De herstelverhalen: hoe DataSHUR een klant redde van de rand van de faillissementsafgrond

Hoogtepunten uit de casestudy

De klant van DataSHUR, een van de grootste tandheelkundige franchiseketens met meer dan 190 vestigingen in Denver, Colorado, kreeg te maken met een hardwarefout die leidde tot enorme financiële en gegevensverliezen. Het hoofdkantoor beschikte over ongeveer 20 TB aan gegevens, waaronder persoonlijke gegevens van patiënten, medische geschiedenis, details over behandelingen en ingrepen, beeldgegevens enzovoort. Hun server crashte, waardoor ze geen toegang meer hadden tot al die gegevens en evenmin bestaande afspraken konden inzien of nieuwe konden inplannen. Twee weken lang konden ze geen zaken doen.

Het bedrijf liep 1.200.000 dollar aan inkomsten mis en gaf 125.000 dollar uit om de bedrijfsvoering weer op gang te brengen.

PS: De hierboven vermelde kosten zijn exclusief de kosten die gepaard gaan met het oplossen van ontevredenheid bij klanten, mogelijke schendingen van de HIPAA-voorschriften en juridische sancties.

Wat is er misgegaan?

Opmerking: Het volgende incident vond plaats toen een van de grootste leveranciers van tandheelkundige producten verantwoordelijk was voor het beheer van de IT-infrastructuur van de tandheelkundige franchiseketen.

De server is gecrasht: Op de middag van 9 februari crashte de server op het hoofdkantoor van de tandheelkundige franchise. Omdat ze geen toegang meer hadden tot bedrijfskritische gegevens en applicaties, kwam hun bedrijfsvoering abrupt tot stilstand. Aangezien hun IT-dienstverlener geen ondersteuning buiten kantooruren biedt en te kampen had met een tekort aan personeel, kon er pas na twee dagen hulp worden geboden, wat betekende dat ze twee dagen omzet zouden mislopen.

De derde harde schijf begaf het: toen alle hoop verloren was, nam de tandheelkundige franchise contact op met DataSHUR. Het DataSHUR-team wist het bedrijf inderdaad in een mum van tijd weer aan de gang te krijgen. Na 18 uur uptime crashte de server echter opnieuw. Bij nader onderzoek bleek dat de derde harde schijf het had begeven en dat er geen back-ups waren. Zes maanden geleden waren al twee harde schijven in de RAID10-array uitgevallen, maar die waren niet gerepareerd.

Geen garantie op de server: Toen het incident zich voordeed, gold er geen garantie op de server. Zonder garantie kon de serverleverancier geen hulp bieden. Bovendien had de IT-dienstverlener de server niet op naam van de praktijk gezet. Toen DataSHUR het later overnam, moesten ze twee dagen besteden aan het rechtzetten van deze situatie.

Veertien dagen uitval en een verlies van meer dan $1.200.000: aangezien de klant geen back-up had, moest de server naar een dienstverlener voor gegevensherstel worden gebracht. De klant beschikte over een RAID-set met 16 harde schijven, en elke schijf kostte in een noodgeval $1.000. Het duurde vier dagen om de gegevens gedeeltelijk te herstellen; de database was echter beschadigd. Alle afspraken van patiënten, klinische aantekeningen en medische dossiers gingen verloren. Vier dagen lang probeerden ze tevergeefs de database te herstellen. Ze hadden te maken met 12 werkdagen downtime en leden elke dag een omzetverlies van ongeveer $100.000, wat neerkwam op meer dan $1.200.000.

 

“Ik vind het fijn dat ik tegen klanten kan zeggen: ‘Wat er ook gebeurt, wij zorgen ervoor dat u weer online bent.’ Zelfs als er een auto tegen uw gebouw botst, een vliegtuig op uw kantoor landt, er een overstroming plaatsvindt of iemand uw server steelt, wij staan voor u klaar.”

Keith Burton, CEO van DataSHUR Corporation

DataSHUR kwam op een cruciaal moment in beeld en redde hun klant van de rand van de faillissement.

Wat ging er goed?

DataSHUR heeft een back-up gestart:

Toen DataSHUR het overnam, slaagden ze erin de server weer 18 uur lang online te krijgen. Ze begonnen onmiddellijk met het maken van back-ups van de gegevens naar een op locatie geïnstalleerde NAS. Voordat de derde harde schijf uitviel, was er 2 TB aan gegevens opgeslagen. Het DataSHUR-team heeft de gegevens teruggezet op een tijdelijke server. Gelukkig werkte deze naar behoren, waardoor ze de klant weer online konden krijgen. Zodra de bedrijfsactiviteiten van de klant weer op gang waren, heeft DataSHUR het moederbord vervangen en een nieuwe server geïnstalleerd.

“We hebben soortgelijke gevallen van hardwarefouten meegemaakt in dezelfde keten van tandartspraktijken. We maakten gebruik van Datto ALTO om back-ups te maken van klantgegevens en deze te beveiligen. We hebben in feite gewoon alles naar de cloud gevirtualiseerd, en binnen enkele minuten waren de systemen weer operationeel,” aldus Keith Burton, CEO van DataSHUR Corporation.

Als deze tandheelkundige franchise had geïnvesteerd in een betrouwbare oplossing voor bedrijfscontinuïteit en noodherstel, zoals Datto SIRIS, dan hadden ze meer dan $1.200.000 aan gederfde omzet en $125.000 aan herstelkosten bespaard en hadden ze na elke gegevensramp met minimale of geen downtime en gegevensverlies hun gegevens kunnen herstellen. Datto SIRIS biedt 100% zekerheid bij herstel. Het controleert back-ups op meerdere niveaus, waaronder de gepatenteerde Screenshot Verification, die niet alleen de opstartmogelijkheid maar ook de toegankelijkheid van applicaties valideert.

Tot nu toe is de ondersteuning van Datto goed geweest. We hebben situaties meegemaakt waarin gegevens ontbraken, of waarin we een hele server moesten herstellen. We bellen dan gewoon de helpdesk van Datto en het team heeft ons altijd weer online kunnen krijgen.”

Keith Burton, CEO van DataSHUR Corporation

DataSHUR is al meer dan zeven jaar partner van Datto en maakt gebruik van geavanceerde oplossingen van Datto en Kaseya, zoals Datto ALTO, Autotask PSA, IT Glue, RapidFire Tools en ConnectBooster.

De oplossingen van Datto zijn zo ontworpen dat ze naadloos integreren met de allerbeste tools, software en applicaties die MSP’s zoals DataSHUR het meest gebruiken. Zo zorgt de geavanceerde integratie tussen Autotask PSA en Datto RMM voor een werkelijk geïntegreerd platform voor bedrijfsbeheer voor MSP’s. Dit biedt MSP’s een naadloze oplossing waarmee ze meer kunnen doen in minder tijd, naadloos kunnen schakelen tussen applicaties, taken met slechts één klik kunnen uitvoeren en nog veel meer.