IT-compliance verwijst naar een reeks wettelijke regels en voorschriften die bedrijven moeten volgen om de dreiging van een cyberaanval te minimaliseren en hun systemen en processen veilig te houden. Elke organisatie moet zich houden aan industrienormen en voorschriften die relevant zijn voor hun bedrijf.
Wat is IT-compliance?
Compliance richtlijnen beschrijven de normen voor het ontwerp van de IT-infrastructuur, het delen en opslaan van gegevens en digitale communicatie om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie of deze manipuleren. Regelgevende instanties leggen elke regel grondig uit, zodat bedrijven duidelijk weten wat ze moeten doen om compliant te blijven.
De nationale, federale en internationale regelgevende instanties ontwikkelen deze richtlijnen om ervoor te zorgen dat bedrijven de nodige IT-best practices volgen om de integriteit van gegevens en de security hun IT-infrastructuur te waarborgen. Het naleven van deze regels is verplicht en niet-naleving wordt beschouwd als een overtreding van de richtlijnen, wat hoge boetes en sancties met zich meebrengt.
In deze blog verkennen we het doel van IT-compliance, bespreken we verschillende compliancevoorschriften en -normen en begrijpen we de rol en verantwoordelijkheden van een IT-compliance manager.
Wat is het doel van IT-compliance?
Het doel van IT-compliance is het waarborgen security de veiligheid en security de digitale activa van een organisatie. De afgelopen jaren hebben overheden een streng standpunt ingenomen ten aanzien van IT-compliance als reactie op de toenemende cybercriminaliteit en bezorgdheid over security privacy. Als gevolg hiervan worden bedrijven gevraagd om zich elke dag aan steeds meer compliancevoorschriften te houden om bedreigingen op afstand te houden. Volgens het wereldwijde risico- en nalevingsrapport 2021 van Refinitiv zei 64% van de respondenten dat ze zich meer zullen richten op het naleven van regelgeving dan op het proactief voorkomen van problemen.
Opmerking: De toenemende vraag naar compliance-diensten biedt MSP's nieuwe zakelijke kansen. Volgens de MSP Survey 2022 van Kaseya biedt bijna 75% van de respondenten momenteel compliance-diensten aan klanten aan of is van plan dit te gaan doen.
Het naleven van deze regelgeving doet veel meer voor een bedrijf dan alleen bescherming bieden tegen hoge boetes en overtredingen. Bedrijven zijn verplicht om te investeren in een solide security , waardoor het risico op cyberaanvallen en inbreuken automatisch wordt geminimaliseerd. Tegenwoordig doen veel klanten en afnemers alleen zaken met bedrijven die zich strikt houden aan de nalevingsvereisten voor hun branche. Door te voldoen aan de regelgeving kunt u het vertrouwen van uw klanten winnen en meer omzet genereren.
Wat is een nalevingsnorm?
Het is niet zo eenvoudig als het lijkt om te blijven voldoen aan de regelgeving. Om binnen de richtlijnen te blijven, moet je je systemen en processen regelmatig testen. Compliance standaarden zijn een set van best practices waaraan bedrijven kunnen toetsen of hun IT-raamwerk al dan niet voldoet aan de compliancevereisten. Compliance standaarden schetsen zowel best practices als suggesties om veelvoorkomende problemen aan te pakken om je bedrijf meer compliant te maken.
Compliance is een continu proces, d.w.z. u moet elke keer dat u uw IT-infrastructuur upgradet een compliance check uitvoeren. Zo blijft u aan de goede kant van zowel de wet als uw klanten en bent u veilig voor mogelijk verwoestende cyberaanvallen.
IT-nalevingsstandaarden en voorschriften
De compliancerichtlijnen zijn niet van toepassing op je bedrijf als geheel. In plaats daarvan zijn ze van toepassing op specifieke aspecten van je bedrijf. Je bent ook niet onderworpen aan alle compliancevoorschriften van een land of regio.
Er zijn verschillende compliancevereisten, elk gericht op verschillende doelstellingen. HIPAA- en PCI-DSS-compliancevoorschriften zijn specifiek voor bedrijven in de gezondheidszorg en de financiële sector en zijn bedoeld om de persoonlijke gegevens van hun klanten te beschermen. Andere, zoals SOC2, zijn van toepassing op cloudproviders die kritieke gegevens van andere organisaties hosten. Dan is er nog een regiospecifieke regelgeving zoals GDPR die van toepassing is op alle bedrijven die zaken doen in of omgaan met de gegevens van klanten in de Europese Unie (EU).
Laten we eens kijken naar een aantal veelvoorkomende IT compliance standaarden en voorschriften.
GDPR (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
De General Data Protection Regulation (GDPR) is een nalevingsnorm van de Europese Unie (EU) die bedrijven verplicht om de persoonlijke gegevens en privacy van EU-burgers te beschermen voor alle transacties die binnen de EU-lidstaten worden uitgevoerd. Het is bedoeld om de gegevensbescherming voor alle personen die binnen de EU verblijven te versterken en te harmoniseren en om de export van persoonlijke gegevens naar landen buiten de EU te controleren. Er zijn twee niveaus van sancties voor niet-naleving van de GDPR, waarbij het hoogste niveau boetes kent tot 20 miljoen euro of 4% van de jaaromzet van het voorgaande jaar, afhankelijk van welk bedrag hoger is.
HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)
De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) is een Amerikaanse nalevingsnorm die is ontworpen om gevoelige patiëntgegevens te beschermen. Alle organisaties die met beschermde gezondheidsinformatie (PHI) werken, zijn verplicht om proces-, netwerk- en fysieke security te handhaven en na te leven om aan de HIPAA te voldoen. De boetes voor overtredingen van de HIPAA kunnen aanzienlijk zijn. De civielrechtelijke boetes voor overtredingen van de HIPAA beginnen bij $ 100 en lopen op tot $ 25.000 voor meerdere overtredingen. De minimumboete voor opzettelijke overtredingen is $ 50.000 en de maximale strafrechtelijke boete voor een HIPAA-overtreding door een individu is $ 250.000. Dat is nog niet alles. Een overtreding van HIPAA kan ook leiden tot gevangenisstraffen van maximaal 1, 5 of 10 jaar. De maximale boete is $ 1,5 miljoen.
PCI DSS ( Security voor de betaalkaartindustrie)
Security Payment Card Industry Data Security , beter bekend als PCI DSS, is een regelgevend kader dat is ontworpen om de persoonlijke betalingsgegevens van klanten te beschermen wanneer deze worden verwerkt, verzonden of opgeslagen door bedrijven waarmee zij transacties uitvoeren. Alle handelaren die betaalkaarten accepteren, zijn verplicht om te voldoen aan PCI DSS. Boetes voor het overtreden van deze regelgeving kunnen oplopen tot $ 500.000 per incident voor security .
SOX (Sarbanes-Oxley-wet)
De Sarbanes-Oxley Act van 2002 werd ontwikkeld om investeerders te beschermen tegen frauduleuze financiële verslaglegging door beursgenoteerde bedrijven. Het begin van de jaren 2000 was gevuld met schandalen over dergelijke zaken. Onder deze wet zijn Amerikaanse beursgenoteerde bedrijven en accountantskantoren verplicht om hun financiële administratie op een ethische en correcte manier bij te houden. Verschillende bepalingen van de wet zijn ook van toepassing op particuliere bedrijven.
FISMA (Federale wet Security informatiebeveiligingsbeheer)
FISMA is een Amerikaanse federale wet die in 2002 is aangenomen. Deze wet verplicht overheidsinstanties, inclusief hun contractanten, om een security te implementeren om gevoelige overheidsinformatie te beschermen. Deze regelgeving vereist dat alle federale instanties en hun gelieerde ondernemingen voldoen aan security en -richtlijnen, evenals aan verplichte NIST-normen.
CMMC (Cybersecurity Maturity Model Certificering)
CMMC 2.0 is een uitgebreid raamwerk dat door het Amerikaanse ministerie van Defensie (DoD) wordt ontwikkeld om de defensie-industrie te beschermen tegen steeds frequentere en complexere cyberaanvallen. In november 2021 heeft CMMC 2.0 CMMC 1.0 vervangen, met als belangrijkste doel het beschermen van nationale security . Het raamwerk omvat veel bewegende delen die nog niet definitief zijn vastgesteld.
NIST CSF (Cybersecurity Framework van het Nationaal Instituut voor Normen en Technologie)
Het NIST Cybersecurity Framework is een vrijwillig raamwerk dat bestaat uit normen, richtlijnen en best practices, uitgegeven door het Amerikaanse ministerie van Handel. Het is een samenwerkingsverband tussen de publieke en private sector en de academische wereld. Het was oorspronkelijk bedoeld om de cyberbeveiliging voor kritieke infrastructuursectoren in de Verenigde Staten te verbeteren. Tot deze sleutelsectoren behoorden financiën, energie, gezondheidszorg en defensie. Het was ook bedoeld voor gebruik door federale agentschappen en staats- en lokale overheden.
SOC-rapporten (systeem- en organisatiecontroles)
Ondanks het nemen van de nodige voorzorgsmaatregelen zijn veel bedrijven het slachtoffer geworden van cyberaanvallen als gevolg van slechte cyberbeveiliging bij hun leveranciers of andere company de toeleveringsketen. Om te voorkomen dat ze gehackt of geschonden worden, werken klanten liever samen met bedrijven die voldoen aan alle noodzakelijke security en hiervan het bewijs kunnen leveren. Een SOC-rapport dient als bewijs van de betrouwbaarheid company. SOC-onderzoeken en -rapporten worden opgesteld door onafhankelijke gecertificeerde accountants (service auditors) volgens de attestatiestandaarden van het American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Omdat SOC-rapporten worden opgesteld door externe auditors, bouwen ze geloofwaardigheid en betrouwbaarheid op in de organisatie. Er zijn vier soorten SOC-rapporten: SOC 1, SOC 2, SOC 3 en SOC voor cyberbeveiliging.
Wat is een IT-compliance audit?
IT-compliancevoorschriften worden gehandhaafd om ervoor te zorgen dat bedrijven eerlijke en ethische zakelijke praktijken volgen die geen afbreuk doen aan de rechten van werknemers, klanten en het voortbestaan van het company . Het handhaven van compliance alleen is echter niet voldoende. De regelgevende instanties moeten periodiek controleren of de bedrijven zich aan de regels en voorschriften houden. Zonder controles zouden bedrijven de richtlijnen kunnen negeren om hun winst te maximaliseren.
Laten we de creditcardindustrie als voorbeeld nemen. Klanten lopen het risico hun financiële en persoonlijke informatie te verliezen als creditcardhandelaren zich niet houden aan de verplichte voorschriften voor cyberbeveiliging.
Compliance-audits worden gebruikt om te bepalen of compliancecodes, richtlijnen en controles worden nageleefd. Regelgevende instanties verplichten bedrijven om regelmatig compliance-audits uit te voeren en de bevindingen te rapporteren. Bedrijven moeten ook compliance-audits uitvoeren wanneer ze ingrijpende wijzigingen aanbrengen in hun IT-infrastructuur of -beleid. Regelgevende instanties kunnen ook een audit laten uitvoeren om te bepalen of een company .
Een regelgevende instantie kan nalevingsauditors naar het company sturen company het company verzoeken om externe nalevingsauditors company om een nalevingsaudit uit te voeren.
Opmerking: In tegenstelling tot interne audits, die een company om naleving van zijn interne regels en beleidslijnen te waarborgen, worden IT-compliance-audits uitgevoerd door externe partijen om de juistheid ervan te bepalen. Bedrijven moeten vóór de definitieve audit een interne IT-compliance-audit uitvoeren om te controleren of alles in orde is.
Auditors beginnen met het bepalen van de reikwijdte van de audit. De audits kunnen telefonisch worden afgerond door de betrokken personen een reeks vragen te stellen. Meestal werken auditors vanuit het kantoor van het bedrijf dat wordt gecontroleerd en inspecteren ze de infrastructuur en de werkomgeving als onderdeel van het proces.
Na de audit stelt de auditor een rapport op en legt dit voor aan het management en de regelgevende instantie. In het rapport wordt aangegeven welke controles zijn geslaagd, welke zijn mislukt en waar het company verbeteringen company aanbrengen. Ook worden in het rapport de passende maatregelen beschreven om aan de voorschriften te voldoen. Na een audit krijgen bedrijven doorgaans 120 dagen de tijd om corrigerende maatregelen te nemen. Er kan een boete worden opgelegd als er sprake is van ernstige en opzettelijke tekortkomingen in de naleving, of als de corrigerende maatregelen niet binnen de termijn van 120 dagen worden uitgevoerd.
Wie is verantwoordelijk voor IT-compliance?
De meeste bedrijven hebben een compliance manager die toezicht houdt op de compliance activiteiten. Kleinere bedrijven kunnen goed functioneren met slechts één compliance manager, terwijl grotere organisaties er één hebben voor elke afdeling met een aantal compliance officers die aan hen rapporteren. Nu de overheid nog strenger toeziet op de implementatie van compliance, hebben veel bedrijven ook de functie van chief compliance officer gecreëerd om een waterdichte handhaving te garanderen. Volgens het Thomson Reuters Fintech, Regtech and the Role of Compliance Report 2021 heeft 15% van de respondenten geïnvesteerd in specialistische vaardigheden voor de risico- en compliancefunctie, terwijl 24% dat nog niet heeft gedaan maar weet dat het nodig is.
De regelgevende instanties dringen er ook bij de raden van bestuur op aan om een actieve rol te spelen in compliance en hen verantwoordelijk te stellen wanneer er zich ongelukken voordoen. Het doel is om leiderschap aan te moedigen om deel te nemen aan compliance-activiteiten.
Een compliance manager is niet de enige persoon die verantwoordelijk is voor het toezicht op de naleving van compliance regels. Wat IT-compliance betreft, is het ook de verantwoordelijkheid van het hele IT-team om ervoor te zorgen dat alle beleidsregels en voorschriften volledig worden nageleefd. Elke company die een overtreding opmerkt, al dan niet opzettelijk, moet dit melden aan de juiste commissie of onder de aandacht brengen van de betrokken personen.
Wat doet een IT compliance manager?
De rol van een compliance manager is vergelijkbaar met die van een externe compliance auditor. Hun belangrijkste rol is het uitvoeren van regelmatige interne audits om ervoor te zorgen dat het bedrijf en de betrokken afdelingen voldoen aan de gestelde regels en voorschriften. Daarnaast houden ze rapporten bij over compliance, zodat ze beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.
Compliance managers werken ook samen met externe compliance auditors en voorzien hen van de documenten en informatie die ze nodig hebben om hun werk te voltooien. Naast deze operationele taken zijn IT-compliance managers ook verantwoordelijk voor het ontwikkelen van strategieën die IT-compliance garanderen. In een notendop is het de rol van een IT-compliance manager om de uitdagingen die leiden tot niet-compliance te identificeren en tot een minimum te beperken.
Hieronder volgen de rollen en verantwoordelijkheden van een compliance manager:
- Zorgen voor conformiteit met richtlijnen voor naleving
- Opstellen van nalevingsdocumentatie
- Een zelfaudit en rapportageschema opstellen
- Beheer van audit- en compliancevereisten voor verschillende afdelingen
- Strategieën ontwikkelen om niet-naleving van de richtlijnen te voorkomen
- Coördineren en strategieën opstellen met alle medewerkers die direct invloed hebben op de nalevingsregels
- Problemen met naleving oplossen
- Voorzie leiderschap, management en de raad van bestuur van tijdige en uitgebreide rapporten
- Regelgevende rapporten en ander papierwerk invullen
- Implementeren van nieuw of bijgewerkt beleid en richtlijnen, indien nodig en verzorgen van training
Wat is IT-compliance software?
Compliance is geen gemakkelijk proces voor bedrijven. De steeds veranderende regels en de angst voor boetes maken het moeilijker te managen dan het lijkt. Het is een langetermijnproject dat coördinatie vereist tussen meerdere teams en werknemers. Er zullen mislukkingen en verwarring optreden als er geen gestroomlijnd proces is.
IT-compliance software vereenvoudigt het proces en zorgt ervoor dat alle belanghebbenden toegang hebben tot alle relevante gegevens en informatie wanneer ze die nodig hebben. Veel tools users functies en sjablonen om rapporten te maken en mogelijkheden om deze te delen met de betrokken autoriteiten. Bovendien helpt de tool om uitdagende gebieden in een vroeg stadium te identificeren, zodat belanghebbenden weloverwogen beslissingen kunnen nemen en corrigerende maatregelen kunnen nemen.
Dit zijn enkele van de voordelen van een investering in IT-compliance software:
Efficiënt compliance management: Documentatie is een integraal onderdeel van compliancewerkzaamheden. IT-complianceoplossingen voorkomen het ontstaan van dubbele documenten die de workflow kunnen verstoren, waardoor operationele efficiëntie mogelijk wordt en complianceprocessen worden gestroomlijnd.
Kostenbeheer: Het beheren van compliance zonder een compliance management in uw tech stack kan tijdrovend en inefficiënt zijn. U heeft meer mensen nodig om de taak uit te voeren, en het is niet de meest efficiënte methode. Met een compliance manager-oplossing in uw tech stack kunt u alles efficiënter beheren zonder extra personeel aan te nemen.
Stroomlijn het proces: Met IT-compliance tools kun je een aantal kleinere dagelijkse taken automatiseren die veel tijd kosten. Bovendien fungeert de tool als een centrale hub voor het organiseren van werk en het opslaan van documenten, wat helpt bij het elimineren van informatiesilo's die compliance in de weg staan.
Zorg voor naleving: De belangrijkste stap die u kunt nemen om volledige naleving van alle regelgeving te garanderen, is investeren in een IT-compliance-tool. Op basis van het beleid en de regels die op u van toepassing zijn, kunt u een compliance management ontwikkelen. Bovendien stuurt de tool u meldingen en waarschuwingen wanneer een bepaald gebied moet worden gecorrigeerd of verbeterd.
IT-compliance en Compliance-as-a-Service met Kaseya
De Compliance Manager-oplossing van Kaseya biedt een groot aantal handige functies en mogelijkheden, zoals geautomatiseerde beoordelingen, risicogebaseerde bemiddeling en gedetailleerde rapporten van compliance-gerelateerde activiteiten.
Het combineert een wizardgestuurde workflow-engine, automatische detectie van netwerk- en computergegevens, een webgebaseerd beheerportaal en ingebouwde generatie van nalevingsdocumenten om u te helpen bij het handhaven en aantonen van naleving. Als u een MSP bent, kunt u de tool gebruiken om Compliance-as-a-Service aan uw klanten aan te bieden en een nieuwe inkomstenstroom aan te boren.
Compliance Manager is ontworpen om te voldoen aan uw groeiende behoeften op het gebied van compliance en helpt u om zelfs de meest complexe richtlijnen en voorschriften na te leven. Klik hier voor een gratis demo van Compliance Manager voor meer informatie.
