Hoe Waedt IT Services zijn bedrijfsvoering heeft getransformeerd met Kaseya

Hoogtepunten uit de casestudy

• De maandelijkse administratie voor de facturering is teruggebracht van 2–3 dagen naar slechts 2 uur dankzij PSA-integraties en automatisering via Autotask .
• Verkort de tijd die nodig is voor het installeren van patches op servers met wel 90%, waardoor een handmatig proces van 8 tot 10 uur voor 100 servers wordt teruggebracht tot slechts 1 tot 2 uur toezicht.
• In minder dan twee maanden tijd zijn meer dan 1.000 Microsoft 365-gebruikers gemigreerd naar Datto SaaS Protection , waardoor een verliesgevende dienst is omgevormd tot een bron van terugkerende inkomsten.
• Er werd een omzetgroei van 20–30% op jaarbasis gerealiseerd, terwijl de gemiddelde terugkerende omzet per gebruiker steeg van € 20–50 naar € 67–130.
• Biedt ondersteuning voor ongeveer 420 gebruikers per eerstelijnstechnicus, waardoor een aanzienlijke schaalvergroting mogelijk is zonder dat het personeelsbestand hoeft te worden uitgebreid.

Van een eenmans-IT-bedrijf tot een sterk geautomatiseerde MSP

Toen Martin Waedt in 2004 zijn bedrijf oprichtte, zag het eruit zoals bij veel succesvolle MSP’s in hun beginfase: één persoon die alles deed.

Een vriend vroeg hem om het uitbestede IT-beheer voor hun bedrijf over te nemen. Zijn nevenactiviteit groeide al snel uit tot Waedt IT Services, een aanbieder van „ managed services ”-diensten voor bedrijven in de regio München.

In de loop der tijd breidde het bedrijf zijn klantenbestand uit en ondersteunde het organisaties variërend van 10 tot meer dan 250 gebruikers, waarbij het een breed scala aan diensten leverde, variërend van eindgebruikersondersteuning tot cyberbeveiliging en compliance-diensten.

De groei bracht echter ook uitdagingen met zich mee.

Naarmate het bedrijf groeide, nam de administratieve werklast toe. De facturering werd steeds complexer. Het onderhoud van de servers nam avonden en weekenden in beslag. Monitoring en patchbeheer werden handmatig afgehandeld. Back-upprocessen vereisten voortdurend toezicht.

"In sommige situaties waren we behoorlijk overweldigd", zegt Waedt. "Vooral zaken als facturering en het installeren van patches waren volledig uit de hand gelopen."

Het bedrijf groeide, maar het bedrijfsmodel was niet schaalbaar.

Handmatig werk vervangen door automatisering

Destijds kostte alleen al de facturering enorm veel tijd.
Voor het opstellen van facturen moesten gegevens uit verschillende systemen worden verzameld, rapporten handmatig worden gegenereerd en informatie uit het hele bedrijf worden gebundeld.

"Het verzamelen van alle relevante informatie om een factuur op te stellen nam wel twee of drie dagen in beslag", zegt Waedt. "Er waren twee mensen bij betrokken. Het was vreselijk."

Hetzelfde gold voor het infrastructuurbeheer. Voor het installeren van patches op servers moesten technici handmatig verbinding maken met elke server, updates downloaden, patches installeren, de systemen opnieuw opstarten en controleren of de installaties waren gelukt.

Senior systeemingenieur Simon Jani herinnert zich het proces nog goed. „We hadden toen zo’n 100 servers en het kostte één technicus zo’n zes tot tien uur om alle patches handmatig te installeren,” zegt hij. „Het was een nachtmerrie.”

Het bedrijf besefte dat het, om verder te kunnen groeien, handmatige processen waar mogelijk moest afschaffen.

Die transformatie ging van start toen Waedt IT Services Datto SaaS Protection in gebruik nam, kort daarna gevolgd door Autotask PSA, Datto RMM, IT Glue, Datto BCDR, RocketCyber, SaaS Alerts en Kaseya 365.

Terugkijkend beschrijft Waedt deze beslissing als een van de beste zakelijke beslissingen die hij ooit heeft genomen.

 Het opzetten van een schaalbaar operationeel platform

De eerste doorbraak kwam met Datto SaaS Protection.

Voordat Waedt IT Services voor deze oplossing koos, had het bedrijf een eigen Microsoft 365-back-upplatform op Microsoft Azure opgezet. Hoewel het systeem weliswaar functioneerde, werd het steeds duurder en moeilijker te onderhouden naarmate het gebruik van Microsoft 365 toenam. Uiteindelijk bereikten ze een punt waarop de levering van back-updiensten meer kostte dan deze aan inkomsten opleverden.

Nadat ik Datto SaaS Protection had getest, veranderde alles.

De implementatie kostte slechts enkele minuten in plaats van uren, het beheer werd gecentraliseerd en de winstgevendheid verbeterde vrijwel onmiddellijk.

Binnen twee maanden heeft het bedrijf ongeveer 1.000 Microsoft 365-gebruikers gemigreerd naar Datto SaaS Protection.

“Plotseling verdienden we er geld mee”, zegt Waedt. “Het product waar we eerst niets aan verdienden, werd ineens onze melkkoe.”

Net zo belangrijk is dat het team elke dag één tot twee uur heeft teruggewonnen die voorheen werd besteed aan het beheer van back-upactiviteiten.

Het standaardiseren van de dienstverlening met Autotask en IT Glue

Na het succes van Datto SaaS Protection heeft Waedt IT Services zijn investering uitgebreid naar het bredere Kaseya-platform. Het bedrijf heeft Autotask PSA, Datto RMM en IT Glue geïmplementeerd, waarmee een reeks losstaande tools en handmatige processen is vervangen.

Het effect was onmiddellijk merkbaar.

Binnen twee maanden had het bedrijf de migratie naar het PSA-systeem v Autotask , volledig afgerond en was het begonnen met het automatiseren van werkprocessen in de hele organisatie.

"Onze professionaliteit is enorm gestegen", zegt Waedt. Processen waarvoor voorheen handmatige tussenkomst nodig was, werden geautomatiseerd. Monitoring, patchbeheer, software-implementatie, het aanmaken van tickets, facturering en het inwerken van nieuwe klanten werden allemaal gestandaardiseerd via workflows en integraties.

Misschien wel de grootste operationele verbetering kwam voort uit de facturering.

Onze factureringstijd is teruggebracht van twee dagen naar twee uur

Martin Waedt, eigenaar van Waedt IT Services

effect op de bedrijfsvoering. Het aanmelden van nieuwe klanten, wat vroeger maanden in beslag nam, kost nu slechts enkele dagen. Het uitvoeren van een back-up, wat vroeger uren duurde, kost nu ongeveer vijf minuten. Patchbeheer, waarvoor vroeger hele weekenden nodig waren, vereist nu slechts één tot twee uur toezicht. 

Dankzij al deze verbeteringen kon het bedrijf aanzienlijk opschalen zonder het personeelsbestand uit te breiden. Momenteel ondersteunt Waedt IT Services ongeveer 420 werkplekken per eerstelijnstechnicus en verwacht het bedrijf dat dit aantal uiteindelijk kan groeien tot 600 of 700. 

"Met hetzelfde aantal medewerkers kunnen we meer klanten bedienen", zegt Waedt. "Dat levert meer omzet en meer kansen op." 

Gepositioneerd voor verdere groei 

De transformatie heeft het bedrijf ingrijpend veranderd. 

• De omzet is jaar op jaar met ongeveer 20–30% gestegen. 

• De gemiddelde terugkerende omzet per gebruiker is meer dan verdubbeld. 

• De operationele efficiëntie is in alle afdelingen verbeterd. 

Het belangrijkste is dat het bedrijf nu grotere klanten, gereguleerde sectoren en steeds complexere beveiligingseisen kan ondersteunen zonder dat dit tot aanzienlijke extra operationele kosten leidt. 

"Er zijn geen beperkingen meer", zegt Waedt. "Het maakt niet uit of de klant 50, 500 of 5.000 werkplekken heeft." 

Voor Waedt is de les duidelijk. „Automatisering is essentieel, en integratie is essentieel. Je moet de handmatige taken afschaffen.” 

Door te standaardiseren op het Kaseya-platform en automatisering in alle bedrijfsactiviteiten te integreren, heeft Waedt IT Services een schaalbare basis voor groei gelegd. Een basis waarmee het bedrijf IT- en cyberbeveiligingsdiensten op bedrijfsniveau kan leveren en tegelijkertijd de flexibiliteit en reactiesnelheid kan behouden die klanten van een betrouwbare MSP verwachten. En dat alles tegen prijzen die voor het MKB betaalbaar zijn.