CapEx vs. OpEx: Was eignet sich am besten für die IT-Budgetierung?

Vor dem Aufkommen von Cloud-Diensten mussten Unternehmen ihre IT-Infrastruktur in der Regel entweder kaufen – was als Investitionsausgabe (CapEx) gilt – oder leasen – was als Betriebsausgabe (OpEx) gilt. Mit der Einführung von „Infrastructure as a Service“ (IaaS) und „Software as a Service“ (SaaS) konnten Unternehmen jedoch einen größeren Teil ihrer IT-Ausgaben in den Bereich der Betriebsausgaben (OpEx) verlagern. In diesem Blogbeitrag wollen wir uns damit befassen, warum OpEx gegenüber CapEx Vorteile bei der IT-Budgetierung bietet.

Doch zunächst sollten wir uns ein grundlegendes Verständnis der Unterschiede zwischen CapEx und OpEx verschaffen, da dies für alle, die an finanziellen Entscheidungen beteiligt sind, von entscheidender Bedeutung ist. CapEx und OpEx werden in Bezug auf die Rechnungslegung und die Besteuerung des Unternehmens sehr unterschiedlich behandelt.

Was bedeutet „CapEx“?

CapEx, kurz für „Capital Expenditure“ (Investitionsausgaben), bezeichnet einmalige Vorabkosten für Vermögenswerte, die in der Zukunft genutzt werden sollen. Eine solche Investition wird in der Bilanz des Unternehmens ausgewiesen und über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Das Unternehmen geht davon aus, über einen Zeitraum, der über ein einzelnes Steuerjahr hinausgeht, Nutzen aus dem Vermögenswert zu ziehen.

Da die Anschaffungskosten erheblich sein können, müssen bei der Planung der Investitionsausgaben Mittel für diese Art von Anschaffungen vorgesehen werden. In der Regel bedeutet dies auch, dass ein strengeres Genehmigungsverfahren durchlaufen werden muss, um die Genehmigung für diese Anschaffungen zu erhalten.

In steuerlicher Hinsicht müssen Abschreibungen auf Investitionsausgaben über die Nutzungsdauer des Vermögenswerts verteilt werden.

Was bedeutet „OpEx“?

OpEx bezeichnet die laufenden Betriebskosten, die dem Geschäftsbetrieb dienen. Dazu gehören in der Regel allgemeine und Verwaltungskosten, Mitarbeitergehälter, Forschungs- und Entwicklungskosten, Kosten der verkauften Waren (COGS), Wartungs- und Reparaturkosten, Leasingzahlungen usw.

Im Gegensatz zu CapEx fallen bei OpEx keine oder nur geringe Vorlaufkosten an, und Unternehmen können ihre Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum verteilen. Betriebsausgaben werden in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens in dem Zeitraum ausgewiesen, in dem sie anfallen. Steuerlich können OpEx-Anschaffungen, die in einem einzigen Steuerjahr getätigt werden, vollständig abgezogen werden. Eine Abschreibung dieser Ausgaben findet nicht statt, da diese Posten im Steuerjahr vollständig verbraucht werden.

Investitionsausgaben (CapEx) und Betriebsausgaben (OpEx) in der IT

Im IT-Bereich entsprechen die CapEx-Kosten den Ausgaben für den Erwerb von Infrastruktur, wie beispielsweise Hardware (z. B. Server) und Ausrüstung, die je nach Abschreibungswert in der Regel eine Lebensdauer von zwei bis zehn Jahren haben. Mit einem CapEx-Posten nimmt das Unternehmen die Ausgaben in der Gegenwart in Kauf und erwartet, daraus in der Zukunft Gewinne zu erzielen.

Zu den Betriebskosten (OpEx) im IT-Bereich zählen Kosten für SaaS-Lizenzen, IaaS-Abonnements, vertraglich vereinbarte Dienstleistungen, Internet und Nebenkosten. Da es sich bei den Betriebskosten um laufende Kosten handelt, werden in einem OpEx-Modell keine zukünftigen Vorteile für das Unternehmen berücksichtigt.

Welche IT-Ausgaben fallen unter CapEx?

Zu den IT-Ausgaben, die unter CapEx erfasst werden, gehören unter anderem:

• IT-Infrastruktur, wozu auch die Anschaffungskosten für Hardware und Software gehören. Bei Software würde dies für das herkömmliche Modell der unbefristeten Lizenz gelten, bei dem man eine hohe Vorabzahlung leistet und die Software dann für immer „besitzt“.
• Kosten für die Aufrüstung von Hardware, wie beispielsweise die Erweiterung des Arbeitsspeichers im Server.
• Patente, Marken, Urheberrechte (d. h. immaterielle Vermögenswerte).
• Gebäude (z. B. Rechenzentren).

Welche IT-Kosten sind in den Betriebskosten enthalten?

Die Betriebskosten (OpEx) umfassen IT-Kosten für:

• Cloud-Computing-Abonnements (z. B. IaaS, SaaS oder PaaS)
• Leasingverträge für Ausrüstung
• Softwarewartung (z. B. im Zusammenhang mit einer unbefristeten Lizenz) – in der Regel jährliche Kosten
• Software-Abonnements
• Versorgungsunternehmen, Telekommunikation und Internetdienste

CapEx vs. OpEx

CapEx	OpEx
Bei den Investitionsausgaben (CapEx) wird davon ausgegangen, dass die erworbenen Vermögenswerte über ein einzelnes Jahr hinaus einen Nutzen bieten und somit einen langfristigen Mehrwert für das Unternehmen schaffen. In der Regel sind damit hohe Vorlaufkosten verbunden.	Bei den Betriebsausgaben (OpEx) wird der Posten in dem Steuerjahr, in dem er erworben wird, vollständig „verbraucht“. Die Kosten können über das Jahr verteilt werden, z. B. in Form einer monatlichen Abonnementzahlung.
Investitionsgüter müssen über die Nutzungsdauer des Vermögenswerts abgeschrieben und auf amortisierter Basis abgezogen werden.	OpEx-Aufwendungen sind in dem Steuerjahr, in dem sie anfallen, in voller Höhe abzugsfähig.
Investitionsausgaben erfordern eine genaue Budgetierung, was die Kostenschätzung recht kompliziert machen kann. Aus diesem Grund besteht im Investitionsausgabenmodell die Gefahr einer Über- oder Unterbudgetierung. Für eine größere Investitionsausgabe sind wahrscheinlich höhere Genehmigungsstufen erforderlich.	OpEx sind laufende Kosten, die in der Regel monatlich oder jährlich anfallen. Da bei einem OpEx-Kauf nur geringe oder gar keine Anschaffungskosten anfallen, ist die Genehmigung des Budgets oft einfacher.
Investitionen in Sachanlagen bieten in der Regel weniger Flexibilität. Bei diesem Modell ist es schwieriger, die Kapazität zu erhöhen oder zu verringern.	OpEx-Anschaffungen wie SaaS- und IaaS-Abonnements bieten mehr Flexibilität bei der Erhöhung oder Verringerung der Kapazität.

Sollten Sie OpEx oder CapEx verwenden?

Der Kauf Ihrer IT-Hardware und die damit verbundene Kapitalausgabe bieten Ihnen den Vorteil einer besseren Kontrolle über diese Vermögenswerte. Dies geht jedoch mit hohen Anschaffungskosten und einer komplexeren Buchführung über die gesamte Nutzungsdauer der Vermögenswerte einher. Zudem bindet Sie der Kauf von Geräten an ein bestimmtes Kapazitätsniveau, das sich nur relativ schwer ändern lässt.

Das OpEx-Ausgabenmodell ist einfacher, flexibler und potenziell kostengünstiger. Es erfordert in der Regel weniger strenge Budgetgenehmigungen und ist aus buchhalterischer Sicht einfacher zu handhaben. Unternehmen können Cloud-Service-Abonnements erwerben, die einen größeren Teil ihrer IT-Infrastruktur abdecken, und müssen sich weniger Gedanken über die Wartung der Hardware und andere Kosten machen. Außerdem können sie die Kapazität des Dienstes problemlos erhöhen oder verringern. Aus diesem Grund ziehen viele Unternehmen das OpEx-Modell dem CapEx-Modell vor, um die geschäftliche Agilität zu verbessern, die Vorlaufkosten zu senken und die Verwaltungskosten zu reduzieren.

Die Entscheidung, welches Ausgabenmodell in einem bestimmten Fall für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, wie beispielsweise den Unternehmensrichtlinien, der verfügbaren Liquidität und Ihren Geschäftszielen.

Sehen Sie sich unsere Checkliste für die IT-Budgetplanung 2021 an, um ein effektives Budget zu erstellen und Mittel für alle Ihre IT-Initiativen zu sichern.