TechSoft

Benjamin Schneider, de Techsoft, había estado trabajando duro para crear su propia solución de documentación, pero le resultó una pesadilla conseguir la aceptación del resto del equipo. Antes de IT Glue, contaban con un sistema de intercambio de archivos disponible en la oficina, pero no fuera de las instalaciones ni en la sala de servidores, lo que generaba dificultades en cuanto a la accesibilidad. La gran cantidad de archivos de texto, PDF y documentos de Word también provocaba una falta de organización, hasta tal punto que, incluso después de su implementación completa, la solución seguía sin funcionar para todos.

«Intentaba crear algo que estuviera disponible en la página web, y estaba bien, pero no era nada del otro mundo», explica Benjamin. «Algunas personas pensaban que había demasiadas opciones, pero, sobre todo, simplemente no resultaba práctico para nuestros usuarios».

TechSoft empezó a buscar otras opciones, y fue entonces cuando descubrieron IT Glue un correo electrónico. Tras analizarlo, vieron que había muchas posibilidades de que la solución les sirviera. «Cualquier información que no esté ya ahí, puedo introducirla mediante programación, sin tener que esforzarme tanto en actualizar la documentación».

IT Glue me permite compartir documentación con los clientes más fácilmente, y está más estandarizada para todos ellos. Cuando necesitan buscar algo, saben dónde encontrarlo».

TechSoft logró una adopción mucho mayor con IT Glue. El equipo se reunió en unas «cenas formativas» y, mientras disfrutaban de la pizza, repasaron el software. Analizaron los atajos IT Glue, su estructura y cómo se integra con ConnectWise y viceversa, además de cómo funciona la automatización y cómo el personal puede crear documentos por sí mismo.

Justo después de que TechSoft implementara IT Glue, uno de sus principales clientes sustituyó todas sus impresoras multifunción, escáneres y fotocopiadoras. «No fue fácil configurar los códigos de cuenta, así que uno de nuestros ingenieros creó un documento explicativo en IT Glue, compartió el enlace con todos los clientes y redujo el número de incidencias del servicio de asistencia técnica solo para ese proyecto en aproximadamente un 95 %».

Para facilitar las cosas, TechSoft asignó tareas con el fin de documentarlo todo: «Por ejemplo, esta semana te toca 10 claves de producto, 3 servidores, y así sucesivamente. La documentación de todos los entornos sigue siendo un trabajo en curso. Probablemente tengamos documentado alrededor del 90 %. Pero el resto son pequeños procesos puntuales, como eliminar a un usuario de esta organización, y muchos documentos de instrucciones».