TechSoft

Hoogtepunten uit de casestudy

Benjamin Schneider van Techsoft had hard gewerkt om zijn eigen documentatieoplossing te ontwikkelen, maar merkte dat het een ware nachtmerrie was om de rest van het team hiervan te overtuigen. Vóór IT Glue beschikten ze over een gedeelde map die weliswaar op kantoor toegankelijk was, maar niet buiten het kantoor en ook niet vanuit de serverruimte, wat de toegankelijkheid bemoeilijkte. De wirwar van tekstbestanden, pdf’s en Word-documenten zorgde bovendien voor een gebrek aan organisatie, zozeer zelfs dat de oplossing, zelfs nadat deze volledig was geïmplementeerd, nog steeds niet voor iedereen werkte.

“Ik probeerde iets te maken dat ter plekke beschikbaar was, en het was wel oké, maar niet geweldig,” legt Benjamin uit. “Sommige mensen vonden dat er te veel opties waren, maar bovenal was het gewoon niet handig voor onze gebruikers.”

TechSoft ging op zoek naar andere mogelijkheden en kwam toen via een e-mail in aanraking met IT Glue . Na wat onderzoek zagen ze dat de kans groot was dat deze oplossing voor hen zou werken. „Alle informatie die er nog niet in staat, kan ik programmatisch invoeren, waardoor ik minder moeite hoef te doen om de documentatie bij te werken.”

“Met ‘IT Glue ’ kan ik documentatie ook gemakkelijker met klanten delen, en het is voor al onze klanten gestandaardiseerd. Als ze iets moeten opzoeken, weten ze precies waar ze het kunnen vinden.”

TechSoft werd veel beter ontvangen in combinatie met IT Glue. Het team kwam bijeen voor een aantal ‘dinner and learns’ en nam, onder het genot van een stuk pizza, de software door. Ze bekeken de snelkoppelingen van IT Glue, hoe de software was ingedeeld en hoe deze aansluit op ConnectWise en vice versa, evenals hoe de automatisering werkt en hoe medewerkers zelf documenten kunnen aanmaken.

Vlak nadat TechSoft IT Glue had geïmplementeerd, verving een van de grotere klanten al zijn multifunctionele printers/scanners/kopieerapparaten. “Het was niet eenvoudig om de accountcodes in te stellen, dus heeft een van onze technici een handleiding opgesteld op IT Glue, de link met alle klanten gedeeld en zo het aantal helpdesktickets voor alleen al dat project met ongeveer 95% teruggedrongen.”

Om het wat makkelijker te maken, heeft TechSoft taken toegewezen om alles in kaart te brengen: „Zoals: deze week doe je 10 productsleutels, 3 servers, enzovoort. Het in kaart brengen van alle omgevingen is nog steeds een werk in uitvoering. We zitten waarschijnlijk op zo’n 90%. Maar de rest bestaat uit kleine, eenmalige processen, zoals het verwijderen van een gebruiker uit deze organisatie, en een heleboel handleidingen.”

De grootste hindernis om op directieniveau draagvlak te creëren, was de vraag: ‘Wat levert deze software ons op dat andere oplossingen niet bieden?’ Maar we zijn erin geslaagd om onze CEO binnen een paar weken te overtuigen van IT Glue , en het is voor hem een groot succes gebleken.

Benjamin Schneider