raadt aan om de volgende punten grondig onder de loep te nemen:

• **“**Omzet
• Brutomarges
• Nieuwe omzet uit maandelijks terugkerende inkomsten
• Klantenverloop
• Gemiddelde AISP (all-in-prijs per stoel)
• "Gemiddelde maandelijkse terugkerende omzet"

Op basis hiervan kun je vervolgens je plannen aanpassen. “Lig je op koers om de doelen te halen die je aan het begin van het jaar hebt gesteld? Of, als je nu pas bezig bent met het opstellen van een bedrijfsplan, ben je dan in staat om die doelstellingen te halen? Zo niet, dan moet je het roer omgooien. Er zijn twee aanpassingen die je zou kunnen doorvoeren: de eerste betreft je doelen, en de tweede betreft je prestaties,” stelde Pica. “Aan de andere kant kan het niet halen van je doelen te wijten zijn aan het feit dat je gewoon niet efficiënt genoeg te werk gaat. Verspil je tijd aanIT-tickets? Genereer je niet genoegmaandelijkse terugkerende inkomsten? Richt je inspanningen bij dit soort problemen op het verbeteren van de prestaties. Als je omzet achterblijft, investeer dan meer middelen in je verkoopteam. Bepaal waar verbeteringen mogelijk zijn en stimuleer je team om die door te voeren.”

Onthoud dat een bedrijfsplan niet wordt opgesteld om vervolgens op de plank te belanden als een taak die je van je lijstje hebt afgevinkt. Het is een krachtig hulpmiddel dat jou, je bedrijf en je medewerkers op koers houdt om je doelstellingen op korte en lange termijn te bereiken.

Wilt u meer inzicht krijgen in strategische planning, het stellen van bedrijfsdoelstellingen en het behalen van de juiste prestatie-indicatoren? Download dan uw gratis exemplaar van*A Winning Hand: 21 Cards to Play for Total MSP Success*.