Toda organização deve aderir aos padrões e às normas do setor relevantes para o seu setor. A violação dessas normas pode resultar em penalidades pesadas ou, na pior das hipóteses, no fechamento da empresa.
A maioria das normas do setor trata do armazenamento eletrônico e da transferência de dados de clientes. À medida que as organizações crescem, cresce também o volume de dados, o que traz consigo o esforço constante para cumprir as normas.
As empresas, portanto, precisam criar relatórios de conformidade, seja como parte de uma auditoria solicitada por agências reguladoras ou para sua própria referência, de modo a não violar as normas.
O que são relatórios de conformidade?
A elaboração de relatórios de conformidade é o processo de apresentar aos auditores informações que comprovem que sua empresa está cumprindo todos os requisitos estabelecidos pelo governo e pelas agências reguladoras de acordo com uma determinada norma. Geralmente, cabe ao departamento de TI elaborar esses relatórios.
Os relatórios de conformidade geralmente incluem informações sobre como os dados de clientes/empresas são tratados – como são controlados ou protegidos, obtidos e armazenados, e como são protegidos e distribuídos interna e externamente.
A conformidade é uma jornada sem fim e, à medida que os padrões evoluem, o mesmo acontece com os requisitos de relatórios. Muitas empresas usam ferramentas de relatórios de conformidade que geram os relatórios necessários para atender aos requisitos de vários órgãos de conformidade com os quais lidam.
Por que os relatórios de conformidade são importantes?
Conforme mencionado anteriormente, os relatórios de conformidade são importantes para as empresas que lidam regularmente com a coleta e o armazenamento de dados pessoais e confidenciais de pessoas. Como as exigências regulatórias mudam constantemente, os especialistas do setor recomendam que a conformidade seja integrada à estratégia e aos processos de negócios. Além disso, as empresas devem revisar seus processos de negócios para avaliar os riscos de conformidade pelo menos uma vez por ano e acompanhar as mudanças nas leis e nos regulamentos.
O não cumprimento não apenas leva a penalidades pesadas em alguns casos, mas também pode prejudicar a reputação de uma empresa, levando à perda de clientes.
Quais setores exigem relatórios de conformidade?
Alguns regulamentos e os setores aos quais eles se aplicam são os seguintes:
| Padrões e regulamentos | Setor | Breve descrição do regulamento |
|---|---|---|
| Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) | Assistência médica | A Regra de Privacidade da HIPAA estabelece normas nacionais para proteger os prontuários médicos e outras informações pessoais de saúde dos indivíduos. Ela se aplica a planos de saúde, centrais de processamento de dados de saúde e aos prestadores de serviços de saúde que realizam determinadas transações de saúde por meio eletrônico. A Regra de Segurança da HIPAA exige medidas de proteção administrativas, físicas e técnicas adequadas para garantir a confidencialidade, a integridade e a segurança das informações de saúde protegidas eletronicamente. |
| Padrão de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI DSS) | Varejo, instituições financeiras, qualquer empresa ou organização que processe, armazene ou transmita informações de cartão de crédito | As Normas de Segurança de Dados do PCI estabelecem os requisitos operacionais e técnicos para organizações que aceitam ou processam transações de pagamento, bem como para desenvolvedores de software e fabricantes de aplicativos e dispositivos utilizados nessas transações. |
| Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) | Qualquer empresa que tenha clientes na União Europeia (UE) | A legislação europeia sobre privacidade e segurança de dados impõe regulamentações às organizações, independentemente de onde estejam sediadas, desde que tenham como alvo ou coletem dados relacionados a pessoas na UE. |
| Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia (NIST) | Tecnologia de comunicações e segurança cibernética | A Estrutura de Segurança Cibernética do NIST integra padrões do setor e práticas recomendadas para ajudar as organizações a gerenciar seus riscos de segurança cibernética. |
| Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA) | Qualquer empresa com clientes no estado da Califórnia | A Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia de 2018 (CCPA) oferece aos consumidores mais controle sobre as informações pessoais que as empresas coletam sobre eles. |
Quais são os benefícios dos relatórios de conformidade automatizados?
Em empresas de pequeno e médio porte com equipe de TI limitada e um número crescente de funcionários trabalhando remotamente, manter a conformidade usando processos manuais pode ser muito difícil. É mais provável que aumente o risco de uma violação da regulamentação devido a erro humano ou dados incorretos.
A automação dos relatórios de conformidade envolve a coleta automatizada de dados e a geração de relatórios que atendem aos requisitos de um determinado padrão. Ela padroniza as práticas de geração de relatórios a serem seguidas por todos os departamentos da organização, aumentando, assim, a velocidade, a precisão e a eficiência do processo. Além disso, também fornece insights comerciais valiosos com análises geradas regularmente.
Você pode utilizar ferramentas como o Kaseya Compliance Manager, uma plataforma de automação de conformidade que:
- Agiliza a coleta de dados
- Identifica e prioriza os riscos
- Fornece planos de remediação e
- Gera automaticamente a documentação necessária
O Kaseya Compliance Manager ajuda você a manter e comprovar a conformidade com as normas HIPAA, GDPR, NIST e com os requisitos do seguro de responsabilidade cibernética.
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