Die Auswahl der besten PSA-Software klingt einfach, bis man anfängt, verschiedene Optionen zu vergleichen. Stellen Sie sich einen MSP vor, der die Arbeitszeiten seiner Techniker in einer App erfasst, Rechnungen in einer anderen erstellt und Projekte in einer Tabellenkalkulation plant. Stellen Sie sich nun ein Beratungsunternehmen vor, das das gleiche Chaos hat, aber fast keine der gleichen Anforderungen. Beiden wird gesagt, sie sollen PSA-Software kaufen.

Das ist der Haken. PSA steht für „Professional Services Automation“ (Automatisierung professioneller Dienstleistungen), und dieser Begriff umfasst sehr unterschiedliche Produkte. Einige basieren auf einem Service Desk mit Tickets, SLAs und wiederkehrenden Verträgen. Andere sind auf Projekte, Stundenzettel und Auslastung ausgerichtet. Was für den einen die richtige Wahl ist, ist für den anderen oft die falsche.

Dieser Vergleich von PSA-Software umfasst 10 Plattformen. Sie erfahren, welche Funktionen die einzelnen Lösungen bieten, für wen sie geeignet sind und welchen Teil des Stacks sie abdecken, sodass Sie die Auswahl eingrenzen können, bevor Sie eine Demo vereinbaren.

Was ist PSA-Software?

PSA-Software steuert den Arbeitsalltag eines Dienstleistungsunternehmens – von Tickets und Projekten über die Zeiterfassung bis hin zu Verträgen und der Rechnungsstellung. Die beste PSA-Software verknüpft diese Elemente miteinander, sodass ein Ticket die darin erfassten Zeiten enthält, ein Vertrag den Abrechnungssatz festlegt und die geleisteten Stunden ohne erneute Eingabe in Rechnungen umgewandelt werden. Außerdem passt sie sich der Arbeitsweise Ihres Teams an, sei es über Tickets, Projekte oder beides.

Jedes PSA-System basiert auf demselben Kernkonzept. Ein Ticket- oder Projektmodul erfasst die Arbeits- und Zeitaufzeichnungen sowie die Verantwortlichen. Vertrags- und Abrechnungstools wandeln diese Stunden sowie wiederkehrende Gebühren und Ausgaben anschließend in Rechnungen um. Das Berichtswesen schließt den Kreis, indem es die Arbeitsauslastung und die Marge aufzeigt.

Um diesen Kern herum gruppieren sich die unterstützenden Komponenten, und genau hier unterscheiden sich die Plattformen voneinander. Ein CRM-System erfasst Leads und Angebote. Die Ressourcenplanung ordnet Mitarbeiter den anstehenden Aufgaben zu. Über ein Kundenportal können Kunden den Status ihrer eigenen Anfragen verfolgen. IT-orientierte Plattformen lassen sich zudem mit Tools für die Fernüberwachung und -verwaltung (RMM) sowie mit IT-Dokumentationstools verknüpfen, sodass Überwachungsmeldungen den Service Desk erreichen und Techniker alles, was sie zur Bearbeitung von Tickets benötigen, sofort zur Hand haben.

So haben wir die beste PSA-Software ausgewählt

Um einen fairen Vergleich zu gewährleisten, haben wir jeder Plattform dieselben fünf Fragen gestellt:

Service Desk: Tickets, SLAs und laufende Verträge

Projektdurchführung: Projektpläne, Aufgaben und Ressourcenplanung

Zeiterfassung und Abrechnung: Erfasste Stunden fließen in die Rechnungen ein

Vertrieb und Angebotserstellung: CRM oder Angebotstools

Kompatibilität mit der IT-Infrastruktur: Anbindungen an RMM und andere IT-Tools

Kaseya hat diesen Leitfaden veröffentlicht und dabei auf alle Plattformen dieselben Kriterien angewandt, darunter auch „ Autotask PSA“.

Die 10 besten PSA-Softwareprogramme

Wir haben die 10 besten PSA-Softwareplattformen für zwei Arten von Teams ausgewählt: solche, deren Schwerpunkt auf der Bereitstellung von IT-Dienstleistungen liegt, und solche, deren Schwerpunkt auf der Projektarbeit liegt. Vier davon sind eher auf die Bereitstellung von IT-Dienstleistungen ausgerichtet, sechs hingegen auf die Projektarbeit. Die folgende Tabelle zeigt, welche Funktionen die einzelnen Plattformen abdecken, sodass Sie bereits vor dem Lesen der vollständigen Beschreibungen erkennen können, welche am besten zu Ihnen passt.

Plattform	Am besten geeignet für	Kernkompetenzen	Service Desk und Ticketverwaltung	Projektabwicklung	Zeiterfassung und Abrechnung	Vertrieb und Angebotserstellung	Eignung des IT-Stacks
1. „ Autotask “-Werbespot	MSPs und IT-Dienstleister	ITIL-konformes Ticketmanagement mit SLA-Nachverfolgung, Projekten, Verträgen, Zeiterfassung, Kundenverwaltung und einer RMM-Integration	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
2. HaloPSA	MSPs und IT-Dienstleister	Ticketverwaltung, Vertragsmanagement, Abrechnung und Rechnungsstellung, Vertrieb und CRM, Projektmanagement und Bestandsverwaltung	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
3. ConnectWise PSA	MSPs	Ticketverwaltung mit SLA-Nachverfolgung, Projekt- und Ressourcenplanung, Zeiterfassung, wiederkehrende Abrechnungen und Nachverfolgung von Verkaufschancen	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
4. SuperOps	IT-Teams und IT-Dienstleister	Service-Desk, Abrechnung und Rechnungsstellung, Projektmanagement, Kundenmanagement, IT-Dokumentation und integriertes RMM	Ja	Ja	Ja	Grundlagen	Ja
5. Accelo	Agenturen, Beratungsunternehmen und IT-Dienstleister	Vertrieb und Angebote, Projekte, Tickets, Rahmenverträge, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Berichterstellung	Grundlagen	Ja	Ja	Ja
6. Scoro	Beratungsunternehmen, Agenturen und andere Dienstleistungsunternehmen	Projektmanagement, Angebotserstellung und Budgetierung, Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Rechnungsstellung sowie CRM und Pipeline		Ja	Ja	Ja
7. Produktiv	Agenturen und Beratungsunternehmen	Vertriebspipeline und Geschäfte, Projekte, Ressourcenplanung, Budgetierung, Rechnungsstellung und Rentabilitätsüberwachung		Ja	Ja	Ja
8. Kantate	Professionelle Dienstleistungsunternehmen im Mittelstand und im Großunternehmenbereich	Ressourcenmanagement, Projektmanagement, Finanzmanagement sowie Rechnungsstellung und Prognosen auf Basis von Projekt- und Pipeline-Daten		Ja	Ja
9. BigTime	Unternehmen, die nach Zeitaufwand abrechnen	Projektplanung, Budgetierung, Zeit- und Kostenerfassung, Rechnungsstellung, Ressourceneinsatzplanung und Berichterstellung		Ja	Ja
10. Rocketlane	Teams für die Kunden-Einführung und -Implementierung	Projektmanagement, Kundenportal, Ressourcenmanagement, Zeiterfassung und Projektmargenüberwachung		Ja	Grundlagen

*„Ja“ bedeutet, dass die Funktion auf den Seiten des Anbieters bestätigt wird, „Basic“ bedeutet eine teilweise Unterstützung und eine leere Zelle bedeutet, dass die Funktion entweder nicht angeboten wird oder wir sie nicht bestätigen konnten.

1. „ Autotask “-Werbespot

Eine KI-gestützte PSA-Lösung, die für MSPs und IT-Teams in Unternehmen Menschen, Prozesse und Technologie in einer einzigen Übersicht zusammenführt.

Autotask PSAbetreibt einen ITIL-konformen Service Desk, der die Geschäftsabläufe zentralisiert, um die Servicebereitstellung und die Rentabilität zu verbessern. Die Lösung wird in einer sicheren, cloudfähigen Umgebung gehostet und ist speziell auf die MSP-Community zugeschnitten. Dank ihrer offenen Architektur und ihrer APIs lässt sie sich nahtlos in über 170 branchenführende Tools integrieren, um die Geschäftseffizienz zu maximieren. Sie fungiert als einheitliche, intuitive Lösung, die für alle Rollen konzipiert ist – vom Techniker über den Vertrieb bis hin zur Geschäftsleitung.

Vorgefertigte Module, die speziell für IT-Teams entwickelt wurden, ermöglichen Ihnen einen schnellen Einstieg, während Sie die Plattform dank vollständiger Flexibilität an Ihr Unternehmen anpassen können. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen reduziert den manuellen Aufwand und beseitigt sich wiederholende Aufgaben, sodass Ihr Team seine Zeit für strategische Aufgaben nutzen kann. Interaktive Dashboards und Widgets bündeln Benachrichtigungen, heben wichtige Erkenntnisse hervor und vereinfachen die Verwaltung. Sicherheit auf Unternehmensniveau rundet das Ganze ab – mit 256-Bit-Verschlüsselung, 2FA und SSO für die Authentifizierung sowie rollenbasierten Berechtigungen zur Zugriffskontrolle. „ Autotask “ PSA lässt sich zudem mit „ IT Glue “ und „Datto RMM“ integrieren und bildet so ein leistungsstarkes Trio, das den gesamten Service-Workflow vereinheitlicht und gleichzeitigdie Bereitstellung von IT-Services automatisiert und optimiert.

2. HaloPSA

Ein PSA für MSPs, das eine gemeinsame Plattform mit den IT-Service-, Kundendienst- und CRM-Tools von Halo nutzt.

HaloPSA wurde entwickelt, um MSP-Projekte zu optimieren, indem Verträge und Stundennachweise mit automatisierter Abrechnung, Lead-Generierung und Ticket-Verfolgung in einem ITIL-konformen Service Desk zusammengeführt werden. Das umfassende Funktionsspektrum von Halo umfasst zudem Projektmanagement, Vertragsmanagement, Zeiterfassung, Bestandsverwaltung und Kunden-SLA-Management, sodass Teams genau die Module nutzen können, die sie für ihren Betrieb benötigen.

Halo AI erweitert die Plattform um Agenten, Plattformintelligenz und eine Bibliothek mit vorgefertigten unterstützenden Workflows. Halo unterstützt zudem zahlreiche native Integrationen, die es MSPs ermöglichen, eine Anbindung an die von ihnen bereits genutzten Tools herzustellen.

3. ConnectWise PSA

Ein Werbespot für MSPs, die Service, Vertrieb, Projekte und Abrechnung über ein einziges System abwickeln.

ConnectWise PSA begleitet die Arbeit vom Verkaufschance bis zur Rechnungsstellung. Die Vertriebsteams verfolgen die Verkaufschancen, während die Serviceteams von einer automatisierten Ticketannahme und -priorisierung sowie einer SLA-Überwachung und proaktiven Benachrichtigungen profitieren.

Auf der Einnahmenseite gleicht „Unified Billing Intake“ Lieferanten- und Servicedaten automatisch mit den Verträgen ab, und die Vertragsabgleichsfunktion stellt sicher, dass alle Leistungen abrechnungsfähig sind und erfasst werden. Die „Quote-to-Cash“-Abstimmung verbindet Vertrieb, Service und Finanzen durch die Integration mit CPQ- und Abrechnungssystemen, während die Ressourcenplanung und der Arbeitsausgleich die Projektabwicklung unterstützen.

4. SuperOps

Eine IT-Betriebsplattform, die RMM und Servicemanagement an einem Ort vereint.

SuperOps vereint Service-Desk, Abrechnung und Rechnungsstellung, Projektmanagement, Kundenmanagement und IT-Dokumentation auf einer einzigen Plattform. Die Projektarbeit orientiert sich an Zeitplänen und Meilensteinen, Kundeninformationen sind an einem Ort zusammengefasst und Geräteinformationen werden so gespeichert, dass Techniker jederzeit darauf zugreifen können.

RMM ergänzt diese Module und deckt die Bereiche Endpunktmanagement, Patch-Management, Endpunktsicherheit und Netzwerküberwachung ab. Monica AI ist der KI-Kern der Plattform und verfügt über agentenbasierte Funktionen auf drei Autonomieebenen, darunter die halbautonome Ausführung von Aufgaben wie die Erstellung von KI-Skripten sowie eine Lern-Engine, die sich mit jedem Ticket und jeder Interaktion weiter verbessert.

5. Accelo

Eine Kundenarbeitsplattform, die den gesamten Ablauf eines Dienstleistungsprojekts vom Angebot bis zum Zahlungseingang begleitet.

Accelo setzt bereits beim Verkauf an und bietet ein CRM für Unternehmen und Kontakte, die Nachverfolgung von Verkaufschancen sowie Prognosen zur Abschlusswahrscheinlichkeit. Angebote werden auf der Grundlage von Vorlagen, detaillierten Projektplänen oder früheren Projekten erstellt, und ein angenommenes Angebot lässt sich mit einem Klick in ein Projekt umwandeln, wobei Budgets nach Zeitaufwand oder abrechnungsfähigem Stundensatz zugewiesen werden.

Rahmenverträge können im Voraus oder nachträglich bezahlt werden, wobei die Nutzung für jeden Zeitraum erfasst wird und Anfragen in einem gemeinsamen Posteingang landen, in dem die SLAs stets im Blick bleiben. Die Abrechnung erfolgt gebündelt und automatisiert, Zahlungen können automatisch eingezogen werden, und die Berichte umfassen den Wert der Pipeline, die Projektrentabilität, die Auslastung und die Umsatzprognosen.

6. Scoro

Eine Plattform für das Arbeitsmanagement für Beratungsunternehmen, Agenturen und andere Dienstleistungsunternehmen.

Scoro verwaltet Projekte vom ersten Kostenvoranschlag bis zur Schlussrechnung – von der Angebotserstellung und Budgetierung über das Projektmanagement und die Ressourcenplanung bis hin zum CRM- und Pipeline-Management – alles aus einer Hand. Bestätigte Angebote werden bei Festpreisaufträgen in Rechnungen umgewandelt, und durch Teilrechnungen wird ein Teil der geleisteten Arbeit im Verlauf des Projekts abgerechnet.

Die Rechnungen für die Retainer-Zahlungen werden in jeder Abrechnungsperiode automatisch erstellt, und eine Abrechnungsprognose zeigt an, was bereits in Rechnung gestellt wurde und was noch aussteht. ELI, der KI-Partner von Scoro, ist in die Plattform integriert, um Erkenntnisse zu gewinnen und Arbeitsabläufe zu automatisieren, während eine native Stripe-Integration die Zahlungen abwickelt.

7. Produktiv

Eine Plattform für das Agenturmanagement, die Vertrieb, Lieferung und Finanzen miteinander verbindet.

Productive deckt die Kundenbetreuung vom ersten Geschäft bis zur Schlussrechnung ab und vereint dabei ein Vertriebs-CRM, Projektmanagement und Ressourcenplanung. Die Ressourcenplanung findet Mitarbeiter anhand von Fähigkeiten, Berufserfahrung, Verfügbarkeit oder benutzerdefinierten Attributen und unterstützt Einstellungspläne mit Platzhaltern und Was-wäre-wenn-Szenarien.

Budgets erfassen Kosten, Margen und verbleibende abrechnungsfähige Beträge während der laufenden Arbeit, und bei der Rechnungsstellung können Projekte und Dienstleistungen zusammengefasst, Projekte ganz oder teilweise in Rechnung gestellt und angezeigt werden, wann Budgets auf Honorarbasis zur Rechnungsstellung bereit sind. Die KI-Ebene umfasst Agenten, wiederverwendbare Fähigkeiten, Konnektoren und einen KI-Notizassistenten, der Aktionspunkte aus Besprechungen in Aufgaben umwandelt.

8. Kantate

Eine KI-gestützte PSA-Lösung, die auf den Bereichen Personalplanung, Prognosen und Finanzen für Dienstleistungsunternehmen im Bereich Professional Services basiert.

Kantata verbindet Umfangsermittlung, Personalplanung und Prognosen. Das Ressourcenmanagement schlägt Teams vor, die hinsichtlich Umfang, Verfügbarkeit, Terminplanung und Kompetenzen aufeinander abgestimmt sind, und liefert Informationen zur Personalreserve, um die Auslastung zu verbessern. Die Prognosen basieren auf Echtzeitdaten zu Projekten und der Pipeline, sodass Vertrieb, Personalplanung und Projektabwicklung auf ein gemeinsames System zurückgreifen können.

Das Finanzmanagement umfasst die Projektbuchhaltung, den Periodenabschluss, die Rechnungsstellung sowie die Umsatzrealisierung und -prognose. Die Kantata AI Expertise Engine lernt aus jedem Auftrag und bildet die Grundlage für einen Expertise-Agenten sowie agentenbasierte Business Intelligence.

9. BigTime

Eine Plattform, die Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung für Dienstleistungsunternehmen miteinander verbindet.

BigTime erfasst die Arbeitsstunden im Verhältnis zum Budget jedes Projekts, wodurch Manager einen Echtzeit-Überblick über die finanzielle Lage eines Projekts erhalten. Projektvorlagen, Aufgabenlisten und zugewiesene Rollen bieten für jedes Projekt einen wiederverwendbaren Rahmen.

Die genehmigte Arbeitszeit wird in Rechnungen umgewandelt, und die Abrechnung unterstützt Pauschalhonorare, Zeit- und Materialabrechnungen sowie Honorarvereinbarungen, wobei die Rechnungen individuell an das Markenbild der Kanzlei angepasst werden. Das Ressourcenmanagement nutzt Verfügbarkeit und Kompetenzen zur Arbeitszuweisung, und die Berichte umfassen die Zeitauslastung, die Budgeteinhaltung und die Rentabilität.

10. Rocketlane

Eine PSA- und Kunden-Onboarding-Plattform, die Kunden in den Lieferprozess einbindet.

Rocketlane bietet Kunden ein gemeinsames Portal, in dem Fortschritte, Verantwortliche, Aufgaben und nächste Schritte angezeigt werden – mit Echtzeit-Aktualisierungen und automatischen Erinnerungen. Im Hintergrund überwacht das Projektmanagement Budgets, Abhängigkeiten und Risiken, während die Personalzuweisung die Mitarbeiter anhand ihrer Fähigkeiten, Rollen und Verfügbarkeit den Projekten zuordnet.

Die Abrechnung umfasst Pauschalhonorare, Zeit- und Materialkosten sowie meilensteinbasierte Leistungen. Die Rechnungsstellung erfolgt automatisch auf Basis der Meilensteine und des Projektfortschritts, wobei jede Arbeitsstunde und jede Ausgabe in Echtzeit in die Projektmarge einfließt. Die Nitro-Agenten von Rocketlane erkennen Risikosignale anhand der Projektaktivitäten und Kundengespräche und erfassen die Projektdokumentation.

So wählen Sie die beste PSA-Software aus

Die beste PSA-Software passt sich der Art und Weise an, wie Ihr Team Umsatz generiert – sei es durch die Erbringung von IT-Dienstleistungen, durch Projektarbeit oder durch beides. Gehen Sie diese vier Schritte durch, um die Auswahl einzugrenzen, bevor Sie eine Demo vereinbaren.

Legen Sie fest, wie Sie Ihre Arbeit erbringen.

Entscheiden Sie, ob Ihre Umsätze über einen Service Desk, über Projekte oder über beides laufen. Ein Team, das wiederkehrende Supportverträge abrechnet, benötigt andere Tools als eines, das Projektmeilensteine abrechnet, und dieser Unterschied bestimmt alle weiteren Entscheidungen.

Nennen Sie die Module, die Sie unbedingt benötigen.

Notieren Sie sich, worauf Sie nicht verzichten können, beispielsweise Ticketverwaltung, Zeiterfassung, Vertragsabrechnung, Angebotserstellung oder Integrationen mit Ihren Buchhaltungs- und RMM-Tools. Stufen Sie die einzelnen Punkte als „unverzichtbar“ oder „wünschenswert“ ein und vergleichen Sie dann die PSA-Plattformen in der obigen Tabelle mit dieser Liste.

Wählen Sie die Plattform entsprechend Ihrer Größe aus.

Bei PSA-Software für kleine Unternehmen sollten Sie prüfen, wie schnell ein kleines Team die Software einrichten kann und ob sie mit der Anzahl Ihrer Nutzer und Kunden mitwachsen kann. Größere Teams sollten zudem die Berechtigungen und die teamübergreifende Berichterstellung prüfen.

Testen Sie es in der Praxis.

Bitten Sie jeden Anbieter, Ihre eigenen Tickets, Projekte und Rechnungen zu demonstrieren, vergewissern Sie sich, dass die erfassten Arbeitszeiten ohne erneute Eingabe in die Rechnung übernommen werden, und fragen Sie nach, für welche Ihrer unverzichtbaren Funktionen zusätzliche Kosten anfallen. Wenn zwei Plattformen immer noch gleichwertig erscheinen, entscheiden Sie sich für diejenige, bei der Ihre Arbeit mit den wenigsten Umgehungslösungen abgewickelt wurde.

Die Auswahl der besten PSA-Software für Ihr Unternehmen

Die beste PSA-Software ist die, die zur tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams passt. Für manche Teams bedeutet das einen Service Desk, der auf Tickets, SLAs und wiederkehrenden Verträgen basiert. Für andere bedeutet es Projekte, Stundenzettel und Auslastung.

Grenzen Sie die besten PSA-Tools auf dieser Liste auf zwei oder drei ein, vergleichen Sie jedes einzelne mit Ihren unverzichtbaren Modulen und lassen Sie eine praktische Testphase den Rest entscheiden. Ein PSA-System betrifft jeden Bereich eines Dienstleistungsunternehmens, von der ersten Anfrage bis zur endgültigen Rechnung – daher lohnt es sich, die richtige Wahl zu treffen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie sichdie PSA-Lösung vonAutotask in Ihren Service-Workflow integrieren lässt und Ihren IT-Betrieb transformieren kann.

Die beste PSA-Software im Jahr 2026: Die 10 besten Tools, die Sie in Betracht ziehen sollten