O que é relatório de conformidade e quais são seus benefícios?
Toda organização deve cumprir as normas e regulamentações pertinentes ao seu setor. A violação dessas regulamentações pode resultar em pesadas penalidades ou, na pior das hipóteses, no fechamento da empresa.
A maioria das regulamentações do setor trata do armazenamento e da transferência eletrônica de dados de clientes. À medida que as organizações crescem, o volume de dados também aumenta, o que implica um esforço constante para cumprir as regulamentações.
As empresas, portanto, precisam elaborar relatórios de conformidade, seja como parte de uma auditoria solicitada por órgãos reguladores, seja para sua própria referência, a fim de não violarem as normas.
O que é relatório de conformidade?
A elaboração de relatórios de conformidade é o processo de apresentar aos auditores informações que comprovem que sua empresa está cumprindo todos os requisitos estabelecidos pelo governo e pela agência reguladora de acordo com uma norma específica. Geralmente, cabe ao departamento de TI elaborar esses relatórios.
Os relatórios de conformidade geralmente incluem informações sobre como os dados dos clientes/da empresa são tratados — como são controlados ou protegidos, obtidos e armazenados, e como são protegidos e distribuídos interna e externamente.
A conformidade é uma jornada sem fim e, à medida que as normas evoluem, o mesmo ocorre com os requisitos de prestação de contas. Muitas empresas utilizam ferramentas de relatórios de conformidade que geram os relatórios necessários para atender aos requisitos dos diversos órgãos de conformidade com os quais lidam.
Por que os relatórios de conformidade são importantes?
Conforme mencionado anteriormente, os relatórios de conformidade são importantes para empresas que lidam regularmente com a coleta e o armazenamento de dados pessoais e confidenciais de pessoas. Com as exigências regulatórias em constante mudança, especialistas do setor recomendam que a conformidade seja integrada à estratégia e aos processos empresariais. Além disso, as empresas devem revisar seus processos de negócios para avaliar os riscos de conformidade pelo menos uma vez por ano e manter-se atualizadas em relação às mudanças nas leis e regulamentações.
O descumprimento não só acarreta multas pesadas em alguns casos, como também pode prejudicar a reputação de uma empresa, levando à perda de clientes.
Quais setores exigem relatórios de conformidade?
Algumas regulamentações e os setores aos quais se aplicam são os seguintes:
| Normas e regulamentos | Setor | Breve descrição do regulamento |
|---|---|---|
| Lei de Portabilidade e Responsabilidade em Seguros de Saúde (HIPAA) | Saúde | A Regra de Privacidade da HIPAA estabelece normas nacionais para proteger os prontuários médicos dos indivíduos e outras informações pessoais de saúde. Ela se aplica a planos de saúde, centrais de processamento de dados de saúde e aos prestadores de serviços de saúde que realizam determinadas transações na área da saúde por meio eletrônico. A Regra de Segurança da HIPAA exige medidas de proteção administrativas, físicas e técnicas adequadas para garantir a confidencialidade, a integridade e a segurança das informações de saúde protegidas eletronicamente. |
| Padrão de Segurança de Dados do Setor de Cartões de Pagamento (PCI DSS) | Varejo, instituições financeiras, qualquer empresa ou organização que processe, armazene ou transmita informações de cartão de crédito | As Normas de Segurança de Dados do PCI estabelecem os requisitos operacionais e técnicos para organizações que aceitam ou processam transações de pagamento, bem como para desenvolvedores de software e fabricantes de aplicativos e dispositivos utilizados nessas transações. |
| Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) | Qualquer empresa que tenha clientes na União Europeia (UE) | A legislação europeia sobre privacidade e segurança de dados impõe regulamentações às organizações, independentemente de onde estejam sediadas, desde que tenham como alvo ou coletem dados relacionados a pessoas na UE. |
| Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia (NIST) | Tecnologia das comunicações e segurança cibernética | A Estrutura de Cibersegurança do NIST integra padrões do setor e melhores práticas para ajudar as organizações a gerenciar seus riscos de cibersegurança. |
| Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA) | Qualquer empresa com clientes no estado da Califórnia | A Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia de 2018 (CCPA) concede aos consumidores maior controle sobre as informações pessoais que as empresas coletam sobre eles. |
Quais são os benefícios dos relatórios automatizados de conformidade?
Em pequenas e médias empresas com equipe de TI limitada e um número crescente de funcionários trabalhando remotamente, manter a conformidade por meio de processos manuais pode ser muito difícil. É mais provável que isso aumente o risco de violação de regulamentações devido a erros humanos ou dados incorretos.
A automação dos relatórios de conformidade envolve a coleta automatizada de dados e a geração de relatórios que atendam aos requisitos de uma determinada norma. Ela padroniza as práticas de elaboração de relatórios a serem seguidas por todos os departamentos da organização, aumentando assim a rapidez, a precisão e a eficiência do processo. Além disso, também fornece insights valiosos sobre os negócios por meio de análises geradas regularmente.
Você pode utilizar ferramentas como o Kaseya Compliance Manager, uma plataforma de automação de conformidade que:
- Otimiza a coleta de dados
- Identifica e prioriza riscos
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- Gera automaticamente a documentação necessária
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