Wir stellen Ihnen den Workforce Planner vor: Ihre zentrale Anlaufstelle für das Personal- und Projektmanagement in Kaseya BMS

Die Personal- und Projektverwaltung war für IT-Dienstleister schon immer ein Balanceakt. Zwischen Service-Tickets, Projektaufgaben und der Ressourcenplanung verliert man leicht den Überblick und verbringt mehr Zeit damit, verschiedene Tools zu jonglieren, als die eigentliche Arbeit zu erledigen. Deshalb freuen wir uns, Ihnen den Workforce Planner vorstellen zu dürfen – eine brandneue Funktion in BMS, die darauf ausgelegt ist, die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter zu vereinfachen und grundlegend zu verändern.

Umfassender Überblick für eine bessere Planung

Für viele Partner bedeutet Personalplanung, ständig zwischen Projekt-Tools von Drittanbietern, Einsatzkalendern und internen Tabellenkalkulationen hin- und herzuwechseln. Workforce Planner vereint all dies in einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform.

Mit dem Workforce Planner können Projektmanager und Administratoren:

• Die Verfügbarkeit von Ressourcen auf einen Blick: Erfahren Sie, wer verfügbar ist, wer beschäftigt ist und wo die Gefahr einer Überlastung besteht.
• Weisen Sie Aufgaben souverän zu: Ordnen Sie den richtigen Spezialisten der richtigen Aufgabe zu und stimmen Sie dies auf die anstehenden Zeitpläne ab.
• Förderung der Zusammenarbeit: Geben Sie allen einen Überblick über die aktuellen Aufgaben und Teamtermine und sorgen Sie so für mehr Transparenz im gesamten Unternehmen.

Für Mitarbeiter wie Ingenieure oder Techniker bietet Workforce Planner einen einfachen Überblick über ihre zugewiesenen Aufgaben, ohne dass sie sich durch komplexe Tools navigieren müssen. Und für diejenigen ohne direkten Zugriff werden die ihnen zugewiesenen Aufgaben automatisch auf der Seite „Mein Kalender“ angezeigt, sodass niemand den Überblick verliert.

Intelligenteres Projektmanagement, direkt in das Gebäudemanagementsystem (BMS) integriert

In dieser ersten Phase von Workforce Planner liegt der Schwerpunkt auf Projekten. Anstatt auf Tools von Drittanbietern zurückzugreifen, steht Ihnen nun eine integrierte, moderne Lösung zur Verfügung, die Folgendes bietet:

• Übersichtlichere, intuitivere Benutzeroberfläche und Benutzererfahrung: Speziell für die heutigen MSP-Arbeitsabläufe entwickelt.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Projektmanager und Administratoren mit „Ändern“-Rechten können Aufgaben zuweisen und bearbeiten, während Benutzer mit „Anzeigen“-Rechten Zeitpläne filtern und einsehen können.
• Zentralisierte Aufgabenverwaltung: Jede im Modul „Projekte“ erstellte Aufgabe wird im Workforce Planner angezeigt, wodurch eine einheitliche Datenquelle gewährleistet ist.

Durch die Kombination von transparenter Übersicht mit rollenspezifischen Berechtigungen sorgt Workforce Planner für ein sicheres und effizientes Projektmanagement.

Entwickelt für jede Rolle in Ihrem Team

Bei der Entwicklung von Workforce Planner wurden verschiedene Nutzerprofile berücksichtigt:

• Projektmanager und Administratoren: Planen Sie im Voraus, weisen Sie Aufgaben zu und passen Sie die Arbeitsauslastung dank uneingeschränkter Zugriffsrechte an.
• Ressourcen mit Leserechten: Verfolgen Sie zugewiesene Aufgaben ganz einfach nach und verschaffen Sie sich einen Überblick über den Gesamtzeitplan des Teams.
• Ressourcen ohne Zugriff: Profitieren dennoch davon, da ihre zugewiesenen Aufgaben automatisch mit ihrem „Mein Kalender“ synchronisiert werden.

Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten, unabhängig von ihrer Zugriffsebene, auf dem Laufenden bleiben und einheitlich informiert sind.

Ein genauerer Blick auf die Benutzeroberfläche

Die Kalenderansicht des Workforce Planners fasst alle relevanten Elemente an einem Ort zusammen:

• Kalenderansichten: Wechseln Sie zwischen Tages- und Wochenansicht, springen Sie zu „Heute“ oder scrollen Sie, um anstehende Aufgaben anzuzeigen.
• Ressourcenliste: Zeigen Sie Mitarbeiter, deren Berufsbezeichnungen und deren Verfügbarkeit direkt in der Benutzeroberfläche an.
• Schichtbasierte Dienstplanung: Die weißen Blöcke stehen für Arbeitszeiten, die grauen für die Zeit außerhalb der Schicht und die rote Linie markiert die aktuelle Uhrzeit.
• Aufgabenbereich: Filtern, sortieren und weisen Sie Aufgaben direkt im Kalender bestimmten Ressourcen zu.
• Vollbild- und Filteroptionen: Konzentrieren Sie sich auf die Details, die für Ihre Planung am wichtigsten sind.

Mit diesen Tools lässt sich die effektive Zuweisung von Ressourcen ganz einfach gestalten, ohne dabei den Überblick über das große Ganze zu verlieren.

Transparenz durch Protokolle und Berichterstattung

Der Workforce Planner bietet zudem eine umfassende Protokollierung aller Aktivitäten, einschließlich der Erstellung von Aufgaben, Änderungen bei der Zuweisung und Aktualisierungen der Planung, die unter „Admin > Protokolle > Workforce Planner“ abgerufen werden können. Sie können die Protokollansichten individuell anpassen, zur Wiederverwendung speichern und sogar im gesamten Team freigeben. Diese Transparenz gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und erleichtert die Verfolgung von Änderungen im Zeitverlauf.

Die Weichen für ein umfassendes Personalmanagement stellen

Zwar konzentriert sich die erste Version von Workforce Planner auf Projekte, doch dies ist erst der Anfang. In zukünftigen Phasen wird das System um Tickets und Serviceeinsätze erweitert und schließlich den bisherigen Einsatzkalender ersetzen. Langfristig soll den Partnern eine umfassende Personalverwaltungsplattform zur Verfügung gestellt werden, die als zentrale Anlaufstelle dient, um einen Überblick über die Nutzung von Zeit und Ressourcen im gesamten Unternehmen zu erhalten.

Vereinbaren Sie noch heute eine Kaseya BMS-Demo, um zu erfahren, wie Workforce Planner die Dienstplanerstellung vereinfachen und die Teamleistung verbessern kann.