Was versteht man unter Compliance-Berichterstattung und welche Vorteile bietet sie?
Jedes Unternehmen muss die für seine Branche geltenden Standards und Vorschriften einhalten. Ein Verstoß gegen diese Vorschriften kann zu hohen Strafen oder im schlimmsten Fall zur Schließung des Unternehmens führen.
Die meisten Branchenvorschriften befassen sich mit der elektronischen Speicherung und Übermittlung von Kundendaten. Mit dem Wachstum von Unternehmen wächst auch deren Datenvolumen, was einen ständigen Aufwand zur Einhaltung der Vorschriften mit sich bringt.
Unternehmen müssen daher Compliance-Berichte erstellen – sei es im Rahmen einer von Aufsichtsbehörden angeforderten Prüfung oder zu eigenen Referenzzwecken –, um Verstöße gegen die Standards zu vermeiden.
Was ist Compliance-Berichterstattung?
Unter Compliance-Berichterstattung versteht man den Prozess, bei dem den Prüfern Informationen vorgelegt werden, aus denen hervorgeht, dass Ihr Unternehmen alle Anforderungen erfüllt, die von der Regierung und den Aufsichtsbehörden im Rahmen eines bestimmten Standards festgelegt wurden. Die Erstellung dieser Berichte fällt häufig in den Zuständigkeitsbereich der IT-Abteilung.
Compliance-Berichte enthalten in der Regel Informationen darüber, wie mit Kunden- bzw. Unternehmensdaten umgegangen wird – wie diese kontrolliert oder geschützt, erhoben und gespeichert werden und wie sie intern und extern gesichert und weitergegeben werden.
Compliance ist ein fortwährender Prozess, und mit der Weiterentwicklung der Standards ändern sich auch die Berichtspflichten. Viele Unternehmen nutzen Compliance-Berichtstools, die die erforderlichen Berichte erstellen, um die Anforderungen der verschiedenen Compliance-Stellen zu erfüllen, mit denen sie zu tun haben.
Warum ist die Compliance-Berichterstattung wichtig?
Wie bereits erwähnt, ist die Compliance-Berichterstattung für Unternehmen wichtig, die regelmäßig mit der Erhebung und Speicherung personenbezogener und sensibler Daten zu tun haben. Angesichts sich ständig ändernder gesetzlicher Anforderungen raten Branchenexperten dazu, Compliance in die Unternehmensstrategie und die Geschäftsprozesse zu integrieren. Darüber hinaus sollten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse mindestens einmal jährlich überprüfen, um Compliance-Risiken zu bewerten und mit den sich ändernden Gesetzen und Vorschriften Schritt zu halten.
Die Nichteinhaltung führt nicht nur in manchen Fällen zu hohen Strafen, sondern kann auch den Ruf eines Unternehmens schädigen und damit zum Verlust von Kunden führen.
In welchen Branchen ist die Erstellung von Compliance-Berichten vorgeschrieben?
Im Folgenden sind einige Vorschriften sowie die Branchen, für die sie gelten, aufgeführt:
| Normen und Vorschriften | Branche | Kurzbeschreibung der Verordnung |
|---|---|---|
| Gesetz über die Übertragbarkeit und Rechenschaftspflicht im Krankenversicherungswesen (HIPAA) | Gesundheitswesen | Die HIPAA-Datenschutzverordnung legt nationale Standards zum Schutz von Patientenakten und anderen personenbezogenen Gesundheitsdaten fest. Sie gilt für Krankenkassen, Clearingstellen im Gesundheitswesen sowie für diejenigen Gesundheitsdienstleister, die bestimmte Transaktionen im Gesundheitswesen elektronisch abwickeln. Die HIPAA-Sicherheitsverordnung schreibt angemessene administrative, physische und technische Sicherheitsmaßnahmen vor, um die Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit elektronisch geschützter Gesundheitsdaten zu gewährleisten. |
| Datensicherheitsstandard der Zahlungskartenbranche (PCI DSS) | Einzelhandel, Finanzinstitute sowie alle Unternehmen und Organisationen, die Kreditkartendaten verarbeiten, speichern oder übermitteln | Die PCI-Datensicherheitsstandards legen die betrieblichen und technischen Anforderungen für Unternehmen fest, die Zahlungsvorgänge entgegennehmen oder abwickeln, sowie für Softwareentwickler und Hersteller von Anwendungen und Geräten, die bei diesen Vorgängen zum Einsatz kommen. |
| Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) | Jedes Unternehmen, das Kunden in der Europäischen Union (EU) hat | Die europäischen Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften gelten für Organisationen unabhängig von ihrem Sitz, sofern sie Daten von Personen in der EU erheben oder an diese richten. |
| Nationales Institut für Standards und Technologie (NIST) | Kommunikationstechnik und Cybersicherheit | Das NIST-Rahmenwerk für Cybersicherheit vereint Branchenstandards und bewährte Verfahren, um Organisationen beim Management ihrer Cybersicherheitsrisiken zu unterstützen. |
| Kalifornisches Verbraucherdatenschutzgesetz (CCPA) | Jedes Unternehmen mit Kunden im Bundesstaat Kalifornien | Der California Consumer Privacy Act von 2018 (CCPA) gibt Verbrauchern mehr Kontrolle über die personenbezogenen Daten, die Unternehmen über sie erheben. |
Was sind die Vorteile einer automatisierten Compliance-Berichterstattung?
In kleinen und mittelständischen Unternehmen mit begrenztem IT-Personal und einer steigenden Zahl von Mitarbeitern, die im Homeoffice arbeiten, kann es sehr schwierig sein, die Einhaltung von Vorschriften mithilfe manueller Prozesse sicherzustellen. Dies erhöht eher das Risiko eines Verstoßes gegen Vorschriften aufgrund menschlicher Fehler oder fehlerhafter Daten.
Die Automatisierung der Compliance-Berichterstattung umfasst die automatisierte Datenerfassung und Berichterstellung unter Einhaltung der Anforderungen eines bestimmten Standards. Sie vereinheitlicht die Berichterstattungspraktiken für alle Abteilungen des Unternehmens und steigert dadurch die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz des Prozesses. Darüber hinaus liefert sie durch regelmäßig erstellte Analysen wertvolle geschäftliche Erkenntnisse.
Sie können Tools wie den Kaseya Compliance Manager nutzen, eine Plattform zur Automatisierung der Compliance, die:
- Optimiert die Datenerfassung
- Ermittelt Risiken und ordnet ihnen Prioritäten zu
- Stellt Sanierungspläne bereit und
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