Geschäftskontinuitätsplanung: Risikominderung in Krisenzeiten

EINE KRISE IN EINE CHANCE VERWANDELN

Einleitung

Eine Krise in eine Chance verwandeln

Die Welt kämpft derzeit mit einer schwerwiegenden Krise. Die Weltwirtschaft ist in Gefahr, und Unternehmen haben radikale Maßnahmen ergriffen, um die negativen Auswirkungen des wirtschaftlichen Abschwungs abzumildern. Unternehmen mussten die ihnen zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten nutzen, um ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen. Obwohl die Technologie die Arbeit im Homeoffice erst möglich gemacht hat, hat das unerwartete Ausmaß der Situation die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen unvorbereitet getroffen.

Eine der Herausforderungen, vor denen die meisten Unternehmen derzeit stehen, ist die Gewährleistung der Geschäftskontinuität bei möglichst geringem Produktivitätsverlust ihrer im Homeoffice tätigen Mitarbeiter. Diese beispiellose Krise hat zwar zweifellos die Arbeitsweise von Unternehmen weltweit verändert, bietet ihnen aber auch die Chance, ihre IT-Infrastruktur zu stärken, um die aktuelle Situation und ähnliche Situationen in der Zukunft effizient bewältigen zu können.

Ein Notfallplan ist von entscheidender Bedeutung

So sehr wir auch das Gegenteil glauben möchten: Kein Unternehmen ist vor Katastrophen gefeit. Unabhängig von ihrer Größe müssen Unternehmen gut vorbereitet sein, um auch angesichts unvorhergesehener Krisen eine nahtlose Fortführung kritischer Abläufe zu gewährleisten. Das oberste Ziel für Unternehmen sollte es sein, Ausfallzeiten zu minimieren. Dazu gehört auch die Fähigkeit, die Produktivität der Belegschaft im Notfall aufrechtzuerhalten – unabhängig davon, ob die Mitarbeiter im Homeoffice oder im Büro arbeiten. Für Unternehmen ist es unerlässlich, über solide Business-Continuity-Pläne (BCPs) zu verfügen.

Wenn Ihr Krisenmanagementplan keinen BCP enthält, kann sich dies nachteilig auf Ihr Unternehmen auswirken. Mit einem soliden BCP können Führungskräfte schnell und effektiv auf jede Notfallsituation reagieren, ohne das Vertrauen der Kunden, die Rentabilität oder den Ruf Ihrer Marke zu beeinträchtigen. Unabhängig von der Größe und Art Ihres Unternehmens kann ein BCP dazu beitragen, finanzielle Verluste zu vermeiden und die Stabilität Ihres Unternehmens in schwierigen Zeiten zu gewährleisten.

Was umfasst ein Geschäftskontinuitätsplan in der Regel?

Ein BCP enthält eine Reihe von Richtlinien, die befolgt werden sollten, um im Falle einer unerwarteten Krise alle kritischen Funktionen des Unternehmens aufrechtzuerhalten. BCPs konzentrieren sich nicht nur auf den technischen Betrieb (Hardware-/Softwareprobleme), sondern berücksichtigen bei der Gewährleistung der Geschäftskontinuität auch das Personal.

Die Erstellung eines wirksamen BCP umfasst fünf Phasen:

1. Ermittlung der potenziellen Risiken: Der erste Schritt zur Entwicklung eines wirksamen BCP besteht darin, die potenziellen Risiken und Bedrohungen zu definieren, die Ihren Geschäftsbetrieb stören könnten. Sie müssen alle Arten von Risiken berücksichtigen, von Naturkatastrophen über menschliche bis hin zu technischen Bedrohungen.
2. Die Auswirkungen dieser Bedrohungen definieren: Sobald Sie die potenziellen Risiken ermittelt haben, müssen Sie diejenigen identifizieren, die wahrscheinlich die schwerwiegendsten Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben werden.
3. Erstellung Ihres BCP: In dieser Phase müssen Sie den eigentlichen Geschäftskontinuitätsplan entwerfen, der Maßnahmen zur Minderung von durch eine Krise verursachten Störungen, zur Wiederherstellung nach einer Katastrophe sowie zur Ermittlung der Ressourcen enthält, die erforderlich sind, um Ihr Unternehmen (einschließlich Ihrer Mitarbeiter und Vermögenswerte) vor weiteren Schäden zu schützen.
4. Umsetzung Ihres BCP: Sobald Sie Ihren Geschäftskontinuitätsplan fertiggestellt haben, müssen Sie ihn allen Mitarbeitern und wichtigen Stakeholdern vorlegen und deren Feedback zu den im Plan enthaltenen Richtlinien einholen.
5. Regelmäßige Überprüfung: Es ist unerlässlich, Ihren BCP regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass er aktuell und relevant bleibt. Sie können den Plan bei Bedarf aktualisieren.

Bestandteile eines BCP

Team

Der erste und einer der wichtigsten Schritte bei der Erstellung eines BCP ist die Zusammenstellung eines Kontinuitätsteams. Ihr BCP ist nur dann wirksam, wenn es gut durchdacht ist und wenn es ein engagiertes Team gibt, das es im Notfall unverzüglich umsetzen kann. Das Kontinuitätsteam wird den BCP nicht nur im Krisenfall umsetzen, sondern auch dafür sorgen, dass Ihre übrigen Mitarbeiter mit dem Plan bestens vertraut sind.

Ziele

Ein entscheidender Aspekt eines BCP ist es, potenzielle Bedrohungen für Ihr Unternehmen zu identifizieren und anschließend die Ziele festzulegen, die mit der Einführung eines BCP verfolgt werden sollen. Mit anderen Worten: Sie müssen den Zweck Ihres BCP darlegen und erläutern, wie es Ihnen helfen kann, Ihren Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, wenn Ihr Unternehmen von einer Krise getroffen wird.

BIA

Sie sollten eine Business-Impact-Analyse (BIA) durchführen, um zu ermitteln, welche Auswirkungen der Ausfall verschiedener Geschäftsbereiche, Prozesse und Funktionen im Katastrophenfall voraussichtlich auf Ihr Unternehmen haben wird. Eine BIA hilft dabei, die individuellen finanziellen Auswirkungen verschiedener Geschäftsabläufe zu ermitteln und die wichtigsten Funktionen zu identifizieren, die Sie schützen und wiederherstellen müssen.

BDR

Verfügen Sie über einen soliden Backup- und Notfallwiederherstellungsplan (BDR) als Teil Ihrer Geschäftskontinuitätsplanung. Wir werden im Folgenden näher darauf eingehen.

Testplan

Ein weiterer entscheidender Aspekt eines BCP ist das Testen, um sicherzustellen, dass Sie etwaige Schwachstellen im Plan erkannt haben, bevor dieser in einer tatsächlichen Krisensituation zum Einsatz kommt. Der beste Weg, etwaige Mängel oder Lücken aufzudecken, besteht darin, den Plan in hypothetischen Krisenszenarien zu testen. Bei der Erprobung des BCP wird auch ermittelt, wie gut das Business-Continuity-Team in der Lage ist, verschiedene Katastrophensituationen zu bewältigen. So können Sie Schwachstellen beheben, bevor der BCP im Falle einer echten Katastrophe zum Einsatz kommt. Neben regelmäßigen Tests ist es zudem wichtig, den BCP entsprechend den neuen Entwicklungen in Ihrem Unternehmen auf dem neuesten Stand zu halten.

Checkliste für Informationen

Ihr BCP sollte eine Informationscheckliste enthalten, in der festgelegt ist, wie Ihre Mitarbeiter während einer Krise miteinander kommunizieren können. Die Checkliste sollte eine Auflistung der Ressourcen enthalten, die das Business-Continuity-Team möglicherweise benötigt, Angaben zum Speicherort der Sicherungsdaten sowie die Notfallkontaktdaten der Geschäftsleitung.

Kurz gesagt: Ein solides BCP muss Notfallpläne enthalten, um alle verschiedenen Aspekte des Geschäftsbetriebs abzudecken, die im Krisenfall beeinträchtigt werden könnten.

Sicherungs- und Notfallwiederherstellungsplan

Wenn Sie von einer Krise getroffen werden, sollten Sie sich vor allem keine Sorgen um Ihre Backup-Systeme machen müssen. Ihre Backup-Systeme sollten zuverlässige Business Continuity und Disaster Recovery (BCDR) auf Unternehmensniveau gewährleisten. Konzentrieren Sie sich darauf, Ausfallzeiten durch sofortige Wiederherstellung, Ransomware-Erkennung und automatisierte Disaster-Recovery-Tests zu reduzieren.

Viele Unternehmen nutzen mittlerweile eine Reihe verschiedener Software-as-a-Service-Anwendungen (SaaS) wie Microsoft Office 365, Google G Suite und Salesforce, um ihren Mitarbeitern mehr Mobilität und ein dezentraleres Arbeiten zu ermöglichen. Mit dieser Umstellung auf SaaS-Anwendungen entsteht der Bedarf an einer Backup-Lösung, die alle Ihre SaaS-Anwendungsdaten schützt. Ein Verlust dieser Daten könnte Ihr Unternehmen erheblich beeinträchtigen – und das in einer Zeit, in der Effizienz und Produktivität wichtiger denn je sind. Daher ist es unerlässlich, Ihre SaaS-Daten zu sichern, um sie im Krisenfall vor böswilligen Angriffen zu schützen.

Eine appliancebasierte DRaaS-Lösung lässt sich in Ihr Endpunktmanagement-Tool integrieren, sodass Sie Backups über dieselbe Konsole verwalten können. Erfüllen Sie die Backup-Anforderungen Ihres Unternehmens mit einer Backup-Lösung, die sicherstellt, dass Ihre Geschäftsdaten vor unerwarteten Vorfällen wie Datenverlust oder Ausfallzeiten geschützt sind.

Kaseya Unified Backup ist in Kaseya VSA, einer leistungsstarken Endpunktmanagement-Lösung, integriert und bietet Ihnen zuverlässige Backup-Dienste für Ihr Unternehmen, die Sie über eine zentrale Benutzeroberfläche verwalten können. Diese appliancebasierte Lösung ermöglicht die sofortige Wiederherstellung Ihrer gesicherten Daten und minimiert Ausfallzeiten, sodass Sie nach einer Krise schnell wieder den Betrieb aufnehmen können.

Verwaltung der IT-Umgebungen von Remote-Mitarbeitern

Die aktuelle Pandemie hat uns gelehrt, dass wir darauf vorbereitet sein müssen, kurzfristig Richtlinien für die Arbeit im Homeoffice einzuführen. Ein solides Geschäftskontinuitätskonzept (BCP) sollte eine IT-Management-Lösung umfassen, die einen reibungslosen Betrieb gewährleistet, falls Mitarbeiter plötzlich auf Homeoffice umstellen müssen. Die richtige Lösung für die Fernverwaltung und -überwachung (RMM) hilft Ihnen dabei, die Remote-Geräte Ihrer Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, effizient zu verwalten.

Ihre Endpunktmanagement-Lösung sollte die Fernüberwachung und Fernsteuerung von Endpunkten ermöglichen, die sich an entfernten Standorten oder außerhalb des Netzwerks befinden. Auf diese Weise kann Ihr IT-Team einfach und effizient auf jeden dieser Endpunkte zugreifen, um Probleme zu beheben und die Systemverfügbarkeit für Ihre Mitarbeiter – bzw. im Falle von MSPs für Ihre Kunden – sicherzustellen.

Tools zur Endgeräteverwaltung ermöglichen den Zugriff auf diese Geräte, ohne den Benutzer zu stören, sodass die IT-Techniker im Hintergrund arbeiten können. Dadurch bleibt die Produktivität der Mitarbeiter hoch, während das IT-Team Probleme schnell beheben kann.

Die Fernzugriffsfunktion kann auch genutzt werden, um Mitarbeitern im Homeoffice einen sicheren Zugriff auf ihre Bürocomputer zu ermöglichen, insbesondere in Fällen, in denen bestimmte Computer nicht außerhalb des Unternehmensgeländes mitgenommen werden dürfen.

Der Fernzugriff ist eine leistungsstarke Funktion, die es Mitarbeitern ermöglicht, auf ihre Arbeitscomputer zuzugreifen und weiterhin produktiv zu arbeiten, falls sie plötzlich auf Homeoffice umstellen müssen. Das bedeutet, dass Ihr Geschäftsbetrieb auch dann unterbrechungsfrei weiterlaufen kann, wenn Ihr gesamtes Team plötzlich von zu Hause aus arbeiten muss – selbst in einer unerwarteten Krisensituation.

Sicherheit von Remote-Mitarbeitern

In Krisenzeiten wie der aktuellen Pandemie arbeiten Cyberkriminelle auf Hochtouren daran, Schwachstellen auszunutzen, die Ihr Unternehmen potenziellen Cyberangriffen aussetzen können. Da die Grenzen zwischen der Arbeit im Büro und der Arbeit im Homeoffice zunehmend verschwimmen, sollte die Sicherheitsüberprüfung Ihrer Systeme und Netzwerke oberste Priorität haben. Setzen Sie eine Dark-Web-Überwachung ein, um zu erkennen, wenn die Anmeldedaten Ihrer Mitarbeiter kompromittiert wurden.

Darüber hinaus ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter umfassend in Sicherheitsfragen zu schulen, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Best Practices befolgen, damit Ihre Systeme vor Cyberangriffen geschützt bleiben. Dies trägt dazu bei, die Risiken durch Ransomware und andere Cyberangriffe zu verringern, die für kleine und mittelständische Unternehmen extrem kostspielig sein können. Erwägen Sie außerdem den Einsatz von Single Sign-On (SSO) und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) als allgemeine Vorgehensweise, um sicherere Anmeldungen zu gewährleisten – unabhängig davon, ob Mitarbeiter im Büro oder von zu Hause aus arbeiten.

Kaseya VSA – Eine intelligente Lösung für eine bessere Unternehmensführung in Krisenzeiten

Kaseya VSA ist eine Lösung für Fernüberwachung und -verwaltung (Remote Monitoring and Management, RMM), die darauf ausgelegt ist, einen reibungslosen Geschäftsbetrieb auch im Falle einer unvorhergesehenen Krise zu gewährleisten. Ganz gleich, ob Sie Ihrem internen IT-Team vollständige Transparenz und Kontrolle über die Endgeräte Ihrer Nutzer ermöglichen oder Ihren MSP-Kunden eine erstklassige IT-Servicebereitstellung gewährleisten möchten – Kaseya VSA optimiert Ihre routinemäßigen IT-Abläufe und minimiert Unterbrechungen für Ihre Remote-Mitarbeiter im Krisenfall.

Die Lösung bietet über eine zentrale Benutzeroberfläche Zugriff auf leistungsstarke Funktionen für die Fernüberwachung und -verwaltung von Endgeräten, das Backup-Management, die IT-Dokumentation sowie AV/AM-Lösungen. Damit können Sie aus der Ferne auf Endgeräte zugreifen und Fehler beheben, die Sicherheit verbessern und die Effizienz Ihrer Techniker steigern. Mit Kaseya VSA sind Sie bestens gerüstet, sollte es in Zukunft erneut zu einer Krise wie der aktuellen Pandemie kommen.

Zu den wichtigsten Merkmalen von Kaseya VSA, die für die Verwaltung von Mitarbeitern im Homeoffice während einer Krise äußerst nützlich sind, gehören:

• Fernverwaltung von Endgeräten mit Kaseya Live Connect und Kaseya Remote Control
• Patch-Management für entfernte, nicht im Netzwerk befindliche Geräte und Bereitstellung von AV/AM-Clients
• Überwachung der Mitarbeiteraktivitäten
• Sicherer Zugriff für Remote-Mitarbeiter auf die Computer im Büro

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