Jedes Unternehmen muss sich an die für seine Branche geltenden Normen und Vorschriften halten. Ein Verstoß gegen diese Vorschriften kann zu hohen Strafen oder im schlimmsten Fall zur Schließung des Unternehmens führen.
Die meisten Branchenvorschriften befassen sich mit der elektronischen Speicherung und Übertragung von Kundendaten. Mit dem Wachstum der Unternehmen wächst auch ihr Datenvolumen, was die ständige Bemühung um die Einhaltung der Vorschriften mit sich bringt.
Die Unternehmen müssen daher Berichte über die Einhaltung der Vorschriften erstellen, entweder als Teil einer von den Aufsichtsbehörden geforderten Prüfung oder für ihre eigenen Unterlagen, um keine Normen zu verletzen.
Was ist Compliance Reporting?
Compliance-Berichterstattung ist der Prozess der Vorlage von Informationen an Wirtschaftsprüfer, die belegen, dass Ihr Unternehmen alle Anforderungen erfüllt, die von der Regierung und der Aufsichtsbehörde gemäß einer bestimmten Norm festgelegt wurden. Die Erstellung dieser Berichte obliegt häufig der IT-Abteilung.
Compliance-Berichte enthalten in der Regel Informationen darüber, wie mit Kunden-/Unternehmensdaten umgegangen wird – wie sie kontrolliert oder geschützt, erhoben und gespeichert werden und wie sie intern und extern gesichert und verteilt werden.
Die Einhaltung von Vorschriften ist ein ständiger Prozess, und mit der Weiterentwicklung von Normen ändern sich auch die Anforderungen an die Berichterstattung. Viele Unternehmen nutzen Tools für die Compliance-Berichterstattung, die die erforderlichen Berichte erstellen, um die Anforderungen der verschiedenen Compliance-Stellen zu erfüllen, mit denen sie zu tun haben.
Warum ist Compliance Reporting wichtig?
Wie bereits erwähnt, ist die Berichterstattung über die Einhaltung von Vorschriften wichtig für Unternehmen, die regelmäßig mit der Erfassung und Speicherung personenbezogener und sensibler Daten zu tun haben. Da sich die rechtlichen Anforderungen ständig ändern, raten Branchenexperten dazu, die Einhaltung der Vorschriften in die Unternehmensstrategie und -prozesse zu integrieren. Darüber hinaus sollten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse mindestens einmal im Jahr überprüfen, um die Compliance-Risiken zu bewerten und mit den sich ändernden Gesetzen und Vorschriften Schritt zu halten.
Die Nichteinhaltung der Vorschriften führt nicht nur in einigen Fällen zu hohen Strafen, sondern kann auch den Ruf eines Unternehmens schädigen und zum Verlust von Kunden führen.
Für welche Branchen sind Compliance-Berichte erforderlich?
Einige Vorschriften und die Branchen, für die sie gelten, sind im Folgenden aufgeführt:
| Normen und Vorschriften | Industrie | Kurzbeschreibung der Verordnung |
|---|---|---|
| Gesetz über die Übertragbarkeit und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA) | Gesundheitswesen | Die HIPAA-Datenschutzbestimmungen legen nationale Standards zum Schutz von Krankenakten und anderen persönlichen Gesundheitsdaten fest. Sie gelten für Krankenversicherungen, Clearingstellen im Gesundheitswesen und Gesundheitsdienstleister, die bestimmte Transaktionen im Gesundheitswesen elektronisch abwickeln. Die HIPAA-Sicherheitsbestimmungen verlangen angemessene administrative, physische und technische Sicherheitsvorkehrungen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit elektronisch geschützter Gesundheitsdaten zu gewährleisten. |
| Datensicherheitsstandard der Zahlungskartenindustrie (PCI DSS) | Einzelhandel, Finanzinstitute, alle Unternehmen oder Organisationen, die Kreditkartendaten verarbeiten, speichern oder übermitteln | Die PCI-Datensicherheitsstandards legen die betrieblichen und technischen Anforderungen für Unternehmen fest, die Zahlungsvorgänge akzeptieren oder verarbeiten, sowie für Softwareentwickler und Hersteller von Anwendungen und Geräten, die bei diesen Vorgängen zum Einsatz kommen. |
| Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) | Jedes Unternehmen, das Kunden in der Europäischen Union (EU) hat | Das europäische Datenschutz- und Sicherheitsgesetz erlegt Organisationen unabhängig von ihrem Sitz Vorschriften auf, sofern sie Daten von Personen in der EU erfassen oder diese als Zielgruppe ansprechen. |
| Nationales Institut für Standards und Technologie (NIST) | Kommunikationstechnologie und Cybersicherheit | Das NIST Cybersecurity Framework integriert Industriestandards und Best Practices, um Unternehmen bei der Bewältigung ihrer Cybersicherheitsrisiken zu unterstützen. |
| Kalifornisches Verbraucherschutzgesetz (CCPA) | Jedes Unternehmen mit Kunden im Bundesstaat Kalifornien | Das kalifornische Gesetz zum Schutz der Privatsphäre von Verbrauchern von 2018 (CCPA ) gibt Verbrauchern mehr Kontrolle über die persönlichen Daten, die Unternehmen über sie sammeln. |
Was sind die Vorteile der automatisierten Compliance-Berichterstattung?
In kleinen und mittleren Unternehmen mit begrenztem IT-Personal und einer zunehmenden Zahl von Mitarbeitern, die per Fernzugriff arbeiten, kann die Einhaltung von Vorschriften mit manuellen Verfahren sehr schwierig sein. Es ist wahrscheinlicher, dass das Risiko eines Verstoßes gegen die Vorschriften aufgrund von menschlichem Versagen oder fehlerhaften Daten steigt.
Die Automatisierung der Compliance-Berichterstattung umfasst die automatische Datenerfassung und Berichterstellung, die den Anforderungen einer bestimmten Norm entsprechen. Sie standardisiert die Berichterstattungspraktiken für alle Abteilungen im Unternehmen und erhöht so die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz des Prozesses. Darüber hinaus liefert sie wertvolle Geschäftseinblicke durch regelmäßig erstellte Analysen.
Sie können Tools wie Kaseya Compliance Manager nutzen, eine Plattform zur Automatisierung der Compliance, die:
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- Bereitstellung von Sanierungsplänen und
- Erzeugt automatisch die erforderliche Dokumentation
Kaseya Compliance Manager hilft Ihnen dabei, die Einhaltung der Vorschriften gemäß HIPAA, DSGVO, NIST und Cyber-Haftpflichtversicherung sicherzustellen und nachzuweisen.
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