IT-Budgetplanung: Tipps und bewährte Verfahren für IT-Fachleute
Was versteht man unter IT-Budgetierung?
Die IT-Budgetierung ist der Prozess der Zuweisung von Mitteln für die IT-Systeme und -Dienstleistungen einer Organisation. Sie umfasst die Budgetierung aller Technologien und Projekte in allen Abteilungen der Organisation. Dazu gehören sowohl einmalige Ausgaben, beispielsweise für bestimmte IT-Initiativen oder -Projekte, als auch wiederkehrende Ausgaben im Zusammenhang mit der Personalbesetzung und der Wartung der IT-Infrastruktur.
Warum ist die IT-Budgetierung wichtig?
Als wesentlicher Bestandteil der Finanzplanung Ihres Unternehmens ist die IT-Budgetierung unerlässlich, um Ihre IT-Ausgaben zu verfolgen und zu steuern sowie Strategien zur Optimierung und Kosteneinsparung zu entwickeln, wo immer dies möglich ist. Sie bildet das Rückgrat für mehrere wichtige Unternehmensinitiativen und hilft dabei, die für die Geschäftspläne des gesamten Jahres erforderlichen Ressourcen zuzuweisen.
Die IT-Budgetierung trägt dazu bei, die für den Betrieb Ihrer Abteilung erforderlichen Mittel bereitzustellen. Sie hilft dabei, IT-Initiativen zu identifizieren und umzusetzen, die für Ihre Abteilung von entscheidender Bedeutung sind. Die IT-Budgetierung kann als Investition in IT-Ressourcen betrachtet werden, die nicht nur zur Steigerung der betrieblichen Effizienz beiträgt, sondern langfristig auch Wachstum und Gewinne fördert.
Eine IT-Budgetplanung kann die Produktivität Ihres Unternehmens steigern und dafür sorgen, dass Sie gewinnbringende Geschäftsentscheidungen treffen. Sie kann Ihnen dabei helfen, sich auf die Modernisierung Ihrer Technologie zu konzentrieren und mehr Kunden zu gewinnen. Oft wird angenommen, dass eine IT-Budgetplanung nur erforderlich ist, um einen Überblick über die Kosten für die Anschaffung neuer Technologien oder Geräte zu erhalten und zu klären, wie die Zahlungen getätigt werden sollen. Das mag zwar bis zu einem gewissen Grad zutreffen, doch eine IT-Budgetplanung trägt auch dazu bei, dass Sie Ihre Ressourcen optimal und effizient nutzen.
Die Planung regelmäßiger Wartungs- und Reparaturarbeiten trägt zudem dazu bei, kostspielige Störungen und Ausfälle zu einem späteren Zeitpunkt zu vermeiden. Dies sorgt nicht nur dafür, dass Ihre Anlagen reibungslos weiterlaufen, sondern minimiert auch Ausfallzeiten und Betriebsunterbrechungen.
Wie oft sollte die IT-Budgetierung stattfinden?
In der Regel legen die meisten Unternehmen ihr IT-Budget zu Beginn des Geschäftsjahres fest und überprüfen es einmal jährlich. Unternehmer sollten sich jedoch die Zeit nehmen, ihr IT-Budget im Laufe des Jahres in regelmäßigen Abständen zu überprüfen.
Die Einführung regelmäßigerer Überprüfungen des IT-Budgets kann Unternehmen dabei helfen, Problembereiche oder unerwartete Ausgaben frühzeitig zu erkennen und sicherzustellen, dass sie jederzeit über ausreichend Kapital verfügen, um ihren individuellen Anforderungen gerecht zu werden.
Wie hoch ist ein typisches IT-Budget?
Die meisten Unternehmen ermitteln ihre IT-Ausgabenhöhe, indem sie die IT-Ausgaben als Prozentsatz ihres Umsatzes als Schlüsselkennzahl heranziehen. Die IT-Ausgabenhöhe wird berechnet, indem die operativen IT-Ausgaben des Unternehmens (einschließlich Abschreibungen) durch den Gesamtumsatz geteilt werden. Diese Kennzahl variiert jedoch stark in Abhängigkeit von verschiedenen Faktoren wie Region, Unternehmensgröße und Branche.
Eine Studie von Ailean Inc. ergab, dass kleine und mittlere Unternehmen zwar rund 6,9 % ihres Umsatzes für IT ausgeben, mittelständische Unternehmen jedoch nur rund 4,1 %. Darüber hinaus geht aus dem „IT Operations Survey Report 2021“ von Kaseya hervor, dass 38 % der Befragten ihre IT-Budgets im Jahr 2021 aufgestockt haben.
Wer hat die Kontrolle über die IT-Budgets?
Der Chief Information Officer (CIO) ist in der Regel für die Erstellung des IT-Budgets eines Unternehmens verantwortlich. Der CIO ist jedoch nicht die einzige Person, die für die Ausarbeitung und Genehmigung des gesamten IT-Budgetpakets zuständig ist. Der CIO arbeitet in der Regel mit IT-Lenkungsausschüssen der Geschäftsleitung, IT-Führungskräften, Direktoren und anderen Führungskräften auf C-Level zusammen, wie beispielsweise dem Chief Analytics Officer, dem Chief Data Officer und dem Chief Digital Officer, um die verschiedenen Aspekte des zentralisierten IT-Budgets zu analysieren und darüber zu entscheiden.
Was ist im IT-Budget enthalten?
Ein IT-Budget wird in der Regel in drei Ausgabenkategorien unterteilt:
IT-Mitarbeiter
Die erste Kategorie von Ausgaben, die in einem IT-Budget berücksichtigt wird, sind die IT-Personalkosten bzw. die Vergütungskosten für IT-Fachkräfte; dazu gehören auch die Kosten für externe Berater, die von der IT-Abteilung projektbezogen hinzugezogen werden.
IT-Infrastrukturkosten
Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Aufbau und der Wartung unternehmensweiter Systeme und Netzwerke werden als IT-Infrastrukturaufwendungen klassifiziert. Dazu gehören:
- Hardware – Vom Unternehmen bereitgestellte Mobilgeräte, Laptops und Netzwerkgeräte wie Router und Server
- Software – Tools zur Abwicklung des täglichen Geschäftsbetriebs, wie beispielsweise CRM-Software und Sicherheitssoftware wie AV/AM
- Dienstleistungen – Server-Hosting, Implementierung von Diensten wie Microsoft 365, Netzwerkwartung
- Abonnements – Abonnements für Zoom, Calendly und so weiter
IT-Ausgabenkategorien
IT-Ausgaben lassen sich in drei Kategorien einteilen.
- Investitionsausgaben (CapEx) – Alle größeren Anschaffungen, die ein Unternehmen tätigt, um diese langfristig zu nutzen, werden als Investitionsausgaben oder CapEx bezeichnet.
- Betriebsausgaben (OpEx) – Die laufenden Ausgaben, die einem Unternehmen entstehen, um den reibungslosen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, werden als Betriebsausgaben oder OpEx bezeichnet.
- Projektausgaben – Die Mittel, die für die Durchführung und den erfolgreichen Abschluss eines IT-Projekts erforderlich sind, werden als Projektausgaben erfasst. Diese Ausgaben fallen von Fall zu Fall an.
Tipps und bewährte Verfahren zur IT-Budgetplanung
Eine effektive IT-Budgetierung kann einen wesentlichen Beitrag zur Steigerung der betrieblichen Effizienz, zur Optimierung der Betriebskosten und zur Umsatzsteigerung leisten. Sehen wir uns einige bewährte Vorgehensweisen an, mit denen Sie Ihre IT-Budgetierung effizienter gestalten können:
IT-Kostenarten und -Kategorien definieren
Im Wesentlichen sollten Sie einen klaren Überblick darüber haben, wofür Ihr Geld ausgegeben wird und welche Bereiche welchen Anteil an Ihrem Budget ausmachen. Auf diese verschiedenen Ausgabenarten und -kategorien wird im nächsten Abschnitt näher eingegangen.
Überprüfung und Prüfung früherer Haushalte
Die Überprüfung und Analyse früherer Budgets kann eine wirksame Strategie sein, um aus der Vergangenheit zu lernen. Natürlich werden Sie letztendlich viele Änderungen an den Budgets der Vorjahre vornehmen müssen, um den sich wandelnden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Ein gewisses Maß an Flexibilität bewahren
Man sollte sich etwas Spielraum lassen, falls unvorhergesehene Ausgaben anfallen. Man sollte nicht den gesamten Kreditrahmen ausschöpfen und sich damit jeglichen Handlungsspielraum nehmen.
Planen Sie Ihr Budget entsprechend
Stellen Sie sicher, dass Ihr Budget die Ziele des Unternehmens und Ihrer Abteilung widerspiegelt. Sie möchten die Voraussetzungen für Ihren Erfolg schaffen.
Rollen und wichtige Termine ermitteln
Stellen Sie sicher, dass die Beteiligten darüber informiert sind, wann bestimmte Ausgaben fällig sind, welche Zahlungen ordnungsgemäß abgewickelt und verbucht wurden usw., um eine reibungslose Umsetzung Ihres IT-Budgets zu gewährleisten.
Die ultimative IT-Budgetierung für IT-Fachleute
Ein klar definiertes IT-Budget kann als Leitfaden für Ihre IT-Strategie dienen. IT-Budgets werden nicht nur erstellt, um Finanzmittel von Ihrer Unternehmensleitung zu sichern, sondern auch, um Ihnen dabei zu helfen, wichtige IT-Initiativen für Ihr Unternehmen zu identifizieren und umzusetzen.
Wenn Sie wie die meisten IT-Führungskräfte darauf bedacht sind, Ihre IT-Betriebskosten zu senken und mit weniger mehr zu erreichen, dann müssen Sie eine kluge Budgetierungsstrategie für Ihr Unternehmen planen und umsetzen.
Möchten Sie Ihr jährliches IT-Budget effizienter gestalten und den Nutzen Ihrer IT-Investitionen maximieren? Unsere Checkliste zur IT-Budgetplanung bietet Ihnen eine übersichtliche Anleitung.
