Workflow-integratie: wat is het en waarom is het belangrijk?
Silicon Valley is het belangrijkste ecosysteem voor start-ups, waar elke dag talrijke nieuwe applicaties worden ontwikkeld. Geen enkele daarvan kan echter op zichzelf staan. Een succesvolle softwareapplicatie moet vaak gegevens uitwisselen en integreren met andere applicaties.
Wat is een workflow?
Een workflow is een reeks door gebeurtenissen geactiveerde taken of acties die tot het gewenste resultaat leiden. Deze acties worden uitgevoerd door mensen, applicaties en machines.
IT-professionals maken in hun werkprocessen vaak gebruik van meerdere IT-beheerapplicaties, waardoor ze soms heen en weer moeten schakelen tussen verschillende applicaties. Ook kan het voorkomen dat ze tijdens het uitvoeren van een taak gegevens van de ene app naar de andere verplaatsen. Dit leidt tot ongewenste resultaten, wat op zijn beurt weer resulteert in een lagere productiviteit en kostbare menselijke fouten.
Dankzij workflow-integratie kunnen IT-professionals efficiënter werken met verschillende tools en hun taken sneller uitvoeren.
Wat is workflow-integratie?
Workflow-integratie koppelt de ene applicatie aan de andere, doorgaans via hun applicatieprogrammeerinterfaces (API’s), om het uitvoeren van een taak te vergemakkelijken.
Zodra de applicaties met elkaar zijn gekoppeld, kunnen mensen en gegevens zich gemakkelijker en sneller tussen de applicaties verplaatsen, waardoor de efficiëntie van diverse bedrijfsprocessen wordt vergroot en IT-professionals tijd besparen.
Workflow-integraties zijn niet langer slechts handige extra’s. Ze zijn van cruciaal belang voor de operationele efficiëntie van een bedrijf. Multifunctionele IT-professionals werken niet met workflows die los van andere processen functioneren.
Zo hebben IT-professionals bijvoorbeeld ontdekt dat het belangrijk is om workflow-integraties te hebben tussen hun applicaties voor Remote Monitoring and Management (RMM), PSA/helpdesk en IT-documentatie. Kaseya heeft verschillende workflow-integraties ontwikkeld tussen VSA, BMS en IT Glue om het IT-beheer te stroomlijnen.
Aanpak met één leverancier versus aanpak met meerdere leveranciers
Workflow-integraties van één leverancier of van meerdere leveranciers: wat is beter?
| Eén leverancier | vs. | Meerdere leveranciers |
|---|---|---|
| Werkelijk naadloze integratie van workflows tussen meerdere applicaties | Integratiekwaliteit | API's maken redelijk goede integraties mogelijk tussen tools van verschillende leveranciers |
| Zorgt voor naadloze integraties wanneer er nieuwe versies van het product worden uitgebracht | Onderhoud | Heeft moeite om de naadloze integraties in stand te houden wanneer er nieuwe versies van het product worden uitgebracht |
| Zeer betrouwbaar | Betrouwbaarheid | Onvoorspelbaar, aangezien de integratie op elk moment kan mislukken |
| Een ononderbroken gegevensstroom tussen verschillende applicaties | Gegevensstromen | De gegevensstroom tussen twee applicaties kan worden belemmerd |
Soorten workflow-integraties
- API-integraties: Een API-integratie is een verbinding tussen twee of meer applicaties via hun API's, waardoor gegevens zonder menselijke tussenkomst tussen de applicaties kunnen stromen. API-integratie wordt steeds populairder door de opkomst van cloudgebaseerde applicaties. Het zorgt voor een naadloze gegevensstroom en stimuleert de productiviteit en omzet.
- Native integratie: Er is sprake van native integratie wanneer twee applicaties rechtstreeks via API's met elkaar zijn geïntegreerd. Native integratie is doorgaans gratis, aangezien de kosten hiervan al zijn inbegrepen in de totale eigendomskosten van de applicatie.
- Integratie van derde partijen: Integratie met derde partijen houdt in dat twee applicaties met verschillende API's in een bestaande workflow worden geïntegreerd. Ontwikkelaars hoeven in dit geval geen nieuwe applicatie vanaf nul te bouwen. Ze kunnen een bestaande applicatie aan een lopend project toevoegen. Kaseya heeft bijvoorbeeld een integratie met RapidFire, waardoor IT-professionals de IT-infrastructuur op afstand kunnen monitoren en tegelijkertijd de naleving van regelgeving kunnen waarborgen.
Het belang van workflow-integratie
De integratie van meerdere applicatieworkflows levert bedrijven in alle sectoren enorme voordelen op, en wel op de volgende manieren:
Zorgt voor een positieve werknemerservaring
IT-professionals worden vaak gedwongen om dagelijks meerdere, slecht geïntegreerde IT-applicaties te gebruiken voor het uitvoeren van alledaagse taken. Het is dan ook geen verrassing dat maar liefst 55% van hen last heeft van werkgerelateerde uitputting als gevolg van een te hoge werkdruk. Dankzij workflow-integraties kunnen verschillende applicatiefuncties sneller en gemakkelijker worden benut, omdat het niet meer nodig is om naar een andere gebruikersinterface (UI) over te schakelen.
Verhoogt de operationele efficiëntie
Data silo's en het schakelen tussen applicaties zijn funest voor operationele efficiëntie. IT-professionals die gebruik kunnen maken van tools met naadloze workflowintegraties kunnen taken sneller en nauwkeuriger uitvoeren. Niet-geïntegreerde workflows kunnen echter leiden tot menselijke fouten, die de operationele efficiëntie belemmeren. Geïntegreerde workflows zorgen er ook voor dat informatie uit de ene applicatie direct beschikbaar is in een andere applicatie. Dit voorkomt tijdverlies door het zoeken naar informatie en helpt de taakuitvoering te versnellen. Dit versnelt op zijn beurt kritieke processen, zoals het oplossen van IT-incidenten, waardoor de gemiddelde hersteltijd (MTTR) afneemt en de systeembeschikbaarheid toeneemt.
Naadloze integratie van workflows met Kaseya
Kaseya legt sterk de nadruk op naadloze workflows tussen alle producten in zijn IT Complete pakket van IT-beheeroplossingen. Workflow-integraties tussen RMM, PSA/servicedesk, IT-documentatie, back-up en noodherstel, en meer, zorgen voor een aanzienlijke verbetering van de operationele efficiëntie van de IT en een verlaging van de exploitatiekosten. Dit verhoogt de winstgevendheid voor Managed Service Providers (MSP's) en zorgt ervoor dat het IT-budget voor interne IT-teams verder reikt.
“De manier waarop de drie tools — VSA, BMS en IT Glue — zijn geïntegreerd en met elkaar samenwerken, biedt ons team een uitstekende set hulpmiddelen om de efficiëntie te verhogen en tijd te besparen.”
– Larry Robertson, MERIT Solutions
IT Complete biedt naadloze workflow-integraties voor omzetgenererende oplossingen die de winstgevendheid van MSP’s en de efficiëntie van technici vergroten. Hierdoor kunnen kleine en middelgrote bedrijven en IT-teams hun budgetten en middelen beter inzetten, waardoor IT-managers meer kunnen bereiken met minder middelen.
Uiteindelijk maakt de workflow-integratie van Kaseya een einde aan de „tussenruimte“ — de kostbare tijd die IT-professionals verspillen aan het schakelen tussen verschillende applicaties.
